第1篇 某酒店档案管理工作流程
酒店档案管理工作流程
办公室负责酒店主体档案的管理,并对各职能部门的档案保管工作进行督促和指导。各部门应配备有关同志兼任部门档案管理人员,按照国家《档案法》等法规的规定精神,做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单。酒店档案工作的主要流程是:
项目工作规范
接收
凡酒店经营管理活动中形成和使用的,业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。酒店档案一年接收一次,酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交办公室。
整理
酒店档案按年综合整理,一般在每年第一季度整理归档。酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。办公室档案,按其不同内容和体裁,制成统一的分类档案。按照案卷的排列顺序编制卷号,案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。
保管及利用
酒店档案应由专人负责保管,并定期进行检查。凡使用档案应办理借阅手续,填写档案借阅单。重要档案的借阅应经领导批准。借阅结束后,请借阅者在档案借阅单上签名。
鉴定和移交
档案鉴定工作在相关领导的领导下,组成鉴定小组,按规定进行。销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见,登记造册,经酒店领导批准,由两人在指定地点监销。档案移交要按国家有关规定执行。档案员调动工作,须办完档案移交手续后方能离岗。
第2篇 酒店档案管理制度5
酒店档案管理制度(五)
1.各部门办理完毕的文件,要及时移交行政办公室,并按'条款类目'分别存放,三个月后,经检查齐全后,整理立卷归档。
2.每天及时将文件归档,以免散失和积压;严格执行档案清理和整理制度,实行周整理、季度大整理和年度大清理。防止借阅档案催要不及时与遗失、档案立卷不全和无效档案大量积压。
3.准确做好档案索引,以便于查找。
4.归档前要做好文件资料的归卷和立卷工作,使所有资料和文件可随查随得,避免盲目查找。
5.卷内文件包括正文和底稿、文件和附件、请示和批复,页号一律在右下角,案卷目录打印四份,卷内目录打印五份。
6.案卷的厚度一般1.5一2cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或褪色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以辨认的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、确切,字迹要端正。
7.根据卷内文件之联系,进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面、确定保管期限、装订案卷、排列案卷和编制案卷目录等。档案目录包括封面、全卷说明、案卷目录和卷内目录。
8.案卷按年代、部门排列,永久与长期、短期案卷分开保管。
9.行政办公室的门窗要坚固,做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防强光和防高温。
10.每季度对档案材料的数量和保管情况进行一次检查,发现问题及时补救,确保档案的安全。
11.对于失效的档案要进行销毁,销毁档案前,要认真鉴定,并且登记造册,并经行政办公室主任审批后方可销毁。
12.秘密级或以上密级档案销毁时,必须派专人监销,防止失密,严禁将档案作为废品直接处理。
第3篇 某酒店消防档案管理制度说明
为了规范酒店消防管理工作,根据《中国消防法》《云南省消防管理条例》特制定本管理制度。
一、消防档案包括消防安全基本情况和消防安全管理情况。消防档案应当详实,全面反映消防工作的基本情况,并附有必要的图表,根据情况变化及时更新。
二、消防档案四级[员工—部门—监督部门(保安部)--总经办]档案,要有专人统一保管、备查。
三、消防安全基本情况包括以下内容:
1、单位基本概况和消防安全重点部位情况。
2、工种施工、使用前的消防设计审核、消防验收以有消防安全检查的文件、资料(留存于被检单位保留)。
3、消防管理组织机构和各级消防安全责任人姓名等。
4、消防安全制度。
5、消防设施、灭火器材情况。
6、义务消防队员及其消防装备配备情况。
7、与消防安全有关的重点工种人员情况。
8、新增消防产品、防火材料的合格证明材料。
9、灭火和应急疏散预案。
10、消防设施操作规程。
四、消防安全管理情况包括以下内容:
1、公安消防机构填发的各种法律文书。
2、消防设施定期检查记录、自动消防设施全面检查测试的报告以及维修保养的记录。
3、火灾隐患及其整改情况记录。
4、防火检查、巡查记录。
5、有关电器设备检测(包括防雷、防静电等)记录资料。
6、消防安全培训记录。
7、灭火和应急疏散预案的演练记录。
8、火灾情况记录。
9、消防奖惩情况记录。
五、单位工程的基本概况、公安消防机构填发的各种法律文书,以及与消防工作有关的材料和记录统一保管、存档备查。
六、消防档案酒店内任何人员调阅,需要经过保安部经理、总经理审批。在调阅后及时归还,如有损坏,按照情节轻重给予处罚。
第4篇 科苑大酒店会计档案管理制度
科苑大酒店会计档案管理制度
(一)目的
会计档案是记录和反映经济活动重要史料和证据，必须加强管理，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度，切实把会计档案管好。
(二)管理部门
财务部
(三)会计凭证的分类
第一会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证
第二会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。
第三财务报告类：月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。
第四其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
(四)实施细则：
1.财务部应设会计档案室或专用柜，并指定专人负责会计档案管理工作，会计档案管理人员调离必须办理移交手续。
2.每年形成的会计档案应由财务部按照归档要求负责整理立卷或装订成册，每年会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部编造清册归案入库。
3.已入库的会计档案，应保持原卷册的封装，需拆封管理的应由会计档案管理人员处理。会计档案的保管，必须存放有序，查找方便，同时严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
4.酒店保存的会计档案应根据业务需要，积极给予利用酒店内部查阅，会计档案须经有关负责人同意，并按规定进行登记，查阅后及时归档。
5.外单位查阅会计档案需凭查阅单位介绍信，说明查阅范围，查阅人应出示身份证，经酒店财务负责人批准后，才能办理查阅手续。
6.查阅会计档案必须由保管人员陪同，查阅的会计档案需保持原样，不得拆抽涂改，如需复印的，须经酒店财务负责人同意，会计档案原件原则上不得出错。
7.档案销毁时，应指定专人鉴定审查，编造会计档案销毁清册，经酒店总经理同意批准后，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，保管到结清债权债务为止，建设单位在建设期间的会计档案不得销毁。
8.对酒店财务管理系统必须每月进行数据备份，在每一财务年结束后必须打印出纸质的会计档案，并利用磁盘、移动硬盘等进行介质备份。
9.在销毁会计档案时，财务部应派员监督，在销毁会计档案前，要认真核对销毁清册，销毁后在清册上签字盖章，财务部进行保存。
10.本规定由酒店财务部负责解释。自2023年11月1日起执行。在执行过程中有与国家法律法规相抵触的地方时，以国家法规为准进行调整。
附表：
企业会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一会计凭证类
原始凭证15年
记账凭证15年
汇总凭证15年
二会计账簿类
总账15年
包括日记总账。
明细账15年
日记账15年
现金和银行存款日记账保管25年。
固定资产表
固定资产报废清理后保管5年。
8辅助账簿15年
发票、辅助收银报表5年。
三财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告。
9月、季度财务报告3年
包括文字分析
10年度财务报告(决算)永久
包括文字分析
四其他类
11会计移交清册15年
12会计档案保管清册永久
13会计档案销毁清册永久
14银行余额调节表5年
15银行对账单5年
第5篇 酒店工程部档案借阅制度3
酒店工程部档案借阅制度(三)
1、工程技术档案是酒店的重要财富,人人都要爱惜。
2、无关人员不得借阅档案资料。
3、未经批准,不得将酒店的有关档案资料借出。
4、酒店重要的档案资料应保管原件,原件通常不予借阅,以复印件的版本外借。
5、档案资料借阅要履行借阅手续。
6、每次限借1本,经工程总监批准后才可变通。
7、所借出档案资料,借阅人不得画画涂涂,保持版面清洁。
第6篇 x酒店工程部设备档案管理制度
酒店工程部设备档案管理制度
建立设备档案是为了更好地了解设备,掌握设备的技术性能,提高维修和管理水平,达到管理好、用好设备,设备档案应收以下档案资料:
1、酒店各种大型动力设备、电力设备、机械设备、关键性设备、技术性较复杂的设备档案资料,具体内容是:
(1)设备的名称、型号、编号。
(2)设备的制造厂家、出厂日期、安装日期、使用日期。
(3)设备的借应商、设备价格。
(4)设备原始技术数据和运行技术数据,维修保养要求等
2、设备的定期维护保养记录,它包括:
(1)设备维修部位、更换的零部件。
(2)维修保养后设备的运行与技术状况。
(3)设备维修保养的日期及维修者
3、设备在使用过程中发生的故障,故障前的先兆和现象,修理的部位,所更换的零部件,修理日期和维修者等。
4、设备技术档案其它管理资料:
(1)酒店施工竣工验收的整套档案资料。
(2)设备的规范、标准、各项制度。
(3)设备新技术信息及资料。
(4)职工技术考核标准及燃料。
政策制定人preparedby审批人approvedby执行日期effective
5、设备事故分析档案资料:
设备因非常原因造成损坏,易影响酒店的正常营业,在对设备事故三不放过的同时(原因没查清不放过,肇事者和员工没受到教育不放过,没有防范措施不放过)还必须建立设备事故档案资料,主要资料为:
(1)发生经过及损坏情况:
a、事故报告人、设备事故当事人。
b、事故性质与类别、设备停机时间、设备损坏程度。
(2)设备事故原因分析:
a、设备操作是否违反操作规则、有无擅离职守。
b、设备是否未近期检修,有无忽视安全措施,检修质量是否有问题。
c、设备是否先天不足。
(3)防止设备事故措施及处理意见。
政策制定人preparedby审批人approvedby执行日期effective
第7篇 酒店档案借阅制度5
酒店档案借阅制度(五)
1.借阅档案(包括文件和资料)必须履行档案借阅登记手续,填写《档案借阅登记单》,注明借阅理由和借阅期限,经部门经理和行政办公室主任的批准,秘密级档案的借阅还需要总经理的批准。
2.文件资料的借阅期限不得超过两周,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续。员工离职,必须先与档案室办理借阅文件和资料的清缴手续,否则不予办理调动和离职手续。
3.档案借阅人必须爱护档案,要保证档案的安全和完整,对档案内容负有保密义务,不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏档案,档案借阅人不得将档案带离酒店,否则按酒店处罚条例进行处罚。
4.借阅的档案归还时,必须当面点交清楚,发现遗失和损坏,及时报告行政办公室主任处理。
5.外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准同意后方可借阅,不得带离档案室。
6.外单位摘抄或复印卷内档案,应经总经理批准,对摘抄或复印的内容经审核后方可带离。
第8篇 某酒店人事档案管理制度
酒店档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定,公司的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。
档案管理实行统一领导,分节管理的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。
1、员工档案
员工档案由公司的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类:
(1)员工人事档案
员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;党团、奖励处分材料;任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、员工人事档案的收集、整理和保管
员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。
b、员工人事档案的查阅和借用
查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。
c、员工人事档案的传递
在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
(2)员工的工作档案
从员工进入饭店开始,记录员工在为公司工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;教育培训记录、专业特长与爱好的资料;工资福利资料;劳动业绩、服务工作评估资料;出勤记录、工作岗位流动等资料。
员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。
2、部门工作档案
人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。
(1)人力资源档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。
(2)工资福利档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
(3)教育培训档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
(4)行政人事档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。
第9篇 商务酒店客史档案管理制度
休闲商务酒店客史档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的:通过有序地收集整理客史档案,有效地利用客史档案,促进公司的经营。
第二条 解释:由**解释。
第三条 适用范围:酒店各部门
第二章 客史档案的分类
第四条 的客史档案分五类,即a类、b类、c类、d类和e类。
第五条 达到以下条件之一的客史档案为a类:
(1)每年消费**次以上;
(2)每年累计消费金额**元以上;
(3)企事业单位主要负责人或对外出用餐有重大影响人士。
第六条 达到以下条件之一的顾客为b类:
(1)每年用餐**次、住宿**次、桑拿消费标准**次/每次**元以上等;
(2)每年累计消费金额**元以上;
(3)重要企事业单位员工。
第七条 达到以下条件之一的顾客为c类:
(1)每年用餐**次、住宿**次、桑拿消费标准**次/每次**元以上等
(2)每年累计消费金额***元以上。
第八条 达到以下条件之一的顾客为d类:
(1)每年用餐**次、住宿**次、桑拿消费标准**次/每次**元以上等
(2)每年累计消费金额***元以上。
第九条 达到以下条件之一的顾客为e类:
(1)d类以下顾客;
(2)外地临时游客;
(3)属于其它类顾客但第二年很少来的顾客。
第三章 顾客拜访的形式及周期
第十条 顾客拜访形式有电话、信函、emalie、定期上门拜访等。
第十一条 顾客拜访的周期及形式:
(1)a类顾客:a、总经理*个月上门拜访一次;销售部经理一个月上门拜访一次;
b、重要节庆或活动信函问候。
(2)b类顾客:a、销售部经理*个月电话拜访一次;
b、重要节庆或活动信函问候。
(3)c类顾客:a、外联部主管*个月电话拜访一次;
b、重要活动信函问候。
(4)d类顾客:a、外联员*个月电话拜访一次;
b、重要活动电话拜访。
(5)e类顾客:a、外联员*个月电话拜访一次;
b、重要活动电话拜访。
第十二条 顾客拜访的内容
1、对顾客的问候;
2、了解顾客的建议、意见及最新需求;
3、酒店最近的活动及变化(进步)。
第四章 客史档案的收集
第十三条 客史档案收集实行广泛收集、逐级整理、分级控制和统一管理。
第十四条 每一位员工与顾客或外界接触时,都有义务收集客史档案交上级整理后汇总到销售部经理处整理后填《客史信息日报表》报总经理审核,审核后交档案管理人员建档、立卷和归档。
迎宾员、预订员、销售员和服务员及外联员每日下班前将获取的客史档案交直接上级(领班)整理,领班下班前汇总后上交销售部经理填《客史信息日报表》。
经理每月1日(遇星期天顺延)将销售部汇总的《客史信息日报表》交公司总经办主任安排录入公司级客史档案。
第十五条根据同一类别岗位进行客源信息搜集评优。
第五章 客史档案的利用
第十五条 店经理要提前1个月安排专人将档案中有用信息摘录出来,上门拜访或电话拜访,巩固老顾客。外联人员拜访顾客后须将拜访情况报直接上级审核后交档案管理人员建《顾客拜访台帐》。
当销售部要接待重要顾客时,要先申请查阅客史档案,以便掌握客人详细情况更好为顾客服务。
第六章 客史档案的管理
第十六条 客史档案的管理实行公司统一管理,分级控制。即公司机关借阅客史档案,由总经理批准;分店则由店经理批准;公司总经理和分店经理对客史档案的安全负责。
总经理要每月检查、督导销售部对客史档案的收集、整理、建档及充分利用客史档案。
公司营业部每月要检查、督导分店对客史档案的管理及利用情况,并把情况报给公司总经理。
第七章 客史档案的分类变更
第十七条 客史档案每年1月整理一次。每年整理时,档案管理人员根据分类标准对不相符的客史档案汇总后,填《客史档案类别调整建议书》报店经理批准后调整《客史档案》《顾客拜访台帐》类别,并将变更情况填入《客史档案变更登记表》。
第十八条 经理每年1月将《客史档案类别调整建议书》上交公司总经办主管安排档案管理人员调整公司级客史档案的类别,总经办主管须监督管理人员在《客史档案变更登记表》记录变更情况。
第八章 罚则
第十九条 当工作不负责或失误达到以下条件之一,给予责任人扣30元:
1、不及时交《客史信息日报表》;
2、档案管理人员不及时建档(《客史信息日报表》上交超过三天);
3、客史档案的变更或借阅不登记;
4、不经批准泄露客史信息;
5、客史档案管理达不到本制度或相关标准要求。
第二十条 当工作不负责或失误达到以下条件之一,给予责任人辞退处理:
1、擅自复印客史档案;
2、故意隐匿客史档案;
3、破坏客史档案;
第九章 附则
第二十一条 本制度由**制定。
第二十二条 本制度经公司总经理批准生效。
第二十三条 本制度若与公司其它制度相抵触,以本制度为准。
二、客史档案的内容
(一)常规档案
包括客人姓名、性别、年龄、出生日期、婚姻状况以及通读地址、电话号码、公司名称、头衔等,收集这些资料有助于了解目标市场的基本情况,了解“谁是我们的客人”。
(二)预订档案
包括客人的订房方式、介绍人,订房的季节、月份和日期以及订房的类型等,掌握这些资料有助于酒店选择销售渠道,做好促销工作。
(三)消费档案
包括包价类别、客人租用的房间、支付的房价、餐费以及在商品、娱乐等其他项目上的消费;客人的信用、账号;喜欢何种房间和酒店的哪些设施等,从而了解客人的消费水平、支付能力以及消费倾向、信用情况等。
(四)习俗、爱好档案
这是客史档案中最重要的内容,包括客人旅行的目的、爱好、生活习惯;宗教信仰和禁忌;住店期间要求的额外服务。了解这些资料有助于为客人提供有针对性的“个性化”服务。
(五)反馈意见档案
包括客人在住店期间的意见、建议;表扬和赞誉;投诉及处理结果等。
三、客史档案的建立
客史档案的建立必须得到酒店管理人员的重要支持,并将其纳入有关部门和人员的岗位职责之中,使之经常化、制度化、规范化。
第10篇 酒店财务会计档案管理财务管理制度
酒店财务管理制度之财务会计档案管理
一、酒店财务会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料;
二、会计经理每年对酒店财务会计档案按种类、分年度装订成册,并在封面上记载档案内容、时间、页数、编号予以归档;
三、财务会计档案须按国家《会计档案管理制度》的规定时间进行保管。
四、财务会计档案未经总经办批准不得外借,内部借阅须经财务总监批准并办理相关借阅登记手续。
五、财务部的管理人员因工作变动,需办理档案移交手续,监交人、移交人和接收人须在移交清单(册)上签认。
六、财务会计档案保管期满需销毁时,会计经理须提交书面销毁意见及需销毁的会计档案清册,经财务总监审核,呈报总经办批准后执行。销毁时,由会计经理与总经办指定人员共同销毁,并在销毁清册上签名及加盖公章。
第11篇 d酒店设备技术档案管理制度
酒店设备技术档案管理制度
1.1 设备技术档案由工程部专人负责,酒店所有设备均建立设备档案,按设备种类,按时间顺序存放;
1.2 设备建档,酒店所有设备均分类,分部门建立设备档案,内容包括:设备名称、出厂合格证、检验单、安装质量检验单、试车记录、维修保养记录、改进安装记录、运行日志等。每种设备的各种档案内容分别按记录种类和时间归档编者按号以便查找;
1.3 设备图表,设备图表由工程部统一管理。包括:设备安装工程施工图,动力设备与管道配管竣工图,给水系统分布图,供电线路图,自动报警系统分布图,设备零件组装与特殊加工图等。这些图均分类编号,归档管理,供设备维修管理人员查阅;
1.4 设备运行日志。包括:配电室运行日志,锅炉运行日志,空调制热或制冷运行日志,空调区域温度,湿度巡检记录,这些报表日志使用记录完毕后,统一交工程部存档管理;
1.5 技术档案借阅,工程部各种技术档案建立后,借阅时需办理借阅手续,经档案主管人员同意方可借阅。
第12篇 a酒店人力资源部档案管理制度
酒店人力资源部档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定,酒店的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。
档案管理实行'统一领导,分节管理'的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。
1、员工档案
员工档案由酒店的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类:
(1)员工人事档案
员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;党团、奖励处分材料;任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、员工人事档案的收集、整理和保管
员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。
b、员工人事档案的查阅和借用
查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。
c、员工人事档案的传递
在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
(2)员工的工作档案
从员工进入饭店开始,记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;教育培训记录、专业特长与爱好的资料;工资福利资料;劳动业绩、服务工作评估资料;出勤记录、工作岗位流动等资料。
员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。
2、部门工作档案
人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。
(1)人力资源档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。
(2)工资福利档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
(3)教育培训档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
(4)行政人事档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。
