第1篇 z医院档案库房管理制度
人民医院档案库房管理制度
1.档案室未经档案人员许可不得入内。
2、档案库房应配置防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染等“七防”设施,并检查登记使用情况。
3.坚持定期检查库房,保持室内整洁、空气流通。
4.库房内禁止吸烟、使用明火,严禁存放易燃易爆物品和食品。
5.档案库房钥匙应有专人保管,不得随身携带,未经批准不得交给他人。
6.每天下班前应关闭门、窗、切断电源,确保档案安全。
第2篇 医院财务会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度
医院财务管理制度--会计档案立卷、归档、调阅、销毁制度
为了加强对会计档案的科学管理,健全会计档案工作制度,根据中华人民共和国财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》的规定,结合本单位的实际情况,特制定本办法:
一、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计专业材料,它是记录和反映经济业务活动的重要史料的证据。因此必须加强对会计档案的管理,建立和健全会计档案的立卷归档、保管、调阅和销毁等管理制度,切实把会计档案管好。
二、本单位每年形成的会计档案,应由财会部门按照归档要求,负责整理立卷及装订成册。当年会计档案,在会计年度终了后,可暂由财会部门保管一年,第二年上半年应由财会部门编造清册移交档案室保管。
三、归档范围:
1、会计报表2、会计帐簿3会计凭证
实行会计电算化,年末必须将本年帐套数据软盘备份,每份数据均要备份二份,异地保管在指定的保管柜内。
四、整理方法:
1、分类:一般按年度形成分类,即首先按会计年度分开,然后按'类别名称'将会计档案分为报表、帐簿、凭证三大类。
帐薄:一般是一本为一卷(册),即一个保管单位。活页帐应抽出空白页,再按会计科目顺序装订成册,并加具帐簿封面。
凭证:按会计凭证的材料形成时间为顺序,连同所附的原始凭证,按日、旬、月的先后整理装订成册,年内连续编号共几册,并填写封面和备注。每册厚度要适中,装订线处要封角并由立卷人、会计主管人员签名或盖章,履行签封手续,以示负责。
报表:按年报、季报、月报、旬报等分别组成保管单位,可按文书立卷要求进行,卷内目录一般填到月或季表类型。
2、组卷:
会计凭证中工资清单签名的一页,应按月、按年归入到当年度的文书档案中去,属长期保管。
3、卷内排列:一般应按会计材料形成时间顺序排列,报表卷内文字材料(如决算说明等)在前,表格在后。
4、编页号:只编有效页号,一页一号,活页空帐页要抽出。
5、装订:应拆除所有金属物,对已损坏的会计材料要进行裱糊,缺少装订线的要加边。
6、拟写案卷题名(标题):一般应由责任者(即作者)、时间(针对年月)、内容和名称四部分组成。
7、案卷排列与编卷号:应先分报表、帐簿、凭证三大类,再按每类的不同保管期限顺序由长到短排列,一年度一个流水案卷号。
8、编制案卷目录:历年案卷目录分报表、帐簿、凭证装订成三本。
9、归档时间:当年的会计档案、在会计年度终了后,可暂由本单位财会部门保管一年,以方便利用。期满后,原则上应按期将会计档案移交给档案室保管。移交时,财会部门应编制会计档案移交清册(案卷目录)一式两份,交接双方应签字,一份由会计部门留存,一份随会计档案移交。若档案库房限制不能全部接收时,可暂留财会部门保留,但会计部门需编制会计档案案卷目录送档案室存档。
五、保管期限:
1、会计报表:
年报为永久;月报表和季报表为五年。
2、会计帐簿:总帐十五年;现金日记帐二十五年;银行日记帐二十五年;明细帐和辅助帐均为十五年。
3、会计凭证:十五年。
六、会计档案的保管和利用:
1、会计档案实行集中统一管理的原则。
2、对会计档案必须进行科学管理,做到妥善保管。存放有序,查找方便。同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。
3、会计档案应为本单位积极提供利用,也可以为上级单位提供利用。调阅时,要严格办理手续。本单位人员调阅,要经会计主管人员同意;外单位人员借阅,要有调阅单位的正式介绍信,并注明调阅会计档案的内容,经单位领导人和会计主管人员批准后,办理调阅手续。在调阅过程中,只能调阅与调阅内容有关的资料,不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出,也不得拆散原卷(宗)册。外单位调阅会计档案,要抄录和复制的由会计主管人员签署意见,经本单位领导批准。如有特殊需要,经本单位负责人批准后,提供查阅或者复制,并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度,为会计档案的利用提供依据。
七、会计档案的鉴定与销毁:
会计档案保管期满需要销毁,(除未了结的债权债务的原始凭证、涉及房地产权的转让契约外),由档案室提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查、编造销毁清册,按不同情况分别报请主管领导或上级主管部门批准后销毁,销毁时应派人监销。销毁后,经销人、监销人、批准人均应销毁清册上签名盖章
第3篇 省中医院教育处文件档案借阅制度
省中医院教育处文件档案借阅制度
为了进一步加强教育处文件档案管理，做好各类文件档案的保管、使用，促进处室文件档案管理工作的规范化、科学化、可持续化，充分发挥文件档案的作用，特制定以下制度：
1、借阅文件档案者，要首先在教育处登记备案，且不得自己进入档案资料室。
2、借阅文件档案原则上只针对本院科室，不对个人借阅，由教育处领导批准后方可借阅。重要文件或外单位人员因工作需要查阅文件档案，须经处领导和分管院领导同意。
3、凡属本科室工作需要而借阅文件档案，可按照借阅制度进行;原则上不予借阅非本科室范围内文件档案。凡属借阅机密、绝密文件档案，须经教育处领导批准，分管院领导同意后，方可借阅。
5、文件档案不准带出档案资料室，因工作需要带出时，须经教育处负责人批准，重要文件档案由分管院领导批准，办理借阅手续，并按期归还。
6、复印文件档案，须经教育处领导批准，重要文件由分管院领导批准，并及时做好登记。
7、借出和归还档案，处室文件档案管理员要认真检查卷宗，有无遗失、破损，做好登记，出现问题要及时向处长汇报处理。
8、借阅档案人员，要认真爱护档案，严格遵守文件档案借阅、保密制度。
江苏省中医院教育处
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第4篇 某人民医院档案管理制度
某市人民医院档案管理制度
档案管理制度
1、认真执行档案工作法律、法规,健全档案管理制度。统一管理本单位的档案,并按规定及时向档案室移交档案。
2、医院的档案工作要与本部门的各项工作紧密结合,实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时应同时布置、检查、总结、验收档案工作。
3、院内各部门要按照归档范围要求,将上年形成的各资料,在本年度三月底前移交综合档案室,综合档案室应于六月底前完成立卷、归档工作。
4、每年形成的会计档案由财务部门负责整理立卷装订成册,并按规定要求编造清册按时移交综合档案室保管。
5、基建档案在每一项目竣工后2个月内,负责基建人员应及时向城建档案馆交齐文件材料,并收回押金,同时上交一套给综合档案室。
6、科研档案在项目完成后,由项目负责人及时收集整理后交综合档案室。
7、设备档案应由综合档案室统一管理,确因工作需要的,设备科可采取借用形式保管使用,新设备开箱前,应有档案人员在场清点全部机器资料,办好归档手续。
8、综合档案室要维护档案的完整和安全,妥善保管好档案,为本单位提供利用。
档案保密制度
1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人中进行保密宣传。
2、严格遵守查阅档案的制度。对有密级的档案材料更应严格查阅手续,必要时使用阅档案保密夹。
3、会计档案、科技档案除直接责任人外,他人不得查阅。如需查阅,须经责任人同意,并由档案人员陪同查阅。
4、档案材料需要复制时,须领导批准,不得擅自转借及复制。
5、经鉴定确认无保存价值的档案,要造册登记,按有关规定手续办理,以防失密。
档案保管制度
1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作。
3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度。
4、每半年检查档案的保管状况,并作记录,及时消除各种隐患,保护档案的完好性。
5、对已破损、霉变和褪色的档案,及时进行修补抢救工作,维护档案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫咬、防光、防鼠),“三无”(无丢失、无霉变、无差错)。
借阅制度
1、本院保管的档案原则上只供内部查阅,外单位人员借阅档案,凭介绍信、本人身份证或工作证,征得管理部门意见,经办公室负责人同意,方可查阅。
2、一般情况下查阅档案,应在阅文室或指定地点。欲外借者,需经办公室负责人批准,借期不得超过一周(设备资料除外),特殊情况需办理续借手续。对超期不还者,除及时催收外,对其进行批评教育。
3、绝密案卷不得外借和随便利用,查阅需经分管领导批准。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、转借。不得短少和丢失,违者必究。
5、建立借阅档案登记制度,严格填写登记簿。归还的档案,进行复查其完整度,办理注销手续。
统计制度
1、做好档案的接收、移交登记工作。
2、准确及时填报档案工作情况报表。
3、做好档案的利用情况统计,包括利用人次、利用效果的登记工作。
4、做好档案的鉴定情况统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案的鉴定制度
1、成立医院档案鉴定小组,负责对医院各类档案的鉴定工作,判定档案的价值,调整档案密级,决定档案存毁。
2、做好平时鉴定、到期鉴定工作,销毁鉴定后需销毁的档案。
3、对鉴定需销毁的档案,编制鉴定清册,经批准后,指派专人负责监销,监销人员在销毁清册上签名。
4、做好档案鉴定情况的统计,包括保存、剔出、销毁数。
档案利用制度
1、档案人员要有责任心,熟悉业务、熟悉室藏。
2、建立档案的全引目录、分类目录、案卷目录、大事记、组织沿革、全宗介绍、干部任免、离退休等索引。
3、利用者按规定办理利用手续。
4、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。
档案修改补充制度
1、归档案后的文件材料发现重要的原始材料遗漏归档,或发现归档文件有误,表达不确切,应予修改补充。
2、修改前应填写更改通知单,通过会签的方法,取得有关科室同意,分管领导的批准。
3、文件材料修改、补充后在卷内备考表中注明更改情况。
科室预立卷制度
1、院的发文及上级来文由文书收发人员做好平时的分发工作。办理完毕及时归档,并按要求,做好档案的预立卷工作,于次年三月底前交院综合档案室。
2、各业务科室在开展疾病防治、教学、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的材料,由各科室兼职档案员进行预立卷工作,并于次年三月底前交综合档案室。
档案库房管理制度
1、档案库房为保存本单位全部档案的场所,全宗内的档案按永久、长期、短期安放、排列。
2、进入库房的档案应放置干燥的档案架上,排放整齐、美观,定期检查,发现问题及时处理,在适当时候进行自然通风。
3、档案架内放置樟脑丸,室内存放灭火器及温度计,相对的湿度控制在60%左右。并有温湿度记录,室内做到防火、防虫、防潮等六防措施。
4、库房内经常保持清洁卫生,非档案人员末经允许,不得入内,与档案无关的物品不得存放库房内。未经鉴定和批准的档案,不得任意销毁。
科研课题鉴定、工程竣工验收、设备开箱制度
1、本院召开科研课题鉴定会、工程竣工验收会以及设备仪器开箱,经办人必须通知综合档案室。
2、本院工程项目(十万元以上)的全部材料在竣工验收后归档。
3、仪器、设备(万元以上)文件资料,在安装验收后合格,正常运行后即归档。
4、科研课题、专题调查项目待调查、研究结束或告一段落时做出总结和成果鉴定后归档。
5、资料收集齐全、完整交综合档案室出具归档证明。
照片与声像档案管理制度
1、本院科室、个人在工作活动中形成的照片、声像等具有保存价值的,均应及时交院综合档案室集中统一管理,任何部门和个人不得占
为已有。
2、向综合档案室移交的照片档案应包括照片、底片和文字说明,照片与影像相符。
3、向综合档案室移交的声像档案应是原片,并贴有文字说明。
4、存放照片与声像档案的库房应采取防止高温、高湿和强化的措施,应定期检查,以防损坏。
5、向综合档案室移交照片与声像档案时,交接双方根据目录清点核对,并履行签字手续。
财务档案管理制度
1、会计档案是指会计凭证,会计账簿和会计报表等会计核算材料。
2、会计档案资料是记录和反映经济业务的重要资料和证据,必须专人负责保管。
3、每年形成的会计档案由财务部门按照归档的要求,负责整理立卷装订成册,每年会计档案在会计年度终了后,可暂由财务科保管一年,期满后,由财务科编造清册移交档案部门保管,档案部门保管的会计档案,不得任意拆封,如要拆封须会同财务部门一起拆封,重新订须双方加盖印章,在不具备移交的情况下,财务科要加强管理,要有专柜存放,不得随意堆放,造成毁损散失。
4、建立会计档案查阅登记簿,详细记录查阅会计档案的时间、内容、单位和人员姓名、通信号码、批准领导等内容,会计档案原则上不得外借,如有特殊情况,须经院领导批准并办理登记手续。
5、保存期限按财政部,国家档案局(84)第85号关于制发《会计档案管理办法》的通知执行。
6、原始凭证、记账凭证和汇总凭证、日记账总账、明细分类、分户或登记簿,会计清册保存期为十五年。
7、月报、季报保存期为五年。
8、现金出纳账、银行存款账、会计档案保管清册,会计档案销毁清册保存期为二十年。
9、涉及外事的会计凭证、预算、决算工资册保存期限为永久。
第5篇 附五医院档案室工作制度
第五医院档案室工作制度
一、认真学习贯彻执行国家《档案法》和上级关于档案工作的方针、政策、条例、规定和指示等,接受上级档案主管部门和行政、业务主管部门的监督、领导,努力完成各项工作任务。
二、集中统一管理本院档案,确保档案的安全与完整,制定档案管理制度,定期检查执行落实情况。
三、及时制定档案工作计划。编制检索工具,汇编资料,积极为医疗保健工作服务。
四、在档案鉴定小组指导下,对各档案进行鉴定,确定保管期限,在鉴定小组监督下负责销毁已过保管期限、无保存价值的档案。
五、监督指导本院各科室档案的收集、整理、预立卷及归档工作。
六、组织网络人员业务学习,不断提高兼职档案员的档案管理和专业技术水平。
第6篇 附五医院医疗设备档案制度
第五医院医疗设备档案制度
1、医院所有医疗设备必须建立档案,档案有医院设备科统一建立,并设专人专职管理。大型精密仪器设备就万元以上贵重设备必须单独建档。
2、档案资料必须完整,不得外借、遗失;有关科室需借阅时,应事先征得有关领导同意。各科复印的资料应妥善保管,未征得有关部门和领导同意不得外借。
3、仪器设备档案内容包括:科室申购报告、订货合同、发票复印件、出入库凭证付联、验收记录、产品样本说明书、安装调试记录、维修保养记录、零配件耗损及补充记录以及其它有关的一切技术资料。
4、建立仪器设备管理卡,作为建立管理帐的依据。一式二份,一份由使用科室保存,作为清点和管理本科室仪器设备的依据;一份存放在设备档案内。
5、保持档案的完整,加强仪器设备使用管理,对于每一件贵重精密仪器均设立一本仪器设备使用维修记录,每次换用新册时,应将旧册存入档案。
第7篇 某医院档案保密制度
医院档案保密制度
一、认真执行《保密法》,遵守国家保密制度和保密纪律,维护档案的完整和安全。
二、档案人员必须加强自身修养,忠于职守,遵守纪律,执行保密制度。
三、非档案人员严禁进入库内。不得擅自翻印,复印机密档案资料,如确须复印的,需经领导批准,办理有关手续。
四、发生泄密事件,及时上报,立即追查,视情节轻重进行处理。
第8篇 医院护理技术档案管理制度
某医院护理技术档案管理制度
(1)护理业务技术资料档案内容
1)护理技术资料:包括本院制订的各种疾病护理常规,各项技术操作规程,每年制订的科研计划,发表的护理学术论文,国内外护理科技动态,编目存档。全国、省、市有关护理学术论文资料,各种学习班及业务学习情况,专题讲座等。
2)护理业务工作档案:包括年度护理工作计划、工作总结,以及上级有关护理文件,申报上级有关呈批件存底;年度、季度护理工作检查评比总结;院内外有关护理工作制度;各种会议纪要、记录;护理人员的执业注册、进修、培训、出勤情况,以及奖、惩、缺陷事故等资料,均应登记存档。
3)各级护理人员业务技术档案:主要包括个人学历、经历、业务培训、业务技术考核情况,科研成果,学术论文,奖、惩及晋升材料等。
(2)护理业务技术档案管理
1)护理部指定专人负责材料收集、登记和保管工作。应保证材料的完整、清晰。
2)建立保管制度,平时分卷、分档存放,年终进行分类、分册装订,长期保管。
3)每位科护长配备电脑一台,建立档案与护理部联网。
第9篇 州医院护理部档案管理制度
自治州医院护理部档案管理制度
一、目的
护理部有关信息的储存为护理临床、教育、法律提供依据,以便有计划地、系统地进行护理管理,达到优化管理的效果,逐步达到计算机管理。
二、 要求
档案分类
(一)按年度分类:即按文件的形成时间及处理日期所属的年度分类。
(二)按文件内容分类:护理档案根据工作的范围和性质分为三部分:护理行政工作档案,护理业务工作档案,护理人员业务技术档案。
(三)护理行政工作档案
1、护理管理制度、护理人员职责。
2、各类文件:上级下达文件及护理部的有关文件。
3、各种会议记录及查房记录:护理部会议及护士长例会记录,护理行政查房记录,夜查房记录。
4、向上级的请示、报告的存根、批复等。
5、护理部年度计划、总结,季度工作重点、小结评价。
(四)护理业务工作档案
1、各级护理人员培训档案:护士外出学习、进修时间、内容、收获、评语等。
2、护理质量控制资料:质量管理委员会会议记录,全院护理查房、随机检查资料及汇总统计表和每月检查记录。
3、护理缺陷报告及鉴定处理档案:护理过失登记。
4、教学档案:在职教育规划,各级护理人员培养计划。
5、护理科研情况:论文撰写、立项课题、科研成果等。
6、护理活动记录:包括技术竞赛、知识竞赛、纪念“512”国际护士节情况、全院各级护理人员理论考试、技术操作考试情况。
7、护士长工作月报情况:包括护士长手册、每月工作量、科室查房、讲座等。
8、业务学习情况:包括教学的主讲人、时间、地点、内容、参加人数、效果评价。
(五)护理人员业务技术档案即分级管理档案
一般指个人基本情况、职称晋升、进修、学历、奖励、考核成绩等。
第10篇 华东医院档案保管制度
人民医院档案保管制度
一、档案室应有专人管理,非专管人员未经许可不得擅自入内。
二、档案必须分类存放,档案箱橱摆放整齐、编号有序,室内不准堆放杂物和个人物品。
三、为确保档案室的安全,禁止室内吸烟,严禁存放易爆易燃等危险物品。
四、档案室内备有“七防”基本设施,定期检查,发现问题,及时采取措施,最大限度延长档案的寿命。
五、经常保持室内清洁卫生,根据气温、温度变化,掌握启闭窗户,以调节室内温、湿度。
六、按规定及时接收各类档案,承办鉴定和销毁无保存价值和过期的档案。
第11篇 第1人民医院会计档案管理制度
第一人民医院会计档案管理制度
1、会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
(1)会计凭证类:原始凭证,记帐凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
(2)会计记帐簿类:总帐,明细帐,日记帐,固定资产卡片,辅助帐簿,其他会计帐簿。
(3)财务报告类:月度、季度、年度报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
(4)其他类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
2、会计档案每年形成,由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管两年(会计机构内部指定专人保管,出纳人员不得兼管会计档案)。期满后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案的保管期限按照国家《会计档案管理办法》规定执行。
4、会计档案不得借出,如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
5、保管期限满的会计档案,可以按以下程序销毁:
(1)由会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(3)销毁会计档案时,由会计机构派员监销。
保管期满但未结清的债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第12篇 肿瘤医院档案保密制度
肿瘤医院的档案保密制度
一、档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保密法》,严格遵守《保密守则》,切实保证档案的安全管理。
二、凡查阅密级的档案,应按划密规定掌握使用,严格控制保密范围。
三、档案工作人员对案卷内容不准随意谈论或摘录、外传,不准以通信或任何方式泄漏档案机密。
四、档案工作人员不得任意将案卷带出档案库房(室)。
五、工作中形成的带有字迹的废纸,不得随意乱丢,应集中存放、销毁。
六、到期应销毁的案卷、资料,按手续报经领导批准,由两人监销处理。
