第1篇 荔园物业突发事件处理作业规程制度
荔园物业突发事件处理作业规程
1.紧急集合作业规程
1.1紧急集合方案是处理重大突发事件所采取的紧急行动,训练护管员对突发事件的反应能力,做到镇静自如,快速出击,方法有效。
1.1.1发生重大抢劫、杀人或住户和公司管理人员遭到犯罪分子的突然袭击时;
1.1.2受到火灾、水灾、台风、暴雨或地震等自然灾害的威胁和袭击;
1.1.3发生聚众闹事,打架斗殴等事件,使辖区的治安环境受到威胁;
1.1.4检查、考核或进行紧急集合方案演练时;
1.1.5其它重大意外情况。
1.2注意事项
1)突发事件时以对讲机、手机为主进行联系。
2)在岗人员坚守岗位,听候调遣。
3)所有护管员在收到通知后,应按规定时限到指定地点集合,根据分工各行其职。
4)注意联络和汇报:发生紧急情况立即向领导汇报,将情况用对讲机先通知值班人员。
1.3要求
1)通过培训或演练,使护管员掌握对各种突发事件的方法,能在短时间内到达预定地点。
2.突发事件处理作业规程
2.1目的
确保发生突发事件或异常情况时,能迅速、果断、妥善地进行处理,保护业主、住户和公司人员的生命财产护全,防止危害事件再扩大,维护小区内正常工作和生活秩序。
2.2适用范围
适用于小区或在小区内发生盗窃、匪警、火警、争吵等突发事件的处理。
2.3职责
2.3.1公司经理负责指挥突发性事件的处理。
2.3.2主管、班长负责落实上级下达的指令,带头处理突发事件。
2.3.3各值班人员按此程序或上级下达的指令处理突发事件。
2.4突发事件的处理
2.4.1浸水事故的处理
1)当接到业主(住户)投诉或报告后,应立即抵达现场,观察现场,立即查找出水的来源,检查出水阀位置,并立即关闭有关的水阀。下水道堵塞,应立即疏通。
2)观察现场附近的电掣,如有浸水应立即切断电源,以防水浸漏电伤人。
3)如果水浸现场情况复杂,应立即用对讲机呼叫工程部派人处理或向班长、主管报告。
2.4.2电梯发生故障的处理
1)执勤中发生电梯故障或停电时值班员首先应察看电梯是否关有人员,如关有人员,应通过对讲机系统善言护慰,稳定其情绪。
2)立即通知工程部人员前来处理,并维护好秩序,防止意外事故发生。
3)切忌用硬物强行撬开电梯轿厢门进行救人。
2.4.3遇急症病人的处理
1)发现小区内有业主(住户)或其他人员突然晕倒、摔伤、肚痛等情况,应主动给予热情帮助和护理,在有可能的情况下,通知其家人或单位。
2)对晕倒病人应首先让其平卧,松解衣扣,移至阴凉通风处;摔伤病人如有严重骨折的应立即给予止血;肚痛病人应扶其坐下休息,给予温开水饮用等。
3)病情危急的,立即向上级报告,通知邻岗值班员、班长前往协助,人工急救,并电告'120'或组织人员送医院急救。
2.4.4遇醉酒滋事、精神病人等情况的处理
1)发现醉酒或精神病人失去正常理智,处于不能自控的状态下,易对自身或他人造成伤害,护管员应及时对其采取控制和临场监督措施。
2)及时通知醉酒者或精神病人的家属,让他们派人领回。
3)若醉酒者或精神病人有危害社会公共秩序的行为,可上报主管将其强制送到公安部门处理。
2.4.5漏电、漏气的处理
1)漏电的处理
①执勤中发现有电器设施(设备)、线路等漏电的情况时,应及时关闭有关电源,若附近没电源源开关,应及时向上级报告或直接通知工程部人员前来处理。如果漏电问题严重,应封锁现场,防止事故发生。
②因漏电造成有人触电时,附近有电源开关的应立即关闭电源,不能关闭电源的,严禁用手直接对触电者进行救护。应立即用对讲机或电话告知配电室值班电工切断电人电路的电源,并向上级报告,同时设法使用绝缘物品将电线或漏电电器设施(设备)与触电者分离,
③触电者救下后,视情况应立即采取口对口人工呼吸,心脏挤压法或拨打'120'。
④如漏电引发火灾,则应执行火警处理的相关程序。事后作好值班记录。
2)漏气的处理
①执勤中发现有漏气的情况时,应迅速查明、判断漏气的地点、原因等情况。
②能够判明漏气的具体部位(房间)且情况严重时,迅速关闭相应的煤气管道开关或液化气瓶开关,并打开门窗通风。在排除险情的过程中要保护好自己(可用湿毛巾排住口鼻),严禁开启电源,使用打火机或在煤气泄漏现场使用电话、对讲机、电筒等,防止出现意外险情。
③如果一时不能判明漏气的具体部位、原因,且漏气严重时,应撤离至护全地带后用对讲机或其他方法向上级和燃气公司报告。根据上级的指令,关闭邻近的电闸或气闸或采取其他相应措施,疏散人员。
④如发现有煤气中毒人员时,应立即将中毒者转移,送往附近医院或拨打'120'急救。
⑤如因煤气泄漏而发生火灾时,立即执行火警处理的相关程序。事后作好值班记录。
2.4.6执勤中遇不执行规定不听劝阻的处理
执勤中常常遇到不登记、不出示证件而强行进入管理区,强行在不准停车的地方停车,在不该堆放的地方乱倒垃圾,在禁止吸烟的场所吸烟等情况,可采取如下方法:
1)处理问题时一定要冷静,避免争吵。纠正他人错误前,要先敬礼。
2)准确地指出对方的错误行为,告诉其正确性的做法。纠正时,做到态度和蔼,说话和气,语言文明,举止规范、大方,以理服人,有礼、有力、有节。
3)当对方改过后,应说'谢谢'或'多谢配合!'。
4)对个别蛮横无理,始终不听劝阻者,尽量想办法查清其姓名或单位,如实记录下来,并通知班长前往协助处理。如对方有殴打执勤人员的行为,特别无理的,应立即向主管或公司领导报告,由上级领导出面协商解决。若情节严重,报告公安机关依法处理。
第2篇 荔园物业客户求助服务工作规程怎么写
荔园物业客户求助服务工作规程
1 目的规范客户求助的管理工作,确保及时、优质的为客户提供力所能及的帮助。
2 适用范围适用于物业管理公司各部门在发生客户求助时的服务管理工作。
3. 职责3.1 公司经理负责客户特殊求助事件的安排、处理工作。
3. 2 客服部主管负责向求助客户提供服务工作的组织实施。
3. 3 物业助理和公司各部门管理人员依据本规程向求助客户提供具体帮助。
4 工作规程
4.1 客户求助服务的分类及处理原则。
1)客户求助服务分为以下几类:a、急救病人求助服务;
b、报修求助服务;
c、投诉求助服务;
d、咨询求助服务;
e、盗窃、打架斗殴、抢劫、凶杀、中毒、交通意外的求助服务;
f、台风、水浸、火灾等灾害事故的求助服务;
g、其他生活或工作上的正常求助服务。
2)求助服务处理的原则:a、快速反应的原则:一般情况下应立即给予回复,解决不了的应向部门主管汇报后在10分钟内给予回复(有时效要求的服务工作按时效要求执行);
b、尽可能提供帮助的原则:对客户提出求助要求的,应主动帮助其联系相关部门,切忌推诿。
4.2 紧急病人的求助处理
1)物业助理接到急救病人的求助信息时,首先应主动询问病人的住址及联系电话,然后征询求助人的意见,询问是否需送医院或打“120”急救电话或派人帮助护理:
①如果求助客户需要帮助送病人去医院的:――物业助理通知护管(保安)部值班负责人根据距离的远近程度安排两人到地下室大堂或病人家中待命;
――物业助理安排车辆(主指的士)到地下室相应楼下,必要时,物业助理可通知护管(保安)员进行协助;
――护管(保安)员应向客户说明来意,并听从客户的安排将病人送往医院,一般情况下应要求客户同往,并提醒客户准备必备用品;
――护管(保安)员协助求助客户将病人送到医院后;
应主动协助将病人安置妥当,并尽力帮助求助客户完成如挂号、找医生、取药等力所能及的事情;
――将病人安置妥当后,应询问客户是否还需要帮助。
如无需帮助时应及时赶回公司;
如需要帮助,应及时向部门主管请示汇报后,由部门主管根据情况安排处理;
――护管(保安)员返回公司后,将处理情况反馈给护管部值班负责人员和物业助理;
――物业助理应及时将求助处理情况予以记录。
②如果客户需要帮助联系拨打“120”急救电话时:――物业助理应了解病人病情后及时帮助求助客户拨打120急救电话(必要时进行确认),并告诉求助客户物业管理公司会安排人员在小区入口处做好接应准备;
――物业助理将以上情况立即通知护管(保安)部值班负责人;
――护管(保安)部值班负责人通知本物业入口值班人员做好接应准备(必要时安排人员在本物业入口处等候);
――急救车到来后,本物业入口值班人员应指引急救车到客户所在地,并尽力实施应有的帮助;
――护管(保安)部值班负责人在接应的任务执行完毕后,应将情况反馈到客服部,物业助理将情况及时予以记录。
③如果求助客户要求派人帮助短时护理时:――物业助理应按客户求助的要求向护管(保安)部值班负责人说明情况,由护管(保安)部值班负责人安排适当的人员前去参与护理;
――护理人员应向客户说明来意后按客户的要求实施护理;
――护理人员在执行护理任务时,应遵从求助客户的安排,切不可不懂装懂,加重病人病情;
――在护理工作过程中,护理人员不可单独与病人在一起,应要求病人亲属一起守候,以便处理突发事件。
2)一般情况下,急救病人的处理工作可在事情处理完毕后向客服部主管汇报;
重大的急救工作应立即向公司经理汇报;
公司经理认为必要的,可向公司领导请示后,按公司领导的指示办理。
4.3 咨询的求助处理
1)对客户提出的书面咨询,物业助理应予以登记和及时处理,不能处理的事务应及时报客服部主管,由客服部主管及时以电话或书面形式回复,必要时请公司或相关部门予以书面回复。
2)对客户提出口头咨询,物业助理应按公司有关规定立即予以解答,解答不了的,经请示客服部主管后予以回复,切忌不懂装懂。
3.)在回答客户的咨询时要耐心、细致,并注意礼貌用语。
4)咨询的事项涉及到公司机密的,应注意保密。
4.4 投诉求助的处理:按《投诉处理工作规程》办理。
4.5 报修求助的处理:按《报修管理工作规程》办理。
4.6 盗窃、打架斗殴、抢劫、凶杀、中毒、交通意外求助的处理:按安全管理相关工作规程办理。
4.7 火灾、水浸等灾害事故的求助处理:按安全管理服务章节中《突发事件处理工作规程》及《火警火灾处理工作规程》办理。
4.8 对客户要求公司提供其他生活或工作上的正常求助,公司应本着力所能及的原则进行处理。
4.9 所有的求助凡涉及有偿服务的,按照《有偿服务收费标准》(见工程维修服务手册)收取相应费用。
4.10 客服部在每月底对客户求助事务及时进行统计、分析和总结。
第3篇 荔园物业巡查工作规程
荔园物业巡查工作规程
1 目的
规范物业助理工作内容,适用于物业助理。
2 内容
2.2 每天巡楼时,带上所需的记录表及必要的工具,做到及时记录,及时处理。
2.3 制定巡楼计划及巡楼顺序,每次按计划进行巡楼并签到。计划包括每次巡楼的栋数、楼层数、房数及配套物业等。
2.4 遇有商铺的栋别,商铺巡查跟楼层同步。
2.5 每周两遍巡完责任区域所有楼层及其配套的场地,绿化公用设施、设备等。
2.6 每次巡楼检查公用设施,发现设施有不正常工作或损坏的,填写在《公共区域现场巡视表》上,2小时内报告工程维修部。
2.7 每次巡楼检查公共地方(小区内道路、停车场、绿化、各种管井、小区公共部位、公用设施表面等)的清洁情况,并填写《清洁工作检查记录表》,发现问题及时处理。
2.8 掌握小区正装修的房号,利用巡楼时机检查、监督装修操作有无违章,对违规者按违约标准处理及时填写《装修违章情况记录表》。
2.9 巡查中发现楼层有机房、管井房、风机房,电讯房等有门打开的现象及时关上,有损坏门锁的要及时填写物业巡查表,1小时内知会工程部进行维修或更换。
2.10 每次巡查过程中,注意住户房内及门、窗、阳台等有无安全隐患,若有发生纠纷,聚众闹事、赌博等情况,及时报告公司经理。若有安全隐患的作为物业巡查记录的同时,立即采取先通知业主,再妥善处理的办法排除隐患。
2.11 每天定时(一般下午)抽出1-2小时对昨天的维修情况进行检查,填写报修登记;投诉事件处理完毕三天内进行回访。
2.12 每月与财务部做好住户欠缴的管理费等费用的催交工作,每月催交费用采取先逐户电话联系,再利用巡楼的机会逐一登门拜访,让其自觉交费,保证费用催交率有90%以上。
2.13 每半月将小区空置物业分期分批交由环境部进行地面、墙面及设施、洗手间、窗户等清洁一次,有设施损坏的报工程维修部维修。
2.14 专业消杀公司来小区消杀时,亲自跟踪检查,对有漏喷药的现象或消杀不到位的,责令其返工,直至返工合格,方在消杀记录卡上签名。
2.15 巡查中发现有扔果皮、纸团、践踏绿地,折枝、乱停车、乱摆卖、占用消防通道等违章现象,及时填写《公共区域现场巡视表》,做好解释、劝导工作,必要时在小区宣传栏爆光,达到制止违章现象的目的。
2.16 利用巡楼机会,更好地与住户加强沟通,及时帮助住户解决力所能及的事情,听取住户对小区各项管理的意见,认真做好记录,便于提高我们的管理服务水平。
2.17 绿化巡查按绿化组工作程序进行,并记录在物业巡查表上。
3附表
3.1 《装修违规情况记录表》
3.3 《清洁工作检查记录表》
第4篇 荔园物业客户回访管理规程
荔园物业客户回访管理规程
1 回访工作规定
1.1 责任人:客服部主管。
1.2 客服部主管制定回访计划,逐一安排回访。
1.3 投诉事情处理完毕后三天内进行回访,回访率达50%,一般投诉由物业助理回访,重要投诉由部门主管回访,重大投诉由公司经理回访。
1.4 维修工程处理完毕后一个月内进行回访,回访率达30%,具体由责任区物业助理负责。
1.5 组织文体活动结束后一个月内进行回访,回访率达10%,具体由社区文化文员(物业助理)负责。
1.6 重大节日拜访由公司经理组织进行,入伙回访、突发事件处理完毕后回访。
1.7 上门回访必须有客户的签名,电话回访不作此项要求,但在回访记录表中写明“电话回访”。
1.8 客服部主管对物业助理的回访工作进行检查并签署意见。
1.9 对回访中,客户又重新提出的意见、建议或投诉等不能当即解释清楚或暂时无法作出明确答复的,应告知预约时间回复;对需要进行第二次回访的必须进行第二次、第三次甚至更多次的回访,在第二次以后的不属于第三类投诉的回访可采用电话作回访形式。
1.10 当需对同一问题进行回访工作时,公司可以用公开信的形式给住户答复,公开信应存入回访档案。
1.11 对客户反映的问题做到“件件有着落,事事有回音”,回访处理率达100%。
1.12 对同一问题多次投诉(指投诉人向不同部门投诉),应作一次记录。
1.13 对投诉人没留下姓名或上级部门只要求复函的投诉,可不进行回访,但应将复函情况附在投诉表后。
2回访处理工作流程
2.1 公司客服部负责客户回访工作。
2.2 客服部按照“投诉记录”的内容,按客户投诉的程度进行适当回访,回访时间按客户投诉内容具体确定。
2.3 回访期间发现客户不满意之处,必须及时解决,一时无法解决的应向客户解释原因,并确定下次回访时间并安排人员整改。
2.4 将回访内容记录在《回访记录表》上,交部门主管审阅。部门主管将每月统计回访结果记录在《客户回访记录》上,并提交公司领导,作为改进工作的依据。
3 附表
3.1 《回访记录表》
3.2 《客户回访记录》
第5篇 荔园物业客户求助服务工作规程
荔园物业客户求助服务工作规程
1 目的
规范客户求助的管理工作,确保及时、优质的为客户提供力所能及的帮助。
2 适用范围
适用于物业管理公司各部门在发生客户求助时的服务管理工作。
3 职责
3.1 公司经理负责客户特殊求助事件的安排、处理工作。
3.2 客服部主管负责向求助客户提供服务工作的组织实施。
3.3 物业助理和公司各部门管理人员依据本规程向求助客户提供具体帮助。
4 工作规程
4.1 客户求助服务的分类及处理原则。
1)客户求助服务分为以下几类:
a、急救病人求助服务;
b、报修求助服务;
c、投诉求助服务;
d、咨询求助服务;
e、盗窃、打架斗殴、抢劫、凶杀、中毒、交通意外的求助服务;
f、台风、水浸、火灾等灾害事故的求助服务;
g、其他生活或工作上的正常求助服务。
2)求助服务处理的原则:
a、快速反应的原则:一般情况下应立即给予回复,解决不了的应向部门主管汇报后在10分钟内给予回复(有时效要求的服务工作按时效要求执行);
b、尽可能提供帮助的原则:对客户提出求助要求的,应主动帮助其联系相关部门,切忌推诿。
4.2 紧急病人的求助处理
1)物业助理接到急救病人的求助信息时,首先应主动询问病人的住址及联系电话,然后征询求助人的意见,询问是否需送医院或打“120”急救电话或派人帮助护理:
①如果求助客户需要帮助送病人去医院的:
――物业助理通知护管(保安)部值班负责人根据距离的远近程度安排两人到地下室大堂或病人家中待命;
――物业助理安排车辆(主指的士)到地下室相应楼下,必要时,物业助理可通知护管(保安)员进行协助;
――护管(保安)员应向客户说明来意,并听从客户的安排将病人送往医院,一般情况下应要求客户同往,并提醒客户准备必备用品;
――护管(保安)员协助求助客户将病人送到医院后;应主动协助将病人安置妥当,并尽力帮助求助客户完成如挂号、找医生、取药等力所能及的事情;
――将病人安置妥当后,应询问客户是否还需要帮助。如无需帮助时应及时赶回公司;如需要帮助,应及时向部门主管请示汇报后,由部门主管根据情况安排处理;
――护管(保安)员返回公司后,将处理情况反馈给护管部值班负责人员和物业助理;
――物业助理应及时将求助处理情况予以记录。
②如果客户需要帮助联系拨打“120”急救电话时:
――物业助理应了解病人病情后及时帮助求助客户拨打120急救电话(必要时进行确认),并告诉求助客户物业管理公司会安排人员在小区入口处做好接应准备;
――物业助理将以上情况立即通知护管(保安)部值班负责人;
――护管(保安)部值班负责人通知本物业入口值班人员做好接应准备(必要时安排人员在本物业入口处等候);
――急救车到来后,本物业入口值班人员应指引急救车到客户所在地,并尽力实施应有的帮助;
――护管(保安)部值班负责人在接应的任务执行完毕后,应将情况反馈到客服部,物业助理将情况及时予以记录。
③如果求助客户要求派人帮助短时护理时:
――物业助理应按客户求助的要求向护管(保安)部值班负责人说明情况,由护管(保安)部值班负责人安排适当的人员前去参与护理;
――护理人员应向客户说明来意后按客户的要求实施护理;
――护理人员在执行护理任务时,应遵从求助客户的安排,切不可不懂装懂,加重病人病情;
――在护理工作过程中,护理人员不可单独与病人在一起,应要求病人亲属一起守候,以便处理突发事件。
2)一般情况下,急救病人的处理工作可在事情处理完毕后向客服部主管汇报;重大的急救工作应立即向公司经理汇报;公司经理认为必要的,可向公司领导请示后,按公司领导的指示办理。
4.3 咨询的求助处理
1)对客户提出的书面咨询,物业助理应予以登记和及时处理,不能处理的事务应及时报客服部主管,由客服部主管及时以电话或书面形式回复,必要时请公司或相关部门予以书面回复。
2)对客户提出口头咨询,物业助理应按公司有关规定立即予以解答,解答不了的,经请示客服部主管后予以回复,切忌不懂装懂。
3)在回答客户的咨询时要耐心、细致,并注意礼貌用语。
4)咨询的事项涉及到公司机密的,应注意保密。
4.4 投诉求助的处理:按《投诉处理工作规程》办理。
4.5 报修求助的处理:按《报修管理工作规程》办理。
4.6 盗窃、打架斗殴、抢劫、凶杀、中毒、交通意外求助的处理:按安全管理相关工作规程办理。
4.7 火灾、水浸等灾害事故的求助处理:按安全管理服务章节中《突发事件处理工作规程》及《火警火灾处理工作规程》办理。
4.8 对客户要求公司提供其他生活或工作上的正常求助,公司应本着力所能及的原则进行处理。
4.9 所有的求助凡涉及有偿服务的,按照《有偿服务收费标准》(见工程维修服务手册)收取相应费用。
4.10 客服部在每月底对客户求助事务及时进行统计、分析和总结。
第6篇 荔园物业客户报修管理工作规程
荔园物业客户报修管理工作规程
1 目的
规范客户报修及公共设施设备报修处理工作,保证维修工作得到及时有效的处理。
2 适用范围
适用于客户自用物业及各类设施设备的报修处理工作。
3 职责
3.1 工程部主管负责维修工作的组织、监督以及对公司制定的维修项目收费标准以外的报修内容进行收费评审。
3.2 客服部前台客服员负责具体记录报修内容,及时传达至工程部,并跟踪、督促维修工作按时完成。
3.3 工程部维修人员负责报修内容的确认及维修工作。
4 工作程序
4.1 住户报修
1)客服部前台客服员在接到住户报修要求时,应立即填写《维修单》。
2)前台客服员应在2分钟内将记录的报修内容(包括:住户名称、地址、联系电话、报修内容、预约维修时间等)填入《维修单》(一式四份)相应栏目,并在3分钟内通知工程部前来领取《维修单》,工程部主管按照报修内容,应立即安排维修人员的工作:
①当住户报修内容属《有偿维修收费标准》中的项目且住户要求尽快前去维修的,应安排维修人员在接单后10分钟内带齐工具、备件到达维修现场;
②报修内容属《有偿维修收费标准》中的项目,住户另有预约维修时间的,维修人员应按预约的维修时间提前5分钟带好维修工具、备件到达维修现场;
③对于不属于《有偿维修收费标准》中的报修项目,由工程部主管在接单后15分钟内对维修的可行性和维修费用作出评审,回复住户是否可以维修,经征得住户对维修费用的认可及同意维修后,再按上述时效和维修要求安排维修人员前往维修。
3)工程部维修人员到达现场后,应首先对报修项目进行对比确认,如有不相符的项目应在《维修单》上如实填写实际的维修项目及收费标准。
4)维修人员向住户出示收费标准,住户同意维修后开始维修;如住户不同意维修的应提醒住户考虑同意后再行报修,并及时返回工程部向主管说明情况,与主管一同在《维修单》上注明原因并签名确认后交还客服部备案。
5)如果维修材料是住户提供的,由维修人员对材料质量进行验证,并将验证结果(“合格”、“不合格”、“质量不佳”等)填写在备注栏内。对于验证不合格的材料,维修人员应主动提示住户使用不当材料的结果,但应注意尊重住户的选择。
6)维修工作完成后,维修人员应按《有偿维修收费标准》在《维修单》上注明应收的各项费用金额。并请住户试用或检查合格后,在《维修单》上签名确认。维修人员将《维修单》(第一联)交给客户作为缴费依据。
7)维修员必须于每天下午17:00时前将《维修单》(第二、三联)交回工程部主管确认后,由工程部主管将《维修单》交前台客服员进行返单,前台客服员于每月25日前将《维修单》(第三联)送财务部作为计收服务费用的依据,第二联则由本部门留存。
4.2 公共设施设备的报修处理
1)前台客服员在接到公共设备设施的报修信息后,在10分钟内通知工程部前来领单。
2)前台客服员将《公共区域现场巡视表》(第二联)交给工程部,并让其签收。
3)工程部主管按照报修内容,安排维修人员带齐维修工具及备件于15分钟内赶到现场进行维修。
4)完成维修工作后,维修人员应在《公共区域现场巡视表》上注明维修有关事项,并对维修现场进行收拾整理。
4.3 费用结算
1)报修的费用结算统一由财务部负责,任何部门及其工作人员均不得向住户私自进行收费。
2)财务部工作人员根据《维修单》第三联进行收费。此笔费用一般应统一在每月收缴管理费用时进行扣除。
5 附表
5.1 《有偿服务记录表》
5.2 《公共区域现场巡视表》
第7篇 荔园物业入伙管理工作规程
荔园物业入伙管理工作规程
1 目的
规范住户入伙管理工作,确保住户顺利入伙。
2 适用范围
适用于住户入伙的管理工作。
3 职责
3.1 公司经理负责指导组织安排入伙工作。
3.2 客服部主管负责组织安排入伙工作。
3.3 客服部各岗位工作人员负责具体办理入伙手续。
3.4 财务部负责核收各项入伙费用。
3.5 工程部负责楼宇整改的跟进、水电的开通以及装修方案审核工作。
4 工作规程
4.1 入伙、业主、住户、客户的定义
1)入伙定义:是指住户收到书面入住通知,并办理完相应手续。住户收到入住通知单上通知办理入住的时间,视为入住时间。
2)业主定义:指物业所有权人。
3)住户定义:指物业所有权人和物业使用人。在管理制度称呼和意见征询等场合以“住户”进行称呼。
4)客户定义:一般指物业所有权人、物业的使用人和外部客户。在一般日常管理工作中均以“客户”称呼。
4.2 本规程中的“入伙”主要是指住户入住。
4.3 住户入伙的准备(指业主入住和租户入住)
5 业主入伙
5.1 业主入伙资料的准备;
1)根据本物业的实际情况编写和印刷《住户手册》、《临时管理规约》、《前期物业管理服务协议》、《区域防火责任协议书》、《入伙通知书》;
2)《入伙通知书》的内容要求写明物业管理公司的办公地点(以下简称公司)、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细,并附简明扼要的入住流程等;
3)印刷以下各类入伙表格:
①《钥匙领用/移交登记表》;
②《装修申请表》;
③《物业使用说明书》;
④《物业质量保证书》;
⑤《房屋交接验收表》;
⑥《住户入住情况登记表》。
4)设计办理入伙手续流程图(请参见7、8)。
5.2 入伙时的环境布置:涉及服务标识牌的按vi设计办理:
1) 入口处挂“欢迎您乔迁×××”拱门横幅和插彩旗,营造热烈的气氛;
2) 树立指路牌,由入口处到物业公司或至办理入住的现场。
3) “入口处”标明物业公司的办公地址和办公时间。
4)物业管理公司对入住办公环境的布置:
①挂灯笼,飘小彩带,摆放花蓝、盆景,给人以隆重、喜庆的气氛
②张贴醒目的“办理入住手续流程图”,办理手续窗口设置要求做到“一条龙服务”,各窗口标识清楚,一目了然;
③管理人员着装整洁,精神饱满;
5.3 客服部依据物业管理公司议定的入伙时间,提前向业主发出入伙通知。
5.4 业主收到《入伙通知书》后,应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到公司办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内,业主尚未办理入住手续的,客服部物业助理应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续;超过规定期限未办理入住手续的,客服部应将情况向公司领导汇报,由公司领导决定是否登报催办。
5.5 入伙手续的办理(详见:入伙手续流程图)
1)在收楼验房时,物业助理应邀请业主一起将水电表读数抄录在《房屋交接验收表》中。
2)办完业主入住手续后,物业助理应及时收集、整理业主资料并及时建立“住户档案”。
6 租户入住
6.1 租户入住的条件
1)已正式签订《房屋租赁合同》;
2)已缴清所有租赁费用;
3)已提供租户身份证明的资料;
4)房屋装修已经过公司验收合格。
5)办完租赁手续后,物业助理应及时收集、整理租户资料,并及时登记。
7 办理入伙手续流程图(略)
8 入伙流程说明
8.1 备件
8.2 业主办理入伙手续前要备齐如下文件资料:
1)入伙通知书;
2)购房合同原件、复印件;
3)购房付款证明及复印件;
4)业主身份证及复印件,1寸近期免冠彩照两张;
5)维修资金缴款凭证;
6)业主委托书(委托他人办理时需带)、被委托人身份证及复印件;法人授权委托书、营业执照副本及复印件(公司购房时需提供) 。
8.3 登记、验证
1)业主带齐上述文件资料到物业公司交验、存档;
2)签领《住户手册》、《《装修指引》等资料;
①此等资料由业主签字领取,并由工作人员知会有关事项。
②业主领取此等资料应仔细阅读了解其内容。
8.4 签署《临时管理规约》、《区域防火责任协议书》、《前期物业管理服务协议》,一式二份,业主签署后各留一份,其余交物业公司留存。
8.5 填写《住户入住基本情况表》
1)业主领取《住户入住基本情况表》后,应仔细填写,内容清楚,数据完整。
2)《住户入住基本情况表》填写后交物业公司存档,以便管理和联系。
8.6 缴费
由工作人员指引业主到物业公司财务部门缴纳入住费用,并签署水电费、管理费用银行托收协议。
8.7 验楼、收楼
1)业主或委托人在物业公司工作人员带领下到所购物业验楼。
2)验楼时发现的问题详细记录在《房屋交接验收表》,由业主或委托人、物业公司工作人员在表上签字确认。
8.8 领取钥匙
业主验收完楼后,无问题的,悉数将钥匙全部领走;有问题的,留下一把入户门钥匙供维修时使用。
8.9 按规定办理装修申报手续
业主凭签完字的《入住办理流程单》到物业公司按装修流程图办理装修申报手续。
9 按规定办理水、电、气、电话、有线电视及车位使用手续。
9.1 领取有关申请表并填写。
9.2 签署相关的委托银行收费协议书。
9.3 将申请表、协议书交相关单位或客服部办理。
第8篇 荔园物业客户投诉处理工作规程
荔园物业客户投诉处理工作规程
1 目的
保证客户的投诉能及时、准确、合理地得到解决。
2 适用范围
适用于公司对各类客户投诉(包括报修等有偿服务需求)的处理。
3 职责
3.1 客服部负责受理、传达、跟催和反馈客户投诉。
3.2 工程部负责具体处理有关设备设施故障与报修方面的投诉。
3.3 护管部负责具体处理有关小区安全保卫工作的投诉。
3.4 环境部负责具体处理有关小区清洁、绿化工作的投诉。
3.5 公司员工均有责任受理客户各类投诉并负责及时传达给相关责任部处理。
4 工作程序
4.1 接待与接受投诉:
1)接待客户来访或接到客户来电投诉时,必须讲究礼仪礼貌,将所投诉事件清楚记录在“登记表”内。
2)客服部接到客户来电或来访投诉时,接待者还应按“四清楚,一报告”的原则办理,即“听清楚、问清楚、复清楚、记清楚,报告部门主管或负责人。
4.2 处理程序:客服部明确投诉内容后,应立即分析投诉所涉及的部门,并派单到相应部门去处理。
1)客户投诉室内维修或公共区域的设备设施维修。此时客服部对室内维修需了解是有偿的还是无偿的。如是有偿的,则根据工程部《有偿服务收费标准》价格报告客户,经认可后,在“维修单”上加以注明,派发至工程部。工程部应在客户预约时间内完成,并请客户确认服务质量、态度满意率。产生的费用将反映在“管理费收费单”上,一并收取,派单流转程序如下:
a、客服部直接从前台发单至工程部,工程部接单后立即将维修单上的工作分配至班组。工作完成后,将有客户确认签名的维修单一份留存工程部,一份返回客服部。
b、客服部根据预约完成时间,查询维修单的完成情况,并对未完成的维修单进行跟踪、催办。
c、客服部一方面要跟踪维修单的完成情况,同时应与报修客户保持联系,及时反馈。
2)客户提出室内清洁及绿化服务需求时,由客服部派员与住户洽谈处理,并纳入有偿服务类。
3)客户提出公共区域清洁、绿化问题及小区设施受到损坏等公共环境管理方面的投诉,小区内装修产生的噪音、异味、粉尘滋扰他人的投诉,外来(推销)人员进入小区滋扰的投诉等等,统一由客服部受理,并及时传达至责任部门按服务承诺的时间负责完成。
4)客户对邮件报纸遗失、欠收、投递不及时等,由护管部负责人督促信报管理人员查验有关信报收发记录,并及时给客户反馈情况,作出满意的答复。
4.3 如投诉问题严重,客服部应立即报告公司领导并联系有关部门负责人,由公司领导组织人员一起查看现场和记录,及时处理。
4.4 如投诉涉及其他单位,无法及时解决,应与投诉人联系,做好解释工作,同时尽快与有关部门取得联系解决问题,并及时将处理结果反馈投诉人。
4.5 投诉处理的统计分析:
1)投诉处理应按照公司对客户的服务承诺及时完成,该服务承诺应根据实际情况适时予以调整。投诉处理的内部评价也以该承诺为依据。
2)投诉处理完毕后,处理人须请客户在“维修单”上签名确认并评价,其他类型的投诉处理完毕后,也应有相应评价。
3)客服部每月应对投诉处理情况进行分析,其中投诉处理及时率以“维修单”为依据来进行计算,计算公式为:投诉处理及时率=(及时处理件数/投诉总件数)×100%。
4)客服部应将统计结果报告公司经理,对投诉反应突出的问题或有关质量指标的波动,应采取措施限期整改。
5 客户投诉控制流程图(略)
6 投诉处理工作流程(略)
7 附表
7.1 《客户投诉登记表》
7.2 《客户来电记录表》
