小区业主档案管理制度9

小区业主档案管理制度9

小区业主档案管理制度(九)

管理处的服务过程是小区运营的最基本的组成部分。负责公共区域各地点的各项服务场地管理,也是面对业主各类服务关系。管理处的工作质量的优劣还会影响到日后业主对管理公司的形象。

1.管理处的主要业主管理任务:

管理处的主要任务就是“服务”。只有健全业主档案及服务内容,才可能更好的服务业主。

2.管理处业主管理的日常工作包括:

及时上行下达业主与管理之间的知识、报告、通知、通报,传送文件应及时、准确,认真地登记并制作各种表格。

协调与业主之间的关系,加强横向沟通;

做好与业主有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进;

接听业主投诉,解决业主投诉;

接听业主工程报修电话,及时联系修复;

3.业主档案管理

业主档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般

业主档案包括以下的资料:

收集业主单位资料

业主缴费记录包括各样应付之押金

业主装修工程文件

业主迁入时填具之资料

业主资料补充

业主联络资料

紧急事故联络人的资料

管理人员在日常职务常与业主人事变迁资料

业主与管理处往来文件

业主违规事项与欠费记录

业主请修记录

业主投诉记录

10)业主单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)