大厦物业管理中心行文管理工作流程
物业管理中心行文管理工作流程
1、目的
对中心行文做出规定。
2、范围
本手册规定中心上行文、平行文、下行文发放收集管理流程。
3、职责
3.1中心经理批准中心行文。
3.2综合管理部负责中心行文的拟定、发放、归集
3.3各职能部门、各管理处拟定与职责相关的行文,报中心经理批准。
4、行文管理
4.1常用公文种类
4.1.1决定
用于对重要事项做出决策和安排,奖惩有关单位和个人,变更或撤消下级单位不适当的决定事项。
4.1.2指示
用于对下级单位布置工作,阐明指导原则。
4.1.3通告
用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要周知的事项。
4.1.4会议纪要
用于记载、传达会议情况及议定事项。
4.1.5通知
用于传达上级批示和要求下级办理或周知的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。
4.1.6通报
用于对人和事的表扬或批评;传达重要精神或情况。
4.1.7请示
用于向上级请求指示,批准。
4.1.8报告
用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级询问。
4.1.9批复
用于答复下级请示事项。
4.1.10总结
用于向上级做综合性的全面工作汇报。
4.1.11计划
用于对今后工作做出全面安排。
4.1.12签报
用于各部门向公司领导请示,汇报工作。
4.1.13函
用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
4.1.14内部信息
用于向上级单位和公司内部披露公司重要事件、主要工作、经营管理情况、最新动态以及所涉行业的最新前沿理论和消息等,一般每月定期发布一次。
4.2行文关系和规则
4.2.1各管理处应根据各自的隶属关系和职责范围确定行文关系,非紧急情况不得越级行文。
4.2.2各管理处不得直接向公司及以上单位行文,如确要行文,应由各管理处拟稿,经中心综合管理部审核,报中心经理批准后呈报。
4.2.3公文原则上不得直接呈报领导个人;各管理处不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件。
4.2.4所有公文原则上由中心综合管理部统一处理。
4.2.5凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理。
4.2.6向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,如果需同时报告另一上级单位,可用抄报的形式。
4.3公文处理程序
4.3.1公文处理程序分为收文程序、发文程序、内部签报和文件传阅程序。收文程序包括签收、录入(登记)、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、发送和存档等;内部签报程序包括拟文、审核、批转、附议、批阅、经办、归档等;文件传阅程序包括拟文、审核、流转、批办、归档等。
4.3.2中心综合管理部收到外单位或各管理处送来的文件,在《收(发)文登记簿》中及时记录,同时填写《文件会签单》,对其来源、去向、时间、编号、内容和处理情况等进行登记。公司来文由中心经理或综合管理部部门负责人根据需要决定是否转发,一般属于公司规章制度、品质管理及明确须下发的文件,则下发各管理处并由管理处存档,其它文件不再正式下文转发,而是通过例会向各管理处传达。
4.3.3根据办理事项的需要,由经办人员撰稿、文员按规定格式排版、由相关部门负责人对公文内容、格式等进行核稿,由中心领导审核签发。
4.3.4核稿重点为:是否需要行文,是否与有关部门、单位协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合公文管理办法。核稿过程中,如属一般性问题,核稿人可直接修改;如改动较大,可附上意见,退相关部门或管理处修改。
4.3.5综合管理部按发送范围分发,在《收(发)文登记簿》中及时记录;对以易发系统、传真方式发送的文件,必须要求收文单位予以确认。
4.3.6对下发的重要公文,主办部门要及时了解和反馈执行情况。
4.3.7公文办理完毕后,具体承办人应根据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料交中心综合管理部分类存档,个人未经许可,不得私自保存应存档的的公文。
4.3.8对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。
5、相关质量记录
1.《文件会签单》 zc-01/b04
2.《收(发)文登记簿》gg-jr-02/b06
