- 目录
第1篇 某酒店办公室管理制度
花园酒店办公室管理制度
第一章 总则
为规范办公室管理,使办公室工作有章可循,特制定本制度。
办公室是总经理领导下的对酒店进行系统管理的枢纽部门。
办公室的主要职能是
(一)负责酒店各种信息的收集、整理、汇总,并及时向总经理汇报。
(二)负责督办酒店各部门工作的进展。
(三)全面负责酒店的安全管理工作。
(四)负责酒店的公文往来及档案管理工作。
(五)负责酒店员工宿舍、车辆、计划生育、红十字会工作的全面管理。
(六)全面负责与海关党、团、工会的联系工作。
(七)负责部门经理例会的召集工作。
第二章 办公室纪律
第四条 办公室人员上班时应坚守岗位不乱串岗,上班时间不准看报纸,玩电脑游戏,打瞌睡或做与工作无关的事情。
第五条 办公桌上应保持整洁,应注意办公室的安静。
第六条 上班时应穿酒店发放的服装,不许在办公室化妆。
第七条接待来客和业务洽谈应在会议室进行。
第八条 严禁因私事长期占用电话,因私事拨打酒店长途电话。
第九条 严禁在酒店电脑上发送私人邮件或上网聊天。
第十条 未经许可,严禁使用其他部门的电脑。
第十一条 所有电子邮件的发生,必须经部门经理批准,以酒店名义发出邮件须经总经理或副总经理批准。
第十二条 需要临时外出,必须请示部门经理并填写酒店员工外出单。
第十三条 无工作需要不许进入财务部、消控室、总机室、会议室、接待室。
第三章 公章管理
第十四条 酒店对外签订合同盖章,须经酒店总经理或副总经理签字同意。
第十五条 酒店公章的刻制、管理由办公室主任负责。
第十六条 酒店公章原则上不准带出酒店,确因工作需要,须经酒店总经理批准,并由申请用印章人写出借据并标明借用时间。
第十七条 酒店公章使范围:
(一)以酒店名义上报的报告和其它文件。
(二)以酒店名义与各有关同级单位的业务往来、公函文件和联合发文等。
第十八条 使用公章必须事先履行登记手续。
第四章保密纪律
第十九条 保密工作是指对可能发生的泄密和窃取活动采取的防范措施。
第二十条 保密工作原则:积极防范、突出重点、严肃纪律。
第二十一条 全体员工应做到:不该看的不看,不该问的不问,不该说的不说。
第二十二条 携带保密文件外出应包装密封。
第二十三条 保密文件由办公室,人事培训部统一保管,个人不得保存。如需借阅应由酒店分管领导批准,并于当日收回。
第二十四条 保密文件销毁按档案管理的有关规定执行。
第二十五条 保密内容按以下三级划分:
(一)绝密级:1、基地、酒店领导的电传、传真、书信。2、非公开的规章制度、计划、报表及重文件。3、基地、酒店领导个人情况 。4、正在研究的经营计划与具体方案。
(二)机密级:1、基地、酒店的电传、传真、合同。2、保证酒店正常运行的技术性文件和资料。3、员工档案。4、组织情况、人员编制。5、未审批的人员任免。
(三)秘密级:1、酒店的经营数据,策划方案及有损于酒店利益的其他事项。
第二十六条 以上制度由总经理办公会议负责解释。
第2篇 酒店财务办公室物料仓库安全管理制度
1、办公室
(1)总出纳办公室门窗要有可靠的防护装置,室内有保安监控和防盗报
警装置,受理收付款处应设柜台。
(2) 存放现金必须使用保险箱,并有专人受理。保险箱的钥匙和密码必须同时使用。下班时保险箱上锁后必须拨乱密码。存放的现金不得超过银行核定的限额。专管人员工作调动或调离,密码应重新调整。
(3) 支票、票证和凭证的管理,坚持检验复核制度,支票和印章应存放在保险箱或保险柜内,严禁使用空白支票。
(4) 付款、提款必须二人同行,并使用防劫报警箱或报警包,数额大的钱款,应请总办派车接送,并请保卫部派员护送。
2、 物料仓库
(1)物料仓库的房顶、墙壁和地面必须牢固,门窗设有安全栅栏。存放
贵重物品的仓库装有防盗报警器或应急报警按钮,并配置防撬锁。
(2) 通往仓库内的电线应有铁质套管,库内照明灯具因用加防护罩的白炽灯,烟酒仓库使用防爆灯,并将电源开关安装在仓库外。
(3) 存放的物品应按防火要求留出五距:灯距不少于0.5米,顶距、墙距不少于0.3米,柱距、垛距不少于0.1米。
(4) 仓库内设有与规模相适应的消防设备和足量的灭火器材,仓库工作人员必须懂得使用方法和防火安全知识。
(5) 仓库安全有专人负责,门钥匙有专人保管,严禁在库内吸烟和会客,下班前要关门窗,做好安全检查,确保安全。
3、 化学危险品和易爆易燃危险物品存放
(1)存放化学危险品和易爆易燃物品的场所,必须设在偏离主楼群,人
员往来较少,并相对独立的地方。其中易爆易燃物品的存放地应与化
学危险物品隔离,并与其它物料存放地保持一定的距离。
(2) 存放地应是阻燃、轻质材料建造,并具备干燥、通风、防晒、防高温等条件。场地内使用照明必须是防爆型灯具,开关装在场外并具有适量的消防灭火器材。
(3) 存放地必须严格执行四禁、二不准:严禁吸烟、严禁明火取暖、严禁住宿和办公、严禁无关人员入内;不准超量存放、不准混杂存放。储备火药、乙烷气罐和固体酒精等易爆易燃物品应设置专用铁箱。
(4) 化学和易爆易燃危险物品必须控制采购总量,领用化学危险物品的原则是当天用多少领多少,当天未使用完的,必须存放到专用的场地,不得留存在施工和无关场所。领用火药、乙烷气罐和固体酒精等明危险物品周转容量原则上为一周(七天)。
(5) 危险物品的保管人员必须经消防部门的专业培训。发放危险物品必须建立包括发放日期、时间、货名、数量及往来人员发放签收等登记制度,并定期进行帐物核对,发现问题应立即向主管领导和保卫部报告,迅速查明原因。每次工作结束,必须进行安全检查,并切断电源。
第3篇 某酒店行政办公室管理制度
酒店行政办公室管理制度
1、收集各部门办理完毕的文件(含会议文件)、资料,按“条款类目”分别存放。年终整理立卷归档;
2、对已失去作用的档案文件要销毁,销毁材料必须经过认真鉴定或送领导审批后进行;
3、设立保密制度,未经总经理、行政总监批准,任何部门不准到行政办翻阅保密文件;
4、各部门借阅档案,须经总经理、行政总监批准。在档案借阅登记本上登记后方可借阅;
5、档案资料一般不借出,只在行政办阅读;
6、酒店外人员借阅档案,须请示总经理和管理公司方可进行;
7、档案资料保管要注意防火、防水、防潮、防尘、防鼠。保证档案资料完整性;
8、酒店的档案资料是真实历史的记录,是今后工作考查主要根据。应按年份排列保管,便于今后查阅。
第4篇 k酒店办公室管理制度
预订部规章制度
仪容仪表
1、制服必须整洁,熨烫平整,无松扣和掉扣现象;
2、常剪指甲,避免过长,不得留长指甲及女生不得涂有色指甲油,男生要常刮胡子;
3、头发着色必须是自然色,不准染成其它颜色,不准戴假发;
4、穿制服时的员工只允许带一块手表,但款式必须美观、简洁、大方;
5、允许戴一枚结婚戒指或者订婚戒指,一对钉式耳环,不得佩戴任何手镯手链式的饰物;
6、不准擦刺鼻或香味浓郁的香水;
7、穿短裙的女员工必须穿肉色袜子,不得穿已抽丝、破损的袜子,男员工要穿黑色皮鞋及袜子;
8、女员工头发超过肩膀应用发夹扎起,发式应朴素大方,不得剪特短或梳理其它怪异之发型,女员工头发饰物必须是黑色或棕色。
工作纪律
上班时间穿着制服,方可进入酒店公共区域或办公室区域;当班期间佩戴工牌;
保持办公区域的卫生,办公用品要整齐,不可杂乱无章;
保持办公室的安静,严禁在办公室内大声喧哗、哼唱歌曲、吹口哨等;
不得在办公室吃东西、嚼香口胶、看任何与工作无关的书籍、报刊,屡犯不改者给予签单处理;
不许私自将闲杂人员带入办公室公共区域;
对上司不礼貌,不服从主管或上司之合理工作指示,在工作中弄虚作假欺骗上司,屡教不改者给予签单处理;
不准利用上班时间串岗或擅自离开工作岗位,情节严重者给予签单处理;
不得出入酒店正门,不得使用客人电梯;
迟到、早退、旷工者按酒店规定处罚,严重者作开除处理;
不得搬弄是非、诽谤他人、影响团结及酒店声誉;
不得委托他人或代他人打时钟卡以及帮其他同事签到;
员工不得随意透露酒店各部门内部保密资料及泄露宾客资料,情节严重者作开除处理;
当班的员工要将手机保持关机或无声状态;
员工如有换班、换休要求,需经主管或前厅部经理批准方可执行,并填写换班申请单,违者签警告单;
员工无故不得请假,如确有急事需向主管提出书面申请或经前厅部经理同意;若病假需开指定医院证明或医务室证明;
16、遵守酒店的规章制度,违者警告,违反多次签单处理。
工作岗位操作
1、提前十五分钟到岗交接班,特殊情况不能提前到岗的,应事先向主管或其他同事说明情况,最迟不得超过规定上班时间,否则按迟到处理;
2、使用规范的礼貌用语接听电话,注意“请”字开头,“谢”字结尾,礼貌用语不离口,声音要清晰;
3、上班前,仔细阅读交班本,了解需跟办事宜,掌握新发文件内容,了解当天房态及可卖房型的信息;
4、熟悉并掌握酒店不同种类的房间的特色和优点及房间价格,鼓励客人预订最好的房间,做到高价售房;
5、核对订房及空房资料,是否超额预定,提前做好对策;
6、做到散客两分钟(最迟五分钟内)、团体五分钟(最迟10分钟内)完成每一个预订录入;每个需回传的订房务必做到从接到预订起10分钟内回传给对方。
7、对于交接班不清楚而造成工作失误或投诉者,给予口头警告,屡犯者给予签单处理;
8、当班所发生的有关问题,未做详细记录或对于交班下来的工作未做跟进者,屡教不改者给予签单处理;
9、结束通话时,要待对方先挂电话后方可放下电话,任何时候都不可以掷电话,要轻拿轻放;
10、当班时由于员工的工作态度而导致的投诉,给予签单处理;
11、遇到特殊情况和客人投诉超越自己的权限时,应立即向预订主管或am汇报。
第5篇 某酒店总经理办公室管理制度
酒店总经理办公室管理制度
(一)总经理办公会制度
总经理办公会每周召开一次,由酒店总经理主持,副总以上领导出席。总经理缺席时,由授权委托人主持会议。
总经理办公会内容:
研究党的路线、方针、政策和国家有关法规以及上级的重要指示,规定在本店的贯彻执行。
研究讨论酒店发展规划、改革方案。
讨论酒店月度、季度、年度工作计划、总结。
讨论酒店的重大经营管理活动。
讨论酒店人事安排与组织机构的调整。
讨论酒店员工的工资、福利及涉及员工切身利益的有关问题。
讨论员工重大奖惩事项。
讨论研究其他酒店的有关问题。
(二)专题工作会议制度
酒店专题工作会议视经营管理需要确定。
酒店专题会议事先由办公室根据总经理的指令,列出会议内容和要求,责成有关部门进行调查研究,充分准备,待时机成熟后召开。
会议由总经理主持,视会议内容确定出席人员。
酒店专题会议一般可分为:经济活动分析会;价格政策会议;餐饮工作会议;销售工作会议;酒店质量管理会议;培训工作会议;酒店更新改造会议;重大接待任务协调会等等。
(三)酒店晨会制度
酒店晨会每天上午8:30召开,由酒店总经理主持召集,会议时间一般控制在半小时内。
会议出席人员:酒店副总经理及各部门主要负责人,如主要负责人因事不能出席,应指定副职或代理人参加。
会议内容主要是各部门汇报一天(24小时)内本部门发生的重大问题或需要酒店协调的工作以及上次晨会布置的工作贯彻落实情况。
会议主持人对晨会上各部门提出的问题或需要协调解决的工作应作出明确决断,并明确分工落实。
会议结束,出席会议的各部门人员应迅速传达布置和落实工作指令和要求。
(四)文件传阅制度
酒店领导日常应阅读上级党、政部门和业务主管部门的许多文件、信息资料以及重要的期刊杂志,了解党和政府部门及业务主管部门各类重要信息和最新的方针、政策精神,正确指导酒店的各项经营管理活动。
各类文件资料由办公室专职档案管理人员负责收、发、登记后,交酒店领导按序迅速传阅,对酒店领导批示的文件,应及时反馈给相关职能部门贯彻执行。
(五)阅签值班记录和有关重要经营报表制度
酒店领导每天要阅签“大堂副理值班记录簿”、“保卫值班记录簿”、“夜间经理值班本”、“酒店营业收入日报表”以及各类有关的重要财务报表,还可通过电脑终端查阅各项经营资料,全面了解酒店近期的经营管理情况,以便对经营管理中存在的问题迅速做出决策。
(六)节假日值班制度
节假日值班制度是加强酒店经营管理的一项重要措施,遇有重大节日,酒店领导应亲自参加值班。
1、值班员要坚守岗位,遵守纪律。
2、值班时要根据授权范围主动积极地处理各种问题。遇重大、紧急情况或授权范围以外的问题,必须及时请示有关领导,按领导意图处理,以免延误。
3、值班时遇有宾客投诉,要协助有关部门一起妥善处理,需要时报
请领导处理。
4、做好领导用车调度等行政事务工作,完成领导交办的其他工作。
(七)酒店调研和信息工作制度
酒店调研和信息工作的目的是为领导决策和解决问题提供依据。
酒店调研和信息工作由办公室秘书负责,其他人员协助。
调研工作的重点是:
(1)酒店经营管理中带有全局性、倾向性的情况和问题。
(2)酒店经营管理的经验和教训。
(3)酒店各项决策付诸实施后的效果和需要完善之处。
(4)领导交办的其他调研工作。
信息工作的重点是:
员工信息:员工的思想动态、工作情况,以及对经营管理的意见、建议。
(2)客人信息:住店客人的投诉、意见和表扬。
(3)客源信息:国际、国内客源市场的动态、预测性的信息。
(4)同行信息:包括同行酒店的经营管理新动向、特色、服务水平、价格政策、营销策略等基本信息。
(5)社会信息:酒店在公众中的形象和知名度。
调研和信息工作要求客观、全面、深入,坚持实事求是,防止片面性和表面化。
调研工作程序是准备、调查、研究、写出调研报告。信息工作的程序为搜集、分类、分级、筛选、比较分析、汇总和交流。
调研报告写作要求:观点和材料统一,结构和条理严谨清楚,语言平实准确、鲜明生动。信息材料的写作要求:注意实效,注重功效,简明扼要。
(八)酒店印章和介绍信管理制度
酒店印章、总经理个人印章、酒店介绍信均有专人管理和保管,存放安全可靠。未经批准,不得把印章和介绍信交他人管理和使用。
使用印章和介绍信要经酒店领导批准,文件用印以文件签发、签字为准。常规用印由办公室秘书批准。
用印、使用介绍信应予登记。登记内容包括用印和用信人、事由、时间、批准人、经手人和印数等。
盖印位置要端正、清楚,不可斜、侧、偏、模糊不清。
严禁未经批准擅自用印和使用介绍信。非法用印,非法使用介绍信,应根据情节和后果严肃处理,直至依法惩处。
(九)财产物资管理制度
财产设备管理
(1)办公室使用的各种办公设备和交通工具由办公室秘书具体负责管理,建立办公室财产二级明细帐,以便随时与财务部相互核对,做到帐帐相符,帐物相符。
各种财产设备实行“谁使用,谁负责”并切实做好日常的维护和清洁保养工作,做到物尽其用,爱惜使用。
各种财产设备的调拨、出借必须经财务部或总经理审核,按批准文件填写财务部统一印制的“固定资产调拨单”;在酒店内部各部门之间的转移,应填写“固定资产转移单”,并办理财产变动登帐手续。
设备因使用年久和因损坏不能使用,或因技术进步而淘汰,需要报废时,必须经财务部和工程部组织技术鉴定小组进行鉴定,确认无使用价值时,才能办理报废手续。
新设备的添置必须经酒店批准,会同财务部共同验收,并填写财务部统一印制的“财产领用单”,办理领用手续后,登记入帐。
办公室秘书每季度应对办公室使用的各种设备进行一次检查和核对,每年定期清查盘点,确保帐物相符;发生盈亏必须
查明原因,并填写财务部统一印制的“固定资产盘盈盘亏报告单”,报财务部处理。
物料用品管理
(1)办公室物料用品由办公室秘书统一管理,具体负责编制年度物料用品消耗计划;按照物料用品分类,建立专用物料用品台帐,掌握使用及消耗情况,办理物料用品领用、发放、内部转移、报废和缺损申报工作。
各类物料用品的领用,应填写财务部统一印制的“物料用品领用单”,经办公室秘书审核签字后,向财务部领取,并及时登记入帐。工具类物品,除因业务发展需要增领外,实行以旧换新的办法,并须填写“物料用品领用单”和“酒店低值易耗品报废单”,报废的物品由财务部统一处理。
各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由秘书统计、清点一次,确保统计数字准确,数、物和台帐相符。
(十)办公室人员考勤制度
办公室人员必须按时上下班,严格执行酒店员工考勤管理制度和规定。
办公室人员考勤由办公室秘书负责。每天考勤记录在酒店统一印制的个人考勤卡上。记录要做到准确无误。
办公室人员考勤每月汇总一次,填写在酒店统一印制的“员工出勤情况月报表”,送人力资源部,作为工资造表和发放工资的依据。
办公室人员应严格遵守劳动纪律,上班时间内严守岗位。外出公差应征得同意。
办公室人员因病请假必须持有酒店医务室或酒店指定医院开具的病假证明,并经领导同意。
办公室人员因私请假(含婚、丧和探亲假等)和休工假,均需事先提出申请,并经领导同意。办公室秘书请假需经酒店总经理同意。
(十一)办公室安全管理制度
办公室人员应自觉遵守酒店员工治安管理制度和规定。
严格执行酒店保密规定。特别是涉及酒店机密事宜要做到不该问的不问,不该说的不说。
办公室人员一般不要在办公室内接待客人。接待客人应在指定接待场所。
办公室人员应保管好个人保管使用的办公室钥匙。如有遗失,应报告保卫部作出处理。
办公室人员要注意用电安全。下班前应切断电源,关好门窗,确保办公室安全。
(十二)预算管理制度
根据《酒店预算管理制度》的规定,办公室年度预算的编制,应按照酒店经营方针和预算大纲,由秘书负责组织有关人员拟订编制,报酒店审定后执行。办公室预算编制应服从酒店的总体平衡。
办公室预算计划内容包括:交通工具、办公设备的添置和维修费用、物料耗用费用、劳动力成本,以及公关、交际等活动而发生的各项费用等。
预算中审定的各项费用管理目标,要分解至月度、季度。要坚持以部门为成本中心的指导思想,严格控制在计划范围内的日常开支。
为了保证预算目标的实现,办公室对每月的成本费用进行分析、研究和提出加强管理的改进措施和方法,探索降低费用的途径,并按酒店规定按月、季、年度及时写出预算执行情况的分析报告,报店领导审阅。
(十三)人事管理制度
人员调配管理
(1)办公室员工调配和招聘,报请人力资源部负责办理。
(2)因实际人员少于定编,需要增补时,应填写人力资源部统一印制的
“人员增补申请计划”,报人力资源部办理。
(3)专业人员调动和要害部位人员变动,均应与人力资源部商议,报酒店领导批准。
员工档案管理
(1)员工档案分人事档案和工作档案。员工档案由人力资源部统一管理,并负责资料搜集、鉴别、保管、利用和传递。办公室员工必须按《员工手册》的规定,准确填写员工登记表和如实反映情况,员工家庭地址和电话号码变更,家庭人口和婚姻状况变化等情况,均应及时向上级报告,并转报人力资源部备案。
(2)员工工作档案由办公室负责管理。工作档案记录员工在为酒店服务和工作中各个阶段的个人经历、工作表现、业务技术培训和奖惩等情况,办公室秘书应做好材料搜集和登记工作,保证员工工作档案的完整和准确。员工跨部门之间的调动,其工作档案即随之转移。
