物业项目指挥中心管理程序制度
物业项目指挥中心管理程序
1.目的
规范指挥中心的工作内容,明确指挥中心的职责
2.适用范围
适用于**项目指挥中心,指挥中心设在**项目中控室。
3.职责
3.1管理处经理负责指挥中心工作的指导、检查。
3.2中心主管、值班管理员负责对指挥中心的工作具体组织、落实、实施。
4.方法和过程控制
4.1对指挥中心值班员的要求
4.1.1必须经过相关消防知识、消防设备操作的培训,且考核合格,具备处理紧急事件能力。
4.1.2对在指挥中心代班、顶班的人员要求:必须经过相关消防知识的培训,并由管理处经理指定人员担任,代班时间不得不超过30分钟,并在中心交接班记录的备注栏填写代班人姓名、代班时间及代班期间的重要事项。指挥中心须保存经管理处经理确认的可在指挥中心代班、顶班的人员名单。
4.1.3指挥中心人员必须熟悉服务区域各类管理人员的职责范围及特长,熟悉小区环境、楼宇结构、设施、设备、器材布置及其控制范围。
4.2指挥中心工作内容
4.2.1指挥中心是整个小区的控制枢纽,需负责对接到的各种信息进行综合处理,及时调度、安排相关人员执行。
4.2.2通过各类通讯设施,及时通知相关人员处理有关事宜及与公司相关部门的工作联系。受理顾客投诉、及时调配人员处理,并做好《值班记录表》记录,同时向上级汇报,及时跟踪处理结果。
4.2.3指挥中心值班员必须了解公司各类工作人员每日工作安排及行动去向,协调安全管理员、保洁员、工程技术员的管理工作。
4.2.4值班员应认真观看闭路监控的运行情况,密切注视小区内人员、车辆的出入状况,监督各部现场工作人员的动态,确保在各类事件发生能及时调动、协调、组织、控制、指挥现场人员进行处理。
4.2.5监督安全管理员严格履行物资搬运放行手续。
4.2.6指挥中心必须有至少有一种有效方式与宿舍安全管理员及时联系,以保证在紧急的情况下得到支援。
4.2.7值班员在指挥处理各种紧急情况,下达处理方案时,必要时通知上级领导或向社会机构求援,事后做好详细记录。
4.2.8任何时间、指挥中心值班员不得让无关人员在指挥中心逗留。作好住户资料及公司质量记录的保密工作。
4.2.9认真作好当天各类客户服务需求申报,重要电话及投诉内容、对讲信息、设备运行情况及交班情况记、录像带录像起止时间等方面的详细记录。
4.2.10指挥中心每天22:00-第二天7:00,每隔半小时对本公司各值班岗位呼叫一次,各值班岗位在收到中心呼叫后应马上答复,若某值班岗位没有答复,指挥中心应通过电话、转呼等方式直到与其联系。如指挥中心在此时间段与某部门经各种渠道无法联系上,应于次日将此信息通知该部门,并作好记录。
4.3指挥中心必备的常用联系电话、资料和消防设备
4.3.1指挥中心必备的常用联系电话:商户的联系电话清单、供水、供电、供暖、辖区派出所、三防指挥部、居委会等部门的联系电话,重要设备厂家或保养单位的联系电话,公司内部联系电话,常用紧急电话。
4.3.2指挥中心须保存的有关资料:各类物业相关法律与法规、业主公约、停车场收费标准,水、电、暖、电话收费标准等。
4.3.3指挥中心须配备的防火器材:指挥中心应配有防火服两套、灭火器三瓶、应急灯、消防板手、斧头、铁钩、管钳、铁錾各一、防毒面具两个)等消防设备,大厦须备有两上或以上的消防工具箱,所有消防设施、设备必须保存完好并不得挪做它用。
4.4钥匙的管理
4.4.1本款所称钥匙是指设备房、消防通道门、仓库、物业公司等场所的钥匙,由中心主管指定专人对钥匙加以标识,进行分类管理、接受、领用、和配制。
4.4.2除了员工因工作需要随身掌握的钥匙外,其他钥匙统一放在指挥中心特制的钥匙柜内,多余钥匙统一放在备用钥匙柜内,由指挥中心值班员监督钥匙的领用,钥匙必须当天归还,并予以记录。
4.4.3任何人未经部门经理许可不得私自配制钥匙,若因工作需要配制时,须填写《钥匙配制申请表》,报部门经理同意后方可配制,并交资料室存档。
4.4.4钥匙领用后必须随身携带,不可将钥匙随意离身放置或把钥匙转借给他人,更不能让他人代还钥匙,发现忘交现象应及时追回,如有异常,应在《钥匙使用登记表》的备注栏中予以记录。
4.4.5空置房和业主交来的需出租的房屋钥匙,由管理处出纳员对钥匙进行标识、登记、保管,领用时必须填写《钥匙使用登记表》。
4.4.6仓管员不在仓库时,需把仓库钥匙交给中心值班员,并在中心交接班记录本上备注栏予以记录,在中心借仓库钥匙领用物资的人员,必须在《钥匙使用登记表》上登记,并在中心填写《物资领(借)用单》,领用物品以后立即归还仓库钥匙。
4.4.7钥匙不慎遗失,必须即刻报告部门主管及中心主管,要害部门的钥匙遗失必须立即更换新锁,费用由当事人承担,由部门主管做出处理意见,中心主管在钥匙清单上登记备案。
4.4.8中心主管应列出钥匙清单,并将钥匙的持有人的变更情况和钥匙的变动情况及时进行记录。
4.5对硬盘录像机的管理
4.5.1中心主管必须对硬盘录像机所录的内容进行控制,录制重点部位(车
场、出入口等)的内容。
4.5.2确保硬盘的录象效果良好,硬盘的使用时间超过五年(以每天24小时计),必须更换。
4.5.3硬盘录像的录制内容保存期限为一个月。
4.5.4非公司人员观看和复制须经总经理同意,复制录像必须填写《录像复制登记表》。
4.6拾遗物品的管理
4.6.1任何员工在小区内捡获任何物品都必须及时交到公司,公司无人值班时交给指挥中心值班员。
4.6.2当值人员在接到物品时,必须将所拾物品进行详细记录,记录到《拾遗物品登记表》并交管理处经理确认是一般物品还是贵重物品。
4.6.3一般物品交指挥中心保管,贵重物品交公司出纳保管。
4.6.4公司及时张贴拾遗物品启事通知顾客。
4.6.5贵重物品保留一年无人认领时,由中心主管上报公司另行处理;一般物品保留六个月无人认领时,由中心主管做出处理决定并报公司备案。
4.6.6顾客认领失物时;须说明失物的内容、失物地点和出示其它有效证明后方能在《拾遗物品登记表》签字认领。
5.相关工作记录表格
5.1《值班记录表》
5.2《中控室交接班记录表》
5.3《钥匙清单》
5.4《钥匙配置申请表》
5.5《钥匙使用登记表》
5.6《物资领(借)用单》
5.7《借阅登记表》
5.8《拾遗物品登记表》
