某项目管理处物业租赁管理制度
项目管理处物业租赁管理制度
一、制定本规定的目的及适用范围
目的:本程序明确规定了管理处与客户签订租赁合同和解除租赁合同的有关事宜,以保证对客户优质管理服务。
适用范围:本规定适用于各管理处对住宅区商业网点及业主委托物业管理租赁合同的签订与评审。
二、各自职责
1、管理处客户服务中心:负责业主委托房产及区内商业用户的租赁管理。负责与客户联系;特殊租赁合同必要时组织相关部门进行合同评审;负责与客户签定和解除租赁合同。
2、保安部:负责消防治安事宜及客户出入小区货物的检查与放行;客户二次装修方案的审批及地盘管理。
3、管理处:负责住户入住手续的办理和退房的验收。
4、财务人员:负责各项费用的核算、结算和收取。
5、工程环保部:负责出租设施的日常维修。
三、工作程序
1、业主委托房产的租赁
(1)、客户服务中心负责接收客户租赁信息(包括电话、面谈、实地看房提出的需求等),对客户的租赁信息及时登记,填写《租赁信息登记表》。
(2)、客户服务中心人员对前来求租的客户请其出示具体证明材料,如:单位证明或本人身份证明。
(3)、负责解答客户的要求,在与客户达成一致意见时,签订租赁合同,并留下客户负责人的身份证复印件和单位营业执照复印件。
(4)、对有特殊使用要求的客户,暂缓签订租赁合同,并填写《租赁合同评审记录》表,必要时会同工程维修部、保安部进行评审。客户服务中心将我方评审意见通知客户,双方再次协商达成一致意见后,与客户签订正式租赁合同。
(5)、办公室发出《开房通知单》,将客户的特殊要求填写附注事项栏目,一份留存,一份交管理站。
(6)、财务人员根据《开房通知单》和《租赁合同》,计收费用。
(7)、财务人员将客户资料输入电脑。
(8)、管理处根据《开房通知单》为客户办理入住手续。
2、客户的入住管理
客户需要装修的,先提出书面装修方案,由保安部负责审批。按照《二次装修管理》程序进行。
3、商业网点的租赁
(1)、商业网点租赁价格的确定
物业处按照政府颁发的指导价格及市场行情确定商业用户租赁基本价格。
(2)、财务人员根据《租赁合同》计收费用,并将客户资料输入电脑。
(3)、客户服务中心对区内商业网点实施统一管理。
4、合同修改和续签
(1)、当管理处有特殊情况需要更改合同时,客户服务中心及时以书面形式告知租户,达成一致意见,取得租户的书面认可。
(2)、当客户提出修改时,客户服务中心必要时组织相关部门评审,以书在形式对租户提出的修改进行确认。
(3)、当租赁合同期满,租户在原有条件下提出续签合同时,由客户服务中心和租户在原合同书上签署书面意见,加盖公章,以示确认。
(4)、更改过的合同和续签过的合同由客户服务中心以书面形式传送到各相关部门,亦作相应变更。
5、退房手续的办理
租户退房手续的办理按照《住户管理》程序执行。
