j物业公司项目物资管理制度
物业公司项目物资管理制度
第一节 管理原则
一、为保证物资管理的规范和质量,按照勤俭持家,物尽其用的原则,严格控制管理好从物资的购入、保管、领用,特制定本管理制度。
二、加强财务物资管理,严防流失和浪费,严格财务审批制度,严格物资(用品)进、出登记,做到帐物相符。
三、物资只限于内部管理服务使用,私人物品不得纳入此管理范围。
第二节 物资采购
一、物资采购实行计划申报制度,每月由各部门提出物资采购计划,经部门负责人审核交财务部门统计后,经公司总经理审批后实施,临时采购,也应进行计划申购。
二、物资按应需采购,杜绝浪费和闲置,非公司统一采购一般各部门负责采购,办公用品及固定资产等有关物品统一由财务部按规定程序采购,专业物资采购需由专业使用部门人员陪同采购。
三、物资采购人员要经常了解市场信息,熟悉业务,购物时不允许个人私下交易吃回扣,一般购物价(在保证物资质量的前提下)应低于同类产品的市场零售价。
四、未经同意,不得私自采购物资,否则不给予财务报销,采购时要严格按计划采购,严禁盲目采购。凡质量不合格或伪劣的产品,要及时办理退货、退款手续。
五、购入物资后,应首先到行政人事部凭发票与物品,经验收合格数量核对无误后,购物人在发票后签字,再办理领出手续。特殊情况购入物品或物品已经使用上,无法验收的,须要发票后除购物人签字外,还须管部门负责人签字。
六、 购物发票要符合财务报销要求,明确购物单位名称、物品名称、数量、单价等项内容的填写,不得擅自个人更改发票。
七、凡数量较大或金额较高的市场采购而使用财务支票的,购物人要妥善保管好支票,不允许遗失或漏填金额和密码。
第三节 物资保管
一、物资保管由综合管理部统一实施,其他部门的仓库、物资保管,应造册登记好,定期检查,掌握物资库存情况。
二、保管人员必须认真履行职责,提高责任心,加强服务意识,做好管好物资。及时建立健全物资登记帐册,做好物资进、出明细帐登记,做到帐物相符。
三、库存物品要分类贴上标签,码放整齐,保持库房内通道畅通无阻。库房内要经常保持清洁、通风,不允许物品随意堆放,并做好库房的安全、保卫、防火、防盗工作。
四、仓库内严禁无关人员进入。离库前须关好门窗、电源。发现问题及时报告,认真处理。
五、每月进行一次盘点,保证物资不缺损、不遗失。
六、各部门核定的财产(如桌、柜、椅、电脑、电话、宿舍用品、服务工具及其他办公用品等) 应妥善保管和爱护,并落实到人,因丢失、责任事故损坏应酌情赔偿。临时需借用物品,应出示借条,并规定借用期限,经领导同意方可借用。
七、对于摄影胶卷、计算机软盘、摄像带、录音磁带等物品应由专人领取和保管,综合管理部门要求建立明细帐,不允许用于私自挪用。
第四节 物资的领取:
一、领取物资,首先由个人填写《领料单》,写明用途、物品名称、规格、数量等内容,经部室主任签字后到行政人事部领取。
二、特殊情况急需物品,可先由个人填写《领料单》,事后补齐上述手续。
三、领取物品时,双方清点物品和数量是否与《领料单》内容相符。
四、资料发放人员应询问清楚物资领用的使用范围、时间等情况,并建立物资领用台帐。
五、清洁、维修等工具、物品的领用应符合使用时间要求和原物抵换的方式进行。
六、常用消耗性办公用品(如笔、信笺等),由领用人向部门主管提出申请,同意后到保管员处登记领用。
七、旧报纸、书刊及废旧物品等应统一交给行政人事部集中处理。
