企业公司公章使用管理制度
公司公章使用管理制度
一、目的
公章是公司在职权范围内依法进行公务活动、行使职权的重要标志。为加强公司公章管理,确保公章的正确使用,减少乱用、误用等不规范使用给企业带来的损失和不良影响,结合公司实际,特制定本制度。
二、适用范围
《公章管理制度》适用于公司行政公章、合同专用章、财务专用章、法人印章的保管及使用。
三、管理职责
1.公司综合管理部负责公司行政公章保管及经批准后的公章使用、登记。
2.公司采购部负责合同专用章的保管使用。
3.公司财务部负责财务专用章和经授权的法人印章的保管使用。
4.行政公章管理员的具体职责如下:
1)负责公章的保管。
2)负责设立公章使用登记台账。
3)负责公章使用的审核工作。
4)负责制定所保管公章的使用程序。
四、具体规定:
1.公章类别
我公司的公章主要包括公司行政公章、合同章、财务专用章、法人章。
2.章的保管
1)行政公章一枚由综合管理部指定专人负责管理。
2)合同章一枚,由采购部指定专人负责管理。
3)财务章、法人章由公司财务部指定专人负责管理。
3.未经董事长/总经理批准,任何单位和个人不得擅自刻制本部门的公章。
4.公章的使用由各保管人员设立使用登记台账,严格审批和登记制度。
5.行政公章一般不得携带外出使用,如遇特殊情况,需携带公章外出,必须经总经理批准,并视情况由公章保管人携章随同。合同专用章由采购部指定专人负责管理,如需外借经总经理批准。
6.公章使用,任何人员使用公章必须填制《公章使用申请表》。行政公章在对外联络(包括青山企业系统内上行文)时,由使用部门部长申请、综合管理部部长审核、总经理批准后使用。内部发文需要使用行政公章的,综合管理部部长签字即可用章;合同专用章经申请部门部长批准,分管副总签字后,方可用章。财务章经申请部门部长批准,总经理签字后,方可用章。财务部使用财务章只需签到财务部长即可。法人印章使用必须经本人同意或经授权人签字方可使用。公章管理人员应严格履行登记手续,因使用公章不当造成损失的,应追究其相应责任,情节严重构成犯罪的,移交司法机关处理。所有对外报送的文件、资料需要加盖行政公章的,必须经总经理签字后才可用章。
7.公章管理人员如工作变动,应及时上缴公章,由重新确定的公章管理人员另行办理接收公章手续,不得私自转交他人。
8.私人取物、取款、挂失、办理各种证明,需用单位介绍信并盖行政公章时,由综合管理部严格审批,符合要求后办理并做好登记。
9.任何公章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公章。
10.对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料,经综合管理部部长审批后,方可盖章。
11.印章要及时维护、确保公章清晰、端正。
12.公章如有不慎丢失,保管人员及时向综合管理部长报告,并备案。
五、附则
《公章管理制度》由综合管理部制定和解释,由公章保管部门负责实施。
六、附件
附表:公章使用申请表
