公司品管会议管理制度

公司品管会议管理制度

公司品管会议制度(二)

1.总则

1.1制定目的

为规范品质会议管理,健全品质沟通管道,特制定本规章。

1.2适用范围

本公司品质管理的各项会议,除遵照公司有关会议规定外,悉依本规章处理。

1.3权责单位

(1)品管部负责本规章规定、修改、废止之起草工作。

(2)总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。

2.品管会议规定

2.1会议类别

品管会议可分为例行性会议与临时性会议两大类别。

2.1.1例行性会议br/>公司品管例行性会议有:

(1)年度评审会议

进行品质管理体系评审,确认是否持续有效得到运行;讨论确定公司年度品质目标、策略。

(2)内部稽核会议

组织品质稽核小组对品管体系运行状况作定期之稽核,分为起始会议与结束会议。起始会议作稽核前说明,结束会议作稽核报告。

(3)月度品管会议

对上月品质状况作检讨,就重大品质事项达成决议,制定次月品质管理的各项工作计划,是本公司最重要之工作会议之一。

(4)改善提案委员会会长

对改善提案及其成果进行评估,评选优秀提案,并制定次年度改善提案工作推行目标、计划。

(5)qcc推行委员会会议。

对qcc活动进行总结,并制定次年度qcc活动推行目标与计划。

(6)qcc成果发表会

由各qcc发表推行成果,qcc推行委员会进行评审,表彰优秀的品管圈。

(7)周品质检讨会

对上周品质状况作检讨,及时解决品质问题,落实月度品管会议与计划,确保达成品质目标。

2.1.2例行会议一览表

序号会议名称周期时间会议主席主持人参加人员

1年度评审会议年1月总经理管理者代表各部门主管

2内部稽核会议半年2、8月管理者代表稽核组长各部门主管

3月度品管会议月5日总经理管理者代表各部门主管

4改善提案委员会会长年1日主任委员推行干事评审委员

5qcc推行委员会会议年1日主任委员总干事推行委员、辅导员

6qcc成果发表会半年6、12月主任委员总干事推行委员、辅导员、各圈代表

7周品质检讨会周周一管理者代表品管主管各部门主要干部

2.1.3临时性会议

临时性会议由总经理、管理者代表或品管主管依需要建议召开,一般召开时机有:

(1)发生重大客户抱怨或退货时。

(2)制程重大品质问题发生时。

(3)供应厂商发生严重品质事故时。

(4)发生严重违反公司品管体系的重大事件时。

(5)重大品质贡献,突破或其他需大力表彰或宣导事件发生时。

(6)其他必要时机。

2.2会议管理规定

除遵照公司有关会议管理的规定之外,应遵照下列规定处理。

2.2.1一般原则

(1)例行性会议如已规定具体会议时间,则不另行通知;如未规定具体会议时间,应提前两天以上通知各参加人员。

(2)例行性会议如有变更,原则上应提前半个工作日通知各参加人员。

(3)临时性会议原则上应至少提前一小时通知参加人员。

(4)会议参加者必须准时出席并签到,因故无法到会者,事先须向主持人或会议主席请假,并取得许可,原则上还须派代理人出席。

(5)会议应事先明确主题,与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据、样品等),并做好工作安排。

(6)主持人应控制会议时程,尽量在规定时间内结束会议。

(7)会议决议的落实实施情况,由会议主席指定人员追踪,并作为下次会议追踪议题之一。

(8)会议应有会议记录,并依规定分发相关人员。

2.2.2会议记录

(1)由会议主席指定参加人员中的一个人担任会议记录工作,必要时,也可安排一名非指定之参会人员作记录工作(如助理或文书)。

(2)重要会议的会议记录,经会议主席签认后,复印分发或传阅参会人员或相关人员。

(3)对会议决议涉及的具体工作安排,须确认追踪结果,由会议记录者填写《决议事项追踪表》,并作追踪工作。

3.月度品管会议实施办法

[注]其他例行性会议可参照制定实施办法。

3.1会议目的

(1)总结检讨上个月的品质状况。

(2)就重大品质事项达成决议。

(3)制定次月品质管理的各项工作计划。

3.2参会人员

(1)会议主席

总经理担任会议主席,总经理无法出席时,由其职务代理人担任会议主席。

(2)主持人

管理者代表担任会议主持人,其无法出席时,由品管主管担任主持人。

(3)参加人员

副总经理、总工程师、各部门主管、品管部主要干部。

3.3会议时机

(1)月度品管会议每月5日14:00-17:00召开,遇节假日顺延一天。

(2)会议时间如有变更,经总经理核准后,由品管部负责通知。

3.4会前准备

(1)品管部负责于每月4日将各部门品质状况月报表汇总、填妥,并转发各与会人员。

(2)上次会议决议事项的各责任人员须在决议规定完成期限之前,完成所承担的工作事项。

(3)管理才代表在4日前应再度对各决议事项完成情况作追踪确认(可授权他人进行)。

(4)各与会人员依本部门品质状况准备必要之资料、报表或样品,以便在会议上报告或讨论。

(5)各与会人员应于会议开始前5分钟到达会场。

3.5会议议程

(1)会议开始

由主持人宣布会议开始。

(2)追踪上月会议决定议事项完成情况

由主持人追踪人上月决议事项,各担当责任人员简要回

答完成状况,其他人员可提出异议或补充。

(3)各部门品质状况报告

由品管部主管或各品管单位干部报告各部门上月品质状况,简要报告主要数据,并就重大品质事项提出分析或报告。

(4)沟通协调事项

各与会人员提出需与其他部门协调之事项、由相关人员讨论处理。

(5)会议主席工作指示

会议主席就相关问题向责任人员提出质询、攒扬、指示或要求,并就公司的品质经营方针或下月行动计划作出指示。

(6)形成会议决议

记录人将会中达成的重要决议事项作整理,交由主持人作陈述,各与会人员可提出异议,若无异议则确认为决议事项。

(7)会议结束

由主持人宣布会议结束。

3.6会后工作

(1)由会议记录人员将会议状况整理成《会议记录》及必要之《决议事项追踪表》,呈管理者代表、总经理审阅。

(2)《会议记录》应分发各与会人员人手一份。

(3)《决议事项追踪表》应分发至相关责任人员。

(4)各决议事项之担当者应在规定期限内完成要求之工作事项。

(5)各与会人员应将会议精神传达本部门相关人员,并贯彻至日常工作中。

(6)管理者代表(或授权品管部)对会议事项作确认追踪。

4.附件

[附件]hb08-1〈月品管会议资料(范例)〉