工业公司合同管理制度
某工业公司合同管理制度
第一章 总则
第一条:为进一步规范合同(什么合同行为)行为,有效防范和化解(什么经营风险)经营风险,维护公司合法权益,制定本制度。
第二条:遵循分工负责、分类管理和密切协作的原则,各部门在各自(各自的什么业务范围和涉及职责)业务范围和岗位职责范畴内履行合同管理职能:(没有明确各个部门合同评审的责任、人员及内容、批准--牵涉到跨部门的内容没有写出。)
(一)生产部负责设备和零部件的购置、维修及保养合同等的签订、履行、争议的解决和本部门合同正本归档保管。
(二)贸易部负责原辅材料、包装物和产品标识等采购合同及散油销售合同、运输合同等的签订、履行、争议的解决和本部门合同正本归档保管。
(三)销售部负责小包装产品的销售合同、促销协议、广告合同、仓储保管合同、分公司(办事处)办公场所租赁合同、贴牌加工合同和区域代理协议等的签订、履行、争议的解决,本部门及分公司(办事处)合同正本归档保管。
(四)分公司(办事处)负责辖区内销售合同、促销协议的签订、履行和争议的解决。
(五)人力资源部负责劳动合同、培训协议的签订、履行、争议的解决和本部门合同正本归档保管。
(六)行政部负责办公用品和零星采购合同、车辆维修保养合同、基建合同、房屋租赁合同等行政事务合同的签订、履行、争议的解决和本部门合同正本归档保管。
(七)财务部负责贷款合同、各类担保合同的签订、履行、争议的解决和本部门合同正本归档保管,履行其他合同的支付性义务,监督销售合同货款回笼条款的履行,统一办理印花税的汇总缴交,管理合同专用章。
(八)研发质控部负责技术研发合同的签订、履行、争议的解决和本部门合同正本归档保管。
(九)法律顾问(工作重点:首先是评估信用风险、其次是合同的法律责任)负责格式合同、总经理授权委托书的制作,起草、审查非格式合同、资本性投资合同、知识产权的转让和许可合同,审核对外担保合同,应各部门的要求参与重大合同的谈判、合同争议的解决,代理合同诉讼与仲裁,培训、指导合同人员以及本制度执行情况的监督和检查。
(十)涉外合同由总经理指定人员负责管理。
第二章 合同的签订
(如何签定合同,涉及不同人员授权资格等级、内容、必要条件、充分条件的需要。)
第三条:各部门、分公司在签订合同前,必须审查对方当事人的主体资格和履约能力及代理人的授权情况,必要时可委托信誉较好的中介机构进行资信调查。首次与对方签订合同的,还应要求其提供注册登记证书、经会计师事务所审计的年度财务报告和其他证明文件。
第四条:各部门、分公司应在总经理的业务授权范围内对外签订合同,一律不得擅自越权,如发现越权行为的,将按公司有关规章制度予以处罚,触犯法律、法规的,依法移送司法部门处理。
第五条:合同一律使用书面形式。有格式合同的应签订格式合同,使用各部门自行起草合同的应事先经法律顾问审查。格式合同条款有重大修改的,也应委托法律顾问进行审查把关。
第六条:合同条款的填写应完整、具体和准确,讲求书写工整、书面整洁和字迹清楚。有国家、行业或企业标准和通行技术、价格术语的,在选定标准和所用术语后,应严格按要求填写。如有涂改、更正的,应由签约各方加盖公章或合同专用章或校对专用章予以确认。
第七条:合同应由签约各方经办人、有权签字人签署并加盖各方公章或合同专用章,本公司用章按《印信使用与管理规定》执行。有权签字人指总经理或按总经理授权确定的分管副总经理、部门经理。
第八条:法律规定合同须办理批准、登记手续的,或者合同约定需经公证方能生效的,合同签订后应即办理相关手续。
第三章 合同的履行
第九条:合同的签订部门同时为合同履行的第一责任人。各部门、分公司还应根据每份合同的具体情况确定履行责任人,负责落实合同的履行并督促对方当事人及时依约履行。
第十条:合同签订、履行过程中各方当事人之间往来的各种单据、信函、传真、电子邮件等合同的附件或组成部分,与合同具有同等约束力,也应作为履行的依据。经办人收发时,应提交签署原合同的有权签字人进行确认。
第十一条:带有支付性义务的合同应在合同约定的付款日前三天书面通知财务部安排资金,付款金额超过100万元的应提前十天通知。
第十二条:合同履行责任人和责任部门应定期向与合同履行有关联的部门及人员通报、反馈合同的实际履行情况。
第十三条:因合同履行不当给公司造成损失的,将按公司有关规章制度对责任人和责任部门进行处罚和追偿,触犯法律、法规的,依法移送司法部门处理。
第十四条:合同履行责任部门的经理、分管副总经理应定期检查合同的履行情况。
(建议将各个部门的合同履行的监控重要特点、管理要素写清)
第四章合同争议的解决
(合同争议的处理建议重点突出合法程序及解决纠纷环节人员控制责任到位的问题上。)
第十五条:合同履行过程中发生争议,履行责任人和责任部门应先行与对方当事人进行友好协商,或提请各方当事人认可的中间人进行调解,必要时可要求法律顾问先期介入参与磋商或调解。
第十六条:发生合同争议,履行责任人应在知道争议发生后的12小时内报告所在部门经理。对公司权益影响较大的,部门经理应在接到报告的3小时内向分管副总经理或总经理汇报。
第十七条:合同争议通过协商或调解无法解决,责任部门认为应提起诉讼或仲裁的,经总经理批准后,在诉讼时效到期前3个月内向法律顾问提交书面报告,同时移交所有资料,由法律顾问负责案件的诉讼或仲裁。书面报告应写明纠纷发生的原因、事实经过、争议的焦点、前期处理的情况和所在部门的看法。
第十八条:因发生争议导致公司被诉或被申请仲裁的,责任部门应在接到有关部门送达的法律文书时起3小时内报告总经理或分管副总经理,同时向法律顾问移交与案件有关的所有资料,并提交书面报告。书面报告按第十七条规定的内容撰写。
第十九条:法律顾问在办理合同诉讼或仲裁过程中需相关部门配合、协助的,各部门、分公司应予积极协作,不得推诿。
第二十条:合同诉讼或仲裁的判决或裁决由合同履行责任部门负责申请执行并负责和有关执法部门的配合与协调。
第五章 合同文本的归档保管
第二十一条:各部门应指定专人负责合同正本的归档保管。保管人应建立管理台帐和专门卷宗,分类别、按顺序妥善保管合同文本,如有遗漏、丢失将承担相应责任。
第二十二条:合同正本的归档
保管范围含作为合同附件或组成部分的来往单据、信函、传真、电子邮件等。
第二十三条:合同签订后即应将正本移交保管员专夹保管,复印件交由履行责任人作为履行依据。合同履行完毕,履行责任人要及时通知保管员将合同正本存档。
第二十四条:带有支付性义务的合同签订后,应即复印一份交财务部存查。对公司权益有重要影响的合同也可在签订后复印给法律顾问备查。
(合同文档资料的保管牵涉到保管周期、责任等-重点规范办公管理)
第六章 附则
第二十五条:本制度所指副总经理含生产技术总监、销售总监和财务总监。
第二十六条:本制度自总经理签发之日起执行,此前发布的规章制度与本制度不符的,按本制度执行。
第二十七条:本制度由公司法律顾问负责解释。
(合同监督管理权限责任分工建议清楚责任领导)
