某物业管理公司物资管理制度
物业管理公司物资管理制度
一、物质分类
1.固定资产的定义--单位价值2000元以上或者使用年限超过一年以上的物品。
2.低值易耗品的定义--不属于固定资产,而又价值较高或使用时间较长的物品。
3.办公用品的定义--办公使用的消耗性物品。
4.物料用品的定义--进行物业管理所需使用的消耗性物品。
5.小商品的定义--为销售给业户的目的而购进的商品。
二、物资采购制度
1.各部门凡需新增固定资产,低值易耗品或使用各种其它物资,应先行到公司仓库领用,仓库无库存的,可申请购买。
2.部门申购应先将所需增加的物品列入每月编制的预算内,预算经批准后,可正式申请购买。
3.预算外急需使用的物资,经总经理批准可以先行购买,再补作预算。
4.各种物品的采购主要由行政及行政人事部负责,但对一些急切需用或专业用品,可由部门经理申请,总物业经理批准后由使用部门进行采购。
5.各部门对本部使用的常用物品,应根据使用情况提出每月的耗用量,仓库根据该物品消耗时间的长短定出最低库存量,在接近最低库存量时,通知有关部门申购物品。
6.申请购买物品申购部门填写物品申购单,申购单需详细列明所需购买物资的名称、规格、 数量、用途(或使用的地方)。
7.采购部门审核申购物品的库存情况和报价,财务管理部审核申购的物资和金额有否符合预算,最后由总经理审批。
8.负责采购的人员应随时了解和掌握公司常用物品的市场价格和供应情况,接到申购单后,向有关供货商询价,并在申购单上填报三家以上供货商的报价。
9.对于常用物品及耗用量大的物品,根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉的原则选定固定的供货商。
10.负责采购的部门应要求固定供货商定期提供近期物品的供货价和供货品种,根据可供货品种和价格核对申购物品的报价。
11.采购部门应要求供货商加强配合,根据供货商提供的供货物品和价格清单做好采购计划,争取节省采购所需的时间,为物资使用部门创造效益。
12.对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品,采购部门应将情况通知给使用部门,以使使用部门能及时采取相应措施。
13.采购部门在收到已批准的申购单后,属于由固定供货商供应的,应通知固定供货商送货上门,并采用定期结算的方式结算货款。
三、仓库管理制度
1.对仓管人员的要求
(1)仓管人员应熟悉其所保管物资的基本特性、使用性能、保管知识、规格用途、存放期限等。
(2)及时、准确地做好记账工作,如实反映物资的库存及发放情况。
(3)经常保持仓库环境的整洁文明、各种物资存放整齐。
2.验收进仓制度
(1)所有物资进仓前由采购人员填写一式四联收料单(进库单),收料单的内容包括物资的名称、规格、数量、单价和金额。
(2)仓管人员及申购人对进仓的物资必须验收其质量是否符合使用的要求。
(3)凡尚未取得发票而先行进仓的物资,仓管人员及申购人必须核对收料单上所列的品名、规格、数量与实收物资及送货单是否相符。
(4)已取得发票的物资,还必须对发票上所列的内容进行核对。
(5)收料单一式四联,完成验收手续由仓管人员签收后,其中:第一联仓库留存,作收货的记账依据;第二联随同发票报销;第三联送财务管理部存查(仓管人员在完成验收手续后,每十天汇集后交财务管理部);第四联由采购人员(经办人)留存。
3.保管制度
(1)固定资产的管理
①固定资产由使用部门保管; 固定资产如个人使用,个人保管,个人在财务管理部(或行政及行政人事部)办理领用手续,各部门公共使用的,由部门经理指定专人负责,如发生人为损坏或丢失,需照价赔偿。
②固定资产要定期清查盘点,最少每年要进行一次全面的清查,盘点时要对实物逐项点数,填列固定资产盘存表,按类别,品名详列账存数量金额和实存数量金额,由参加盘点人签章证明,保管备查,固定资产明细账和固定资产总账要按时核对,做到账账相符,账实相符,出现盘盈、盘亏要及时上报。
③固定资产的调出、变卖和因失去使用价值需要报废时,必须按管理处权限办理,合法批准手续,其变卖价格由财务管理部与使用部商定,需报废及清理的固定资产要进行审查与技术鉴定后报总物业经理批准,进行账务处理,凡属人为造成固定资产报废或损坏,必须上报总物业经理处理并追究其个人责任及相应的处罚。
(2)其它物资的管理
①其它物资均先由仓库验收,属各分仓的物品再由各分仓领出分别仓库进行保管。
②财务管理部要对购进的各项固定资产建账建卡,根据税务局要求和会计核算方法,按月计提折旧费,固定资产折旧提取方法采用直线法。
③所有物品由行政及行政人事部统一按分类编号。
④仓库按物品编号划分存放区域,物品根据其存放条件及编号,有条理地存放于仓库内。
⑤仓管人员必须经常检查物资存放的情况,发现物资有变质情况时,应及时进行处理。
⑥各种物资应做到账实相符,并每月进行一次盘点。
⑦盘点中发现有盘盈、盘亏及变质等情况应查明原因及时报告主管部门及财务管理部。
⑧情况严重时,应及时报告总物业经理。
⑨盘点报告在每月月底前上报财务管理部汇总。
各仓库应分品种、规格设账登记各种物资的收、发、存情况,每月终了,公司仓库应与各分类仓库核对当月的收、发、存情况,并定期进行账实核对。各仓库收发料截止至每月20日,每月25日前各分仓仓管人员必须报送当月报表至公司仓管人员核对,公司仓管人员和行政部在每月31日前向总物业经理、主管部门及财务管理部报送本月的报表。
每月终了,仓库向行政及行政人事部按部门提交当月增加物资清单,行政及行政人事部在此基础上汇总直接购买、报废、调用等完成当月各部门增减物资清单。清单一式三份,使用部门、行政及行政人事部、财务管理部各一份。
凡属代保管的物资(含暂不需用或不合用的),需办理进仓手续,仓管人员应另设账登记、保管。
(3)物品领用及出库
①领用各种物资都必须办理领用手续,各种物资的领用手续均须由主管领导签名。
②领用的固定资产或其它非消耗性物资按使用部门登记'物资保管清单',使用部门应每一季度清点一次,并将清点结果列表报行政及行政
人事部;使用部门领用非消耗性物品属个人使用、保管的低值易耗品、工器具或非消耗性物资按使用人登记'员工物品领用表'。
③员工调离部门或离开公司时,应交回所领用的物品,并将'员工物品领用表'复印一份交行政及行政人事部,各级主管离任或调离公司时,应由上一级主管或管理部门清点其所辖部分的物品。
④工程管理部及其它部门日常使用的工具和消耗性物品向仓库申领一定数量,自行设仓保管。
⑤所有物资出库一律凭使用部门开出的领料单发货,领料单应列明出库物资的编号、品名、规格、数量、用途、使用区域(如楼宇)等,除有领用人员签名外,还必须有使用部门的主管签名。若领用的是非消耗物资,应同时填写'财产保管清单'。
⑥仓管人员发货时,要坚持按发货程序发货:一查库存量,二先入先出,三当面点清。发货时发货人应在领料单上签名并及时登记入账。
⑦已领用的物资,凡质量、规格不符合使用,应允许使用部门退货。使用部门办理退料销账手续:填写一式三联的红字领料单,仓库凭红字领料单作重新入账的依据。若退回的是已使用的物资,仓管人员应另设账登记、保管。
⑧非消耗性的物资(含个人保管的工具、物品、低值易耗品)在仓库或发放部门领出后,使用部门应按品名、领用人填写'员工物品领用表'。因严重损坏或因使用期限已满等而无法继续使用、需进行更换的非消耗性物资,领用时必须交旧领新。
⑨领料单一式三联,其中第一联由仓库作物资发出后的记账依据;第二联财务管理部存(仓库发货后每十天汇集交财务管理部)。第三联由领料部门自存。
四、维修及报废
1.固定资产、部分低值易耗品需要维修时,由使用部门提出请修单,属保修的物品联系原保修单位进行维修;非保修物品属办公用的物品由行政及行政人事部安排维修,其它物品由工程管理部安排维修。
2.固定资产、低值易耗品或非消耗性物品需要报废时,由使用部门填写'物品报废表',属工程、机电、设备等物品报工程管理部;其它物资报行政及行政人事部。经鉴定确系无法使用的,经报请总物业经理批准,各部门在收到'物资报废表'批复三天内,将报废物资集中送往公司总仓库,分别由行政及行政人事部或工程管理部进行处理。
