装修公司照片管理制度
装饰公司照片管理制度
一、照片保管流程:
1、企划部按设计师申报样板间的先后顺序,与研究所负责人协商拍摄时间。
2、研究所指定专人同设计师及客户到现场拍摄。
3、底片交行政部后勤主管备案洗印。行政部后勤主管先填写洗印清单报总经理签字后方可洗印。
4、行政部后勤主管对洗印的照片进行整理,将洗印清单(所洗照片数量、内容)一式两份,每月底报财务部一份备案,一份行政部存档。将底片装入底片袋中与所对应的照片放在一起,作为原始资料封存备案,并进行登记(拍摄时间、拍摄人、地点、客户、设计师)严禁丢失、损坏。行政部后勤主管的洗印工作须在三天内完成,整理、登记、编号工作须在二天内完成。
5、行政部后勤主管将挑选后的照片进行编号。编号以时间来划分,同一日期,不同拍摄顺序以英文字母顺序表示。例如2002年9月17日拍摄回龙观龙泽园c区16号楼401,龙兴园b区10号楼302,具体编号龙泽园为2000/9/17-a,龙兴园为2003/9/17-b。照片背面必须填写具体编号。
6、研究所、企划部对洗印好的照片分别进行挑选,并分别对所选照片按编号顺序扫描、输入底标。挑选、扫描、输入底标工作须在一星期内完成(视借出、还回照片的时间而定)。特殊情况须经总经理批准。
7、研究所应及时将扫描的照片存盘,当照片达到六百张时,交企划部刻录成光盘,光盘由后勤主管负责保管。
8、行政部将挑选出的照片用胶卷底片进行洗印,并将原始照片和底片存档。其中5寸照片中选出五张较理想的给客户。7寸照片装入相册给总经理、董事长各一套(不需贴标压膜),待累积到一定数量后,经总经理批准,将适于分公司宣传用的照片装册统一下发。
9、分公司(设计室)经理、企划部经理及其他部门申领照片、相册,应到行政部后勤主管处填写照片申领单(一式两份),报总经理签字。总经理签字后行政部留一份备案,另一份由后勤主管每月底报财务部备案。分公司(设计室)经理、企划部经理等使用照片部门的负责人离职或调换职位,需办理照片、相册转接手续。若不按规定办理,扣发当月全部工资、奖金及在公司一切利益。
10、已存档的照片,如研究所、企划部有特殊原因需要使用时,由部门主管批准,到后勤主管处借用,并限定在一天之内归还。
二、各部门应严格执行以上规定,如有违反,公司根据具体情况给予处罚:
1、公司各部门所使用相片,除行政存档及董事长、总经理批准外,其余相片都应贴公司标识(贴在相片右下角)并压膜。如未贴公司标识或未压膜,给予后勤主管严重过失单一张。
2、行政部后勤主管如将原始照片及底片损坏,给予一般过失单处罚。如将原始照片及底片丢失,扣发当月全部工资、奖金。后勤主管离职或调换职位,需将所保管的照片及底片与财务的洗印清单进行核实。如未进行核实,扣发后勤主管当月全部工资、奖金。
3、各分公司(设计室)的照片丢失、外借,对责任人每张照片处以50元罚款。无法确定责任人的,由该部门全体员工共同承担。
4、未经董事长、总经理批准,行政部将刻录照片资料的光盘借给外人或其他部门,扣发责任人当月全部工资、奖金。
5、违反第二条中工作期限规定的,视情况给予一般或严重过失单处罚。
