x建筑公司文件管理制度2
建筑公司文件管理制度
1.目的
对与公司质量/环境/职业健康安全综合管理体系要求有关的文件进行控制,确保文件的更改和现行修订状态得到识别,并在使用处可获得有关版本的适用文件。
2.适用范围
适用于公司与质量/环境/职业健康安全综合管理体系有效运行有关的文件的控制。
3.相关文件
3.1《记录控制管理程序》
4.定义
5.责任领导
5.1责任领导
本制度的责任领导是总工程师,其职责为:负责本制度实施的监督指导。
5.2本制度的责任部门是办公室,其职责为:负责本制度实施的监督检查,建立受控文件总清单。
5.3相关部门
本制度的相关部门是公司各职能部门,其职责为:负责本部门文件的使用和管理;建立本部门受控文件清单;负责规定的文件的编制、发放管理。
5.4执行层
本制度的执行层是项目部,其职责为:负责本项目部文件的使用和管理,建立本部门受控文件清单;负责规定的文件的编制。
6.工作程序
6.1质量/环境/职业健康安全综合管理体系中使用的文件类型:
6.1.1第一类型:质量/环境/职业健康安全综合管理手册:向组织内部和外部提供关于综合管理体系的一致信息的文件。
6.1.2第二类型:质量/环境/职业健康安全综合管理目标指标、管理方案等:表述综合管理体系的目标指标和如何实现和应用于特定产品、项目或合同的文件。
6.1.3第三类型:规范:阐明要求的文件。
6.1.4第四类型:指南性文件:这类文件阐明推荐的方法或建议。
6.1.5第五类型:形成文件的程序、作业指导书和图样:这类文件提供如何一致地完成活动和过程的信息。
6.1.6第六类型:管理记录:这类文件为完成的活动或达到的结果提供客观证据。
6.2文件的编号
6.2.1综合手册的编号
md/sc -2010
批准年号
手册
明大公司代号
6.2.2综合管理体系程序文件编号
md/c*-**-2010
批准年号
程序编号
程序文件
明大公司代号
6.2.3各部门/项目部产生的文件(如:指导书、指南、规章制度等)
md/ gl(gy)-**-****
批准年号
顺序号
工艺技术文件代号
管理文件代号
明大公司代号
6.2.4记录编号
见《记录控制管理程序》
6.2.5部门简称
工程部(工)、经营经营预算部(经)、办公室(办)。
6.2文件的受控状态
6.2.1文件分为受控与非受控两种,受控文件加盖唯一分发号进行标识并标明其版序号。如:a/0版、b/0版等。
6.2.2所有受控文件应分类编制受控文件清单,并对受控文件实施动态管理,及时获得本行业最新的标准规范,以及本单位编制或更新的文件,并有效控制作废文件,以确保文件现行修订状态得到识别。
6.4文件和资料的编制和审批
6.4.1综合管理手册由办公室组织编制,管理者代表审核,总经理批准。
6.4.2综合管理体系程序文件由办公室组织各部门按章节内容分别编制,组织会审后,由主管副经理审核,管理者代表审批。
6.4.3其它需编制的文件由各需要部门/项目部编制,根据文件性质由公司各业务主管部门审批(其它文件有特殊规定审批权限者,执行相应文件)。
6.4.4对于外来文件的适用性,应由各业务主管领导进行审批。
6.5文件的发放
6.5.1对综合管理体系要求的文件在发布前应由规定的人员对文件的充分性和适宜性进行审批,审批后方可进行发放。
6.5.2文件经审批后,由编制部门根据审批发放范围填写《文件发放登记表》,保证文件发至所需要的各个场所,确保在使用处可获得有关版本的适用文件。
6.5.3当对原文件有新的需求时,可填写《文件复制(领用)申请表》,经批准后领用文件或复印件。
6.6文件的更改
在综合管理体系活动中必要时对文件重新进行评审与更新,对更新文件再次批准。
6.6.1当文件的内容、形式需要更改时,由申请人填写《文件更改申请表》,由原文件审批人签发,当原审批人不在职时,由现任领导审批,但必须获得原审批文件的前景资料。
6.6.2文件更改审批后,应通知使用有效文件的各场所,按审批内容更改,保持文件的有效状态。
6.6.2当文件经过多次修改或发生大幅度变动时,由原编制部门提出申请,换版发行,同时收回所有旧版文件,以防误用。
6.6.4对于作废的文件,由原编制部门回收并记录,办理销毁手续进行销毁。出于积累知识或其它正当理由而保留的作废文件,必须加盖'作废'标识,由原编制部门登记。
6.7应确保文件保持清晰,不得任意涂改、乱写乱画,并易于识别文件的有效性。
6.8外来文件包括政府颁布的外部标准、规范、法规以及顾客图纸等,为确保外来文件得到识别,应按照文件控制要求进行受控和发放。
