商场管理公司低值易耗品管理制度
商场物业管理公司低值易耗品管理
目的:使公司物品得以有效管理,控制费用的支出。
适用范围:百货事业部所属各门店。
第一条定义
凡不同时具备固定资产两个条件,不能作为固定资产的劳动用品,也不是价值较低的日常消耗性用品,均属低值易耗品管理的范畴。包括:办公用品、企划用品、劳保用品、包装用品、工程维修料具、印刷用品等。
第二条低值易耗品的分类
低值易耗品可以分为耐用品和易耗品二大类。
(一)耐用品:是指使用时间较长,但又不同时具备固定资产两个条件,按照消耗期限配发的,因工作变动等原因需办理移交的低值易耗品。
(二)易耗品按其使用情况划分为十二小类:
1.办公设备:主要指饮水机、验钞机、装订机、电话机等。
2.办公家具:主要指桌、椅、柜、架、沙发、茶几等。
3.办公文具:主要指计算器、绘图文具、订书机、笔、文件架、盒等。
4.包装物品:主要指用于包装商品的纸袋、塑料袋等。
5.工程料具:主要指用于维修的设备、工具及材料。
6.劳保用品:主要指工服、毛巾、手套、鞋等。
7.经营用品:主要指价签。
8.企划用品:主要指美工刀、即时贴、各类专用笔。
9.印刷品:主要指印刷的图表、帐册、帐页、单据等。
10.消防器材:主要指消防专用的灭火器材等。
11.专用纸张:主要指打印纸、传真纸、复印纸、pos纸。
12.其它用品:不便归类的物品均可列入此类。
第三条低值易耗品的管理
(一)低值易耗品计划的申报审批
1.低值易耗品由各部门根据实际需求于每月15日前填写《物品需求月报表》报下月计划。
2.物管部根据各部门所报计划,结合库存情况编制逐项审核,报财务部审核后,报主管领导审批,物管部在审核计划时要严格控制,对不符合实际及超出预算标准的,有权进行删减。
3.计划外或临时购置的物品,使用部门要进行编、审、批申请,报物管部及主管领导审批。
4.新开店配置的物品,开店前按配置标准和实际需求由物管部参照办公用品配置标准、常用印刷品明细表及其他常用物品明细表统一报预算,报物管部审批。
(二)低值易耗品的采购
1.低值易耗品由使用部门根据实际需求向物管部门提报购买计划,物管部汇总后根据库存及消耗定额情况统一采购。除物管部门外,任何部门均不得采购低值易耗品。
2.低值易耗品采购由物管部下达《请购单》,交采购员组织采购。
3.采购员按照《请购单》进行采购,自己不得随意决定。
4.外购物品必须联系3--5家供应商进行报价和外出询价,询价结果要报经理确认。
5.大宗采购必须按规定签订合同,报总公司审批,合同期限不得超过一年。
6.要建立供应厂商资料手册。
(三)低值易耗品的库房管理
1.物品的入库管理
1.1采购员原则上应在物品采购回来的当天,将物品送交仓库验收,特殊情况不能在当日入库的,应报物管部经理批准后另行处理;
1.2库管员应与采购员依据《请购单》对物品进行验收,核对实物与发票的品名、规格、数量、质量;
1.3验收合格的物品,库管员要开具《入库单》,且不得漏项,并将物品分类存放;
1.4仓库管理员应根据当天的物品验收单,及时登记物品明细帐。
2.物品的存放管理
2.1物品存放按易燃、易爆与挥发性强的物品、吸水性强、容易发潮、发霉和生锈的物品、常用物品、易碎易损物品等分类存放;
2.2物品按其分类建仓库数量明细帐,详细记载物品采购和发放情况;
2.3库房要设实物收、发、存数量《存放卡》,详细记载物品收、发、存情况;
2.4每月25日必须对库存物品进行盘点,盘点中要以物对帐。盘点后库管员要填制库存物品《盘点表》,一式三联,一份交财务部门,一份交物管部门,一份交仓库留存;
2.5盘点中出现损耗或盈亏,要上报物管部经理并查明原因,不准擅自平账;
2.6库房要达到架子化、标签化、制度化的要求,物品要摆放整齐,保持库内整洁卫生,做到五净(地面、墙壁、门窗、货架、货物干净),五无(无灰尘、无鼠害、无蛛网、无积水、无污垢);
2.7所有低值易耗品库存数量不得超过月使用量1倍。
3.物品的出库管理
3.1仓库物品出库填制《出库单》一式四联,一联留存,一联交记账员记账,一联交库管做为出库凭证,一联交领用人;
3.2物品出库要及时记账,属耐用品的要记入《耐用品台账》;
3.3对一切手续不全的提货,库管员有权拒绝发货。
(四)低值易耗品的日常管理
1.办公设备、办公用具要严格按配置标准配置,并建立《部门(个人)耐用品台帐》,详细记录部门(个人)办公设备办公家具使用情况,离职和调动时要及时进行清点。
2.耐用品由使用部门(个人)保管使用,如遗失、毁坏,由个人承担责任。
3.印刷品的管理:
3.1使用部门根据实际需要,填制《请印单》,请印单需注明所印物品品名、规格、数量、纸张要求及用途。
3.2物管部依据请印单实施印刷,印刷一经完成,同使用部门进行验收并办理入库。
3.3物管部凭使用部门填写的《请领单》办理发放。
3.4凡属长年使用的印刷品要适量备库,保证使用;凡已确认积压、过时,需报废的印刷品要报主管部门或(总)经理批准后,方可作报废处理。
4、其他低值易耗品要严格控制购买数量,适量备库、减少库存,加强管理,杜绝浪费。
5.凡列入耐用品范围的低值易耗品需要内部转移,必须办理转移手续,填写《耐用物品转移单》。
第四条 报表管理
(一)报表编制
1.库存物资《盘点表》:每月25日对所有库存物资进行盘点,并按库存物资编号,填制库存物资盘点表。
2.《部门耗用动态表》按当月实际发生额编制各部门耗用明细。
3.《低值易耗品耗用汇总表》:按当月实际发生额编制本单位低值易耗品耗用汇总情况。
4.《低值易耗品动态月报表》:按库房所列帐目分类填写。
(二)报表分析
1.报表编制后要认真进行对比分析,分析内容一般有:本月报表与上月报表的对比,看库存物品是下降还是上升,低值易耗品的耗用是增加还是减少。
2.通过对比分析降、升、增、减的原因,找出问题,总结经验教训。
3.提出解决问题的办法及措施,随报表一并报主管领导。
4.各种报表要按公司一格式填写,字迹工整,内容齐全;要严密准确、真实可靠;要按时编制,按时上报;要归类存档,妥善保管。
第五条相关记录表
1、物品需求月报表
2、请购单
3、请印单
4、请领单
5、低值易
耗品动态月报表
6、盘点表
7、耐用物品转移单
8、部门(个人)耐用品台帐
9、供应商资料统计
