建材城商业公司信息管理制度
装饰城商业公司信息管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强公司的信息管理工作,根据《xx集团(筹)公司的整体发展规划》的要求,结合信息工作的特点,制定本制度。
第二条 信息管理就是利用先进的网络技术手段,规范信息工作的流程,提高信息工作的质量,更好地为公司高层管理人员提供准确、及时、有效的信息。
第三条 信息管理包括:信息部门的人员设置及职能,信息的收集、整理和加工,信息的发布,信息的保存、保密及信息工作的监督考核。
第四条 公司的信息工作及相关的工作人员应遵守本制度。
第二章 信息部门的人员设置及职能
第五条 公司设置专门的信息部门负责信息的管理工作。
信息部经理
/信息管理员--信息收集信息录入 信息监督管理
/技术支持员--软件开发硬件网络维护 局域网应用推广
第六条 信息部门的工作内容包括:
(一)负责内部信息管理系统的权限控制和分配;各部门须上传的资料信息内容的任务分解(详见附件一);
(二)建立行业内及相关行业的信息网络,不定期地收集、整理同行业中周边市场及客户的信息;
(三)负责监督、催促各部门信息的及时上传,并进行相应考核及相关的投诉管理;
(四)负责分期完善和扩展系统的功能模块,培训公司员工对系统操作的使用。
第三章 信息的收集、整理和加工
第七条 信息的收集、整理和加工应遵循准确、实用、精炼的原则。
第八条 对信息收集、整理和加工的范围由信息部门负责分派,并做好相关部门的交流、协调工作。
第九条 内部信息应根据公司分配的工作任务和权限对信息进行主动收集、整理、加工。必要时,信息的收集、整理和加工要向信息的经办人催办。
第十条 内部信息的提供者应按时、准确、完整地按系统的要求准备信息材料,相关责任人将收到的材料进行分类、整理、提炼,并及时在内部管理信息系统上反应出来以满足公司管理的需要。
第十一条 周边市场客户信息的收集应建立广泛的信息渠道(包括网上信息、行业报刊、杂志、广告等),动员公司全体员工参与,统一汇总到信息管理人员整理。
第十二条 客户信息应通过各种正当的方式收集信息,不得采用欺骗或其它不正当的方式获取信息。
第四章 信息的发布
第十三条 信息部门对信息的发布应及时、客观,以满足相关人员的需要为原则。
第十四条 信息部门根据实际情况按实时、定期和不定期地发布有关信息。
第十五条 实时信息的内容包括各个商场的摊位、商家、合同、监章、收支款项;公司文件、公告、通知;其它对公司经营产生重大影响的突发事件等。
第十六条 每日信息的内容包括:
(一)摊位信息
1.新增摊位:新增面积带来的摊位数量增加,平面图由技术支持人员制作。
2.摊位分割:总面积不变的摊位数量增加,平面图由技术支持人员制作。
3.摊位合并:总面积不变的摊位数量减少,平面图由技术支持人员制作。
4.摊位号变更:编号更改之后须重新调整面积。
5.入驻新商家:如实填写商家资料和合同信息。
6.合同续签:可直接填写合同信息。
7.合同中止:合同未到期,但无法履行。
(二)监章信息
1.新增记录:家装公司承接的工程所办理的监章。
2.监理意见:工程完工后的鉴定意见。
3.反馈意见:客户跟踪反馈信息。
(三)收支管理
1.收支申报:按计划或预计进行的收入和支出向财务部申报。
2.收支记录:按实际收到或报销进行登记。
第十七条 定期更新的信息
(一)策划方案:根据策划部门的计划,拟订的策划案、炒作文章和广告。
(二)工作计划:各个部门每月制定的工作任务。
(三)绩效考评:根据各部门的工作总结进行评价和签署意见。
第十八条 不定期更新的信息
(一)文档管理:对文件、制度、合同、函件等资料的分类管理。
(二)客户管理:客户资料、跟踪反馈信息、市场调查报告。
(三)人事档案:新增员工、员工调动、减员。
(四)固定资产的清理登记。
第十九条 企业公众网站阶段性的更新
(一)企业宣传:公司介绍、企业文化、新闻动态等资料。
(二)网上招商:市场分析、招商细则。
(三)网上招聘:人才储备。
(四)其它一些专题。
第二十条 信息部门发布信息可通过信息发布系统、网页、电子邮件等方式。
第二十一条 信息发布可根据信息的保密程度分为共享、部分共享、不共享信息,由公司领导统一制定。
第五章 信息的保存、保密
第二十二条 信息保存应遵循准确、完整、分类保存、便于查阅原则。
第二十三条 所有的信息全部录入内部信息管理系统。同时由信息部技术人员采用硬盘方式备份保存。
第二十四条 信息部门应做好信息管理系统的日常维护和检查工作。
第二十五条 信息部门在发布不宜公开的资料时应遵循保密制度,实行专项信息专项发送。
第六章 信息工作的监督考核
第二十六条 信息部门应定期对各信息岗位的工作质量进行考评。考评内容包括:搜集资料是否全面、信息传递是否及时、资料保存是否完整等。
第二十七条 信息岗位的考核标准:各部门信息上传负责人若不按时上传部门信息,经信息管理员催促提醒仍不及时上传者,扣2分;上传部门信息不真实、弄虚作假者一经查实扣2分;因不及时上传部门信息给相关部门和上级工作造成不良影响者扣2分。
第二十八条 上述考核扣分将由信息管理员备案于月末传交至人事行政部,人事行政部将在此人月末业绩考评分中直接扣除(见附件二)。
第七章 附则
第二十九条 本制度由公司信息部负责解释。
第三十条 本制度自发布之日起实行。
人事行政部
