某某办公大厦钥匙管理制度
某办公大厦钥匙管理制度
钥匙关系到业主和客户的财产安全,必须严格控制,妥善保管。为加强钥匙管理,既确保安全又方便使用,特制订本管理制度,望各有关部门严格执行。
一.钥匙的分类
钥匙分为四类:1.办公楼单元房钥匙;2.设备机房钥匙;3.底层各出入口及楼层平台门钥匙;4.各办公室及库房钥匙。
二.**邮政大厦钥匙的保管
1.整个**邮政大厦钥匙共有三套,其中一套完整的钥匙由保安部集中保管,只在紧急情况下或特殊需要时使用。
2.其余两套钥匙由各有关使用部门负责保管(服务部负责保管未入伙办公楼单元房钥匙,工程部负责保管各设备机房钥匙,保安部负责保管底层各出入口及楼层平台门、物料库房钥匙,行政部负责保管各部门办公室及其他辅助用房钥匙)。
3.服务部保管的两套办公楼单元房钥匙,在单元租售之前供客户参观及单元内整改施工时使用;在单元租售之后,由服务部按规定手续移交给客户。
4.各部门保管的钥匙,均应锁入专用的钥匙箱内专人保管。钥匙箱的钥匙由部门经理和钥匙保管员各持一把,未经部门经理批准,保管员所持钥匙不得擅自转交他人使用。
5.所有钥匙在钥匙箱内必须标记清楚、对号入座,取用方便。
三.钥匙的领用
1.领用钥匙必须进行登记,由领用人在登记簿上填写领用日期、时间、钥匙名称(或编号)、用途并签名。钥匙用过后必须立即交还保管员,并在登记簿上记录交还日期和时间,由保管员签收。
2.钥匙领用人不得将钥匙交给他人使用,不得携带回家,严禁擅自增配。
3.保安人员在巡逻中发现特殊情况(如火警、偷盗等)需进入已入驻的办公室,须经保安部经理同意后,在当班领班的陪同下进入,严禁一人单独进房。
4.在办公时间内,客户职员因遗忘钥匙等特殊原因需公司协助开门时,须到保安部办理开房登记并出示有效文件。节假日和非办公时间,原则上不予开门,除非客户公司负责人预先书面委托。
5.非管理处人员一律不准借用钥匙。
四.钥匙的移交
1.保安人员之间交接班时,如有必备的钥匙控制在手,必须同时移交钥匙,当面点清,不得转手移交。
2.客户入驻时,服务部应按规定的手续将二套单元房钥匙移交给客户,并作好移交记录。
3.工程部变配电室、中控室等昼夜值班岗所用之钥匙,必须在交接班时同时移交,并做好交接记录。
五.钥匙的遗失和增配
1.遗失钥匙,必须立即向保安部报告,及时采取必要的防范措施,并做好遗失记录。
2.遗失钥匙者应对所造成的经济损失负责。内部员工遗失钥匙应按《员工手则》中的有关规定予以处分。故意隐瞒者将加重处罚。
3.客户遗失钥匙,应要求向保安部提交'钥匙遗失报告'及'换锁申请',由客户所属公司/单位负责人签名,并加盖公司/单位公盖,保安部审核批准,工程部具体实施,或由客户自行换锁后,将其中一把钥匙封存后交保安部。若客户违反此规定而造成的后果,管理处概不负责。
4.公司各管理处内部需增配钥匙,应由使用部门提出申请,保安部批准后交工程部实施配置。保安部要做好钥匙增配记录。
六.换锁处理
1.未经保安部同意,任何部门或个人都不准擅自换锁。因遗失钥匙或门锁损坏而必须更换时,应将新配的钥匙交给保安部和有关部门各一套。
2.客户自行调换门锁,应向管理处保安部上交一套钥匙,以便在发生意外情况或特殊需要时使用。
七.加强监督检查
1.各级管理人员除以身作则执行钥匙管理制度外,还应对下级人员保管和使用钥匙加强监督检查,发现违规现象,应及时制止,以免造成不良后果。
2.任何员工发现在公共场所随处放置或丢失的钥匙,应立即上交保安部,并由保安部及时做好拾交记录,管理处将酌情给予表扬或奖励。
3.对违反本管理制度的员工,公司将按《员工手则》的有关规定予以惩处。
4.各部门经理要经常检查本部门钥匙保管和使用的情况,定期清点,发现钥匙遗失或管理不善,必须及时报告并采取必要的防范措施。
5.公司行政主管部门将对各部门钥匙保管情况进行检查,确保本管理制度的贯彻落实。
