文档资料管理制度
为了使拌和站资料管理实现正规化,并切实加强档案资料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收发
1、建立收文登记制度。对上级机关发来的文件和市直有关部门文件及其他兄弟单位来文都要进行收文登记。
2、收文登记主要包括以下内容:收文日期、来文机关、文件名称、文件字号、发文日期及阅文签字等。
3、文件管理人员要根据领导指示,将文件送交承办人,承办人要在收文登记簿上签字登记以备查找;承办人按文件要求完成后,要及时将文件交还保管人员保存。
4、拌和站对外发出的文件要建立发文登记,发文登记内容包括:发文时间、发文机关、文件名称、文件字号、发文范围等。
5、对拌和站拟稿发出的文件、专题材料都要将文件原稿和一份正式文件存入档案。
二、档案资料管理
1、原始记录是设备管理和维修工作的基础之一,是了解设备状况、统计数据、建立帐卡表册和进行经济技术分析的依据。必须重视此项工作的填写、收集、整理和保存。
2、机械设备的数据管理是一项基础工作,它来源于原始资料。为了提高设备资产的运作效益,必须按时分类、收集汇总一些数据供分析研究,并及时采取积极措施,保证投入产出效益目标的实现。数据管理包括列表登记、统计分析、上报考核等方面,应做到定期归类整理。数据要完整准确,报表要及时齐全。
3、机械管理基本数据库应具备以下内容:1、管理号码;2、设备名称;3、型号规格;4、技术状况;5、保管单位;6、本季运转小时;7、原值;8、净值;9、组资日期;10、生产厂家;11、本机编号;12、出厂日期;13、外型尺寸;14、整机重量;15、动力机名称;16、动力机型号;17、动力机规格;18、动力机生产厂;19、动力机出厂日期;20、动力机编号;21、工点。上述数据4、6、8、21项为动态数据,其它为静态数据。
4、及时上报的报表:《设备台帐》(包括自有配属的设备和内租、外租的设备以及协作队伍的设备,分别建帐管理)、《机械增减情况表》、《机械事故统计表》、《机械保养、修理计划报表》、《机械保养、修理完成情况报表》。
5、建立档案目录,主要分设备文件材料、设备档案、设备技术资料三个方面,以便查找、使档案资料更好地为工作服务。
6、建立和认真执行文件借阅制度和文件保密制度,确保文件安全。
