永安地产会议管理制度
安永地产会议管理制度
1.综述
企业会议是企业讨论议事,做出决策的场合。企业会议管理工作做得好会极大地提高企业的运行效率和效益。因此,会议管理也应体现在行政经理的工作中。
会议管理的原因:企业会议指的是有组织、有领导的聚众议事。内容一般包括商讨问题、检查部署工作、总结经验以及进行决策等。当然,任何事情都有其消极的一面,具体来说,有的会议要么过长、规模过大,要么搞形式主义。不仅如此,还有很多会议往往伴随着巨大的经济浪费。为了尽可能减少会议的消极性,行政经理要对会议进行有效的管理。综合高效的管理是会议管理的最高境界。
2.会议控制管理
企业必须对会议进行有效的控制才能保证会议的质量,这是会议控制管理的前提条件。
会议的数量控制见下表:
控制方法
具体要求
提高领导者的水平和素质
掌握包括会议在内的各种工作方式,能根据客观实际的需要与可能选取其中最适用、最有效的工作方式
合理设置机构
正确分割职能与权力,避免或减少职能的交叉重复,避免权力的过于集中或过于分散,明确各部门、各级领导者的职责
建立会议审批制度
会议不经审批一律不得召开。审批权应集中在行政管理者中的一个人身上,由一个人把关
协调安排机制
由综合部门统一协调安排各部门召开的会议。合并召开有关会议,避免会出多门,重复浪费定期检查分析
取消已无存在价值的例会,合并功能不高的例会
会议的质量控制:会议质量标准也就是会议效果的优劣程序。要使会议有效,就必须对会议质 量进行控制管理。
衡量会议优劣的主要标准有如下九个方面:会议是否确有召开的必要性;会议目的是否端正; 召开会议的时机是否已经成熟;会议的规模和规格是否适度,绝不小会大开,随意升格;会议节奏是否紧凑,要尽可能化繁为简,绝不短会长开;会议是否有备而开,各项准备工作务必充分;会议是否守法守则,一切应有条不紊依序进行;各类会议主持者是否能视主持会议为一种艺术,注意掌握科学的方法与技巧;会议是否能有正面的实际效果,要充分沟通,推动工作,实现会议目标。
坚定会议效果的主要因素企业会议是否有效取决于五个方面:会议部门是否具备必要的行政权力;会议准备是否是充分;是否有必要召开会议;与会人员的范围和人数是否有利于必要的消息交流;会议期间能否排除各种干扰。
3.会议前、中、后概要
会前:任何会议都必须做到有目的、有计划、有组织。“凡事预则立,不预则废”。对会议做出事先安排与准备是提高会议效率的必要条件。在会议开始之前,要对会议的准备工作和会议内容进行逐一的审核,以确保会议的顺利进行。会前准备工作是企业会议管理的第一步,对会议做出事先安排与充分准备,是实现会议目的的重要条件。
会中:会中事务主要包括签到、执行、安排一定程序发言、会议记录等,另外,会议结束之前,会务人员应根据需要为外地人员登记购买返程车票、机票、船票等;安排好送站车辆和人员;还要帮助个别需要留下的与会人员解决食宿问题等。
会中事务的管理工作主要包括会议签到、会场服务和会议进程三个方面。
会后:会议结束后如果不能及时做好会后工作,其效果都会受到严重的影响,因此,会后工作在整个会议管理事务中是相当重要的。
一般情况下,会后工作内容包括:整理会议记录,总结会议内容,立卷归纳会议文件,撰写会议简报,撰写会议纪要,总结会务经验以及检查催办等方面。对会后工作,会务人员应按部就班做好,不可遗漏,不可拖延。
(说明:会前、中、后事务具体操作细则在此略去,在实际工作中可指导)
