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第1篇 物业管理公司公文管理制度
物业管理公司公文管理制度
(七)
第一条 总则1.山东物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间,建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。
为使公文管理制度化、规范化,特制订本制度。
2. 公文处理必须做到准确、及时、安全。
3. 各类文稿均应符合公文规范,做到公文种类正确,标题完整,格式规范,内容简明,措辞妥当,发送单位清楚, 齐备。
4. 一般不能越级行文,呈报的公文应一文一事,正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。
第二条 公文分类1.行文分类要求
1)按收文和发文对象,分为对外行文和内部行文;2)按是否编号,分为编号文和不编号文;3.)编号文按刊印方式,分为公司发文和内部刊物;
4)按公文保密等级,分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密:公司董事长签发的相关文件;
机密:公司副总经理签发的相关文件;
秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;2.介绍信
1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。
介绍信由专人管理。
凡需要出具者,须经部门经理以上级领导批准;2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;3.)不允许开具空白介绍信;
如确有必要,须征得公司领导授权人同意;
4)介绍信存根应妥善保管、归档;
5)因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还;
6)如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门经理或办公室报告,及时采取相应措施;3.内部出版物内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。
(如:'山东物业管理有限公司内刊'、'客户通讯')4.不编号文的范围
1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;3.)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;
学术性、知识性资料;
其他非正式材料;
4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;
5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。
第三条 收(发)文1.实行收、发文登记管理制度。
需要分别记入'收、发文登记簿'的公文包括:
1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;2)发文类:公司下发的文件,寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;3.除急件外,前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;
第四条 公文格式1.凡以山东物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文,一律采用公司统一印制的公文纸;2.公司内部行文采用统一印制的'内部联络单';3.各部门对总经理呈送的报告,采用统一印制的'呈报批示单';4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、 、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。
如有 ,应在正文之后注明 名称和顺序;
5.公文纸一般用a4型,左侧装订;6.字体字号选用:公文版头为小初号加黑宋体字;
公文大标题选用二号(小二号)宋体字;
小标题选用三号宋体字;
公文正文、抄送、抄报、印发说明、 说明等均采用四号宋体字;
密级采用三号黑体字。
第五条 公文办理1.草拟公文
1)首页要使用公司统一的公文格式;2)人名、地名、数字、引文要准确。
时间应写具体的 ,年份要写全,统一用汉字书写,如二零零四年五月八日;3.)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。
在同一公文中,数字的使用要保持前后一致。
2. 会签
1)会签是指对草拟的公司重要文件,由公司各级相关领导进行审阅,在文件会签单提出意见,反馈文件起草部门进行修改后下发;2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等,在正式下发前必须先经过公司领导会签;3.)凡对外发出的正式函件,如内容涉及具体专业事务时,应由涉及的专业部门负责人会签;3.行文字号
1)
5.3.1 公司:鲁字[200]第号 2)
5.3.2 直属部门:鲁字[200]第号为直属部门代字,具体如下:办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环签发公文必须经过发文单位负责人签发。
以各部门名义行文的公文,由各部门负责人签发。
以公司名义发出的正式文件,必须经过总经理或其授权人签发。
4. 执行
1)办公室负责将以公司名义发出的公文复印一份送执行单位办理,公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);2)缮印的一切公文须有签署,符合格式,字迹清楚,整洁美观,校对无误,份数准确;3.)对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章;
4)封发公文时要对公文进行检查,防止差错。
急、密件要在信封上加注急、密字样。
限时送到的公文和亲启公文要注明要求;
5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件,收文部门必须在'文件签收单'上签字,并交公司办公室存档备查。
第六条 公文归档1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;2.若办文部门必须使用正本时,可暂时借出,使用后归还,若正本必须借出且无法取回,可存档复印件;3.存档文件按照档案管理规定执行,保存期满列表报准监销;4.除办公室留存档案原件外,各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。
个人不得保存应存档的公文。
第七条 责任1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。
会签人对公文专业内容承担专业技术责任;2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对,应承担相应的管理责任和连带责任;3.拟稿人应全面领会办文要求,并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力,对公文内容承担直接责任;4.校对人以原稿为根据,应做到校对字迹清晰,每次校对的错漏率应小于1‰,对发文中出现的校对错误承担直接责任。
第八条 附则本文中未能包括之公文,可依据公司大原则制定相应行文办法,并上报批准后执行。
第2篇 物业管理公司公文管理制度7
物业管理公司公文管理制度(七)
第一条 总则
1.山东xx物业管理有限公司公文是公司同国家机关、社会组织、其他企事业单位之间以及公司内各部门之间,建立正式信息沟通渠道的主要文字工具。为使公文管理制度化、规范化,特制订本制度。
2.公文处理必须做到准确、及时、安全。
3.各类文稿均应符合公文规范,做到公文种类正确,标题完整,格式规范,内容简明,措辞妥当,发送单位清楚,附件齐备。
4.一般不能越级行文,呈报的公文应一文一事,正式行文及签署合同的应使用公司或项目名称全称。
第二条 公文分类
1.行文分类要求
1)按收文和发文对象,分为对外行文和内部行文;
2)按是否编号,分为编号文和不编号文;
3)编号文按刊印方式,分为公司发文和内部刊物;
4)按公文保密等级,分为绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
绝密:公司董事长签发的相关文件;
机密:公司副总经理签发的相关文件;
秘密:在公司一定范围内执行、下发的其他文件;
2.介绍信
1)公司办公室是公司(项目)介绍信的管理者。介绍信由专人管理。凡需要出具者,须经部门经理以上级领导批准;
2)开具的介绍信要有编号并加盖骑缝章;
3)不允许开具空白介绍信;如确有必要,须征得公司领导授权人同意;
4)介绍信存根应妥善保管、归档;
5)因情况变化,介绍信领用人没有使用介绍信,应即退还;
6)如若发现介绍信丢失,领用人应立即向部门经理或办公室报告,及时采取相应措施;
3.内部出版物
内部固定出版物是以公司或下属部门和公司的名义编发、采用自定刊头和单独编号。(如:'山东xx物业管理有限公司内刊'、'客户通讯')
4.不编号文的范围
1)有关公司内部日常事务的文书:如例行会议和活动的一般性通知;
2)由个人署名(注明所任公司职务)或以公司及下属部门和公司的名义向个人发出的非正式函件;
3)非正式对外发出的下列文书材料:为有关部门和机构及其负责人代拟的文稿;学术性、知识性资料;其他非正式材料;
4)内部管理规章制度、工作总结和业务规划等;
5)备忘录和其他不需要编号的对外行文和内部行文。
第三条 收(发)文
1.实行收、发文登记管理制度。需要分别记入'收、发文登记簿'的公文包括:
1)收文类:限时专送件、挂号信、特快专递、汇款单、属公文类的文件和传真等;
2)发文类:公司下发的文件,寄出的商务信函、以公司名义下发或对外发出的商务传真以及需由办公室转发到各部门、各项目的传真;
2.公文传真的收、发(除各部门可自行发送的传真)均由前台负责;
3.除急件外,前台每日下午3:00前将各部门提交的需发送的信件汇总发出;
第四条 公文格式
1.凡以山东xx物业管理有限公司的名义对外、对内发出的正式公文,一律采用公司统一印制的公文纸;
2.公司内部行文采用统一印制的'内部联络单';
3.各部门对总经理呈送的报告,采用统一印制的'呈报批示单';
4.公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送(报)单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送(报)单位等部分组成。如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序;
5.公文纸一般用a4型,左侧装订;
6.字体字号选用:
公文版头为小初号加黑宋体字;
公文大标题选用二号(小二号)宋体字;小标题选用三号宋体字;
公文正文、抄送、抄报、印发说明、附件说明等均采用四号宋体字;
密级采用三号黑体字。
第五条 公文办理
1.草拟公文
1)首页要使用公司统一的公文格式;
2)人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月,年份要写全,统一用汉字书写,如二零零四年五月八日;
3)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。在同一公文中,数字的使用要保持前后一致。
2.会签
1)会签是指对草拟的公司重要文件,由公司各级相关领导进行审阅,在文件会签单提出意见,反馈文件起草部门进行修改后下发;
2)凡以公司名义向公司内各部门发出的规章制度、决定、决议等,在正式下发前必须先经过公司领导会签;
3)凡对外发出的正式函件,如内容涉及具体专业事务时,应由涉及的专业部门负责人会签;
3.行文字号
1)5.3.1公司:鲁xx字[200*]第***号
2)5.3.2直属部门:鲁xxx字[200*]第***号
x为直属部门代字,具体如下:
办公室----办、管理处----管、市场部---市、财务部-----财、经营管理部---经、保安部--保、环境服务部--环
签发公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门名义行文的公文,由各部门负责人签发。以公司名义发出的正式文件,必须经过总经理或其授权人签发。
4.执行
1)办公室负责将以公司名义发出的公文复印一份送执行单位办理,公文正本归档存查(特殊情况下可留存复印件);
2)缮印的一切公文须有签署,符合格式,字迹清楚,整洁美观,校对无误,份数准确;
3)对于不符合要求的公文,监印人可不予盖章;
4)封发公文时要对公文进行检查,防止差错。急、密件要在信封上加注急、密字样。限时送到的公文和亲启公文要注明要求;
5)公司发出的规章制度、决议、决定、通知、会议纪要等文件,收文部门必须在'文件签收单'上签字,并交公司办公室存档备查。
第六条 公文归档
1.任何以公司、项目名义签发的公文正本均需交办公室归档存查;
2.若办文部门必须使用正本时,可暂时借出,使用后归还,若正本必须借出且无法取回,可存档复印件;
3.存档文件按照档案管理规定执行,保存期满列表报准监销;
4.除办公室留存档案原件外,各部门的发文由部门指定专人负责归档、保管复印件。个人不得保存应存档的公文。
第七条责任
1.签发人对公文主题和内容承担领导责任。会签人对公文专业内容承担专业技术责任;
2.办文部门负责人应对所经办的公文内容认真审查、核对,应承担相应的管理责任和连带责任;
3.拟稿人应全面领会办文要求,并具备准确表达这一要求的专业知识和写作能力,对公文内容承担直接责任;
4.校对人以原稿为根据,应做到校对字迹清晰,每次校对的错漏率应小于1‰,对发文中出现的校对错误承担直接责任。
第八条 附则
本文中未能包括之公文,可依据公司大原则制定相应行文办法,并上报批准后执行。
