置业地产会议管理制度
一、会议管理制度
1.会议组织
第一条公司级会议:公司员工大会、公司技术人员会议以及各代表大会,应报请总经理办公室批准后,由各部门分别负责组织召开。
第二条 专业会议:即全公司的技术、业务综合会,由分管副总经理、主管业务部门负责组织。
第三条 系统和部门工作会:各部门召开的工作会议,由各部门主管决定召开并负责组织。
第四条 班组会:由各班组长决定并主持召开。
第五条 上级公司或外单位在我公司召开的会议或业务会,一律由总经理办公室受理安排,有关业务对口部门协助做好会务工作。
2.会议安排
第六条 为避免会议过多或重复,公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定时间、地点、内容组织召开。
第七条 凡涉及多个部门主管参加的各种会议,均须于会议召开一周前经分管副总经理批准后,分别报总办汇总,并由总经理办公室统一安排方可召开。
第八条 总经理办公室每周五应将公司例会统一平衡编排分发到主要管理人员,如需改动,提前两天报总经理办公室调整。
第九条对于准备不充分,重复性或无多大作用的会议,总办有权拒绝安排,对于参会人员相同,内容相近,时间相近的几个会议,总办有权安排合并召开。
第十条各部门会议的会期,必须服从公司统一安排,各部门会不应与公司例会同期召开,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
3. 会议的准备
第十一条 会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案,落实会场,安排座位,备好茶具茶水、奖品、纪念品,通知与会者等)。
第十二条 参加公司办公例会的人员无特殊原因不能请假,如请假需经主持人批准。
第十三条 有以下原因,副总裁以上的高层管理人员可提议临时或提前召开公司办公例会:
①有重要事项需提交公司办公例会讨论决定。
②各部门重要业务管理人员的录用及辞退。
第十四条 《会议纪要》属公司内部重要文件,具有一定范围的保密性,未经批准不得外传。
第十五条 与会人员应知无不言,集思广义,一经会议决定之事应按期完成。
第十六条 与会人员必须严格遵守会议纪律,不得随意走动,不得使用手机、传呼机等。
二、会议管理规定
第十七条 公司中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次,会议参加人为公司总裁、副总裁、各部门主任等领导成员,就一定时期工作事项做出研究和决策。
第十八条 公司办公例会由公司行政管理部组织,行政部门应于会前三天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员,并在会后24小时之内整理发布《会议纪要》。
第十九条 《会议纪要》的形成与签发,要与会的领导班子成员签字确认后,形成文件签发,并存档。
三、每周例会制度
第二十条 部门管理人员例会每周举行一次,由总经理主持,副总经理及各部门经理级人员参加。
第二十一条 会议传达主管或上级公司文件,董事会、总办会议精神,各部门汇报一周工作情况,以及总经理对本周工作的总评。
第二十二条 会议上允许持有不同观点和保留意见,但会上一旦形成决议,无论个人同意与否,都应认真执行。
第二十三条 严守会议纪律,保守会议秘密,在会议决议未正式公布以前,不得私自泄露会议内容,影响决议实施。
四、会议规程
第二十四条 会议程序
①一般性经营、产销、办公、营业、专案会议,会议主席要报告10分钟。
②上次议案回顾讨论20分钟。
③业务成果报告20分钟。
④部门协调及讨论事项30分钟。
⑤管理制度研讨事项20分钟。
⑥未决议事项复议10分钟。
⑦上级领导报告10分钟。
⑧主席结论10分钟。
第二十五条 会议规范、本公司各项会议的通知应在3天以前发出,会议的时间、地点,应有固定的负责者,重大会议记录由主席指派。
第二十六条 各部门的经营性会议、政务会议、营业会议等,每周一下午由总经理担任主席,各部门主管参加,会议确定管理策略,听取汇报,决定一周的工作重点,协调各部门一周内的业务活动。
五、会议事务处理规定
第二十七条 会议计划检查要点:会议名称、开会地点、开会日期、开会时间、会议宗旨及议题,与会单位、人员、人数、主持人,会议召集单位,会议主要工作人员,与会者应备材料,会场标示资料,召集者拟分发资料。
会议筹备审核要点:会议目的,会议要领,会议通知,会议准备。
会议活动细节审核要点:
1)活动的主旨
2)活动的规范
3)预算
4)招待对象的层次
5)总人数
6)活动日期及时间
7)活动天数
8)筹备单位
9)活动负责人
10)活动作用明细分工表
11)会场的预订
12)制作来宾名册
13)邀请函
14)纪念品
15)交通工具
16)酬谢费
17)会场布置
18)宴会的形式
19)看板、指示板数
20)拍照摄影
21)选择桌子
22)座位顺序
23)胸章、名牌
24)新闻
25)资料的收发
26)住宿::安排
27)特设专用柜台
28)制服的负担范围
29)安排用餐
30)活动行程方面
31)服务柜台的工作
32)宾馆费用
六、会议管理要点
第二十八条 严格遵守会议的开始时间,把会议的事项的顺序与时间分配预先告知与会者。
第二十九条 会议中应注意发言人是否偏离议题,注意引导不要过于冗长,如必须延长时间时,应取得大家同意。
; 第三十条 会议不可长篇大论,也不可沉默到底,不要胡言乱语,不要中途退席。
七、会议室、接待室、会场的管理规定
第三十一条 会议室、接待室是公司举行会议,接待客户的场所,一定要严加管理,规范使用,营造一个良好工作环境,非工作人员不得随意进入接待室和会议室。
第三十二条 接待室有专人负责,引见、招待、接送来宾,任何人员不得移动会议室、接待室的家具及物品。
第三十三条 会场布置前必须考虑周详,分工明确。
第三十四条 绿化布置力求整齐、美观,植物干净、无尘、无虫,台前插花要卫生清洁,色彩鲜艳,造型端庄。
第三十五条 布置完毕后,应清理好现场,再重新清理、确认,以取得最佳布置效果
