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第1篇 q企业档案的管理制度
档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件。其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保存一份,财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房,各处、部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。
4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5、库存档案必须图物相符,帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经综合处处长批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第2篇 房地产开发企业档案管理制度
房地产开发有限责任公司档案管理制度:
1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
2. 档案的管理机构
2.1 公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任具体负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常具体工作。
2.2 文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。
2.3 各部室、各单位或个人视实际需要,经公司领导批准后可留存影本。
2.4 公司档案员(兼)主要工作职责
2.4 .1 制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.4 .2 对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.4 .3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4 .4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.4 .5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
3． 归档范围
3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存)
3.2 公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类计划指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存)
3.3 公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存)
3.4 公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存)
3.5 公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存)
3.6 公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存)
3.7 公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存)
3.8 公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存)
3.9 公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存)
3.1 0公司财务凭证。(由财务料整理并保存)
3.1 1 公司劳资人力资源资料。包括公司员工招聘、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存)
3.1 2公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存)
3.1 3公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存)
3.1 4 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存)
3.1 5题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存)
4. 档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
5. 档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。
5.1 立卷归档的时间
5.1.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。
5.1.2 对于在外地施工部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3 立卷归档的要求
5.2.1 各部室设立兼职归档员,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。
5.2.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
5.2.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.2.4 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5.2.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
5.2.6 立卷应以各部室形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.2.7 立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
5.2.8 立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.2.9 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
5.2.1 0 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
5.2.1 1 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
5.2.1 2 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6. 档案的借阅
6.1 档案只供本公司利用,一般不外借。如情况特殊,须经公司总经理批准后方可查阅。
6.2 各部室工作人员可直接查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。
6.3 档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。
6.4 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
6.5 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
6.7 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
7. 档案保密要求
7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
7.2 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。
7.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经公司总经理批准。
7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
7.6 企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
8. 超期档案的销毁
8.1 对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。
8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
8.3 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
9. 档案的保管档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。
第3篇 f房地产开发企业档案管理制度
房地产开发有限责任公司档案管理制度:
1.主要内容及适用范围本制度规定了本公司档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
2.档案的管理机构
2.1公司办公室是档案管理机构,公司办公室主任具体负责档案的日常管理工作,公司档案员(兼)做日常具体工作。
2.2 文书结案后,财务资料,技术资料,房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、技术部、销售部、合同部归档并保存;工程技术资料由技术部负责归档,工程完工后移交滨海新区大港档案馆;其余资料原稿由公司办公室归档并保存。
2.3 各部室、各单位或个人视实际需要,经公司领导批准后可留存影本。
2.4公司档案员(兼)主要工作职责
2.4.1 制定或参与制定档案工作的规章制度;
2.4.2 对公司各部室、各单位文件材料的归档工作,进行指导和监督;
2.4.3 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作;
2.4.4 做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;
2.4.5 提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。
3. 归档范围
3.1 政府及上级部门法规性文件资料。包括上级颁发、需公司执行的,或由行业发行的各种标准、规章制度等。(由办公室负责归档并保存)
3.2 公司内部文件资料。包括由公司股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录;公司iso9000体系文件;公司总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划;公司年度、月度工作总结和调查报告。公司各类计划指标、技术指标、营销指标、公司大事记等。(由办公室负责归档并保存)
3.3公司内部资质资料。包括法人营业执照、企业代码证、资质证书。(由办公室负责归档并保存)
3.4公司项目开发资料。包括国有土地许可证、建设用地批准书、建设用地规划许可证、施工许可证、预售许可证等。(由开发部负责归档移交办公室保存)
3.5公司工程技术资料。包括各类工程图纸等。(由技术部负责归档并保存)
3.6公司项目合同审计资料。包括各种合同、勤达公司的各种合同等。(由合同审计部负责归档并保存)
3.7公司项目预决算资料。(由预决算部负责归档并保存)
3.8公司项目施工资料。包括公司备案资料、桩基竣工资料、标志牌申请表、竣工备案通知书。(由工程部负责归档,并移交滨海新区大港档案馆保存)
3.9公司房屋销售资料。包括公司上报的、在日常房屋销售活动中形成的原始记录和凭证、合同书、协议书等的原始记录和文本。(由销售部负责归档并保存)
3.10公司财务凭证。(由财务料整理并保存)
3.11 公司劳资人力资源资料。包括公司员工招聘、劳动合同、奖惩、考核、培训、任命、工资审核记录等相关资料。(由办公室负责归档并保存)
3.12公司法律文书资料。(由合同部负责归档并保存)
3.13公司荣誉证书资料。公司和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。(由办公室负责归档并保存)
3.14 声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。(由办公室负责归档并保存)
3.15题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。(由办公室负责归档并保存)
4.档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
5.档案的收集就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由各部室、各单位定期进行整理、立卷、移交公司办公室进行归档。
5.1 立卷归档的时间
5.1.1 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在十日内整理并保存,需移交办公室立卷归档的要在十日内办理交接手续。
5.1.2 对于在外地施工部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。
5.3 立卷归档的要求
5.2.1 各部室设立兼职归档员,兼职归档员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料进行装订后,交档案室立卷归档。
5.2.2 移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
5.2.3 归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起
5.2.4 立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
5.2.5 填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
5.2.6 立卷应以各部室形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。
5.2.7 立卷应以部室为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。
5.2.8 立卷应把上级文件与公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。
5.2.9 立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。
5.2.10 文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。
5.2.11 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
5.2.12 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
6.档案的借阅
6.1 档案只供本公司利用,一般不外借。如情况特殊,须经公司总经理批准后方可查阅。
6.2 各部室工作人员可直接查非密级档案资料。公司重要文件和有密级的档案,经公司总经理批准后方可借阅。
6.3 档案借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借。
6.4 对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。
6.5 必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。
6.6 档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
6.7 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。
7.档案保密要求
7.1 档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。
7.2 有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司总经理批准。
7.4 有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经公司总经理批准。
7.5 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。
7.6企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。
8.超期档案的销毁
8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报公司总经理批准后,按规定销毁。
8.2 经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。
8.3 销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。
9.档案的保管档案保管工作应做到四不:
不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。
第4篇 药业企业档案管理制度
xx药业档案管理制度
1.目 的:为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。
2.适用范围:本制度适用于总公司及各分子公司。
3.权责说明:
3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。
3.2公司员工有保护档案的义务,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.3公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。
3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。
3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作,以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。
4.档案归档
4.1归档资料包括
4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、工作计划、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等),已签署生效并接收的关联公司文档。
4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。
4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。
4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。
4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。
4.2归档方法
4.2.1文件、资料的正件与附件,正本与底稿等应一起归档。原件正本必须归档,执行机构只能留用原件副本或复印件。
4.2.2卷内文件排列有序,须条理、系统化,按时间顺序和重要程度排列,使卷内文件形成一个有机整体。
4.2.3案卷封面字迹应工整、清晰,封面用毛笔或钢笔书写。
4.2.4注明起止日期、件数、页数。附详细卷内目录。
4.3归档要求
4.3.1归档资料必须具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档,相关业务应尽量归于同类。
4.3.2归档资料必须层次分明,按时间及阶段归档以便符合其形成规律。
4.3.3归档资料必须符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的所有方面;归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程,任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。
4.3.4公司员工因外出参观学习、参加重要的会议收集的各种材料必须归档,未经签署归档意见,财务部不报销差旅费。
4.3.5当年形成的各种材料,次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档,重要的文件需及时归档。
4.3.6归档的文件必须符合归档的要求。
4.3.7归档时应填写移交清单,履行交接手续。
5.档案保管
5.1归档资料需进行登记,编制归档目录。
5.2档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5.3属于公司保管的档案:公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作,并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。
5.4属部门和子公司保管的档案:各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。
5.5公司总经办应有存放档案的档案室,各部门、各子公司应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
5.7所有档案资料必须分类长期保存,不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的,将处罚责任人。
6.档案借阅
6.1档案属于公司机密,未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。
6.2借阅档案,借阅人必须履行登记、签收手续,并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为:档案名称、等级分类,借阅事由,时间,借阅人,负责人,经手人等内容,表格由公司统一制定。
6.3借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印,不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等,归还时保证档案材料完整无损。
7.档案保密制度
7.1档案级别分为绝密、机密、秘密三个等级案,分别用文字标示。拟制文件时,需在文件首页右上角标注密级。
7.1.1绝密档案:涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。
7.1.2机密档案:公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。
7.1.3秘密档案:可内部公开的一般文件资料。
7.2借、查、阅秘密级以上文件不准抄录、照像,不准带离办公区域。
7.3复制秘密级以上文件需经分管领导以上人员批准,与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。
7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。
7.5外出工作携带秘密级以上文件,必须有保证文件安全的措施。
7.6严禁将秘密级以上文件的废品向收购站出售。
7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者,不得向无关人员谈论档案内容。
8.档案销毁
8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。
8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8.3销毁档案时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
9.附则
9.1 本规
定由总经办负责解释。
9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
9.3 本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附:
第5篇 企业档案管理办法制度
为了将公司档案纳入规范化管理,特制订本制度。
1、档案管理内容:公司将规划、方案、各级文件、内部规章制度、董事会、股东会及重要会议材料、人事资料、信用材料、合同、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、设备资料、各级报告、荣誉证书、土地、房产资料等具有可查性或参考价值的文件资料归档管理。各部门内部形成的文件、规定、资料等应主动整理好提交公司档案室存档,以便备查,整理事记等。
2、档案登记:档案室建立档案登记簿,将所有档案详细分类登记,分类管理。存档者须在登记簿上签名,方可将资料入档,否则档案管理员不予接受。
3、档案的查阅:
(1)任何人查阅档案,如需在档案室内短时间查阅可不打借条;如需在档案室之外查阅使用,必须打借条方可借给。每次最长时间不得超过五天。
(2)公司各部门经理及相当于此级别以上管理人员查阅档案可通过档案管理员直接办理查阅手续。其他人员需查阅档案时,必须有本部门经理以上管理人员书面证明,方可到档案管理员处办理查阅手续。如遇特殊情况,必须由综合管理部经理批准证明方可查阅。
4、档案的保护:
(1)查阅者必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密。
(2)严禁擅自翻印、抄录、拷贝、转借,更不得遗失。如确实需要抄录和复制,必须由总经理签字的批准申请方可抄录或复制。
(3)微机室及有电脑的部门严禁为无总经理签名(复印签名视为无签名)的档案资料(特别是技术、设备、标准资料)打印、拷贝或复印。否则,对责任人每次罚款200元。
(4)任何档案严禁带出公司大门。如确因外出加工配件等须携带有关技术资料或图纸,必须由分管经理签字批准,保卫方可放行。否则,如被保卫查出未经分管经理批准蓄意带出者,须查明原因报综合管理部,并每次对当事人罚款200元-**元。如保卫未查出,被带出公司以外而造成损失的,除对当事人罚款外,由当事人承担一切损失,同时对责任保卫失职罚款100元。未造成损失的,除对当事人罚款外,对责任保卫失职罚款50元。
5、公司购买设备时的随机技术资料、说明书、装箱单等,员工外出学习时发放的学习资料,聘请师傅提供的技术资料、设备资料等,申请购买的技术资料等,必须在到达公司24小时到档案管理员处办理登记存档手续,否则每拖延24小时对责任人罚款50元。
6、需长期借出专人使用的,必须由专用人员写出书面借条,报总经理签名批准后借出,并由档案员办理登记手续。专用人员必须妥善保存,严禁外传、泄露秘密。否则,视情节轻重罚款1000-10000元,并承担公司一切损失。
7、人力资源科将公司人事资料、员工罚款资料建立微机档案,进行微机管理,并确保查询打印的资料完整准确无误。
8、档案管理员每年1-2月份对公司上年度在微机内存贮的规划、规章制度、人事资料、合同、协议、工资档案、学习材料、发言材料、技术资料、报告等具有可查考价值的文件资料分类整理拷贝,标明名目后,存档备查。
第6篇 房地产企业档案管理制度
房地产企业档案管理制度
档案是公司在经营管理活动中形成的具有保存和利用价值的资料,对公司开展各项经营业务具有指导性、参考性和依据性。公司为加强对档案的收集、整理和管理,有效地保护和利用档案资源,特制定本办法。
云鼎房地产发展有限公司档案是指政府与上级领导、公司领导和公司各部门在工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像及电子文件等不同形式的历史纪录资料或材料。
1、文书立卷
(1)、文书立卷归档是公司办公室和各职能部门的工作任务之一。立卷归档工作要求:文件收集完整,文件制成材料、书写材料符合要求,组卷合理,案卷标题、封面、卷内目录、备考表填写规范,装订结实美观,案卷排列有序。
(2)、办公室及各职能部门应随时或每年年底将办理完毕的归档文件,收集整理后移交给档案管理人员,移交的文件必须完整规范,符合归档质量要求。
(3)、文件组卷按年度并遵循文件材料的形成规律和特点、保持文件之间有机联系、便于保管和利用的原则;组卷以问题为主,一个问题的请示、批复及联系密切的文件组成一卷。
(4)、卷内文件按问题、时间、作者、单位等方法排列。文件排列:印本在前,签发稿在后;本单位的批复在前,下级单位的请示在后;本单位的请示在前,上级单位的批复在后;复制件在前,原件在后。
2、档案管理
(1)、公司办公室负责收集、整理、保管公司党、政、工、团、经营管理及一切经办公室收发的文件、材料、信函等;各职能部门负责收集整理本部门的相关文件,年底将本年度案卷移交办公室保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度,维护档案完整与安全。
(2)、办公室接收归档文件时,要填写'档案移交单',详细清点,并由双方经手人在单上签字,各执一份。
(3)、档案人员调离工作时,离职前需将本人保管的档案数量级状况交代清楚,并办理书面交接手续。
(4)、文书材料每年立卷归档一次,办公室和各职能部门将整理完整的前一年文件登记造册,于第二年第一季度末向档案部门移交。
(5)、档案管理员将文书档案按年代、组织机构整理,保持文件的历史联系,卷内文件按科目、时间、作者、问题、名称系统排列并装订成册。
(6)、卷内文件按时间、重要程度、问题分类顺序排列。具有保存价值的属于同一问题、同一时期的文件应尽量组织在一个保管单位里;某个问题向上级机关的请示、报告及上级机关对此文件的批复、通知应立卷在一起。
(7)、文件保管年限分为永久、长期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要职能活动,对公司工作有长远利用价值的档案列为永久保管;反映公司一般工作活动,在较长时间内对公司工作具有参考价值的文件列为长期保管;在较短时间内对公司有参考价值的文件材料列为短期保管。
(8)、对无保存价值需销毁的文件资料要登记造册,经公司主管领导批准后方可处理。
(9)、办公适应建立档案等绩、统计制度,对收进、移出、销毁案卷必须在专设的账簿上登记,对保管、利用情况进行统计。
3、档案借阅
(1)、公司内部员工借阅公司重要、机密的文件资料,需经总经理或分管副总批准。
(2)、档案室档案原则上不借出室外,因工作需要,须借出档案,经档案部门主管领导批准后,可办理借出手续。借阅人应妥善保管档案资料,不得擅自复制、转借、涂改、拆卷、损坏和丢失,发生问题须报档案部门主管领导或公司领导。
(3)、借阅档案文件需认真、逐项填写借阅登记表,写明借阅用途,用后及时归还。
(4)、外单位人员利用档案资料,除遵守公司内部借阅制度外,只限在档案室内阅览,不得借出,特殊情况须经公司领导批准。
(5)、本办法由办公室负责解释。
第7篇 工贸企业档案管理制度
一、目的
安全生产管理文件使用及档案管理的失控将会给安全生产管理工作带来重大的影响。为加强对档案资料的管理，明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等，确保资料保存的完整性、连续性、真实性和准确性，以便后续借鉴；使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化。
二、 适用范围
本制度适用于本公司的安全生产管理文件使用及档案管理。
三、 机构与职责
3.1公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责，根据档案的重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
3.2 各部门资料管理：所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
四 、档案管理程序
4.1安全生产档案归档范围包括：
（1）安全生产管理委员会人员名单及变动记录，安全标准化体系各类文件。
（2）安全机构设置情况及专职、兼职安全员名单；
（3）特种作业人员操作资格证件及人员名单；
（4）特种设备清单及有关档案资料；
（5）危险源（点）资料及三级危险源（点）管理清单；
（6）作业环境监测资料（地压监测、岩石移动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等）；
（7）职工健康档案及健康监护资料；
（8）职业病人档案及监护资料；
（9）安全生产检查记录及整改情况；
（10）安全例会及安全日、月活动记录。
（11）职工代表大会关于安全生产的提案及整改落实情况；
（12）安全生产事故记录和统计资料；
（13）职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料；
（14）安全生产管理制度及岗位操作规程及作业安全规程，并汇编成册；
（15）安全措施费用的提取和使用情况；
（16）安全教育培训记录；
（17）事故应急救援预案，事故应急救援演练及实施记录；
4.1.1档案质量
4.1.2档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
4.1.3档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
4.1.4档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4.1.5档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
4.1.6档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
4.2立档
4.2.1档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
4.2.3档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
4.3 归档类别
4.3.1 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。
企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别：
（一）安全组织
（二）安全规章制度
（三）监督执法检查
（四）安全检查
（五）教育培训
（六）安全投入
（七）工伤保险
（八）职业病防治
（九）劳动防护用品
（十）“三同时”管理
（十一）安全防护设备管理
（十二）安全用电管理
（十三）特种设备管理
（十四）事故管理
4.3.2 特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。
4.3.3 特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。
4.4档案编号
4.4.1档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4.4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
4.4.3公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
4.5归档及保存年限
4.5.1归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
4.5.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技术管理制度、办法、总结，自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料；
4.5.2.2 30年
安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、应急演练活动文件材料
4.5.3 公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
4.5.4 归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
4.5.5 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
4.6 档案日常管理
4.6.1借阅
4.6.1.1借阅手续：
（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，在记录上写明“已还”字样。
4.6.1.2借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
4.6.1.3借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。
4.6.1.4借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
4.6.2销毁
4.6.2.1每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
4.6.2.2销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：
移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
4.6.3.2移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
4.6.4.2 档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
4.6.4.3 爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
4.7档案库房管理
设置专门的档案库，对上述要求档案管理的资料进行管理，档案库要按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房安全管理要求，配备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设施、遮光窗帘、防虫药品等档案安全保管设施和用品。应关注电子媒体文件和档案的管理，确认是否有规定，能否及时修改等。
4.8附则
在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报办公室备案后，与本制度具有同等效力。
第8篇 企业档案管理制度
企业档案管理制度（一）
一、档案管理机构及其职责
1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理；二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案；各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。
4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5 、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件；属人事问题的，由劳资员保存原件；属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6 、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。
7 、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8 、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
三、档案保管制度
1 、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3 、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。
4 、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5 、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6 、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7 、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8 、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
四、档案借阅制度
1 、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2 、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准；借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。
3 、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4 、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。
5 、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6 、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
7 、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
企业档案管理制度（二）
一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。
二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。
四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。(www.)对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。
六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。
七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。
八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。
九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。
十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。
企业档案管理制度（三）
一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
七、本制度即日起开始执行。
第9篇 q企业档案管理制度
档案管理制度
一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。
二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。
三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。
四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。
五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。
六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。
七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。
八、归档资料必须符合下列要求:
①文件材料齐全完整;
②根据档案内容合并整理、立卷;
③根据档案内容的历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。
九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。
十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。
十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。
