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第1篇 文书档案管理制度范本
1、目的与适用范围
本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则们及其管理方法,
本制度适用于公司文书档案的管理。
2、工作内容
2.1文书档案的归档
2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立卷移交归案。
2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。
2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和红墨水书写。
2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。
2.1.5归档的案卷必须符合下列要求:
2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。
2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过50个字,统一用黑笔写案卷。
2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。
2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。
2.2文书档案的整理和保管
2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立卷、登记入库保管,
2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。
2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。
2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。
2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保管。
2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施研究解决。
2.3文书档案的签定和销毁
2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。
2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。
2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。
2.3.4销毁时必须多人以上监销。销毁人和监销人均应在销毁单上签字,销毁清单和有关领导的签署材料永久保存。
2.4文书档案的统计利用
2.4.1档案室要定期或不定期编制有关统计表、主要内容、时间、案卷段、鉴定、销毁、借阅、复制等。
2.4.2档案人员要根据工作需要,编制各种检索工具,如案卷目录、索引等。
2.4.3文书档案和借阅必须履行借阅手续,借阅人对借阅的档案注意爱护、保密,严禁私自涂改和销毁。
2.4.4对带有保密性重要档案,要经广级领导审批,方可借阅,且只能在档案室借阅,不准持出,以防丢失,且不得擅自查阅与自己无关的部分。
第2篇 x畜牧水产局文书档案管理制度
一、认真贯彻执行党和国家的档案工作制度和保密制度,坚持集中统一管理的原则,确保文书档案完整齐全和绝对安全。
二、凡外来公函、电函、文件等,一律由办公室负责人或保密员收拆、统一登记编号、签出处理意见,分送有关领导或股站室阅办.上级机关来文,要及时报局领导阅示,并送有关股站室阅办和归档。
三、凡以局名义发出的文件,由承办者拟稿,经股站室负责人核稿后,交办公室负责人审核,再送局长或主管局长签发,由文印室统一编号、打印,办公室盖章发送.
四、文件借阅要办理登记手续,阅后迅速交档案室归档.除上级机关组织人事部门可以按规定办理手续借阅干部人事档案外,只有分管人事领导和人事股人员才能查阅干部人事档案。
五、档案管理人员和档案查阅者必须忠于职守,保守秘密,及时做好档案的材料收集、归档、整理等工作,保管、爱惜好档案。
第3篇 文书档案管理工作制度
1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。
2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。
3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。
4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。
5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。
6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。
7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。
9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。
第4篇 文书档案管理制度
文书档案管理制度（一）
1、文书立卷
每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。将文件按其形成的年度分开。
②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征（问题、作者、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案管理
将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用
准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计
建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。
5、档案鉴定
根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。
文书档案管理制度（二）
一、中心公文的起草、签发，不准用圆珠笔、铅笔、红色笔。
二、以中心名义制发的所有公文，由拟稿人编写发文稿纸，经分管领导或科负责人核稿签字后，由中心主任签发。
三、中心档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。
四、归档范围是国家、省、市、区文件；中心领导参加上级会议带回的主要文件材料；中心的文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料；中心制定的章程、制度、规定等文字材料；中心干部档案、干部花名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等内容。
五、归档时间
（一）文书档案，各科应随时形成；
（二）会计档案，由财务室整理编目并保存一年，在次年6月底前向档案室移交；
（三）声像档案，在声像档案形成后一个月内形成，当事人必须写好材料说明后整理交档案室；
（四）外出开会、考察、学习等活动带回的文件材料，按规定处理完毕后及时交档案室。
（五）各科档案应于每年12月底归档完毕。
六、归档要求
（一）各科的文件材料，由该科负责收集齐全、完整造册，年底交档案室管理。
（二）制作归档的文件材料，须用纸规格统一，字迹工整，且只能用碳素墨水或蓝黑墨水填写、修改、审批和签名，以便保护档案。
（三）凡以中心名义发出的文件，必须保存原稿，并附正式文件1份。
七、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。
八、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。
九、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救；对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。
十、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案必须妥善保管，严格借阅手续，未经中心领导同意不得借阅。
十一、借阅档案者，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损。未经批准，不得摘抄或复制档案。
十二、对失去保存价值的档案应编制销毁清册，写出销毁报告，报中心领导批准后销毁。销毁时，应指定二人以上工作人员监销，并在销毁册上签名。
十三、凡应归档的文件材料，承办部门均应按归档制度定期向档案室移交，任何个人不得据为己有，否则按《档案法》、《档案法实施办法》的有关条款规定予以处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
文书档案管理制度（三）
1、我院各科室、部门须对收到的各类文书档案及时登记，造册、传阅等须按我院收文处理流程进行处理，处理完毕及时上架归档，避免档案流失。
2、每年六月前把上一年的文书档案整理归类，按水矿总医院档案归类范围和分类标准进行归类并进行编目，整理完毕移交给党政办档案室。
3、党政办档案室须对我院各科室、部门移交给的档案进行验收，验收合格后，认真填写移交清单，经双方签字后才有效。
4、党政办档案室对档案进行归档，装订成册，建全宗目录等相关的档案整理工作。
5、我院的档案不得随意复制，须经党政办主任签字认可才得以复制。
6、凡涉保密文件概不对外查阅，须经分管院领导同意方可查阅。
7、党政办档案室的管理严格按照防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防尘进行管理。
8、档案人员应负责文件的收集、保管，并按期归档保证档案的齐全和完整，违反者应给予批评、行政或经济处罚。
9、档案遗失的人员处罚按《国家档案法》规定执行。
10、档案人员每月对档案管理状况进行全面检查，并作记录。如有特殊情况立即检查，发现问题向有关领导汇报，采取措施保护档案的安全。
11、档案人员对档案的收进、移交、销毁，全宗和案卷数，利用情况等及时做好统计工作。
12、档案人员要严格执行档案材料的鉴定销毁制度，维护档案材料的完整与安全，未经鉴定和批准的档案材料不得销毁。
13、档案人员应积极创造条件研究并采用新的科学技术，使档案管理逐步进入现代化、电子化管理。
第5篇 装饰公司文书档案管理制度
装饰工程公司文书档案管理制度
一、建档依据
根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》,结合本公司实际制定本制度。
二、建档原则
1、公文承办部门或承办人员应保证所经办文件的系统性、完整性,结案后须及时交专(兼)职文书人员归档。
2、经办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。
三、归档范围
1、重要的会议材料,包括:会议通知、决议、领导人的讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签定的合同、协议等文件材料。
5、本公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件材料。
6、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
7、本公司历史大记事以及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、档案的装订
1、由文档员或经办人负责组卷、编目,卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页码。
2、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
3、案卷封面、应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹工整、清晰。
4、案卷装订:装订前卷内文件材料要去掉金属物,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
5、案卷排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
第6篇 投资公司文书档案管理制度
投资开发公司文书档案管理制度
第一章 总则
第一条 为规范公司文书档案管理,维护档案材料的完整性、系统性和准确性,更好地促进公司各项工作,特制订本制度。
第二条 归档的文书档案应字迹清晰、完整有效。
第三条 本制度适用于公司办公室的文书档案管理工作。
第二章 文书档案管理职责
第四条 综合办公室是文书档案管理的职能部门,办公室派专人负责对文书档案的管理工作。
第五条 文书档案管理岗位职责:负责对文书档案材料的收集、鉴别、分类、装盒、归档和保管。
第三章 文书档案文件材料归档范围
第六条文书档案文件材料的归档范围
1.会议类
1.1公司召开的职工大会、年度工作会议材料;
1.2董事会、股东会会议材料;
1.3总经理办公会议记录、纪要;
1.4党支部会议记录、纪要;
1.5各类项目方面的评审会、专家论证会、协调会、座谈会及听证会等会议纪要、会议照片、录音等;
1.6参加上级及其他单位召开的会议带回的会议材料。
2.上级单位颁发的需公司执行的文件。
3.上级单位领导视察、检查公司工作时的指示、讲话、题词、照片等材料。
4.上级单位发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
5.公司的请示与上级单位的批复文件。
6.公司印发的各类文件与有关单位来往的文书。
7.公司反映主要职能活动的报告、总结。
8.公司的各种工作计划、总结、报告、财务年报、统计报表及简报。
9.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
10.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
11.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
12.公司成立、合并、变更、启用印章等文件材料。
13.反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
14.公司制定的章程、规章制度、业务管理规程等文件材料。
第四章 文书档案归档整理
第七条 归档文件是应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
第八条 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之有序化的过程。
第九条 归档文件整理的要求
1.归档文件要齐全完整,按年度―组织机构进行分类。
2.对跨年度文件的处理:年度计划、规划、总结、预决算、统计报表等放在针对年度;跨年度或多年度的的计划,放在针对的第一年;跨年度的规划放在针对的第一年整理;跨年度或多年度的总结,放在针对的最后一年;跨年度的请示与批复,放在复文年,没有复文的放在请示年;跨年度的会议文件放在会议开幕年,也可放在会议执行年。
3.归档文件整理工作由形成归档文件的业务部门负责。
3.1以公司名义发出的文件,归入公司机构类。由综合办公室档案管理员负责整理工作;
3.2以业务部门名义发出的文件材料,归入业务部门机构类,由各部门专门人员负责整理工作。
4.归档文件整理时所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5.归档文件整理应按照文件形成的规律,保持文件之间的有机联系,并按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
6.归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
7.不同年度形成的归档文件不应放入同一档案盒。
8.应使用规范的归档文件目录、备考表、档案盒。
第十条 归档文件整理程序
1.将归档文件以件为整理单位,进行文件级管理。
1.1每份文件为一件;
1.2文件正文、发文稿纸与底稿为一件,重要文件须保留历次修改稿的,其正文与历次底稿(包括定稿)各为一件;排列顺序为:正文、发文稿纸、底稿;
1.3正文与附件为一件,附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件;排列顺序为:正文、附件、发文稿纸、底稿;
1.4原件与复制件为一件;排列顺序为:原件、复制件;
1.5转发文与被转发文为一件;排列顺序为:转发文、被转发文、发文稿纸、底稿;
1.6报表、名册、图册等一册(本)为一件;
1.7来文与复文为一件;排列顺序为:复文、发文稿纸、来文。
2.按归档文件质量要求对破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。
2.1归档文件材料由于使用不当,产生文件材料破损、局部残缺等现象,应在装订前进行修裱(修补或托裱);
2.2对字迹模糊或易退变的文件,采用复印的方式进行复制,如:传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档;
2.3纸张幅面大于a4纸时需要对超大纸张加以折叠,如:报表、图样等。
3.去除易锈蚀的装订用品(订书钉、曲别针、大头针等),以避免对档案潜在的危害。
4.将归档文件按件装订,装订方式采用左上角装订,应将左、上侧对齐;便于翻阅利用。
5.在每件首页上端中间空白位置加盖归档章,按分类、排列次序逐件编号,并填写相关内容。
6.按分类方案和件号顺序填写归档文件目录。归档文件目录设置:件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
7.填写备考表,备考表放在盒内所有归档文件之后,用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。
8.按件号顺序装入统一规定的档案盒。
9.填写档案盒盒脊的项目,包括年度、机构、起止件号和盒号。
第十一条 文书档案整理归档工作应在每年4月底前完成。
第五章 文书档案保管
第十二条 档案要分类,保管要有条理,主次分明,存放科学。
第十三条 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
第十四条 经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
第十五条 严格遵守档
案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
第十六条 凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
第六章 档案借阅制度
第十七条 档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十八条 借阅档案,必须填写《档案借阅登记表》。借阅时间一律不得超过一周,必要时可以续借,但重要文件必须当天归还。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合办公室主任报总经理批准。
第十九条 严格遵守保密工作条例,档案管理人员和借阅人员均不得泄密,对密级高的档案,要经综合办公室主任批准后方可借阅。
第二十条 借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
第二十一条 借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第七章 其他
第二十二条 本制度自签发之日起执行。
第7篇 p粮食局文书档案管理制度
粮食局文书档案管理制度
一、本局文档的收集整理、编目立档和收发管理等工作,由办公室指定专人负责。文档管理人员要热爱本职工作,刻苦学习业务知识,不断提高业务水平和工作能力。
二、凡属本局在公务活动中形成的具有保存价值的文件、材料,都必须整理、立卷、归档。文件材料归档须及时、准确、完整,以利于保管、查找和利用,并保留原件。要编制档案保管期限表,分为永久、长期、短期三种立卷保存。档案的立卷归档工作应在第二年上半年内完成。
三、查阅文档必须办理手续。本单位人员查阅档案,由办公室主任批准;外单位须凭单位介绍信,经主管局长批准后方可查阅;档案资料一般不借出,如确需借出时,须经中心主任批准,并严格办理借阅手续,按期归还。
四、文档管理人员和借阅人员都要严格遵守保密、保管纪律,严防失、泄密事故发生。要爱护档案,不准擅自摘录、涂改、拆卷和转借,严格维护档案资料的完整和安全。
五、文档管理人员要定期进行档案的清理核对和安全检查,做到防火、防盗、防潮、防虫蛀,确保档案的安全、有效。
六、档案的鉴定销毁工作,必须按照有关规定和程序组织实施。
七、文档管理人员调动时,要做好档案的交接工作。
第8篇 d单位文书档案管理制度
为了贯彻执行《档案法》,适应办公自动化及档案管理规范化的要求,加强本局文书档案管理,制定本制度。
一、文件材料归档范围
(一)上级机关的文件材料。
1、上级召开的需要贯彻执行的会议的主要材料;
2、上级机关颁发的属于本局主管业务并要执行的文件,以及非本局主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
3、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本,上级机关转发本局的文件(包括报纸、刊物转载);
4、上级机关领导视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片和有保存价值的录音、录像等材料;
5、其他应当归档的文件材料。
(二)本级的文件材料。
1、局党组、行政领导会议文件材料,召开的工作会议、专题会议材料;
2、颁发的(包括转发及与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;
3、本级的请示与上级机关的批复文件,下级单位的请示与本级的批复文件;
4、内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;
5、检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;
6、内部职能部门汇总的统计报表和统计分析资料;
7、形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
8、党委、团委、工会等内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;
9、内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和本机关处理来信来访形成的记录、调查处理报告、统计分析等;
10、征用土地及基本建设工程施工文件材料;
11、制定的规章制度等文件材料;
12、年鉴、大事记、工作简报以及反映本局重要活动事件的剪报、声像材料、荣誉奖励证书。有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;
13、干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、录用、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡、奖惩,党员、团员、干部、工人名册、报表,转移关系存根等文件材料;
14、财产、物资、档案等交接凭证、清册;
15、编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本;
16、与有关单位和个人签订的各种合同、协议书等文件材料;
17、其他应当归档的文件材料。
(三)同级单位和非隶属单位的文件材料。
1、同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件;
2、相关单位对本局工作检查形成的重要文件;
3、同级单位和非隶属单位与本局联系、协商工作的重要来往文件等。
(四)下级单位的文件材料。
1、下级单位报送的重要工作计划、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;
2、下级单位报送的重要工作、重大活动等文件材料;
3、下级单位报送的备案材料等。
二、文件材料收集整理
(一)办公室是本局文件材料的“出入口”,指定专人负责收发文登记、送阅、收集、整理归档工作。
(二)各部门工作人员对办理完毕、属于归档范围的文件材料要收集齐全,及时转交本部门负责内勤工作的人员保管。
(三)各部门负责内勤工作的人员对本部门工作人员移交的属于归档范围的文件材料,要及时接收、清理、建档,如有缺少应立即采取补救措施,确保每件档案材料完整齐全。
(四)办公室每月或每季度将各部门保管的属于归档范围的文件材料进行收集、整理和补充,立卷保存。
(五)信息中心要在每月终了后3日内,将本局机关生成在局域网上的收、发文件刻录到电子光盘上(一式三份),交办公室保存。
(六)领导和机关各部门工作人员外出参加重要会议、重大活动后,应将与会议和活动有关的各种文件材料(包括音像、照片等)送交办公室登记、建档保存。
三、文书档案管理使用
(一)各种文书档案实行定人专管、入柜保存制度,任何个人都不得长期占用和私存文书档案。
(二)内部查、借阅文书档案,原则在文书档案存放场所进行,否则要履行查、借阅登记手续,并按期归还。外单位查阅文书档案,必须报经局分管领导批准,并履行登记手续。对需要复印档案、出具证明材料的,必须报分管局长批准,经认真审查后方可出具有关证明。否则一切后果由经办人负责。
(三)查、借阅文书档案人员不得剪裁、涂改、拆散、抽换文书档案材料,也不得在文书档案上作任何标记,更不得擅自将文书档案转借他人。
(四)销毁过期无效文件材料统一由办公室按规定办理,其他部门和个人不得擅自销毁文件材料。
(五)收发、传阅、保存和查、借阅“秘密”以上等级以及有限定收阅范围的文书档案,严格按《保密法》执行。
