湾丽酒店物资管理制度
丽湾酒店物资管理制度
酒店的物资管理包括食品原料、物料用品、布件、工程维修材料及在库低值易耗品等。加强酒店物资管理是降低经营成本,提高酒店经济效益的重要途径。
1、物资管理的主要任务:
(1)保证酒店经营活动的正常运行,促进管理水平的提高和经营业务的发展;
(2)在确保酒店服务质量的前提下,做好物资的合理采购和合理使用工作,加强仓储管理,堵塞漏洞,降低成本。
2、物资管理的基本方针:
供应有计划,计划有依据,储备、消耗有定额,管理有制度,实行a、b、c分类控制法,合理储备,按计划采购,按定额供应,积极处理呆滞积压物资,降低物资储备,加速资金运转。
3、物资核算的方法:
(1)计价原则。发出物资一般采用加权平均法计价。一经确定,不得随意变更。
(2)入库物资按品种、规格进行明细核算,做到日清数量,旬结余额。不入库物资采用'对销账'核算方式。
仓库员应及时记帐,并按领用部门进行发出物资的分配、汇总,编制物资收发存报表,报表一式二份,账表核对无误后,一份留存,一份附入库单、领料单登报财务会计部。
(3)财务会计部应加强对仓库财务工作和商品仓库帐务工作的指导;及时解决核算中的疑难问题,每月对仓库财务进行稽核,确保物资帐物的完整、准确及时。
4、物资管理的计划性:
(1)物资采购计划是组织物资供应的主要依据,物资采购计划必须在掌握市场行情的前提下,根据酒店综合经营计划,物资消耗定额、物资储备定额以及订货合同,充分考虑使用部门的合理要求进行编制。
(2)物资采购计划分为年度计划、季度计划和月度计划。年度计划是指导全年物资供应工作的主要依据,季度计划是年度计划的分解计划,用以明确季度物资采购供应工作的方向,月度计划是物资采购工作的具体实施与调整计划,计划编制按预算管理制度要求编制。
(3)计划外急需用品的采购视采购量的大小而分别采用追加计划和申购限额的办法予以解决。追加计划应随时申报。
(4)物资采购计划应列明'品名'、'规格'、'单位'、'期末库存量'、'月消耗量或储备定额'、'拟采购数量'、'预计单价'、'预计采购资金'等项目。采购计划一式三份,经财务部经理和总经理审批后,一分留财务会计部,一份送审计室,一份送采购部组织采购。
5、物资管理的基础工作:
(1)物资消耗定额:物资消耗定额是编制物资采购计划的重要依据,是实施物资采购计划的基础条件,物资消耗定额必须符合合理、先进的要求。
(2)物资储备定额:物资储备定额由财务会计部统一管理。财务会计部在物资消耗定额的基础上制订物资消耗资金定额和物资储备资金定额,并按季节进行调整。
(3)酒店所有物资均由采购部统一采购(外包单位商品除外)。采购部应掌握市场行情,按'质优、价廉'的原则货比三家,择优采购,在同等条件下应先市内,后市外。如使用部门有特殊技术要求,可派人与采购员共同采购或使用部门自行采购,但须由采购部办理入库报销、领用手续。
(4)物资采购若需订货的需按酒店合同管理制度要求签订合同,并盖有双方企业法人代表或具有法人委托书的代理人章和合同章。
(5)物资采购后,入库物资由采购员填制入库单,入库单一式四联。物资经提运、验收、入库后经办人员分别签收,一联(存根联)采购部留存,一联(付款通知联)附发票经负责仓库管理的成本财产管理部经理签字后送总稽核员核对,计划外的再报财务部经理和总经理签字,送财务会计部付款,二联留仓库。其中一联(仓库联)由保管员登记收、发、存、记录卡,另一联(记帐联)转仓库保管员记帐。不入库的物资填制收料单。收料单一式三联,经提运、验收、领用人员签收后,一联(存根联)采购部留存,一联(付款通知联)附发票经收料部门经理签字后送财务会计部核对,计划外的须报财务部经理和总经理签字后送财务会计部付款。
(6)财务会计部监督采购制度的执行情况,按财务规定审核原始发票及入库单、收料单,审核无误,核销采购计划后付款。
(7)所有外购物资均需验收后方可入库或领用,不合格的外购物资,不准入库或领用,验收所使用的计量工具应符合《计量管理制度》的要求。
(8)物资验收员负责外购物品的验收工作,采购部对外购物品的质量在采购的全过程中负全部责任。
(9)物资到店后应及时进行验收,尽量缩短入库待验时间,以便在发现差错和质量问题时,及时通知财务会计部拒付款项,并由采购部向对方索赔。鲜活食品、危险物品、贵重物品应随到随验。
被验物资的品种、规格、质量、数量、包装必须与随货凭证、入库单、收料单相符,包装的食品原料应注明生产厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、质量标准、包装规格等。
(10)经检验不合格的物资应及时向部门主管及采购部报告,区别情况,及时处理。
凡质量不合格的,未付款的应予退货,已付款的应向供应单位索赔,订有供货合同的,还应按合同规定的违约责任要求对方给予赔偿。质量等级下降,酒店尚可使用的(以不影响酒店的服务质量为前提),应视情况予以退货或按货论价。
数量短缺或有损坏的,应查明原因分别处理:
a、属供货单位发货不足的,应由采购部与对方单位交涉补足或通知财务会计部减付不足部分的货款;
b、属运输破损、遗失的,已保险的,应向保险公司索赔;
c、仓库盘存属正常范围内的短缺、损坏,应填制损溢报告单说明情况,经部门主管批准后,予以核销;
d、属酒店员工工作失职发生的短缺、损坏,应填制损溢报告单说明情况,同时追究有关人员的责任,给予处理。
(11)物资经验收合格后,保管员即按规定签写入库单,并办理入库登记手续(登记进货帐、材料卡、料牌)。
(12)全店各类物资总仓库一律由成本财产管理部统管,但根据业务的实际需要经采购部同意,各业务部门可设立二级仓库,由总仓归口,部门自管。仓库保管员对所掌握的物资负有保管、保养、监督和检查的责任,严格执行物资的收、发、领、退、管等规定,严格履行岗位责任制。
(13)仓库保管员应熟悉了解各类物资的保管要求,做到'二有'(有岗位责任、有储备定额),'三化'(仓库环境整洁化、材料堆放系统化、材料收发制度化),'三相等'(帐、卡、物相等),'统一编号定位'(按统一编号,分架、分层依次对号入座),'五五堆放','五防'(防火、防潮、防霉、防盗、防过期变质)。
(14)仓库保管员应掌握了解库存物资的储存期限,按先进先出的原则组织发货、防止呆滞变质。
(15)酒店建立
食品原料质量鉴定小组,鉴定小组由酒店有经验的厨师、食品检验员、仓库保管员组成,凡使用存放时间超过规定的食品及需报损的食品原料,均需通过食品原料质量鉴定小组鉴定后才能处理。
(16)仓库应每月自行盘点一次,冷库定期冲洗,食品二、三级仓库应逐日盘点,成本财产管理部每月对库存物资进行抽查稽核,财务会计部每年组织一次仓库全面盘点,盘点后应及时填制库存物资物资损溢报告单,说明原因,按审批权限规定分级处理。盘点中发现的呆滞积压物资应及时上报,并积极组织处理。
(17)酒店的财产物资因盘盈盘亏及毁损变质或自然灾害等造成损失,应及时查明原因,分清责任,区别不同情况,按下列规定处理:
a、属于定额内的正常损耗,列入本期管理费用;
b、属于责任事故造成的损失,应视责任大小,由过失人赔偿损失的部分或全部。需要核销的部分,按规定的审批权限报经批准后,在管理费用中列支;
c、属自然灾害等原因造成的非常损失,按规定的审批权限报经批准后,以其净损失(即帐面净值扣除保险赔偿和残值后)列作营业外支出;
d、兼有责任事故及自然灾害等原因造成的损失,按酒店有关规定处理。
e、流动资产盘盈,应查明原因,冲减管理费用,任何部门和个人不得隐瞒不报,不得抵补短缺和损失,或移作他用。
(18)领用物资须凭领料单。领料单须经部门主管或相应有审批权的其他人员签署,手续齐全,保管人员才能发料。领用部门应指定专人领料。
仓库保管员发料时,应严格按照领料单填写的品名、规格、数量发货,并按实际发货数填列领料单中的实发数量,无特殊情况,实发数量不得超过申请数量。
领料单一式三联。领料后一联退领用部门,一联仓库留存及时登记帐卡后交材料核算员登帐,一联财务会计部进行帐务处理。
(19)实行以旧调新的物品(工具)须报废单、领料单两单齐全才可领料,其中属个人保管使用的工具还须带工具卡,因业务发展而需增领的部分,需领用部门主管、成本财产管理部经理会签后才可领用。
(20)物料领用后,因质量、规格不符,领用部门要求退货的,应填写红字领料单,并说明原因,经领用部门主管、成本财产管理部经理会签后,准予退库。
属材料过程中发现的规格、数量不符,应及时调换。退库的物料须复验清楚,合理的方可入库。
(21)退库的物品应加强管理,减少不必要的损失。凡列明保质期的日常用品、食品原料等应优先发出避免呆滞积压。
(22)基本建设和工程所用的物资材料可参照本制度的要求进行管理,实物分开,帐簿分设,用途分清,确保物资核算工作的真实性。
(十)低值易耗品管理制度
低值易耗品具有数量大,品种多,使用期长短不一等特点。因此,管理、使用低值易耗品也是经营管理的一项重要内容。
1、按最新规定,单位价值不满2000员,使用期限较短的劳动资料属低值易耗品范围。
2、低值易耗品的分类
根据酒店的具体情况,酒店的低值易耗品可分为以下几类:
大 类 小 类 细 类
(1)床上用品羊毛毯按规格分细类
鸭绒被按规格分细类 枕芯 其他
(2)布件床上用布件按品种规格登记
床罩按规格分细类
洁理用巾按品种规格登记
餐巾专用布件按品种规格登记
各种帘套按品种规格登记
工作服按品种规格登记
(3)器皿餐具金属类按品种规格登记
玻璃类按品种规格登记
陶瓷类按品种规格登记
厨房用具按品种规格登记
(4)工具类度、量、衡具按品种规格登记
公用工具按品种规格登记
个人工具按品种规格登记
计算工具
(5)其他指不包括在上述范围内的其他低值易耗品。
3、低值易耗品的管理在酒店总经理和财务部经理的领导下,实行归口分级管理和'谁用谁管,管用结合'的办法。
(1)成本财产管理部为低值易耗品的专业管理部门,负责低值易耗品的日常管理。
a、负责在库低值易耗品的保管及核算。
b、负责建立专用低值易耗品的管理制度。
c、建立专用低值易耗品的辅助帐,并定期到各部门清点和核查。
(2)布草房负责床上用品、工作服及布件的日常管理。
a、提供酒店所使用的床上用品、工作服、布件的备选式样、备选面料,供各使用部门及总经理决策。
b、负责回收已使用过的床上用品及布件交洗衣房洗涤,并按回收数供应符合使用要求的床上用品及布件,负责员工工作服的洗涤收发工作。
c、在用床上用品、布件和工作服的零星修补及少量床上用品、布件、工作服的制作。
d、按'物资管理制度'、'定额管理制度'的要求,办理使用过程中床上用品、布件的报废、领用手续。
e、按规定要求,登记在用床上用品、布件的收发情况,掌握在用床上用品、布件的动态。
(3)餐饮部负责在用器皿餐具等的日常管理。
a、编制酒店器皿、餐具的年度消耗计划。
b、制定在用器皿、餐具的保管责任制。
c、按'物资管理制度'、'定额管理制度'的要求,办理器皿、餐具的报废、领用手续;办理餐厅在用布件的缺损申报手续。
d、经财务部同意,业务部门可设二级库,并相应建立在用器皿、餐具的台帐,掌握使用消耗动态。
(4)客房部负责各管区所使用的低值易耗品的日常管理。
a、编制客房低值易耗品的年度消耗计划。
b、制定在用低值易耗品的保管责任制。
c、按'物资管理制度'、'定额管理制度'的要求,办理各管区在用低值易耗品的报废、领用手续;办理床上用品、布件的缺损申报手续。
d、按规定要求,建立在用低值易耗品二级、三级明细台帐,掌握低值易耗品使用及消耗情况。
(5)工程部负责对个人工具、公用工具进行日常管理。
a、建立在用工具台帐,掌握在用工具的使用动态。
b、对实行以旧换新的工具进行报废鉴定,办理新领工具的审批手续。
(6)各部门负责本部门使用的低值易耗品的管理工作。
a、编制低值易耗品的消耗计划。
b、建立在用低值易耗品的明细台帐。
c、按'物资管理制
度'办理低值易耗品的领发、保管等日常管理工作。
4、报废低值易耗品应先由使用部门填写报废单,使用部门经理签字后报财务部经理及总经理核准,报废物品的实物应交成本财产管理部验收后统一处理。
5、领用低值易耗品应按照物资管理制度办理手续。一般实行以旧换新的办法,领用前应先办理报废手续,凭报废单、领料单领用新的低值易耗品。属增领或定额管理范围内的,应先经成本财产管理部财产管理员核准。
6、低值易耗品的内部转移:
在用低值易耗品在部门内转移的,由有关部门财产管理人员负责办理转移登记手续。
7、在用低值易耗品跨部门转移的应由调入、调出,部门财产管理人员填财产转移单到成本财产管理部财产管理员处办理转移登记手续。
8、低值易耗品的对外调拨,由财务会计部统一办理。在用低值易耗品对外调拨应由使用部门提出申请,报财务部经理和总经理批准后委托财务部门办理。任何使用部门无权直接对外调拨在用的低值易耗品。属'专控商品'范围内的低值易耗品对外调拨,应逐级报经财务部经理和总经理批准。
