某酒店总经办管理规章制度
1、会议及酒店、部门召开的专业会、研讨会,单独立卷归档。其内容包括:会议的筹备、时间、地点、会议文件资料、参加人员、领导人员讲话、简报、总结等。
2、各部的专题报告、集体和个人的调研资料亦须归档。
3、各种基建施工图纸在工程结束后应专门立卷归档。
4、以酒店名义的发文,包括与有关部门的联合发文,由主管部门或会签部门归档。
5、上级单位、各地方旅游部门发给酒店的文件,由有相关的业务部门归档。综合性的总结、计划,由总经理室归档。
6、关于原稿,如有修改,以领导最后批签字稿归档。
7、重要的照片和底版、录音带、题字、题词等,亦应立卷归档。
8、立卷归档的资料每卷不超过150面,超过者可立分卷。
二、酒店介绍信和印章管理规定
为严格介绍信和印章管理制度,特制定如下规定:
1、酒店印章、介绍信和各种文函的用印事宜,统一由总经理室负责。
2、酒店各部门因公需开具介绍信或需在文函上加盖酒店印章(合同章),须认真填写介绍信,并附有关材料,交由主管领导审批。店领导不在,授权总经理室主任核准。
3、员工因私须开具各种证明、加盖酒店印章,必须书面申请,并附有关材料,经部门经理批准并报店领导审批。
4、凡违反上述规定,总经理室有权拒绝办理。
三、酒店呈文管理暂行规定
为使酒店各部门行文规范化,提高整体办公效率,特作如下规定:
1、呈文文字表述应准确、简练、通顺、标点正确。
2、呈文专题专用,内容明确,开门见山提出本部门对所请示问题的处理意见,请店领导酌定。
3、呈文由本部门秘书或呈文者拟定,核稿由部门经理负责,部室领导意见一栏,写出部门领导具体意见,态度明朗,简明扼要,末尾签名并注时间。
4、呈文格式、呈文文号、呈文题目、主管领导批示、呈文内容书写等符合格式规范,文号不得重复;呈文题目简明扼要,高度概括;主管领导名称不得借用“店领导”的简称;在主管领导名称后,另起一行,书写请示报告的主要内容;末尾签置呈文部门及时间。
3、各部门负责人作为核稿人,不仅要对呈文内容审核,而且要审查呈文格式是否规范,对呈文负全面责任。
4、各部门呈文,需严格办理收发手续,写明收发文时间、文稿内容、收发人姓名。手续不全,总经理室有权不负责递送。
5、呈文程序:
各部门呈文 总经理室 主管经理
不按上述公文传递程序越级呈文,总经理室将予以退回。
四、部门经理考勤统计的有关规定
酒店部门总监和经理的考勤收总经理室统一管理,特做如下规定:
1、部门总监和经理须按酒店规定的上班时间提前到岗,总经理室负责考勤。
2、因病、因事不能上班者,事前到总经理室请假并说明原因,或事前打电话,在办公室记录备案。
3、因公外出,应事前通知总经理室,并说明外出原因,记录在案。
4、因病、因事、因公不到岗又未及时说明者,按旷工处理。
5、总经理室严格统计考勤,每月及时上报总经理。
6、部门经理考核情况将作为考评及工作绩效的依据之一。
五、严格酒店招待用餐的有关规定
1、用餐程序
a、各部门在营业餐厅安排用餐须报告总经理批准,并提前将报告交订餐部。报告要列明招待单位、时间、标准、人数及用餐名称。
b、在内宾餐厅用餐,手续同第一条,并于就餐前两小时将报告送到内宾餐厅。
c、在职工食堂用餐,须接待部门的经理批准,在该部门秘书处领取餐票用餐。
d、如遇特殊情况,可口头请示同意后先用餐再补手续。
2、用餐标准
饭费标准。营业餐厅用餐标准分为a、b、c三个档次(酒水除外)。也可按以上标准零点,但需在报告上说明,一般客人用c档,提供四菜一汤及软饮料。
3、酒水标准
除有明确批示外,酒店内部招待一律只供应适量的本地啤酒及软饮料。其余如香烟,洋酒、葡萄酒、烈酒、冰淇淋等需批后,方可按量供应。
4、用餐后的核算:
a、所有内部用餐及饮料,统一使用职员单,接待部门须及时注明及签字。
b、店内使用的职员单,一律用销售价,不加服务费
c、职工食堂月底将招待用餐数核准无误后,交财务部拨款。
d、对不符合手续,不按规定办的,各有关岗位可以拒绝提供服务。否则,将追究有关人员的责任。
六、酒店各级对客户优惠权限和减免权限的有关规定。
1、优惠权限
a、房费(散客),店领导享有柜台100%以内的优惠。酒店值勤班经理,销售部和前厅部经理及副经理。由酒店根据其实际情况规定相应的优惠权限。销售、预订、前台工作人员按各季节规定的优惠执行。
b、餐费。店领导享有标准餐费用100%以内优惠。酒店销售部和餐食部经理及副经理可按酒店规定,享有相应的优惠权限。
c、康乐中心。店级领导享有标准收费100%以内的优惠,康乐部和销售部经理及副经理享有酒店规定的相应优惠权限。
d、商品。店级领导享有标准商品价格100%以内的优惠,商品部经理可按商品成本价或进价以上的优惠处理权限。
e、车队。店级领导享有标准收费100%以内的优惠。行政部经理和车队队长享有酒店规定的相应优惠权限。
f、洗衣。店级领导享有标准收费100%以内的优惠。客房部经理享有酒店规定的相应优惠权限。
2、减出权限。
已执行优惠价格的客人原则上不再享受费用减出,减出费用均需报总经理审批。
a、房费。店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。
b、电话费。店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。
c、商务中心、店级领导有全部产生费用的减免权,可授于值班经理和前厅部经理相应的减免权。
d、客房小酒吧、洗衣、店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理,前厅部经理、客房部经理及大堂经理相应的减免权限。
e、康乐中心。店领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、客房部经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。
f、餐饮。店级领导享有全部产生费用的减免权,可授于值班经理、饮食部经理、前厅部经理和大堂经理相应的减免权限。
g、商品。原则上不得挂帐,一经挂帐,费用不得减出。(店级领导除外)
h、车队。公关销售部联系的宾客用车,经该部经办人签字,挂帐后原则上一律不得减出。(店级领导除外)
i、空过房费或因拔号错误引起的电话费。经前厅部经理核实上报后,可签字减出,同时必须注明减免原因。
3、减出程序(杂项调查)与执行办法:
a、收款员应本着对客人和饭店负责的态度,积极处理客人提出的对费用争议的意见或投诉。
b、属超越收款员权限范围的事项可请大堂经理或值班经理处理,签字减出,凡属值班经理、大堂经理在求处理品的事件,有关人员必须迅速作出处理。
c、属超越大堂经理权限的事项应请事件发生在部门经理处理,并请签字减出。
d、凡属超越事件所有部门经理或值班经理权限的事项,应该部门经理请示店领导处理并签字减出。
e、签单人在授权范围内签字减出的同时必须注明减出原因和担当者责任。
f、收款员在执行减出处理时,必须具备有效签字的减出说明(杂项调查单)和原始单据。对超出权限的减出单,收款员有权拒绝执行。
g、除店级领导外,任何人无权减免服务费(国家文件规定不收服务费的除外)。
h、凡超出授权,均须上级领导签字认可。
i、对由于疏忽给客人造成损失的,大堂经理请示店级领导,有权代表酒店送出鲜花,水果或纪念品。
4、客人没结帐而离开酒店的处理方法。
a、结帐处每日15:30前,将当日客人已离店但没办离店手续的房间号,以书面形式通知前厅部办公室。
b、前厅部办公室接到通知后,应马上开始调查。
c、如帐款可追回,可收前厅部经理注明原因并签字,财务人员协助将帐款先转入应收帐,并将说明的一联交还前厅部经理自己追款。
d、确属跑帐,帐款无法追回。在减出权限范围内,由前厅部经理落实各级授权人签字减出。
第一章 总经理室管理篇
第一节 管理范围、在酒店中的地位、作用及实际意义
1、研究市场动向、特点和发展趋势;分析酒店经营管理状态、市场竞争势态;确定酒店管理体制、经营方针、管理制度和决策方案;确定酒店全面预算,经上报批准后,组织贯彻实施。
2、根椐客人的需求及市场的变化和各部门经营管理的实际状况,分析存在的问题,拟定和审批各级、各部门管理方案;签署部门文件,监督控制各级、各部门贯彻实施。
3、负责中级以上管理人员的任免、考核、晋升的审批工作,调动各级管理人员的主动性、积极性。
4、根椐国家有关的方针政策、劳动管理规定,结合酒店实际,组织制定酒店内劳动工资、奖金分配、劳保福利等的决策方案和管理制度,合理分配劳动报酬,调动员工的积极性。
5、研究、制定、审批酒店重大接待活动、促销活动和特别重要客人的接待方案、接待计划,并督促各部门管理人员贯彻实施。
6、研究、分析酒店财务预算方案及管理制度的执行情况。随时掌握酒店及各部门经营计划的进展状况和执行结果,分析存在的问题,适时提出改进措施。控制酒店资金使用、费用开支、成本消耗,提高酒店管理的经营效益。
7、研究、拟定、审批酒店重要设备改造,新增服务项目的决策方案、投资计划,经上级主管部门审批后,组织贯彻实施。
8、拟定总经理室的工作制度,为总经理、副总经理提供各种信息,保证总经理室各项工作的顺利开展。
