信蜀物业财务收支管理制度
蜀信物业财务收支管理制度
一、公司的一切收入,必须及时办理结算手续,具体规定如下:
(一)、所有收入原则上均由公司财务部统一收取,并全部纳入公司财务管理。任何部门、任何个人均不得在未经公司批准的情况下擅自办理收入结算业务。严禁截留、挪用公司的各项收入。如有违反,一经查出,严厉处罚。
(二)、各管理处的一切收入,均实行收支两条线管理,并必须于收入发生次日交存公司财务部,任何小区管理处及个人均不得坐支。凡坐支收入,无论金额大小,一律按挪用公款处罚。
(三)、各小区收费,必须报经公司确定统一的收费项目及收费标准后方能收取。不得在未经管理公司审批的情况下,自行制定收费项目和收费标准。
(四)因具体业务需要,部分款项可由各小区内勤代为收取,并按以下程序和规定办理:
1、将代收款项项目名称及代收理由报公司财务部审核;
2、报总经理或副经理审批;
3、代收业务必须使用在财务部领取的结算凭证,任何管理处和个人均不得另择结算凭证;
4、代办收款业务的小区内勤,应按财务部的要求填制、使用凭证并及时、准确上报已收及应收未收的统计数据;
(五)、财务部有责任催促内勤及时办理收入和支出的结算手续,如有特殊情况不能按时办理的,应向财务人员说明原因。财务人员在征得总经理同意后,方能延期。如既未说明原因又未按时办理结算手续,且屡催不办者,财务部有权提请经理及授权人同意不予核销其开支或按坐支处理。
(六)、对违反上述规定者,公司给予50元至100元的罚款处理;给公司造成较大经济损失的,按其损失金额的一定比例赔偿;情节严重的,提交司法部门处理。
二、公司的一切开支必须经公司董事会确定的财务开支审批人审批后,方能在公司财务部办理结算手续。具体审批办法如下:
(一)、凡财务预算、预算外支出、维修基金开支以及超过5,000元的各项开支,均由总经理审批,现金支出超过1万元的须由叶总审批,10万元以上的须由杨毫董事长审批;支票超过5万元由叶总审批,50万元以上由杨毫董事长审批。
(二)、凡计划和制度规定内的各类费用报销和支出金额在2000元-5000元内的由副总经理审批,500元--2000元的由片区经理审批,不超过500元的由小区主任审批。
(三)、公司的一切支出均在预算和计划范围内执行。
(四)、财务人员对违反上述规定的事项,有权拒绝办理
三、公司所有财务结算,由财务部统一进行,集中管理。财务部根据审批的预算,结合公司的实际情况及各项公共费用的分摊情况,对各小区物业管理处的开支情况进行总体控制,公司财务部在总经理的授权范围内办理公司内部往来结算(含公司内部有形资产的转移)、公司与其他单位的财务收支事项(含有形资产的转让)。
四、公司财务部原则上只与公司在册员工办理有关结算手续。公司与外单位(含个人)的一切结算事宜,也均应根据业务内容,确定符合上述条件的员工为经办人,按公司规定填制有关结算凭证、办理结算手续。
五、经办人在业务过程中取得的原始凭证,须完善以下手续后,方能与财务部办理开支手续:
(一)、凡购物票据必须经实物负责人验收或办理入库手续后方能报销开支;
(二)、按合同支付款项的,在首次付款时,应将合同交财务部备查。今后分次支付的款项,由财务部审核并报总经理及其授权人审批后,方可开支。
六、经办人办理财务支出的一般程序如下:
(一)、将票据粘贴在'报销单据粘贴单'上。具体方法是:较大的票据将单据背面左上角宽1.5cm.长2cm的方块内涂上胶水,粘贴在原始凭证粘贴单的左上方;较小的票据,如的士车费等,应粘贴在'报销单据粘贴单'的蓝色方框内。
(二)、应填制的凭证按以下规定选择:
1、报销开支:填制费用报销及付款通知单;
2、向公司借款:填制借款单;
3、经手办理支付给其他单位或个人的款项:填制费用报销及付款凭证,并注意准确填写收款单位或个人名称。如选择转帐支付方式,应另附收款单位名称、开户银行名称、帐号。
(三)、按规定程序报批:
1、报小区主任(物业公司开支报物业公司部门主管)审核并签署意见;
2、报财务部主管审核;
3、报总经理或片区经理审批;
4、按审批、审核人员的批示到财务部办理有关手续。
5、冲销原借款的费用报销及款项支付,应在填制时注明'冲销借款'。财务人员应认真核对开支内容与原借款单上注明的用途是否相符。如有不符,有权拒绝付款;
(四)、借款人取得借款办理有关业务后,有责任尽快办理报销手续。具体时间规定如下:(备用金借款除外)
1.经办人的结算时间为一周(从借款之日算起),并且前款未结清前(经理用款除外),不再借予款项,特殊情况应报经理及授权人审批。
2.差旅费报销应于出差返回后四日内办理。
(五)、经办人在办理具体业务时,应按有关要求取得有关票据,并按公司划定的核算单元备注费用归属(统一采购并附有公司库房入库单的除外)。
(六)、公司财务部在办理结算业务过程中,对无预算、超预算的开支有权不予审核和支付。对确系业务需要而已审批预算又暂未包含的项目,各部门、各小区应及时向管理公司报送预算,待董事会和置信公司预算审批部门审批后方能执行。
七、财务部设专职会计负责核算公司的一切财务收支,专职会计由总公司财务部选派担任。会计不得以虚假的经济业务事项和资料进行核算,不得伪造、变造凭证、帐簿及其他相关资料,其提供的一切会计资料和财务数据必须真实、完整,符合经营管理的需要。
