某管理处财务管理制度规定
为了规范公司财务管理,现将华文花园管理处的各种收支管理规定如下:
一、收款规定
1.管理处在为业主办理交楼手续时,就开始收取首期管理费;此后,每月的管理费以及各项代收代缴费用,应书面通知业主于每月5日前到管理处缴交;
2.管理处财务部全权负责各项费用的及时收缴,并及时整理相关资料;
3.公司财务图章保存于管理处主任室,财务人员若因公借用须填写借据,方可挪用;
4.公司收款相关票据均保存于主任室,由财务部会计人员专人申领,出纳员须按收费项目分类开单(管理费、水电费、停车费、::开发商管理费及水电费、装修押金);
5.每月各项收款记录必须在当月月末最后一天,连同所开单据及时、如实上交管理处主任室,并由管理处主任、财务部会计和出纳员三方进行切实核实账目;
6.月底财务部会计必须作好各项收款的统计工作,统计表必须分类、分月、分业主统计。统计表必须分本月应收金额、实收金额;业主欠费情况也应分月列出、并统计累计欠费数;本月统计表应经财务部会计和出纳员双方签字后送交主任室;
7.对于欠费情况,管理处财务部每月15日向未缴交管理费的业主、租户发出催款通知单,在催款通知单限期内若欠费单位未能缴清所欠费用,财务部应及时呈报管理处,由管理处具体实施催交措施。业主欠缴三个月管理费后,开始按每天千分之一计收滞纳金。财务部每发一份通知单,都要做好记录,并须充分了解业主拖欠原因,并将其拖欠金额、时间一起及时上报管理处;
8.对于临时停车收费及新增的收款或代收项目,财务部应定期评估核实,并以书面的形式上报管理处主任。
二、报销规定
1.管理处办理报销前,应在有效原始发票或收据背面附注用处、用途、经手人、证明人、时间等说明;后进行分类粘贴,并在费用报销单上写明费用类别及其金额;费用报销单经管理处主管审查后,交管理处主任审核,经会计人员制单后到出纳处报销。
2.对不真实、::不合法的原始凭证,以及手续不全的单据,财务人员有权拒绝报销;
3.各项费用开支必须取得相应的原始凭证,费用金额在100元以上的,原则上其原始凭证必须是收款单位盖有公章的正式发票;
4.当月费用开支报销,原则上必须在当月到财务部办理,不得拖延到下月;对于拖延的单据,财务部将视情况是否给予办理,并将有关情况反映到管理处主任知悉。
三、押金规定
1.管理处收取的各项押金,实质上是归业主所有;对于交楼时收取的按(押)金,管理处财务部人员必须严肃对待,认真记录,并将款项及时存于银行帐户;严禁将各项押金挪作它用,违者将追究其责任。
2.财务部人员应认真作好每笔押金的收退记录,月底汇总统计,并将统计表交至主任室;
本规定自2023年12月1日起执行。
东莞市峰启物业管理有限公司
2023年11月11日
