物业辖区控制中心管理程序制度
物业管理公司程序文件
--控制中心管理程序
1.目的
规范控制中心的工作内容,明确控制中心的职责。
2.范围
适用于公司各业务部门(没有控制中心的管理处,由部门经理指定人员或岗位执行控制中心的功能)。
3.职责
3.1 管理处经理负责对控制中心工作的指导、检查。
3.2 控制中心负责人负责对控制中心工作的具体组织、落实、实施。
4.方法和过程控制
4.1 对控制中心内部管理
4.1.1 对控制中心值班人员的要求:必须经过相关消防知识、本管理处消防设备操作的培训,且考核合格,具备处理紧急事件能力,大厦控制中心人员须持有深圳市消防局颁发的《消防上岗证》。
4.1.2 对在控制中心代班、顶班的人员要求:必须经过相关消防知识的培训,由部门经理指定的人员担任,代班时间不得超过30分钟,并在中心交接班记录的备注栏填写代班人姓名、代班时间及代班期间的重要事项。控制中心(大厦)须保存经部门经理确认的可在控制中心代班、顶班的人员名单。
4.1.3 控制中心是整个管理服务区域的控制枢纽,负责对接到的信息进行综合处理,及时调度、安排相关人员执行。
4.1.4 通过各类通讯设施,及时通知相关人员处理有关事宜,保持通讯联系,传递信息,重大事件及时向经理报告。
4.1.5 协助受理顾客投诉,及时调配人员处理,并做好记录,同时向管理处汇报,及时跟踪处理结果。
4.1.6负责顾客邮件的签收并落实完整送交到顾客.
4.1.7控制中心人员必须熟悉管理服务区域各类管理人员的职责范围及特长,熟悉管理服务区域环境、楼宇结构、设施、设备、器材布置及其控制范围。
4.1.8控制中心值班人员必须了解管理服务区域各类人员每天工作安排及行动去向,协调安全管理员、保洁员的管理工作。
4.1.9 通过监视器密切监视出入管理服务区域人员情况,发现可疑人员、情况及时通知就近人员监视和处理, 及时跟踪处理结果。
4.1.10 监督安全管理员严格履行物资搬运放行手续。
4.1.11 大厦控制中心值班人员接班时,必须检查消防控制主机回路、分区、隔离点、故障状态及原因,检查消防联动柜监控性能及信号灯状况。
4.1.12 消防主机报火警必须立即核实,如属误报,及时复位,如属真火警,按灭火方案处理。
4.1.13 控制中心必须至少有一种有效方式与宿舍安全员及时联系,以保证在紧急情况下得到支援。
4.1.14指挥处理各种紧急情况,下达处理方案,必要时通知上级领导或向社会机构求援,事后及时做好详细记录。
4.1.15 **中心值班人员每天7:00以前收听新闻及天气预报,按规定时间向各部门发送当天天气预报。
4.1.16**中心每天22:00-7:00每隔半小时对各管理处呼叫一次,各管理处在收到**呼叫后应马上答复,若某管理处没有答复,**中心应通过电话或其它管理处转呼的方式直到与其联系上。
4.1.17各管理处在**中心呼叫之后15分钟对管理处所有岗位呼叫一次。
如**中心与某部门经各种渠道无法联系上,应于次日将此信息通知该部门经理及公司品质管理部经理和治专会负责人,并作好记录。
4.1.18任何时间,控制中心值班人员不得让无关人员在控制中心逗留。作好顾客资料及公司质量记录的保密工作。
4.2 控制中心必备的常用联系电话、资料和消防设备
4.2.1 控制中心必备的常用联系电话:管理处顾客的联系电话(注意保密、禁止外泄)、供水、供电、供气、辖区派出所、三防指挥部、居委会等部门的联系电话,管理处重要设备厂家或保养单位的联系电话,公司内部联系电话,常用紧急电话。
4.2.2 控制中心须保存的有关资料:《深圳市家居装饰管理规定》、《深圳特区市容、环境、卫生管理条例》、《深圳市物业管理条例》、业主公约、停车场收费标准,有线电视、水、电、煤气、电话收费标准,市有关出租屋管理规定、《治安管理处罚条例》、《深圳经济特区消防条例》等资料。
4.2.3 控制中心须配备的防火器材:控制中心应配有防火服两套、灭火器三瓶、应急灯、三节电池手电筒各一、消防工具箱一个(内有:市政消火栓专用工具、消防板手、斧头、铁撬、铁钩、管钳、铁锤、铁錾各一、防毒面具两个)等消防设备,大厦须备有两个或以上的消防工具箱,所有消防设施、设备必须保存完好并不得挪做它用。
4.3 对钥匙的管理(没有控制中心的由部门指定专人管理)
参见**wy7.5.1-z02 《钥匙管理程序》
4.4 录像带的管理
4.4.1 管理处经理必须对录象带所录内容进行控制,录制重点部位(车场、出入口等)的内容。
4.4.2 各部门需确保录像带的录象效果良好,部门经理根据录像机、录像带使用情况决定是否更换,每月应对录像机磁头清洗一次。
4.4.3 各管理处应根据正常使用录像机的台数按每台录像机配32盒录像带的比例配置录像带。录像带上须有明确的录制时间标识,32盒录像带中一盒标识为'备用',其它每盒标识为'1--31',与每月31天对应,每天使用一盒,每日凌晨零时更换。部门如有多台录像机使用,录像带应有与录像机对应的标识。录像带录制内容保存期限为一个月,录像带必须保存在防潮,防阳光直晒的地方。
4.4.4 非公司人员观看、借用录象带须经管理处经理同意,借用录象带必须填写《借阅登记表》,在一周内予以归还。
4.5 对拾遗物品的管理
4.5.1 任何员工在管理服务区域内捡获任何物品都必须及时交到管理处,管理处无人值班时交给控制中心值班人员。
4.5.2 当值人员在接到物品时,必须将所拾物品进行详细记录,并交管理处经理确认是一般物品还是贵重物品。
4.5.3 一般物品交控制中心保管,贵重物品交管理处出纳保管。
4.5.4 管理处及时张贴拾遗物品启事通知顾客。
4.5.5 贵重物品保留一年无人认领时,由部门经理上报公司另行处理;一般物品保留三个月无人认领时,由部门经理做出处理决定并报公司备案。
4.5.6 顾客认领失物时,须说明失物的内容、失物地点和出示其它有效证明后方能签字认领。
5.质量记录和表格
**wy7.5.1-a02-f2 《物资搬运放行条》
**wy7.5.1-a05-f1 《拾遗物品登记表》
**wy7.5.1-a05-f2《中控室交接班记录表》
**wy7.2.3-g01-f2《工作信息记录本》
**wy7.5.4-g01-f1《邮件签收登记表》
