物业客户服务部前台接待管理制度

物业客户服务部前台接待管理制度

物业客户服务部前台接待管理制度

0前台接待工作内容

1]受理、记录业主投诉/报修/求助并立即向相关部门转达。

2]办理装修工人临时出入证,填写整理相关记录资料。

3]对务工人员带物品出小区及租户退租向业主验证,经业主同意后办理客户物品放行手续。

4]收发邮件及报纸。

5]为客户提供力所能及的帮助,成领导交办的临时任务。

1总台交接班制度

1]理好工作台,使下一班人员感到整洁、舒适,有条理。

2]交班人员应将本班工作进行情况做好详细记录,并向接班人员如实反映。

3]接班人员应认真阅读工作日记,以了解上一班的工作情况。

4]交接班人员应明确回复接班人员提出的问题,并和接班人员共同核实,检查设备运行情况。

5]接班人员发现交班人员未认真完成工作,或检查中发现问题,应向交班人员提出,如交班人员不能给予明确回复,接班人员可拒绝接班,并报上级领导处理。

6]当交班人员检查工作完成,并且接班人员无任何疑问后,接班人员方算结束。

7]交接班检查记录:

(1)每天每班次都要有专人进行记录。

(2)记录必须交班人签名认可,每天由经理、当值主任负责审阅签名。

(3)交接检查事项。

2前台服务管理制度

前台的各项工作由客户服务主任(主管)负责监督管理。为使前台的服务符合规范,服务人员在工作中应遵守以下制度:

1]热情迎送客户,主动问好,仪态端庄,仪表整洁

2]严禁空岗,遇有特殊情况向上级请示后,有人接替方可离开

3]遇客户前来办理办事时应站立服务,站立时始终面对大堂,站姿端正,不得倚靠接待台;遇客人询问,在接待台内站立服务

4]在客户距客服前台三米距记时必须站立起身,微笑并问好

5]接打私人电话不得超过3分钟,不得在值岗期间说笑聊天

6]接待客户有关服务方面的询问要有问必答,礼貌待客,百问不厌

7]一旦遇到客户投诉,不论正确与否,先笑意接受,如自身不能解决问题,要求立即上报领班

8]如遇外来客人询问大厦、小区内客户的情况,只能提供房间号码,注意保密纪律

9]大堂内发生特殊情况不能及时处理时,要迅速报告客服主管或经理

10]保持台内、台面清洁,不得摆放与工作无关的任何物品

3适用范围

大厦/小区前台对客服务的管理

4服务标准

1]应答顾客和客户的询问时要站立说话,不能坐着回答。要思想集中、全神贯注地去聆听,不能侧身目视它处。说话时应面带笑容,亲切热情。

2]如果顾客的语速过快或含糊不清,可以亲切地说:'对不起,请您说慢一点。'或'对不起,请您再说一遍,好吗'

3]对于一时回答不了或回答不清的问题,可先向顾客致歉,待查询或请示后再向顾客作答。凡是答应顾客随后答复的事,届时一定要守信。

4]回答顾客问题时要做到语气婉转,口齿清晰,声音大小适合,同时还要停下手中的工作,不能只顾一人而冷落了他人。

5]对客户的合理要求,要尽量迅速征求相关负责部门作出答复。对顾客的过分或无理的要求要沉住气。

6]如果顾客称赞你的良好服务,也不要沾沾自喜,应谦逊的回答:谢谢您的夸奖,这是我应该做的事情。

7]面带微笑真诚服务,这是总台接待的基本要求,所以我们在服务工作中要树立'笑迎天下客'的良好风气。

5工作表格:

1.客服前台值班记录表

2.邮件收发记录表

总台交接班工作流程图