地产自营物业及公建配套经营管理制度
地产集团自营物业及公建配套经营管理制度
一、总则
第一条 为理顺自营物业及公建配套的经营管理程序,明确各部门职责,根据公司实际情况,制定本制度。
第二条 基本定义:
1、未售商用物业:指各楼盘交楼后的应售未售商铺或自营商用物业。
2、公建配套:指各楼盘按照国家及地方有关规定在小区与住宅或商用物业配套修建的各种建筑,一般包括教育、医疗卫生、文化体育、商业服务、金融邮电、社区服务、市政公用、物业管理用房、车库等。
第三条 相关主要管理部门职能:
1、广东公司商业部(以下简称商业部)为自营物业及公建配套的统筹管理部门。负责属于公司产权的各楼盘未售商用物业的前期策划及招商方案的撰写,对不移交或暂不移交的公建配套进行招商管理等。
2、物业集团下属各物业公司(管理处)负责自营物业及公建配套的日常维护及管理,各物业公司在接受商业部委托下可对自营物业及公建配套进行招商。
3、开发部为各楼盘公建配套物业移交的管理部门,负责与政府相关部门协商做好公建配套物业的移交工作。
第四条 本制度由商业部负责考核,综合计划部负责监督执行。
二、自营物业及公建配套的日常管理
第五条 商业部提前介入各楼盘商用物业的前期规划设计,并提供相关经营意见或建议。
第六条 总工室须在每期楼宇交楼前30天内向商业部提供该期楼宇的规划报建图或竣工图。
第七条 开发部须在每期楼宇交楼前30天内向商业部书面明确该期楼宇公建配套必须移交项目及范围,对于暂不移交物业应与政府相关部门明确移交时间;在取得《国有土地使用证》、《建设工程规划许可证》、《预售证》、《建设工程规划验收合格证》等证件后3日内向商业部提供相关复印件。
第八条 预决算部须在每期楼宇交楼前15天内向商业部提供该期楼宇商业部分的成本预(决)算及面积测算表,以便商业部做好商用物业招商的成本测算。
第九条 商业部必须在每期楼宇交楼前10天制定自营物业及公建配套的招商方案,确定自营物业及公建配套的经营定位及租赁价格等。
第十条 销售部必须在每期楼宇交楼前7天内向商业部提交应售自营物业及公建配套的明细。
第十一条 工程部必须在每期楼宇交楼前7天内向商业部提供该期楼宇的《消防验收合格证》、《电梯验收合格证》、《单位(子单位)工程质量验收意见》等相关证书复印件。
第十二条 若该期楼宇未售商铺或公建配套有抵押的,资金中心必须在该期楼宇交楼前5天内向商业部提交相关业务银行同意自营物业及公建配套出租的承诺函。
第十三条 商业部必须在每期楼宇实际交楼前5天内根据总工室、预决算部、开发部、工程部提供的相关资料内建立该期楼宇自营物业及公建配套台帐并进行分类。
第十四条 工程部必须在该期楼宇交楼前3天内将自营物业及公建配套(含钥匙)及物业公司分户验收意见移交商业部签收,商业部同时将应售自营物业及公建配套的全套钥匙移交物业公司保管。(分户验收不合格的,商业部应拒绝接管)
第十五条 因自营物业及公建配套招商需要,商业部可根据总工室提供的最新规划报建图纸或竣工图纸出具新划分方案,经公司领导审批同意后,总工室根据新的划分方案在3天内重新出图,并委托预决算部5天内完成面积的测算;工程部参照《房地产开发建设管理制度》进行相关实施工作。
第十六条 物业公司必须每天对自营物业及公建配套巡查一次, 发现问题必须立即报商业部。商业部定期对自营物业及公建配套进行巡查,物业公司必须派人共同巡查并由商业部作好巡查记录,巡查完毕后二方巡查代表共同签字确认,发现问题由物业公司限期整改。
第十七条 自营物业及公建配套的销售及经营台帐管理程序如下:
1、销售台帐的管理。如住宅销控发生变动的,销售部须在每周二前书面通知商业部;如商铺销控发生变动的,销售部须在次日书面通知商业部。商业部根据销售部的最新通知及时更新经营台帐。
2、经营台帐的管理。如应售未售商铺已出租的,商业部须在合同生效的次日书面通知销售部更新销售台帐。
三、自营物业及公建配套的经营管理
第十八条 自营物业及公建配套中应售未售住宅原则上以销售为主。若长时间空置未售的,由物业公司负责维修整改,整改合格后营销中心根据周边市场价格重新定价报董事局主席审批后统一对外发售。特殊情况下,应售未售住宅也可根据实际情况由商业部负责对外出租。
第十九条 大型商用物业(含商场、综合楼、写字楼等)可采取直接租赁或招标方式,各相关部门按以下程序执行:
1、根据商用物业本身规划设计及集团公司经营要求,商业部牵头组织销售部、总工室、开发部、物业公司等部门召开综合协调会讨论制订招商方案,并报公司领导审批。
2、商业部通过直接对外租赁或招标的方式选择承租人,并与其办理相关租赁手续。
3、合同管理部审核租赁合同条 款,无误后盖章,3个工作日内交由商业部。
第二十条 各楼盘零散自营物业及公建配套的租赁按以下程序执行:
1、商业部根据周边市场价格制订租赁方案后统一上报公司领导审批后直接对外租赁。若租赁方案须根据市场情况有所调整,商业部须另行上报公司领导审批后执行。
2、自营物业及公建配套成功招租后,商业部按统一制订的租赁合同范本与承租人签订租赁合同,合同管理部在5个工作日内须将审批盖章完毕的合同交由商业部。
第二十一条 办理登记备案手续
1、商业部根据合同总金额计算登记备案印花税,向财务总部申请资金后陪同承租方到物业所在地租赁管理所办理登记备案。
2、合同登记备案完毕后,商业部负责到租赁管理所领取合同,并与财务总部做好销帐手续。
3、已登记备案的合同正本叁份,副本贰份。租户执正本、副本各壹份,房管局租赁管理所执副本壹份,财务总部及档案室各存正本壹份,商业部及合同管理部存复印件。
第二十二条 物业交接手续
1、商业部在办理完登记备案手续后电话通知承租人在5个工作日内领取合同,承租人领取合同时向甲方缴纳第一个月的租金。
2、商业部会同物业公司按租赁合同约定时间通知承租方办理物业交接手续,物业公司负责与承租人签订物业服务协议。
第二十三条 集团公司下属独立核算单位如需使用自营物业及公建配套,由商业部确定租赁价格,并与其签订租赁协议。
第二十四条 租赁期限内凡承租方提出变更经营内容、延长租赁期限等日常经营管理事宜,由商业部书面报公司领导审批后执行。
第二十五条 商业部按租赁合同有关条 款监督承租方履约
1、承租方应交租5天前,商业部按约定交租时间前5天内电话通知承租方交租。
2、若承租方逾期7天未交纳租金,商业部须通过发催收款通知书、上门追催或停其水电等方式催缴租金。
3、若承租方逾期一个月仍未交纳租金,商业部须在5天内采取有效措施乃至解除合同、收回物业。
第二十六条 经营收入汇总、上报
1、各物业公司每月5日前将上月委托经营物业的经营收入明细汇总表报商业部。
2、商业部每月5日前将本部门经营物业经营收入明细汇总、制表备案。
3、商业部每月10日前将本部门经营物业及委托经营物业的经营收入明细汇总、制表并编制经营工作报告上报集团公司领导审阅。同时报财务总部以做好帐务处理。
第二十七条 租赁合同届满后,按以下程序执行:
1、若承租方有意续租,商业部在合同到期日前与承租方协商并重新签订租赁合同或补充协议。
2、如承租方无意续租,商业部须通知物业公司在合同到期日前30天内不定期对物业使用状况进行检查;在合同到期日前3天内会同集团财务总部、物业公司核查承租人是否已交齐租金、管理费、水、电、煤气等费用;各方面核查无误后可按合同约定与承租方办理相关停租手续,不符合收回条 件的,商业部按租赁合同有关条 款执行。
第二十八条 合同期限内商铺拟出售的,须按以下程序办理手续:
1、销售部须将租赁情况知会新业主。
2、商业部确认业主已办理完毕收楼手续后,通知新业主及承租方协调相关事宜,并将原权利与义务转给新业主。
3、填写《资金审批表》报公司领导审批后由财务总部负责退还承租方履约保证金。
4、商业部以新业主办理完收楼手续的时间为准,计算应转让给新业主的租金,填写《资金审批表》报公司领导审批后由财务总部负责结算工作。
四、公建配套的专项管理
第二十九条 开发部负责公建配套规划调整、移交的总体协调工作;商业部移交前整体经营管理,并协助开发部出具移交公建配套的经营管理意见。
第三十条 政府规定必须无偿移交且无经营价值的公建配套(如小学、幼儿园、派出所、公厕等),开发部必须根据政府相关规定在规划验收合格后与相关接收单位谈判协商该物业移交时间、价格及条 件,报公司领导审批后办理移交手续。
第三十一条 政府规定必须无偿移交但有经营价值的公建配套(如居委会、街道办事处、文化站等),开发中心牵头联系政府相关部门,商业部进行物业经营效益及经营成本测算后,并提供相关经营管理意见,开发部与政府部门协商移交面积、移交时间及移交条 件,达成共识报集团公司领导审批后签订移交协议。
第三十二条 政府规定须有偿移交的公建配套(如卫生站、书店、电信营业所、邮政局、煤气站等),开发部根据规定的移交价格比例与相关政府部门进行谈判、协商,商业部进行物业经营效益及经营成本测算后,并提供相关经营管理意见,开发中心并根据公司领导审批意见确定应向政府移交物业的移交方式、价格、移交面积,并签订移交协议。
第三十三条 开发部与政府相关部门签订移交协议后3天内必须向商业部提供移交协议复印件,并明确无须移交面积及范围,商业部在2天内负责自营物业及公建配套台帐的更新工作。同时商业部根据开发部公建配套的移交范围对无须移交的公建配套进行对外招商。
五、附则
第三十四条 本制度与公司已发文件有冲突的,以本制度为准。
