某大厦物业管理处会计管理制度
大厦物业管理处会计管理制度
一、总则
(一)财务管理是物业管理的重要组成部分,正确处理好管理与理财的关系是物业管理的首要问题。
(二)财务管理的三方面任务:
1.有计划、合理的安排资金,为管理处经营管理工作;
2.认真贯彻各项财经制度,维护财经纪律,实行财务监督;
3.加强经济核算,增收节支,提高经济效益;
(三)配备专职财务人员,开户建账,建立一套完整的、切实可行的会计核算制度,做好管理处经济活动记录工作。
(四)做好年度的财务预算,落实各项经济指标。
(五)做好会计决算和利润分配报告,加强财务监督,改善经营管理,提高经济效益。
(六)遵守国家及各项有关法律法规和条例,接受当地税务、银行、工商等门的监督。
(七)受'会计师事务所'对企业会计账目的审查。
二、财务权限与职责
(一)物业管理处财务部必须配合总物业经理编制物业管理处下年度财务预算,制定各项经济指标,并报物业管理总物业经理及北京华阳恒新物业管理有限责任公司审定。
(二)监督管理处的资金来源与运用情况及各项指标的完成情况,监督控制财务预算的执行情况,分析实际与预算的差额,加强预算控制。
(三)加强流动资金的管理,制定各部门的流动资金额度,超出额度财务有权拒付。
(四)对于总物业经理权限以内管理处的一切开支,由经手人阐明原因报管理处相关部门经理签字,经物业管理处财务经理审核签字报总物业经理审批后方可报销;对于总物业经理权限以外的管理处开支,除上述审批程序外还需上报北京华阳恒新物业管理有限责任公司审批。
(五)有权拒付违反财经纪律和违反管理处财务规定的开支。
(六)建立完善的管理收费系统,及时足额收取管理费及其他费用,必要时协助开发商向客户收取其他费用。
(七)建立固定资产登记及定期盘点制度,防止固定资产的流失。
(八)建立完善的会计资料档案管理系统,保证会计资料的完整。
(九)按国家财政、税收部门及北京华阳恒新物业管理有限责任公司的规定和要求,及时编制各种对外、对内的财务报表,准确计算应纳税额,做好财务工作。
(十)超越财务权限,强行核销不合理开支,打击报复财务人员的行为,物业管理处财务人员有权利、有责任向总物业经理及上级部门报告申诉。
三、财务管理
(一)物业管理处财务部应认真贯彻《企业财务通则》和《会计准则》,并执行财政部制定的《物业管理企业财务管理规定》、北京市财政局制定的《北京市物业管理企业财务管理实施细则》,以及国家财政政策、法令,遵守各项资金收付制度,严格执行预算开支标准。
(二)按照财务制度的规定,切实做好记账、算账、报账工作,做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清日结、按期收账、在规定时间内报送会计报表,及时、准确、完整地反映管理处的财务状况和经营成果。
(三)按银行有关制度规定,做好现金和支票的管理工作,遵守支票使用规定及银行结算纪律,加强现金管理,做好结算工作。做到日清月结、账账相符、账证相符、账实相符。及时清理未达账项,每日报现金日报表、银行存款日报表,以便合理的使用资金。
(四)根据国家财务制度精神,结合所管理的实际,协助总物业经理制订有关财务管理、经济核算、费用开支等具体办法,并监督各部门实行。
(五)妥善保存会计档案资料,接受财税部门、本公司主管经理的监督检查,及时提供财务资料,如实反映情况。
(六)每月为总物业经理提供所管物业的财务情况,为加强企业经营收益做好参谋。
(七)完成好总物业经理布置的其他工作。
四、固定资产的管理
(一)按现行会计准则规定:使用期限超过一年的房屋及建筑物、机械、机器、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。不属于生产经营主要设备的物品,单位价值在人民币2000元以上,并且使用年限超过2年的,也应该作为固定资产。
(二)各部门如需购置固定资产,应在编制年度预算和月预算时充分考虑及拟订采购计划,填制'采购申请单'并写明固定资产的用途、名称、规格、单位、数量、金额及订货商(三家报价),'采购申请表'要经询价人及部门经理签字,经物业管理处财务部审核后呈报总物业经理审批,以上手续完备后物业管理处方可与供货商签订商品购销合同。购销合同正本送财务部作付款依据,采购部门、总经办各存副本备查。
(三)购进固定资产
1.购进固定资产后,采购人要到物业管理处财务部办理到货手续,会同财务人员、仓储保管人员填制'外购资产、物品验收单',如直拨使用部门,使用部门要对购进固定资产的质量及外观进行审验并填制'固定资产领用登记表'。
2.财务部要对购进的各项固定资产建账建卡、根据税务局要求和会计核算方法,按月计提折旧费。固定资产的折旧方法采用平均年限法。
3.固定资产应由使用部门负责管理,财务部应根据固定资产的类别建立固定资产分类账,并根据'外购资产、物品验收单'、'固定资产领用登记表'对固定资产按使用部门分别设立备查账。使用部门在领用固定资产时要会同财务人员、仓储保管人员共同填制'固定资产领用登记表'。
4.固定资产如专人使用,应由使用人保管,使用人在财务部办理领用手续。各部门公共使用的,由部门经理指定专人负责,如发生人为损坏或丢失,需照价赔偿。
5.固定资产要定期清查盘点,本制度规定:物业管理处须于每年的6月30日和12月31日对所有固定资产进行全面的清查盘点,盘点时要对实物逐项点数,填制'固定资产盘点表',按类别、品名详列账存数量金额和实存数量金额,由参加盘点人签章证明,保管备查,固定资产明细账和固定资产总账要按时核对,做到账账相符,账实相符,出现盘盈、盘亏要及时上报。
6.固定资产的调出、变卖和因失去使用价值需要报废时,必须按管理权限办理,合法批准手续,其变卖价格由物业管理处财务部核实净值后与购买单位协商确定并报总物业经理审批,需报废及清理的固定资产要进行审查与技术鉴定后报总物业经理批准,进行账物处理。凡属人为造成固定资产报废或损坏,必须上报总物业经理处理并追究其个责任及相应的处罚。
7.对于接受外单位投资、调拨增加的固定资产或对外投资、调拨减少的固定资产,双方财务人员、经办人员、总负责人需共同填制'固定资产交接表'并加盖双方单位的公章。
五、流动资产的管理
(一)非商品资金管理:非商品资金包括现金、物料用品、低值易耗品等
。
1.必须严格控制非商品资金的占用,核定额度,严格管理。
2.购置必须有计划,经批准,手续合法完备,否则财务不予报销。
3.根据财政局有关各企业库存现金不得超过银行核准限额,根据现在的经济业务需要,备用金库存周转金暂定为3000元整,由财务部出纳员负责,建立现金日记账,严格执行现金盘点制度,报销手续,每日核对库存现金,做到账款相符,账账相符。
4.当天收取的各种款项,一律当日送存银行。
5.报废的低值易耗品和物料用品,必须查明原因,分清责任,报物业管理处财务部作账务处理。凡属人为的损失,必须上报总物业经理处理并追究个人责任。
(二)结算资金管理:结算资金是企业在经营活动中发生的货币业务,包括银行存款、应收应付往来账款等。
1.管理处的银行帐户,不准借给其他任何单位和个人使用,更不得出租帐户收取手续费。
2.及时登记、清理往来账款,凡人为造成死账的,必须追究其个人责任,上报总物业经理处理。
3.每月核对内部往来账。因物业管理处为北京华阳恒新物业管理有限责任公司非法人分支机构,其账务为独立核算、统一纳税,所以管理处与总公司需合并会计报表,而保证并表的基础即为双方的内部往来核对无误。
4.及时清理债权、债务,防止拖欠款项。
5.任何人不得以任何手段贪污、挪用公款及个人收取佣金等违法行为。
六、费用管理
(一)费用管理原则
1.坚持勤俭节约的原则,努力降低费用水平。交际、应酬费应根据需要,本着少花钱多办事的原则,采取实报实销的办法(由经办人事先阐明原因报总物业经理批准)。
2.正确执行有关财务规定,严格遵守费用开支范围。
3.加强各项开支计划管理,实行财务监督,财务部要行使好财权。
4.严格各种费用,杜绝假发票、空白条、杜绝不合理、不合法的费用支出,一切付款票据,必须是合法的发票,白条不得做为报销凭证。
5.严格控制费用,严禁在使用中假公济私。
6.凡属费用范围开支,要按管理处报销程序执行。
7.物业管理处发生的各种费用,应按权责发生制的原则合理进入当期费用。低值易耗品的摊销原则是一次进入费用,但数额较大的可按使用期限分次摊销。低值易耗品购入后领用时要填制'低值易耗品领用登记表'。
(二)费用开支标准
1.工资:按管理处工资管理规定执行。
2.劳动保险费:按北京市社会保障中心的和管理处有关规定执行。
3.交际应酬费:原则为每月元人民币,如有特殊情况需超出上述标准的必须于事前报物业总经理批准。
4.通讯费:副经理级以上人员按管理处手机报销制度执行,其他员工无论手机费或bp机费一律不准报销;物业管理处的办公用市话费、长话费可凭电话局的话费收据列支入账。
5.市内交通费:物业管理处员工如因公外出须提前填写'用车申请单'报物业部,在行政用车安排紧张时须事先征得总物业经理的同意后方可乘的士。
七、财务报销制度
(一)持签批完整的采购申请,进行物品采购。
(二)物品买回后,经手人必须持有正式的发票找验收人按发票上所列列明收货详情(如物料用品、固定资产类的、使用部门、物品数量、价格等),再填制有关报销单,按报销程序进行报帐。
(三)所有的报销单据必须由报销人填写,由管理处财务经理审核,报总经理审批后,出纳员方可支付;同时根据本制度前款规定,超出总物业经理权限的支出及超出费用月标准以外的支出,均须报北京华阳恒新物业管理有限责任公司审批。
(四)出纳员只能将报销费用交与报销人,不可转收,支付后立即在报销单上注明'已付'字样。
八、追缴管理费流程
(一)物业管理处财务部须于每月月底前发出住户费用缴款通知书至各业主,每一业主应于每月之首五日内向管理处缴付其每月应付之各项费用。住户费用缴款通知书一式三份,两份管理处做存根联和记账联;一份副联交有关业主,业主付款时管理处在记账联上加盖收讫章,发票记账联连同住户费用缴款通知书记账联做入账凭据。管理处开具发票时必须写明业主公司名称、费用期间,同时收入部分与代收部分必须分开填列,以便随时核对收款情况。发票的填开必须真实准确,不得涂改,严禁虚开,不开或开据上、下联不符的发票。
(二)业主如在每月接到住户缴费通知书5日内尚未缴付当月之各项费用,管理处须印发第一催款通知书予有关业主,以提醒业主须于此通知书发放后3日内清付前款费用。
(三) 业主在第一催款通知书发出后仍尚未缴付,管理处须向该业主发出最后催款通知书催缴欠款。如管理处在最后催缴通知书发放后仍未收取业主之缴款,管理处将采取暂停服务。
