第1篇 项目物业公司档案管理制度
物业项目公司档案管理制度
第一条管理原则:
一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。
二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。
三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。
第二条 归集整理:
一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。
二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。
三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。
五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第三条 分类编号
一、档案分类
(一)档案范围
1、各部门制定的管理规定。
2、工程维修保养合同。
3、小区社区文化。
4、人事调动。
5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。
6、重大事故报告。
7、重大采购合同。
(二)各部门档案范围
1、行政人事部行政
(1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。
(2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。
(3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。
(4)公司重大事投诉报告、处理决定。
(5)通报表扬。
(6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。
(7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。
(8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。
(9)公司大事记。
(10)公司固定资产说明书。
2、行政人事部人事
(1)中级职称、员工技工职称资料。
(2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。
(3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。
(4)员工工资管理办法、方案、规定和实施细则。
(5)员工的奖励、处分的决定和通报。
(6)职工调资、转正、定级、考核等文件。
(7)员工花名册。
(8)采购合同。
3、安护部
(1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。
(2)小区重大消防、治安报告及相关文件。
4、财务部
(1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、办法、通知。
(2)小区管理费调整的请示、通知。
(3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。
5、工程部
(1)工程维修保养承包合同及外派工程合同。
(2)工程重大技改项目、图纸。
(3)工程重大事故报告。
(4)工程重大投诉诉处理资料。
(5)重大意外造成的小区局部损失情况报告。
(6)小区维修资料。
6、客户服务
(1)合同(防蚁、绿化、清洁)。
(2)写字楼、商场等管理规定。
(3)重大投诉、重大事故处理意见。
(4)用户资料。
(5)装修指南。
(6)用户手册。
二、档案编号:
(一)按照分类大小级别按次序编号。
(二)按照年度时间按顺序编号。
(三)按照采用首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。
第四条 立卷目录
一、立卷:
就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。
(一)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸。
(二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。
(三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中;
(四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹内)。
二、编制目录:
(一)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;
(二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅。
第五条 档案保管:
一、保管期限
(一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
(二)各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注
(三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产所有权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。
(四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业计划资料;4.其他经核定须保存10年的文书。
(五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。
(六)1年保存:结案后无长期保存必要者。
(七)规章由规章管理部门永久保存,使用部门视其有效期间予以保存。
二、保管要求
(一)便于查阅。
(二)保证档案的安全。
(三)防止档案的损坏。
(四)采取修复技术,延长档案寿命。
三、保管职责:
(一)财务部保管财务档案。
(二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。
(三)工程维修部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、维修、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结及品质保障部各职能部门需要保管的其他档案。
(四)各职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。
(五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。
(六)档案管理员将该管理资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号。
(七)档案管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询。
(八、)档案原则上保管原件。
第六条 档案保密:
一、档案密级
分为三级:绝密、机密、普通;
(一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;
(二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;
(三)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
二、档案查阅
(一)查阅权限
1、总经理可查阅公司所有档案。
2、总经理助理可查阅分管工作的档案。
3、部门负责人可查阅该部门所有档案。
4、其他人员根据审批查阅有关档案。
(二)档案的查阅/借阅/复制
1、查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
2、档案管理员审核其查(借)阅资格:
3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;
4、权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:
5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。
6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。
7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;普通档案由部门负责人审批。
三、档案的销毁
(一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及清单位,报综合管理部主管审核。
(二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。
(三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。
(四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。
第七条 库房管理:
一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。
二、要爱护档案,在整理、搬移、上架和提供利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整洁,发现破损时,要即使修补。
三、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等'七防'措施,严格控制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。
四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。
五、库房工作人员要熟悉与档案库有关的供水、供电、供热系统情况,并经常检查是否完好,离开库房时要注意关闭落锁,关闭电源。
六、认真办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要及时放回原处,每两年全面检查馆藏档案情况,档案管理人员调动时,必须办理档案交接手续。
七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。
第2篇 中海物业公司档案管理制度怎么写
h物业公司档案管理制度为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。
一、档案资料的归档管理1.归档范围a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。
b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。
c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。
d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。
e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。
2. 归档要求a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。
归档的电子文件需排版整齐;
字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;
语言通顺,文字输入正确无误。
b.归档的文件材料要完整齐全。
c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。
d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。
3. 归档时间a.文书档案在第二年上半年内归档。
b.员工档案及时归档。
c.财务档案按季度归档。
4. 归档份数a.各类书面文件材料一般归档一式一份;
电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。
b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5.不归档文件材料的范围a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。
f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。
6. 各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
二、档案资料的保管1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。
2. 存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;
在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。
文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。
存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。
3. 底图除修改、送晒外,不得外借。
修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。
底图存放以平放为宜。
4. 存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。
必要时采取复制、拷贝。
5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;
对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。
6. 行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。
三、档案资料借阅管理1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2. 员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。
查阅分公司档案须报行政部主任批准。
3. 在借阅档案时应做到以下几点:a.办理登记手续,定期归还。
b.要爱护档案,不得丢失。
c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。
4. 借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。
5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
6. 借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7. 调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
四、档案鉴定和销毁1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;
日常档案的鉴定工作由行政部负责。
2. 鉴定的主要项目有:a.档案保管期限表。
b.对到期档案提出存、毁意见。
3. 确定保管期限原则:a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。
4. 鉴定工作应该定期进行。
5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。
鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。
6. 销毁档案的程序:a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。
销毁清单及报告应归档。
分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。
b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。
c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。
第3篇 物业管理公司档案管理制度七
物业管理公司档案管理制度(七)
一、档案管理总则
1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。
2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。
3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。
二、管理结构和职责
1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。其主要职责:
①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;
②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;
③组织培训各部门兼职档案管理员;
④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;
2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。业务上接受总办档案管理员指导。各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:
①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;
②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;
③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。
三、公司档案归档范围和要求
1、公司档案的归档范围,按其性质划分:公司的各种证、照、卡、各种行政文件,各个项目相关的证件、手续、合同、图纸、竣工资料、验收资料、奖牌、荣誉证书等。
2、公司档案,由总办档案管理员收集公司在工作中形成的归档材料。部门档案,由部门兼职档案管理员分别收集本部门和本项目在工作中形成的归档材料,在项目结束或特定时期向总办移交;
3、会计档案由于其特殊性及重要性,会计凭证、报表、帐册等财务资料由财务部根据国家财政部的有关政策归档和保管;
4、归档的档案应齐全、完整、准确、系统;各种签证手续完备、字迹图样清晰;
5、本公司产生的和政府发文的各类归档材料都必须是原件;公司全体员工都应无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档材料据为私有。
四、档案的管理
1、档案管理员对接受的档案应及时进行分类、编号并进行电脑录入;
2、档案保管必须有专用房间或柜子,房间或柜内保持适当的温、湿度,并应有防火、防虫、防盗等措施。
3、档案管理员应经常对档案进行保管状况检查。如发现问题除及时报告本部门领导外,应采取补救措施,以减少档案的损失;
4、档案管理部门应建立登记制度,对档案的接收、移交、借阅等方面进行登记;
5、各服务中心必须指定专人管理本服务中心的档案,并及时与总办档案管理员对接;
6、常用档案在使用中,档案管理员必须保持一份复印件存档,以便其他相关工作的查阅;
7、凡领用档案原件交相关部门留存者,必须复印一份由收文单位盖“与原件相符”章后返回总办存档。以保证项目资料的完整,并节省公司人力、物力,缩短办文时间;
8、部门撤消或变动,以及项目结束时,应将其档案收集齐全,妥善整理,严格按类别、目录顺序对号入座排列整装方可向公司档案室或其他接收单位办理交接手续;
9、档案分电子文档和实物存取文档两种;
10、档案的保管期限分永久、长期、短期、临时四种。
五、档案的利用
1、积极开展档案的利用,各部门因工作需要可查阅档案,充分发挥公司档案在项目开发和管理中的作用;
2、凡借阅档案的人员,必须爱护档案,不得遗失、涂改、拆散、剪裁、勾画、批注,必须保证档案的保密性,按时归还,如有损坏、涂改、丢失等,应及时追查责任。
六、档案的销毁
1、任何部门和个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。
2、按规定需要销毁的,凡属密级档案须经总经理批准,一般内部档案须经总办主任批准。
3、经批准销毁的档案,档案管理人员应认真填写销毁清单,并由专人监督销毁。
七、附则
1、本规范的执行监督人为总办档案管理员。
2、各部门应参照本规范制定部门内实施细则,报总办备案;
3、有关档案管理的其他规范,与本规范配合执行。
4、对档案管理工作每半年进行一次检查,发现因管理不善,造成资料丢失、损坏的按照公司奖惩制度执行,并且应采取一切补救措施。
八、项目图纸移交规定
1、针对地产公司开发的新项目,在正式出施工图时给物业公司发放的图纸(包括各专业相关图纸),作为公司的绝密文件,由专人负责保管。
2、工程竣工验收后,地产公司向物业公司提交整套工程资料,物业公司专人接收并签字确认。
3、服务中心成立后,项目资料移交服务中心,由服务中心具体按档案管理制度中相关规定进行管理。
九、档案管理流程图:
1、项目资料:
相关部门分类整理
列出清单
部门经理审查签字
项目结束后移交公司档案员
档案管理员归类、编目组卷
建立电子档案
2、公司证照卡及荣誉证书、奖杯等实物:
相关部门办理
证件、证书领取
及时存入公司档案室
档案管理员分类登记
建立电子档案
3、档案借阅
填借阅申请单
总办审批
登记借阅
按时归档:
第4篇 物业管理公司档案管理制度9
物业管理公司档案管理制度(九)
第一条 总则
1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。
3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条 档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条 档案分类:
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)广告策划文案
2.工程技术类
1)设备设施档案
2)招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件
第四条 归档工作流程
1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条 归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目
1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号
如:2004/市场/001
2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号
如:2004/百事可乐/项目/001
3)财务类档案:会计年度设置
4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条 档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。
第七条 保管和保密制度
1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄密。
4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
第八条 附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
第5篇 物业公司档案管理制度怎么写
一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。
二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。
三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
b.普通文件:除a级外的文件均属b级。
四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。
五、归档资料必须准确做好文件索引。
建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;
卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。
六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;
纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;
用钢笔书写,字迹端正。
七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。
十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;
b级档案由副总经理批准借阅。
十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。
做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则,将追究当事人责任;
如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。
十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。
十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。
对摘抄的材料应进行审查、签章。
第6篇 物业管理公司档案管理制度-6
物业管理公司档案管理制度6
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
第一节档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
第二节档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为六大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、工程类
6、拓展类
二、机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以'一案一号'为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
第三节机要档案
一、机要档案按其内容分为'绝密'、'机密'、'秘密'三级。其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在10万-100万元的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
第四节档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
第五节保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股东名簿;3、股东会、董事会、监事会会议纪要;4、公司证照;5、各级批文;6、印鉴;7、公司年度经营计划;8、公司年度经营总结;9、年度财务报表;10、技术资料;11、不动产所有权状及其他债权凭证;12、人事资料;13、大型活动图片、音像资料;14、其他核定须永久保存的文书。
二、十五年保存:1、会计凭证;2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:1、期满或解除的合同协议;2、完结后的项目方案;3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:1、部门工作计划及工作总结;2、完结后的部门请求报告;3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
第六节保管部门
一、财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由总经办指派专人保管。
第七节档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
三、合同协议应在签订之日移交总经办。
四、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。
七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
第八节档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、拓展类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。(保密性档案的范围见《机要档案管理制度》)。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个工作时。
七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第九节档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
第十节其他
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
三、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
四、本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
五、以上表格均由总经办统一编号。
六、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第7篇 物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度范本
一、物业管理公司档案管理规定:
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司保密规定:
1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。
3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务
4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。
6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三.物业管理公司档案资料:
1、物业管理公司验收档案:
1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)机电设备保养合约;
4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);
6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、物业管理公司二次装修档案:
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、业户资料:
1)入伙情况记录;
2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);
4、物业管理公司管理文本汇编:
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;
3)物业管理公司各项管理分包合约;
5、物业管理公司设备维修保养类:
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;
3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;
4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;
6、物业管理公司设施设备检测类:
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;
4)避雷系统要有定期检测报告;
5)应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它设施设备检测记录资料;
7、物业管理公司物业管理处运作类:
1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;
2)物业管理公司管理费收缴情况
3)物业管理公司管理费财务报告
4)物业管理公司物业管理处运作报告;
物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议)
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函
*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录
第8篇 物业管理公司档案资料管理制度怎么写
一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。
二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。
三、档案资料员工作职责
1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。
3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。
4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。
5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。
四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。
五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。
第9篇 中海物业公司档案管理制度
zh物业公司档案管理制度
为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理,特制定本制度。
一、档案资料的归档管理
1.归档范围
a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等,由行政部负责归档。
b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。
c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案,如:会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等,由行政部负责归档。
d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案,由行政部负责归档。
e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档,由行政部负责。
2.归档要求
a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐;字体一般是宋体,标题三号字,正文四号字;语言通顺,文字输入正确无误。
b.归档的文件材料要完整齐全。
c.归档的书面文件必须是原件,电子文件为最终使用件。
d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。
3.归档时间
a.文书档案在第二年上半年内归档。
b.员工档案及时归档。
c.财务档案按季度归档。
4.归档份数
a.各类书面文件材料一般归档一式一份;电子文件一般归档一式三份(其中包括软盘上一份)。
b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5.不归档文件材料的范围
a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、草稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。
d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
e.参加非主管单位召开的会议,不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。
f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。
6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
二、档案资料的保管
1.分公司档案资料由行政部统一管理,其他各部门档案资料均由各部门自行管理。
2.存放文书档案要有专用柜架,在排放上应按照类别和时间的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹;在保存电子文件时,按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签,以方便查询。
3.底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。
4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。
5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作,做到账册相符,对破损或载体变质的文书档案,要及时进行修补和复制,文书档案发霉或虫害要及时消杀;对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。
6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。
三、档案资料借阅管理
1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2.员工查阅档案,须办理登记手续,并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。
3.在借阅档案时应做到以下几点:
a.办理登记手续,定期归还。
b.要爱护档案,不得丢失。
c.所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写。
4.借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。
5.档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7.调离分公司的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
四、档案鉴定和销毁
1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行;日常档案的鉴定工作由行政部负责。
2.鉴定的主要项目有:
a.档案保管期限表。
b.对到期档案提出存、毁意见。
3.确定保管期限原则:
a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。
4.鉴定工作应该定期进行。
5.档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整,部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。
6.销毁档案的程序:
a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告,经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。
b.档案销毁时,由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。
c.销毁档案时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的,将根据国家有关规定进行处理。
第10篇 物业管理公司档案资料管理制度-4
物业管理公司档案资料管理制度(4)
一、重视档案资料的整理及管理工作,设置专职人员进行专业化管理。
二、办公室根据“档案管理目标责任”要求,按期、按年、按月、按时将公司各项年度方针、工作目标、各项工作建立档案,指派档案管理人员详细分类,进行归档。
三、档案资料员工作职责
1、负责做好收件登记、编号、运转和检查未归档文件的催办工作。
2、按规定及时、正确地办理各种资料的动态注记。
3、按时收集好各类档案资料,不散失,不遗留,做好立卷归档,分类要准确,装订要工整,符合立卷标准。
4、及时制订工作计划和做好年终总结,特别是要做好为领导提供各种资料的参考、查找工作。
5、严格执行查阅资料的规定办法和资料保密纪律。
6、妥善保管好各类档案资料,严厉杜绝由于个人疏忽或麻痹大意而使档案丢失及由于档案室内温度不适而受潮或干燥造成的损失。
四、公、检、法部门或房管部门和上级主管机关因办案需要,需查阅有关房产资料,按规定凭介绍信查阅。
五、律师事务所要有关了解当事人资料的,同样按其介绍信并出示“聘请律师合同书”为准,由资料员代为查阅,并根据不同情况采取口头或书面方式给予回复。
第11篇 物业管理公司档案管理制度8
物业管理公司档案管理制度(八)
依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。
一、档案工作的基本原则
档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档
1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。
3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理
1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
2、做好相关的防范措施,注意保密工作。
3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅
1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。
第12篇 物业公司档案管理制度格式怎样的
物业公司档案管理制度
一、公司档案由出纳统一管理,各部门需要的档案可申请复印件。
二、档案按以下分类:工程图纸、合同、音像资料、相册、表格、制度、公文、会议记录、传真、通告、剪报、政府文件、资料、人事档案等。
三、档案资料的收集、整理、存档依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企业名称(缩写)部门 文种 时间 编号密级:a.机密文件:公司章程、股东会、董事会纪要、决议,重大业务合同函件、会议纪要、a级财务资料(财务报表、验资报告、重要函件)、资产类权证、重大项目可行性报告、政府重要批文、企业历史文献。
b.普通文件:除a级外的文件均属b级。
四、原则上所有资料应以原件存档,当存档资料确因客观因素而不能存放原件时,可用复印件替代,但须附页说明原件所在处及不能存留原件的原因。
五、归档资料必须准确做好文件索引。
建档立卷按永久、长期、短期分别组卷;
卷内文件应把正文和底稿、文件和 、请示和批复放在一起,卷内页号一律在右下角。
六、案卷装订前应拆除金属物,做好文件材料的检查,如对破损或褪色的材料,应当进行修补和复制,装订部位过窄或有字迹的材料,要用纸加衬边;
纸面过大的书写材料,按宗卷大小折叠整齐,对字迹难以辨认的材料,应附上抄件,案卷标题要标明相关署名、部门、问题等,文字要求简练、确切;
用钢笔书写,字迹端正。
七、案卷按机构、年代排列,永久与长、短期案卷分开保管,编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
八、注意做好保密工作,存放档案的门窗要坚固,并做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠虫、防高温、防强光等措施。
九、每年定期对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题应及时采取补救措施,确保档案的安全。
十、借阅文件档案(包括资料),必须由借阅人填写借阅单,经公司总经理审批,财务资料同时须经财务经理审批,办理借阅手续,a级档案须由总经理批准方能借阅;
b级档案由副总经理批准借阅。
十一、装订成册的档案不出借,只供现场查阅,未立卷的文件及资料可出借。
十二、查阅档案的人员必须爱护文件档案,不得随便携带或转借他人阅读。
做好档案的安全和保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。
否则,将追究当事人责任;
如确需复印、摘抄等须经总经理批准后方可。
十三、查阅的文件档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告领导处理。
十四、对摘抄卷内档案,应经总经理同意。
对摘抄的材料应进行审查、签章。
