第1篇 公司档案管理制度
公司档案管理制度
1、公司档案工作实行二级管理。其中:一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处及各部门的档案资料管理工作。
2、公司档案业务归属综合处,由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。
3、公司档案管理员按照国家有关规定,以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。
4、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。
5、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。
归档制度
1、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关企业须保留的,综合处保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复,属付款性质的,由财务处保存原件;属人事问题的,由劳资员保存原件;属工程项目的,由工程处保存原件。其他重要报告,在企业资料归档范围内的,连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。
6、由公司对外签订的经济合同,应保留三份原件,主管经理保存一份,财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务处保存原件。
7、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。
8、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。
档案保管制度
1、公司办公室应有存放档案的专门库房,各处、部门应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记,编制归档目录。
3、科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便提供利用。
4、档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5、库存档案必须图物相符,帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案,由档案管理员编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续。
档案借阅制度
1、档案属于公司机密,未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅部门保管的档案材料,须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材料,属借阅部门经办的,由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料,须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方,不得携带外出。需要借出档案的,须经综合处处长批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经综合处长报经理批准。
5、借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人,以便查阅和催还。
6、借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
7、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
第2篇 l公司档案管理制度
公司档案管理制度
1.目的
规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2.适用范围
本制度适用于集团各公司各类档案的管理。
3.职责
3.1由总经理审批档案的借阅申请及清单。
3.2人力资源及行政部经理监督管理的实施工作。
3.3人力资源及行政部行政助理负责对档案文件的分类、登记、编号、保存等管理工作。
4.档案分类及编号
4.1档案按其内容及关联部门可分为六大类:
4.1.1行政类
4.2.2财务类
4.3.3人事类
4.4.4业务类
4.5.5工程类
4.6.6资源类
4.7.7合同类
4.2机要档案须在档案编号后注明:绝密、机密、秘密。具体划分规则见本制度第三节第二条。
4.3档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
4.4归档后须填写《档案管理登记表》
5.机要档案
5.1机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
5.2划分标准
5.2.1绝密档案包括
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议等重大合同。
5.2.2机密档案包括
●财务资料;
●公司重要会议纪要;
●公司经营情况;
●人事档案、薪资性档案、劳动合同;
●技术资料。
5.2.1秘密档案包括:
●重要项目资料;
●项目合同协议。
6.档案的装订
6.1以左方装订为原则,右上角标明档案号。
6.2文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
7.保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
7.1永久保存
●公司章程
●股东名簿
●股东会、董事会、监事会会议纪要
●公司证照
●各级批文
●印鉴
●公司年度经营计划
●公司年度经营总结
●年度财务报表
●技术资料
●不动产所有权状及其他债权凭证
●人事资料
●大型活动图片、音像资料
●其他核定须永久保存的文书
7.2十五年保存:会计凭证、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定和公司财务管理制度规定执行)
7.3五年保存:期满或解除的合同协议、完结后的项目方案、其他经核定须保存五年的文书。
7.4一年保存:部门工作计划及工作总结、完结后的部门请求报告、完结后无长期保存必要文书。
7.5公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
8.保管部门
8.1财务专项机要档案由财务会计部负责保管。
8.2人事专项机要档案由人力资源部负责保管。
8.3股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书或法务部保管。
8.4其他档案均由总经办指派专人保管。
9.档案移交
9.1公司各类证照、批文在颁发之日起移交总经办。
9.2公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交总经办。
9.3合同协议应在签订之日移交总经办。
9.4财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档、管理。
9.5其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
9.6档案移交须填写《档案移交清册》。
9.7《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,总经办留存一份。
10.档案调阅
10.1因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》,并经相应核准人核准后方可调阅。
10.2行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、工程类档案、市场类档案的调阅须部门经理核准,跨部门档案调阅须总经办主任核准,但仅仅限于档案的查阅、复印,使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。
10.3档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
10.4调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
10.5《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
10.6档案借阅时间最长不超过8个工作时,如借阅时间需要超过8小时,应在说明理由,并经部门负责人批准。
10.7如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
11.档案的销毁
11.1超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
11.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》,经相应核准人核准后方可销毁。
11.3部门内部档案由部门经理核准销毁;机要档案由总经理核准销毁;其余档案由主管副总经理核准销毁。
11.4销毁档案须两人以上人员共同完成,总经办指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》。
11.5档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
11.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,总经办一份。
12.其他
12.1档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
12.2所有档案应有专柜存放、加锁,定期清理通风,防湿。
12.3所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
12.4本制度附件包括:《机要档案管理制度》。
12.5以上表格均由行政部统一编号。
12.6各部门必须严格按照
第3篇 物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度范本
一、物业管理公司档案管理规定:
1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。
2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。
3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。
7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。
8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。
9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。
二、物业管理公司保密规定:
1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。
2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。
3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务
4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。
5.公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引,由物业管理处统一保管,高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续),每次限时一周。实行借阅目的为指引员工培训,严禁任何形式的抄袭及复印。
6.发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。
7.员工应具有维护他人阴私权利的法律意识,主动为公司及业主保守秘密,对于任何人士不正常的打探行为,应坚决拒绝并向公司报告。
8.员工因执行保密规定不当,致使公司、业主、业户或管理员工利益受不良侵害的,公司将按员工守则有关规定从重处罚,并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
三.物业管理公司档案资料:
1、物业管理公司验收档案:
1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料);
2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件;
3)机电设备保养合约;
4)公共区域设施设备验收记录(管理公司);
5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司);
6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司);
2、物业管理公司二次装修档案:
1)用户单元二次装修图则及审批手续;
2)二次装修期间管理处监督检查资料;
3、业户资料:
1)入伙情况记录;
2)业主(租户)情况登记(包括名称、单元号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间或租用期限等);
4、物业管理公司管理文本汇编:
1)管理合同、管理公约、用户手册等统一装订成册;
2)物业管理公司各类管理规章制度及装修规定等;
3)物业管理公司各项管理分包合约;
5、物业管理公司设备维修保养类:
1)各类设施设备要有专门的维修保养制度及应急措施;
2)各类设施设备有独立的维修档案,及日常巡检维修记录;
3)主要部位如变配电间、监控中心、电梯机房等应有工作日记、交接班记录、巡视记录及人员进出记录;
4)物业管理处有用户维修保修单,维修后应有回访记录;
6、物业管理公司设施设备检测类:
1)变配电间要有供电部门定期电气测试报告记录;
2)电梯要有劳动部门合格证书及年检报告;
3)生活水箱要定期清洗并存记录,清洗后要有卫生部门水质检测报告,清洗工作应有有效体检证明;
4)避雷系统要有定期检测报告;
5)应有定期沉降检测报告;
6)消防泵、管道应有定期试机及换水记录,烟感及温感探头应有定期测试工作记录;
7)其它设施设备检测记录资料;
7、物业管理公司物业管理处运作类:
1)正式文件应用电脑打印操作,并有规定的电脑档号及存档目录记录;
2)物业管理公司管理费收缴情况
3)物业管理公司管理费财务报告
4)物业管理公司物业管理处运作报告;
物业管理公司物业管理处会议记录(包括内部会议及与发展商或业主委 员会的会议)
*物业管理公司物业管理处值班记录
*保安值班记录
*设备值班与巡检记录
*管理工作计划与报告
*工程设备管理计划与报告
*物业管理公司物业管理处往来信函
*用户报修与投诉处理记录
*承包商维修或保养工作情况记录
第4篇 房地产公司档案管理制度
一、基本要求
1、档案管理由办公室负责,本公司档案管理及日常业务由办公室专职档案员负责,人事档案的日常管理由人力资源部主管负责。财务档案的日常管理由财务审计部负责。
2、归档范围:公司正式的收文、发文(除公文正文外,还应包括它的附件)、公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、年度会计报表、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有归档价值的文件材料。
3、对本公司规定的立卷归档材料,必须按规定定期移交给办公室专职档案员集中管理,任何人不得据为已有。
4、办公室专职档案员要保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全
二、归档时间和份数
对公司需归楼的文件必须当天整理归档,并注明份数做好记录。
三、查(借)阅
1、公司部门经理以上员工(含部门经理)查阅非密级档案,副总经理以上员工查阅密级档案,可直接向管理人员办理查阅手续;
2、公司部门经理以下员工查阅密级档案,需经办公室主任核准,并办理查阅手续;
3、查阅档案时必须爱护档案,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、不得遗失,如确因工作需要必须摘录和复制,须经办公室主任批准。
第5篇 物业公司培训档案管理制度9
物业公司培训档案管理制度(九)
1.目的
为有效地利用和保护培训文档资料,加强培训文档管理工作,使培训文档管理工作规范化,特制定本规定。
2.适用范围
公司行政人事部及各项目部相关部室对培训文件档案的管理。
3.职责
3.1行政人事部培训经理负责总部培训文档的保管工作。
3.2项目部行政管理部培训负责人负责本项目部培训档案的保管工作。
3.3其他同公司《文件档案管理规定》。
4.术语
无
5.程序
5.1培训档案归档范围
5.1.1各类培训档案存档目录
5.1.1.1日常培训档案
5.1.1.1.1日常培训档案应包括《签到表》、《培训工作记录表》、培训讲义、《培训考核成绩单》。
5.1.1.1.2其中的培训讲义应是授课教师的授课内容。
5.1.1.1.3根据《培训考核管理制度》,无论笔试、口试及实操都应用《培训考核成绩单》记录成绩。
5.1.1.1.4在培训要求中注明'了解'的培训课程,不需要进行考核,则应在培训记录表中进行记录,不要求进行考核成绩记录。
5.1.1.2'7+1'培训档案
5.1.1.2.1'7+1'培训档案应包括《'7+1'培训计划》、《'7+1'培训记录表》及培训讲义。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培训档案
5.1.1.3.1外派培训档案目录同日常培训档案存档目录。
5.1.1.3.2根据《培训风险防范管理规定》进行《外派培训合同》的存档。
5.1.2培训教材档案存档目录
培训教材档案的存档应包括《培训教材工作单》及培训教材(即授课教师讲义、文字资料、录象或光盘等),其他请详见《培训教材管理制度》。
5.1.3培训往来文件存档目录
5.1.3.1有关于培训方面通知、请示、报告、总结等根据《文件档案管理规定》要求进行存档。
5.1.3.2根据《培训管理制度》,项目部每月上报总部的月培训计划及培训实施表应按时存档。
5.1.3.3有关于培训评估的档案根据《培训评估管理制度》要求进行存档。
5.2培训档案存档要求
5.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为a4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。
5.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。
5.2.3归档的文件除特殊情况外,必须用原件。
5.3.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
5.3.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。
5.3.6各种文件资料收集、分类后,需在一个月内归档完毕。
5.3使用
5.3.1借阅:
同《文件档案管理规定》
5.5保存期限及销毁
同《文件档案管理规定》
6.监督执行
行政总监。
7.相关/支持性文件
《文件档案管理规定》
《培训管理制度》
《培训评估管理制度》
《培训教材管理制度》
《培训风险防范管理规定》
《培训考核管理制度》
8.质量记录及表格
《档案/图书/资料借阅单》
《文件资料销毁登记表》
《签到表》
《培训工作记录表》
《培训考核成绩单》
《'7+1'培训计划》
《'7+1'培训记录表》
《外派培训合同》
《培训教材工作单》
第6篇 丽晟房地产公司档案管理制度
丽湾地产公司档案管理制度
第一章 总则
第一条 为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。
第二条 凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。
第二章 档案管理体制
第三条 公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。
第四条 公司档案管理的分散与集中。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。
2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。
3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。
4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。
6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。并在房管局办完手续,合同上加盖备案章 (按揭贷款需再加盖预抵押章 )后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章 的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给房管局。
7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部门可视情况保存复印件。并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。
8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外)。
9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。
第五条 各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第六条 各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。
第三章 档案的归档范围
第七条 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。
2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章 制度和人事档案。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。
12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。
13、其他需要归档的重要文件。
第四章 档案的归档与立卷
第八条 档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。
第九条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。
第十条 凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。
第十一条 各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章 、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第十二条 为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
第十三条 立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组
合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。
第十四条 立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。
第五章 档案的分类与编号
第十五条 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。
第十六条 档案分类与编号规则,见附表。
第六章 档案的保管工作
第十七条 公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条 件,门窗应结实牢固。各部门根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜。
第十八条 归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条 理,主次分明,存放科学。库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十九条 档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人,重要问题应及时上报总经理。要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。
第二十条 档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。
第二十一条 档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。
第七章 档案的保管期限与密级
第二十二条 根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级。
第二十三条 保管期限
文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章 特定者外,依下列规定办理:
1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)规章 制度;(10)其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。
4、1年保存:结案后无长期保存必要者。
第二十四条 档案密级
公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。
1、'绝密'文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
2、'机密'文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章 程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3、'密'文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4、'普通'文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第八章 档案的借阅管理办法
第二十五条 凡需借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。
第二十六条 借阅的档案密级与领导签批
公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准后,方可借阅。
借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准许可,方可借阅。
借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。
第二十七条 借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准。归还的档案要进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。逾期不还者,档案管理员要及时催还。
第二十八条 公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室,如有特殊情况,在综合部负责人批准后可以短期外借,普通档案借阅期为七天,密级档案为三天;机密级以上档案不许外借,并且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限,应按调阅程序重新办理。因情况特殊,外部人员须出具其单位书面证明,并经总经理批准,方可查阅无密级档案。
第二十九条 借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离。
第九章 档案的销毁
第三十条 综合部档案室每年对公司档案进行一次清理,清除不必要保存的资料,对破损和褪色的资料进行修补和复制。
第三十一条 对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经综合部负责人和档案形成部门经理共同鉴定,报分管领导审核,总经理批准,并进行登记造册后按规定予以销毁。
第三十二条 销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字,销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将要销毁的文件作为它用,或作废纸出售。
第十章 罚则
第三十三条 有下列行为之一,视情节轻重,给予100元-5000元罚款处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、涂改、伪造档案。
4、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。
5、未按手续办理借阅,外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。
6、泄露公司档
案机密者。
第十一章 附则
第三十四条 本制度由综合部负责解释、补充,由公司总经理批准执行。
第7篇 物业管理公司档案管理制度9
物业管理公司档案管理制度(九)
第一条 总则
1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。
3.公司对档案实行集中统一管理。
第二条 档案管理架构
1.公司档案管理由办公室主管,设立综合档案室。
2.综合档案室由办公室档案管理员负责管理,各管理处设兼职档案管理人员。
3.综合档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各管理处由兼职档案管人员负责档案的收集、整理和移交工作。
第三条 档案分类:
1.文书类档案
1)政府部门各类文件
2)公司对外、对内各类正式发文
3)法律公文
4)广告策划文案
2.工程技术类
1)设备设施档案
2)招投标档案
3.财务类档案
4.合同类档案
5.公司各类证照
6.影音类文件
第四条 归档工作流程
1.档案工作分为八个环节:收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计、利用。
2.各管理处以管理项目为单位,按档案分类要求,在第一时间将文件、证照原件整理后,负责移交至公司综合档案室归档。
3.各管理处按要求建立档案,做好档案登记目录,经管理处负责人审签后,及时交送公司综合档案室备查,并依据要求将档案原件移交公司综合档案室。如管理处确需留存原件的,应与公司综合档案室办理档案借阅手续。
第五条 归档要求
1.归档文件必须完整齐全。
2.归档文件必须按规定分类、整理、编目。
3.档案编目
1)文书类档案:年度+(项目)部门或管理处+案卷号
如:2004/市场/001
2)工程类档案:年度+项目+档案分类+案卷号
如:2004/百事可乐/项目/001
3)财务类档案:会计年度设置
4)合同类档案:部门(项目)+合同类型+年份+案卷号
4.归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。
5.音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版;计算机软盘、光盘要可运行。音像档案采取总登记方式(登记表见附件2):
1)照片、底片要求清晰完整,并附有说明文字材料,包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。
2)录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明:题目(内容)、制作日期、制作人、盘数、序号等。
第六条 档案借阅、移交
1.公司档案室档案原则不外借其他单位,如确需外借需经公司主管副总批准。
2.借阅档案、证照一律办理借阅手续。档案需妥善保管,不得私自涂改、拆卷、复印及转借他人。
3.各管理处只能借阅本部门形成档案,若跨部门借阅,须经档案主管部门负责人批准。
4.公司档案管理人员在调离岗位、或离职时,由办公室主任负责监督办理档案的交接工作,将档案移交表填写清楚。
第七条 保管和保密制度
1.存放档案的档案柜排放整齐;采用统一的档案盒,且要求标识明确。
2.档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、防鼠、防潮。
3.档案的保密严格执行档案保密制度,采取相应保管措施。销毁档案要由专人监销,防止泄密。
4.节假日期间,档案库房、档案柜要加封条。
第八条 附则
工程档案、财务档案管理制度细则由部门另行制定。
第8篇 某公司人力档案管理制度
f公司人力档案管理制度
1、档案管理的目的:
1.1真实记录员工各方面情况,作好动态的跟踪把握,为人事运用提供参考;
1.2保证人事信息,以备查阅;
2、档案保管:人力部档案必须专人专管
3、档案范围:人力部档案包括电子版档案和书面原始档案;
3.1书面原始档案包括:各种审批的人事手续、员工劳动合同、担保书、体检表、证件复印件、各种经总经理签名的文件,与员工个人相关的文件要存一份在员工个人的档案中;
3.2电子版档案包括;
3.2.1每月五日前,分公司人力人员向总部人力部报如下表单:
表一:人力资源月报,详见招聘录用管理制度
表二:岗位图
表三:培训时间汇总表(要求三日前报总部)(培训其他表详见培训管理制度)
表四:考勤记录表和考勤汇总表,详见考勤管理制度
表五:社会保险缴费明细表
表六:劳动合同签署明细表
表七:工资表,详见薪资管理制度
表八:员工奖惩记录
表九:员工异动记录表
3.2.2分公司人力部人员保管好如下电子版资料:
资料一:公司操作手册电子版
资料二:个人操作手册电子版
资料三:各期**文化
资料四:总部下发通知按下发部门、编号归档
资料五:总部下发的会议纪要、培训资料
资料六:各月员工绩效考核分
以上内容为包括但不限于
5、档案的查询权限:
总经理,副总经理,总部人力部负责人能查询所有员工的档案,各分公司负责人和分公司人力部能查询该分公司员工的档案,其人员要查询员工档案必须经人力部批准;
6、离职员工档案处理:员工离职,档案不得拿回,一般人员档案,人力资源部保存半年以上,部门经理级以上员工,保存一年以上。
7、员工个人档案的管理
7.1如员工的工作进行了跨公司的异动,编制发生了改变,在接到有关通知文件后三个工作日内,由编制所在公司人力部,将该员工的原始档案复印一份在公司存档,将原始档案原件装入文件袋,贴好封条,盖好章,以邮寄的方式给将要调动的公司人力部;
7.2公司人力人员收到其它公司寄来的档案后,必须检查封条是否完好无损,再存档;
第9篇 公司音像档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强公司的音像档案管理,特制订本制度。
第二条 公司的音像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等。音像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片、照片和文字说明两部分组成。
第三条 音像档案是公司全部档案的重要组成部分,必须由档案室实行统一管理。
第二章 音像档案资料的收集
第四条 反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的音像资料。
第五条 各级领导人和着名人物参加的与公司有关的重大活动的音像资料。
第六条 公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的音像资料。
第七条 其他公司形成的与本公司有关的重要音像资料。
第八条 其他具有保存价值的音像资料。
第九条 音像档案资料应在形成后,一个月内随档案室其他载体形态的档案同时归档,如有特殊情况可以适当延长归档时间。
第十条 档案室应随时收集零散的具备保存价值的音像资料。
第十一条 录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费用不予报销。
第十二条 一般只接收原件,特殊情况下也可以接收复制件。
第三章 音像档案的整理
音像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。
第十三条 照片档案按年代、主题分类,同属一类的照片按时间顺序同时填写其底片号,底片在卷宗内编流水号,其格式为卷宗号上流水号。
第十四条 录音带、录像带、摄像带按年代、主题分类,按内容编号。同一内容分录盘的应视为一个案卷,编一案卷号,然后每盘再依次编排序号。
第十五条 编注与其他载体档案有联系的用参照号。
第十六条 保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因素,划定保管期限。
第十七条 文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
第十八条 照片编制采用横写格式。其格式为照片底片号―文字说明―参照号―摄制时间―摄制者。
第十九条 录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码,然后按要求逐项填写。
第四章 音像档案的保管
第二十条 音像档案入库前要进行检查,对已被污损的要进行必要的技术处理。
第二十一条 底片、胶片库温度应保持在13~15℃之间,相对湿度应在35%~45%之间;照片库温度应保持在14~24℃之间,相对湿度应保持在37.5 %~67.5 %之间;录音、录像带库温度应保持在18~24℃之间,相对湿度应保持在40%~60%之间。
第二十二条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁带盒之间的间距不小于3毫米,存放磁带最好不用铁皮柜。
第二十三条 对库存的照片档案,每半年检查一次。
第二十四条 归档保存的音像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改,销毁音像档案必须经过鉴定,征得归档同意后,报主管审批并登记造册。
第二十五条 建立健全音像档案统计制度,做好音像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第二十六条 本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准后施行。
第10篇 财富公司档案管理制度
财富管理公司档案管理制度
1.在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类:(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。
归档范围:
1.重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6.本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
归档要求:
1.归档的文件材料要完整、系统、准确。
2.归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档,并加以说明。
3.档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
4.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。
6.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
7.档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
8.案卷封面,应逐项按规定一律使用用黑色中性笔填写,字迹要工整、清晰。
档案管理人员职责
1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。
3.工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
档案的查阅和借阅
1.公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2.档案借阅的最长期限为一周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报常务副总经理处理。
3.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。
4.不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。
5.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6.不准转借,必须专人专用。
7.用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
档案的保管:
1.要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查,发现问题要及时向领导报告,并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。
2.为做好档案的提供和利用工作,所有文件资料均应按照其分类组卷,并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
3.档案管理人员要做好档案资料的保密工作,档案管理部门除外,其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
4.公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见,报总经理批准后予以销毁。
5.公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定,如出现违规操作,给予负责人点名批评,并视情节轻重处以50-200元的罚款。
6.经批准借出的档案资料,无正当理由在借阅限期内不归还的,给予责任人罚款100-200元的处罚;档案管理人员未及时催还的,每次给予罚款10-50元的处罚。
7.故意毁损档案资料的,应当视损毁资料的价值给予相应的处罚;情节严重的,予以辞退处理。
第11篇 公司人事档案管理制度
公司人事档案管理制度（一）
第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。
第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。
第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。
第四条人事档案管理员的职责
（一）、保管员工档案；
（二）、及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；
（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；
（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；
（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；
（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；
（七）、定期向档案室等部门移交档案；
（八）、办理其它有关事项。
第五条人事档案的内容及分类归档
（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；
（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；
（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；
（四）、政治历史审查及甄别复查材料；
（五）、员工参入党、团材料；
（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；
（七）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；
（八）、处分、取消处分的材料；
（九）、任免、工资、职称等材料；
（十）、学历和评定的技能等材料；
（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。
第六条人事档案材料的分类严格按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》的规定办理。
第七条人事档案的收集、保管和销毁
一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。
二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。
三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。
四、人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。
六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。
七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。
八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。
第八条人事档案的利用和传递
一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。
二、本公司各部门因工作需要查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。
三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。
四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。
五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。
六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。
七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。
八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。
九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在地的街道办事处。
十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。
十一、对转出的档案，必须按统一规定的 “ 员工档案转递通知单 ” 的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。
第九条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。
第十条本细则未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。
第十一条本管理细则由公司人力资源部负责解释。
公司人事档案管理制度（二）
一、目的
为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定
1、基础管理
1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。(www.)在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。
1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、档案的查、借阅
2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。
2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。
2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。
2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。
2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。
3、查、借阅档案注意事项
3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。
3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。
3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。
4、档案的销毁
4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。
4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。
4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。
四、制定、修订、废除与实施
本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。
人力资源部
第12篇 装饰公司 工程部档案管理制度
装饰公司工程部档案管理制度
1、工程项目部根据工作需要配备资料员,资料员应严格装饰施工档案管理要求负责工程资料的收集、整理、编号、装订,做好资料档案工作。
2、做好施工现场每周例会记录、每月例会记录。临时现场会议记录。
3、项目工作人员登记造册。施工班组人员身份证复印件整理归档。
4、工程中工程量签证单、工程任务书、设计变更单、施工图纸、工程自检资料的整理归档。
5、工程中其他文件、资料、文书往来整理归档。
6、各类档案资料分类保管,做好备份,不得遗失。同时建立相关电子文档,便于查阅。
7、借阅档案资料需办理借阅手续。填写工程资料借阅表,并及时归档。
