第1篇 管理制度文件一
第一条
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际情况,特制订本制度。
第二条 文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理
第三条 公文的签收:
凡来公司公启文件(除领导订启的外)均由办公室收发员登记签收
第四条 公文的编号保管:
1. 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上'外来文件流单',并分类登记编号、保管。
2.公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室 收发员进行登记编号保管,不得个人保存。
第五条 公文的阅批与分转。
1.凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由收发员分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等,分别由办公室 收发员直接分转处理。
3.为加速文件运转,办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第六条 文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交办公室,切忌横传,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导'批示'、'拟办意见',办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如确系工作需要备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转,以防丢失。
三、发文的管理
第七条 发文的规定:公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条 发文的范围:
1.凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2.下发文件主要用于:(1)公布规章制度;(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件;(3)公布体制机构变动或干部任免事项;(4)公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定;(5)发布有关奖惩决定和通报;(6)其他有关重大事项;
3.上行文件主要用于:(1)对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定;外发文主要用于:(2)同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4.在日常经营管理、技术工作中,有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管公司领导批准后,由相关业务科室书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。
5.各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,可以各业务部门名义发会议纪要。
6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。
四、发文程序与要求
第九条 发文程序规定:
1.各部门需要发文,应事先向办公室提出申请;拟搞人应填写《发文拟稿单》,并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期;
2.草拟文稿必须从公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3. 办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿;
4.经办公室审查修改后的文稿,送主管领导核稿(对文稿内容、质量负责);
5.对审核时修改较多,有碍打印和存档的文稿,应由拟搞部门重新整理清楚;
6.需经会签的文稿,由办公室在交付打印前送会签部门会签;
7.经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印;
8.文件打印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;
9.文件打字后,由办公室派专人分发并检查落实情况。
五、文件的借阅和清退
第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条
借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
六、文件的立卷与归档
第十三条 文件的归档范围:
以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档;其它部门日常工作中形成的活动资料,由各业务部门负责立卷归档。
第十四条 立卷要求
1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。
2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交,清单一式两份。(交接部门各留存一份备查)。
七、文件的销毁
第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,办公室应定期清理造册,办理销毁手续。
办公室
电子技术文件管理制度
第2篇 安全文件档案管理制度
(一)目的
建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案,并加强对安全记录的有效管理, 充分利用文件和档案信息资源,为安全生产服务, 规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。
(二)适用范围
本制度适用于公司的文件、档案管理。
(三)规范性引用文件
《中华人民共和国安全生产法》
《中华人民共和国档案法》
(四) 职责
1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。
2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。
(五)管理要求
1.档案管理范围
1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料(包括文件和记录)定期归档,实施档案管理。
1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。
2.保管事项
2.1公司的安全生产文件和档案的保管,要符合国家文件和档案管理要求,有文件柜存档的文件,使用文件夹档案袋存柜,分类清楚合理,便于查阅,做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。
2.2重要的文件档案,要按时归档,存放在公司档案室。
2.3一般文件、记录,由各分厂、处室自行按规定保管。
2.4 保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材,标示严禁烟火标志。
2.5档案箱、柜;钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。
2.6完善安全保管措施,防止档案人为或自然的损坏。
2.7案资料的保管和存放应科学、规范,便于查找。
3.归档时间
3.1办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档。
3.2按年度形成的文件,第二年上半年归档。
3.3凡是有法律效用的文件材料,一经识别就立即归档。
3.4凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。。
4.文件和档案保存形式
档案用纸张形式保管。
5.安全档案的借阅
5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案,技术人员登记后方可查阅,其它人员须部门负责人批准,并经档案员同意后,方可查阅;如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准,并经档案员同意后,方可查阅;查阅其它文件的,须部门主管批准,并经档案员同意后,方可查阅。
5.2查阅档案需办理登记手续,原件不外借,确因工作需要,须经主管部门批准,予以复制。
5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议),未经公司领导批准同意,任何人不得查阅、借阅。
5.4专业工具书,一律实行先归档保存,再办理借阅手续,如长期使用的,部门内部应自备一本。
5.5外单位来公司查阅档案、资料,必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。
5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月,可以续借,到期由档案室人员负责催讨,如须长期使用的部门内部则复印予以备份,并保证文件内容不得外泄。
5.7查阅、借阅档案资料人员,要爱护公司财产,使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生,违者严肃处理。
6.保密事项
6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律,档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。
6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管,并进行登记管理,不得乱扔乱放
6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数,不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理,复制中形成的废页应作为密件销毁。
6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录,确因工作必须摘抄的,须经公司领导批准,并履行登记手续。未经同意,不得擅自复印、翻印和摘抄。
6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸,要进行登记,经主管领导审批,送往有关地点监督销毁,确保保密安全。
6.6对够不上密级又不宜公开的档案,可划为“内部”。
6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密,必须经公司分管领导审核批准。
6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准,未经批准不得复制和摘抄。
6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。
6.10定期检查档案保密工作,发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律,防止泄密事件发生,对造成泄密事件的责任者,要视情节严肃处理。
7. 修改、补充事项
7.1修改、补充科技档案,必须填写修改、补充申请单,并经分管副总经理以上领导审批后,方可修改,任何个人或部门不得擅自改动。
7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改,进行监督和检查。
8.销毁
8.1档案室对已保管期满,拟销毁档案提出存毁的初步意见,并对拟销毁档案按类别登记,由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案,确定销毁或续存,分别送交分管副总经理以上领导进行初审。
8.2汇总初审意见,编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。
8.3 销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。
8.4 销毁时要进行监销。
经鉴定批准销毁的档案,必须送指定地点销毁,不准出卖或做其它用;销毁档案时必须派专人护送到指定地点,由两人(或两人以上)监督销毁,并在销毁清单上注明'已销毁'字样和销毁日期,监销人要签名盖章,以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存,并再销毁清单上详细注明。
8.5 档案销毁的具体工作由办公室承办,并将销毁清单归档。
对已到保存期限安全生产文件和档案材料,由公司生产技术处或相关部门提出申请,由公司分管领导及相关负责人审核签批,对审批同意销毁的材料,由公司生产技术处或相关部门销毁,并在销毁记录上签字。
第3篇 电子技术文件管理制度
一、 总则
1、 技术文件是本公司的核心秘密,是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障,公司的技术文件属于公司所有。
2、 为规范本公司技术文件的管理,确保文件编制的正确性、完整性,明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容,确保技术文件的正确性及实施有效的管理,特制订本制度。
3、 适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。
二、 技术文件的编制
1、 技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括:
1) 开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2) 开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3) 产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4) 产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、 技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、 技术文件由技术开发部等相对应部门编制,各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、 技术文件的提交
1、 在产品开发的整个周期中,设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作,以保证技术文件的完整性。
2、 在产品开发的各个阶段,设计人员都必须按时提交设计文件,并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后,设计人员都必须重新提交文件,以便更新服务器中的文件,保证开发工作的可靠性。
3、 设计文件的提交以starteam为准,设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、 对于已提交的文件,任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、 技术文件的归档
1、 各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
2、 技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期,设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全,签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、 文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中,纸质文件签署须在纸质文件上手写签署,电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署,光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、 各类归档文件经确认无误并且签署完毕后,方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上,供查阅使用;一套刻录成光盘,做封存保管。
5、 用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签,标签上须注明光盘的大致信息,如名称、编号、签署信息等。
6、 归档文件时,须填写《设计项目归档资料清单》,并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验,检验合格后方可给予存档。
五、 技术文件的借阅
1、 任何员工之间不得私自传阅技术文件,不得非法保持不具权限的文件。
2、 若因工作需要,须借阅技术文件,则需报相关领导批准,并填写《借阅登记表》,然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
第4篇 办公室文件管理制度范文6
办公室文件管理制度范文(六)
1、公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、用印、传递、归档、销毁等程序;
2、凡学校下发的收文,由办公室签收登记,属总经理亲收件,一律交收件人亲自拆封,并根据总经理的批示,由办公室转交有关部门传阅、办理或存档;
3、各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压,公文办完后,办公室应根据要求对文件立卷,编号、归档;
4、严禁文件丢失,并按有关规定办理借阅手续;
5、干部调动时,应将文件清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时作好登记、保管。
6、负责各种文件,材料的打印、发放、上报工作,按有关保密规定,严格保守秘密。
7、文件有保存价值的要及时鉴别并报总经理批准,无保留价值的文件由办公室定期销毁。
第5篇 机房上墙文件：工具管理制度
工程部机房上墙文件:工具管理制度
1、集中管理的工具
集中管理的工具为小型机械、精密仪器及不宜由个人保管的各种工具,借用者应掌握工具的基本性能和操作要领。借用工具必须登记。登记要清楚,用完后应及时归还销账。应每月对工具进行清点、核对。
2、对工具精心保管、精心使用,如因使用不当或保管不善,造成损坏、丢失,应由借用者负责赔偿。
3、工具不得转借他人,归还时需擦干净。
4、个人管理的工具做好个人管理工具登记。
5、工具必须精心使用,妥善保管,如有丢失或使用不当造成损坏应由个人赔偿。
6、工具的更新配置由工程部经理审批,统一安排。
**物业管理公司工程部
20**年*月**日
第6篇 某运管政务大厅文件管理制度
运管政务大厅文件管理制度
一、处室文件由文书人员统一管理,文件管理总的原则是:准确、及时、安全。
二、文书人员收到文件时及时登记,以免在登记前将文件丢失而无法查找;要特别注意绝密件、特急件的登记、分发。
三、收文后要及时送交主任阅批,批示后的文件应及时送科室人员传阅。
四、阅文人接到文件后,应及时签阅处理,不得横传,积压或私自留用。一般情况下,阅文人保存文件不得超过一天,阅文后及时送交文书。传、借阅文件要签字,需要自存的文件阅文人可复印一份,原件一律送交文书归档保存。
五、根据文件批示,相关阅文人应当尽快处理,并将完成情况向批示人汇报。
六、我所实行内网传输的文件,大家应及时登陆内网查看(每天上午上班前的30分钟),需要打印出来归档的文件由文书人员负责办理。
七、文书人员应当定期将内网相关文件进行电子归档,并建立书面文件档案。
八、加强保密观念,密级以上文件,必须绝对保密,任何文件不得丢失,谁丢失,谁负责。
第7篇 物业管理公司文件管理制度怎么写
物业管理公司文件管理制度
第一节 总则
一、为适应公司全方位规范化科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。
三、公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风,努力提高文件质量和处理效率。
四、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。
公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。
第二节 文件分类
一、规定。
发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性行政措施,用'规定'。
二、决定、决议。
对重要事项或重大行动做出安排,用'决定'。
经会议讨论通过并要求贯彻的事项,用'决议'。
三、通知。
转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项,用'通知'。
四、通报。
表彰先进,批评错误,传达重要信息,用'通报'。
五、请示、报告。
向上级请求批示与批准,用'请示'。
向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用'报告'。
六、批复。
答复请示事项用'批复'。
七、函。
商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等,用'函'。
八、会议纪要。
传达会议议定事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用'会议纪要'。
第三节 文件格式
一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、 、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门)、抄报(送)单位(部门)等部份组成。
二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。
三、发文字号包括代号、年号、顺序号。
四、公司发文代号分为四种:
①'发'、②'人发'、③'客发'。
冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。
力避随意发文。
'发'用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号;
'人发'、'客发'分别用于人力资源部的对内对外发文及客户服务中心的对外发文,文件由发文部门自行编号,总经办统一认定。
(公司其他部门均以'发'的代号发文,以②、③代号发文,须在发文权限范围内。)
五、文件必须盖章或签字。
六、密级分为'绝密'、'机密'、'秘密'。
七、紧急程度分为'特急'、'急'、'平'。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。
十二、文件纸一般使用a4型。
第四节 收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。
第五节 办文
一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。
二、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。
三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。
四、文件的催办由总经办负责,防止漏办或延误。
五、严格按照时限要求完成。
六、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。
七、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。
第六节 发文
一、发文一律使用《公司发文稿纸》。
二、发文程序如下:公司内部发文:拟稿人→部门经理核准→主管副总经理→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案对外发文:拟稿人→部门经理审核→主管副总经理→总经理核准→总经办统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
第七节 其他
一、时限要求:
1、特急:限4个工作时内完成。
2、急:限8个工作时内完成。
3、平:限16个工作时内完成。
二、文件的保密要求:
1、绝密文件:阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:阅后立即保存在文件柜内。
三、文件立卷归档按照《档案管理制度》执行。
第8篇 华闽酒店文件管理制度
闽华酒店文件管理制度
1、公文办理一般包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序;
2、凡酒店的收文(信、函)包括领导的亲收件,由总经理室秘书处签收、登记,转交董事长或总经理;
3、公文登记后,根据总经理的批示,由总经理办公室转交各位领导传阅,如需转交有关部门阅办,应由总办秘书送交,并经登记、签收后方可送交;
4、阅读文件应按规定范围,秘密级以上文件须到总经理办公室阅读,因工作需要借阅文件应办理手续,用完后及时退还,秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室;
5、各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压;
6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文,应件件有着落,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事;
7、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷,当年文件应于第二年第二季度移交完毕;
8、各级干部调动时,应将文件(含保密记录本)清理移交,凡参加会议带回的文件,应及时送总办秘书处登记保管;
9、没有保存价值的文件,经过鉴别和主管领导批准,由总经理定期销毁。销毁秘密文件,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销,秘密级以上文件不准作废出售,一律集中销毁。
第9篇 化工企业安全生产文件档案管理制度
1、目的
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合 理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本 制度。 本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
2、职责
2.1、安全生产规章制度和操作编程的编制、评审和修订由行政部牵头，生产部主管收集、整理、、编制并拟定文件和制度，公司总经理签字同意生效后可以下发各部门实施和遵守。
文件的使用：安全生产标准化体系管理文件由行政部统一发放，并做好发放登记工作；技术性文件由生产部门负责发放，并做好发放登记工作；其他部门的专业文件由主管部门负责发放，并做好发放登记工作。
2.2、 各单位负责本单位文件档案的管理， 并负责监督检查和考核。
2.3、 各单位安全员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
3、内容
3.1、 文件资料收集
安全生产文件档案内容如下：安全生产会议记录（含纪要）、安全费用提取使用记录、员工安全教育培训记录、劳动防护用品采购发放记录、危险源管理台帐、安全生产检查记录、授权作业指令单、事故调查处理报告、事故隐患整改记录、安全生产奖惩记录、特种作业人员登记记录、特种设备管理记录、外来施工队伍安全管理记录、安全设备设施管理台账（包括安装、运行、维护等）、有关强制性检测检验报告或记录、新改扩建项目“三同时”、风险评价信息、职业健康检查与监护记录、应急演习信息、技术图纸等。
3.2、 立卷归档
3.2.1、 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档 案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。 3.2.2 应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三 种进行时间整理，分类归档。
3.2.3 、各单位在每年 2 月底前对上年度的文件资料进行归档， 统 一保存。
3.2.4、 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化， 应层次分明， 编写页码，填写卷内文件资料目录。
3.2.5、 不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
3.3、 档案保管
3.3.1、 档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。
3.4、 档案借阅
3.4.1、 文件资料档案借阅， 必须借阅手续， 借阅当案要注意保护， 不得丢失、 损坏、 涂改， 要如期归还， 到期不能归还者， 要说明情况， 并办理续借手续。
3.4.2、 借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表 或转借他人。
3.4.3、 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。
3.5、 档案销毁 对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定 期销毁，必要时做好销毁记录。
6、 本制度由行政部制定并负责解释，自发布之日起实施。
第10篇 维修技术资料、工艺文件管理制度
1、技术负责人负责收集汽车维修的法律、法规和国家标准、行业标准以及相关技术标准，具备所承修车型相关维修技术标准和工艺文件，确保文件完整并及时更新，以上资料交由资料管理员保管。
2、资料管理员对所有资料进行分类编号，定期对资料进行盘点并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
3、借用资料时，资料管理员应认真、完整地填写资料借用登记表。
4、借用人对资料必须爱护，保证资料的完好、整洁。对于使用中出现的损坏现象，应主动向管理员说明，并酌情赔偿。
5、如资料遗失，将追究借用人责任，限期购回此书或及时复印此书，资料管理员对借用人进行遗失登记，当再次出现遗失情况，限制其使用权，并上报领导。
6、为保证资料内容清晰完整，翻阅资料时双手一定要洁净，凡出现资料破损，粘上油腻、不清洁将追究借用人责任，限制其使用权。
第11篇 工程文件管理工作制度
1.总则
1.1本工作制度依据工程承建合同文件、国家和行业行政规章制度以及工程建设管理文件有关规定制订。
1.2.本制度适用于建设单位单位、监理单位(监理机构)及承包商之间所有工程文件的传递与管理。
1.3.工程文件分类及其组成。
1.3.1设计文件。指由设计单位通过建设单位提供,或由建设单位提供,或按承建合同规定由承包商提供可用于工程实施的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准以及其相应的设计修改通知,或按合同规定可由监理工程师签署的变更批示等文件。
1.3.2施工文件。指承包商根据工程承建合同规定或根据监理文件要求必须报送监理单位的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工申请、工程检测试验报告、合同支付报表、合同索赔与合同商务文件、各种工程施工问题请示以及与工程实施、竣工、维护等一切工程承建活动有关的各种图纸、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料等。所有反映工程承建合同过程与工程承建活动的文件。
其中由分包施工承包商盖章并由承包商授权签发的施工文件属于二级施工文件。
1.3.3监理文件。指监理工程师在建设单位授权和按工程承建合同规定开展监理工作所编制发布的文件,以及有关工程建设活动的批复、简报、通报、通知、规定、签证以及协调会议纪要等,所有反映工程承包与建设监理合同履行过程和建设监理过程的文件。
1.3.4建设单位指示。指经建设单位或建设单位有关部门依照工程承建合同和建设监理文件规定签发、下达、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转、以及与此有关的各种文图、函件等。
1.4.具有合同效力的一切工程文件,均以书面文件为准。特殊情况下可先口头或电话通知,并在二日内补发书面文件。
1.5.除非建设单位另有指示或工程承建合同文件另有规定,否则不符合文件传递程序的文件,可能被视为非正式文件或无效文件而不具有合同所赋于的效力。由此所造成的工程延误与合同责任,由责任方承担。
2.设计文件管理
2.1建设单位提供用于工程实施的设计文件均为一式十八份,监理审核备查及监理工作留存二份,其中四份依照工程承建合同文件规定批转承包商执行。
2.2设计文件应根据建设单位与设计单位签订的供图计划,按时提供给建设单位。监理公司于收到建设单位设计文件后七天内组织完成审核工作。对于需要修改的设计文件,提出修改意见,通过建设单位转达回设计单位研究处理;审核合格图纸,交承包商执行。
2.3承包商对收到的设计文件应进行仔细阅读和检查(包括核对所有的尺寸、高程和数量),对发现的或在作业实施过程中发现设计文件中存在的缺陷或错误,应在3天内以书面通知监理单位,供监理工程师在施工前或该项作业实施前作出修改和补充,避免由此引起返工和造成损失。
2.4正式施工前设计文件必须经过会审。
2.5施工过程中,若地形、地质或其他自然条件发生了与设计文件不符的重大变化,承包商应及时书面通知监理单位,并提出处理或变更建议报监理工程师审批。
2.6施工期间,监理公司依据工程承建合同文件规定的建设单位授权所签发的施工变更指示,承包商应予执行。
2.7除非合同文件另有规定,或监理文件另有要求,否则经监理批准的设计文件(包括监理公司签发的施工变更指示),在送达承包商6小时后生效。
2.8承包商可根据施工需要自行复制所需数量的设计文件,也可通过监理公司向建设单位申请追加提供图纸份数,并为此支付其费用。
2.9由建设单位或监理公司所提供的设计文件,承包商不得用于本合同项目范围以外或转给第三方。
3.施工文件管理
3.1承包商应依照工程承建合同规定和监理文件要求,报送或递交工程活动全过程的施工文件。施工文件的报送期限、内容、格式和细节应符合建设单位和监理公司的要求。
3.2对于已经批准的施工文件,若因自然条件或施工条件发生重大变化,或必须对施工文件作实质性的变更,承包商仍应按上述要求及时提出书面文件重新报请建设单位或监理公司审批。
3.3合同文件规定由承包商负责设计的工程项目,承包商必须于开工十四天以前,一式四份报监理工程师审批。
3.4承包商(含二级单位)编制的施工文件均应一式四份递交监理公司,并由监理公司资料员负责签收。经建设单位审批的施工文件或其审签意见单也由承包商指定的资料员向监理公司资料员领取。
3.5对于应报送审批并业已送达的施工文件,监理公司将在合同规定期限内完成审批工作,审批意见包括“照此执行”、“按意见修改后执行”、“修改后重新报送”或“已审阅”四种。返回承包商的施工文件审签或批复意见若为“修改后重新报送”。承包商必须按有关规定和要求修改后重新报送,并承担由此所造成施工延误及经济损失等的合同责任。
3.6施工文件的报送期限以监理公司或指定签收人的签收日期为准。该报送期限按合同文件规定执行。若合同文件未明确规定时,按有关监理实施细则或监理工作规程的要求执行。
3.7监理公司超过审批期限仍未完成对施工文件的审批,可认为该报审文件已经得到监理工程师同意。事后,监理仍有权对该报审文件提出异议和批复,承包商应予执行。
4.建设单位指示或向建设单位单位报送的文件
4.1除非建设单位中有指示或合同文件另有规定,否则承包商向建设单位报送的施工文件都必须主送监理公司,并经监理公司审核和转达。
4.2除非建设单位另有指示或合同文件另有规定,否则建设单位关于工程项目施工的主要意见和决策,都将通过监理公司向承包商下达实施。
5.监理文件管理
5.1监理文件的送达时间以承包商授权部门与机构负责人或指定签收人的签收时间为准。
5.2承包商对收到的监理文件有异议,可于接到该监理文件的3天内或合同规定时限内,向监理公司提出确认或要求变更的申请。监理公司在7天内或合同规定时限内对承建单位提出的确认或变更要求作出书面回复,逾期未予回复表示监理公司对原指令予以确认。
5.3承包商如对监理文件或监理公司的确认意见有异议,可于该文件或确认意见送达后的3天内向建设单位单位申请复议,并承担由此而产生的一切费用与损失。
5.4若承包商对监理文件(包括监理的确认意见)或建设单位的指示(包括其复议意见)有异议,应首先在总监理工程师的协调下,通过友好协商寻求全面解决。
若经协商仍未能取得一致意见,建设单位和承包商任何一方均可依据合同规定进行仲裁或提交法律程序,但应事先将此意向通报监理单位
5.5除非监理公司或建设单位复议指示或合同争议评审组或通过仲裁程序对监理文件已作出撤消、变更或修改,否则在复议、评审或仲裁期间,原已送达的监理文件继续有效。
6.工程文件传递与受理
6.1工程文件传递流程图:
设计文件
设计单位
项目法人
项目法人指示
监理单位
监理文件
承包商
施工文件
主导流向
反馈流向
6.2属紧急工程文件,必须在其左上角一个明显位置加盖“急件”章,受理方应在一个合理的短时间内作出处理。在非常情况下,还可以先通过电话或口头传递文件内容要点,并在随后的8小时内补送书面正式文件。
6.3为促进工程建设的顺利进展和工程建设合同的切实履行,根据《工程建设监理合同》文件规定,建设单位应在14天(对于急件,应在一个更短的时间)内,就监理方书面提交并要求建设单位作出决定的事宜作出书面决定送达监理方。若超过期限监理方未收到建设单位的决定意见,可理解为建设单位对监理方的明确建议意见无异议,并将该建议意见视为建设单位的决定。
第12篇 文件管理制度精选
规范性文件管理制度
豆坝九年制学校规范性文件
管理制度
第一条 为了促进依法行政，使本校起草制定规范性文件的工作规范化、程序化、标准化，根据有关法律、法规，制定本制度。
第二条 本制度适用于本校起草制定规范性文件的工作。
规范性文件是指本校制定或联合其他部门制定的在全学区围内进行行政管理、规范教学工作的文件。
第三条 规范性文件应当以“康县豆坝乡九年一贯制学校文件”的字样发布，根据内容使用“规定”、 “办法”、“细则”、“通知”、 “决定”等规范的名称。
第四条 制定规范性文件必须遵守法律、法规、规章和国家政策规定，符合法定权限和程序.
第五条 本校规范性文件的管理工作由办公室负责，主要内容包括:
（一）组织起草调整规范性文件；
（二）负责本办规范性文件的公布工作；
（三）负责本办规范性文件的解释；
（四）负责规范性文件的清理工作；
第六条 下列事项，本办可制定规范性文件：1
（一）实施人防法规、规章的具体措施和方案，需要制定规范性文件组织实施的；
（二）实施人防法规、规章的程序，需要制定规范性文件确定的；
（三）调整本办机关对外的行政行为需要制定规范性文件的。
第七条 规范性文件制定项目，由办公室拟定项目建议书后提交主任批准。
第八条 制定规范性文件，应当深入调查研究，总结实践经验，广泛听取有关机关、组织和公民的意见，注重本区的实际情况。具体工作由办公室负责。
第九条 起草的规范性文件涉及公民、法人或者其他组织切身利益，有关机关、组织或者公民对其有重大意见分歧的，应当向社会公布，征求社会各界的意见。也可以举行听证会。
起草专业性强的规范性文件，应当征求有关机构及专家的意见。规范性文件的内容与其他部门工作关系紧密的，规范性文件草案应当进行会签，或者与有关部门联合起草。
第十条 规范性文件草案在主任审批通过后，上报区政府法制办，由区政府法制办按照相关规定进行审查。
第十一条 区政府法制办审查规范性文件时，需要本办进一步说明情况的，本办应当在规定的期限内予以说明。
第十二条 经区政府法制办合法性审查后，由主任签署，经统一登记、编号发布施行。
第十三条 本制度自2023年1月1日起施行
第二篇：技术文件管理制度
技术文件管理制度 1 、目的
明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理。
2 、适用范围
适用于公司的技术文件的管理。
3 、职责
3.1副总经理负责技术文件（工艺、检验规范）的编制、更改，审核。
3.2 总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。
3.3办公室负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。
4 、工作程序
4.1生产设备(来自好范 文网www.haoword.com)科针对产品的要求，通过策划，确定应有的技术文件（包括配方、工艺、检验规范等）。
4.2 根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由副总经理对其适宜性进行评审。
4.3 通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的阶段，由总经理组织有关人员对其符合性进行评审，评审符合要求后，交 副总经理审核、总经理批准后进行小样试验。
4.4 通过批准，由化验室负责小样试样，对小样进行产品特性的总体验证。
4.5 在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。
4.6 通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。
4.7 通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由副总经理进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。
4.8 审批后的正稿，由生产设备科移交到办公室进行归档，根据需要，生产设备科负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的人员，进行使用。
4.9 在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用人员提出报副总经理，副总经理签注意见后，由原开发人员进行更改 。
4.10 更改后，应通过 4.4 、 4.5 、 4.7 、 4.8 程序后，由生产设备科负责原稿进行修改，对发下文件同时进行修改。
4.11 任何人员、任何部门均不得擅自更改文件，对制订审批后的文件应严格执行。
4.12 本制度由生产设备科结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。
4.13 当发现擅自更改或不执行情况，生产设备科将开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反公司规定进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。
第三篇：保密文件管理制度
保密文件管理制度
一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。
二、有专人负责领取密级文件,并由a、b角负责公务网的文件接
收,并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。
三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的安全。
四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、
文件件数,严格办理阅读者签名手续。
五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在
每个环节的安全。
六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、
不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。
七、按规定及时清退密级文件。
八、按规定统一上交保密废纸。
第四篇：受控文件管理制度
受控文件管理制度
受文者：各相关单位
发文者：公司办公室文件编号：pbg120141z 生效日期：年月日 主旨：受控文件管理制度
受控文件指按照发放范围登记、分发、存档管控，并能保证收回、同步修改的文件，为加强其管理，确保文件的有效利用，特制订本制度。
一、文件范围：1、设计文件（包括图纸表格）、2、工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程）；3、质检文件（包括企业标准、检验规范）；
4、管理文件（包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度）。
二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全（编制、审核、标准化、批准），按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档；文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录；收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》；各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发；离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。
三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名；过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。
四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚；对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。
本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。
拟制：审核：批准：普天视电子有限公司2023年3月2日
第五篇：文件管理制度
1、文件管理人员收到文件后，要立即登记，填写文件处理单，及时送分管主任批办。
2、批办后的文件，要根据批办意见及时办理或传阅，保证在尽可能短的时间内传阅完毕，并将文件处理结果填写在文件处理单上，及时送交领导阅知。
3、密级文件不准在个人手里过夜，不得带到家中或公共场所，借阅文件要严格完备手续。
4、对上级文件（包括领导人讲话）未经批准不得复印，经批准复印的要搞好登记、编号，将复印件及时收回，不得遗失。
5、中央、某某某委文件、领导人讲话，每年清退一次，按规定到指定地点销毁。留存文件和有保存价值的材料，要及时搞好立档工作。
