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第1篇 会计档案管理规定办法
会计档案管理规定
第一条
会计档案是会计核算的专业材料,包括会计凭证、会计帐薄和财务报告等。它是记录经济业务的重要史料和证据,是国家档案的重要组成部分,也是各企业的主要档案之一。
第二条
按照《会计档案管理办法》会计档案管理工作必须做到制度完备、资料完整、安全保密、入档及时、存入有序、专人保管。
第三条 会计档案的范围
1、会计凭证:包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或其完成情况并明确有关经济责任的一种凭证。原始凭证是填制记账凭证或登记账薄的原始依据,是重要的会计核算资料。原始凭证包括从外单位取得的原始凭证和自制原始凭证两种。
记账凭证是对经济业务按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账薄的凭证。
其他会计凭证是指以上凭证之外的凭证。
2、会计账簿是指以会计凭证为依据,全面、连续地记录一个单位的经济业务,对大量分散的数据或资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍。它是编制会计报表的重要依据。会计帐簿:包括日记帐、明细帐、总帐、各种辅助帐。
3、财务报告指用来反映会计实体的财务状况和经营成果的总结性书面文件,包括会计报表、附表以及财务情况说明书等。会计报表包括月、季、年度会计报表及附注。
4、其他类会计档案包括银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等。其他应当保存的会计核算专业资料是指与会计核算有关的重要资料。
第四条 会计档案的立卷和保管
1、会计档案的分类和编号。会计档案可分为四类:会计凭证类、会计帐簿类、会计报表类和其它类,根据四类档案进行分级编号管理。
2、财务部门按照上述归类和编号负责整理立卷。会计档案均应采用硬纸卷盒(或卷皮)进行包装。
3、会计档案的移交。会计档案在会计年度终了后由财务部门保管一年,以备随时查阅,满一年后,有单独档案部门的,同财务部门编造清册移交档案部门保管。
4、档案部门对所保管的会计档案应建立“会计档案保管清册”由会计档案经管人负责登记。
5、会计档案的存放。应按照上述分类和卷盒编号分类顺序存放。存放地点应注意防火、防潮、防污、防窃、防蛀、防鼠。
6、会计档案的清点和检查要每年进行一次,检查档案完整、借阅情况及安排情况,以及保管期满应处理的档案,发现问题应及时采取措施进行处理。
7、各种会计档案的保管期限要按规定执行。
第五条 会计档案的调阅
1、本公司人员调阅会计档案,要经主管会计同意;外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信,并经会计主管或企业领导人批准;会计档案原件不得外借。
2、调阅会计档案须填写会计档案调阅登记簿,需要复印的要经本企业领导同意并进行登记,查阅过程中档案管理人员不得离开现场。调阅人员不得在案卷中勾、划、涂、抹,不得抄录与调阅无关的内容。
第六条 会计档案的销毁
1、对保管期满的会计档案,要按照规定由档案部门提出销毁意见会同财会部门共同鉴定,严格审查,对其中未了结的债权、债务的原始凭证应抽出另立卷,保管到确无保存价值时再进行销毁。
2、对按规定可以销毁的档案,应编造“会计档案销毁清册”,经领导审查,报上级主管单位批准后销毁,档案销毁时应由财会部门和档案部门共同派员监销,监销人员在销毁档案之前应认真进行清点核对,并在销毁清册上签名盖章,销毁清册一式三份,分别由档案、财会、上级主管单位保留。
第2篇 中国银行会计档案管理规定
中国人民银行会计档案管理规定【1】
第一条 本规定所指会计档案是记录和反映人民银行各项业务活动的会计史料,包括业务会计、基建会计、经费会计的档案资料,分为会计凭证、会计账簿、会计报告和其他会计资料四类。
第二条 人民银行各级机构应建立健全会计档案的归档、保管、交接、查阅和销毁制度,妥善保管会计档案,防止会计档案毁损、散失、泄密。
第三条 会计档案可采用纸、磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存,原始凭证、票据、合同等具有法律效力的纸质资料应保存原件。采用非纸介质存储会计档案的,应满足查阅、打印的要求。
第四条 会计档案应按形成时间和保管期限等不同属性分类索引。
第五条 各部门形成的会计档案应由专人及时整理立卷,并及时登记会计档案保管登记簿。
(一) 会计档案保管登记簿应注明会计档案名称、册数、起讫时间、档案编号、保管期限、经办人员以及移交时间等内容;
(二) 档案立卷应整齐美观、方便查阅,采用装盒或装袋的方式保管;
(三) 各种非纸介质档案立卷时应标注存储内容、所属时间、顺序号码等事项。
第六条 会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物、防日光和防其他毁损等条件,并建立健全会计档案库管理制度,保证会计档案完整无缺。
第七条 会计档案的保管期限分为永久和定期两类,定期分为三年、五年、十五年三档。
(一) 会计档案保管期限从形成会计档案的次年度算起,如有必要可以延长,但不能缩短;
(二) 会计档案保管期限应按照本规定附表所列期限执行,附表中未列示的,可以比照类似档案的保管期限办理;
(三) 同一会计档案以不同介质保存时,保管期限应该一致;
(四) 同一介质上有不同保管期限会计档案的,应按最长期限保管;
(五) 会计应用系统及其开发和修改的文档资料应视同会计档案管理,保管期限为系统停止使用或升级换版后15年。
第八条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由业务部门或事后
监督部门保管一年,期满后移交本行综合档案管理部门统一保管。本行综合档案管理部门不具备保管条件的,可由业务部门或事后监督部门建立分库房,并指定专人保管。
第九条 移交会计档案,应由移交方编制移交清册,列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起讫时间、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。移交清册一式两份,交接双方各执一份。
交接双方应严密交接手续,按照移交清册所列内容逐项交接,双方负责人监交。完毕后,双方经办人员和监交人员应在移交清册上签章确认。
第十条 会计档案在不同部门之间传递时,应注意安全、保密,严防丢失毁损。
第十一条 会计档案管理人员工作变动或因故离岗,应办理交接手续。 第十二条 保管部门应定期检查会计档案,并及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。
(一) 复制、修复纸介质会计档案原则上应保持原卷册的封装,复制后的会计档案应与原件一同保管;
(二) 磁盘保存的会计档案应半年检查并复制一次,磁带保管的会计档案应一年检查并复制一次,光盘、缩微胶片保存的的档案每两年检查并复制一次;
(三) 会计档案复制后的保管期限仍从首次形成档案的次年度算起。
第十三条 人民银行应严格会计档案查阅管理,查阅会计档案必须按规定办理查阅审批手续,认真填写《会计档案查阅登记簿》。查阅人应爱护档案,用毕及时归还,防止丢失和泄密。
(一) 内部查阅会计档案,应由查阅人提出申请,并经业务核算部门和会计档案保管部门负责人批准;
(二) 法律、法规授权的单位查阅会计档案时,应持有效证件和文件,经单位负责人或其授权人、业务核算部门、会计档案保管部门负责人批准后,在专人陪同下查阅;
(三) 查阅人可以阅览、复制和摘录会计档案,但严禁涂改、污损、拆封、抽换和将会计档案借出本行;
(四) 会计档案保管部门应对查阅情况进行记录,并由查阅人签字确认。 第十四条 将原始会计资料的信息内容以数码形式转存在磁性材料或光盘等载体上保存的会计档案,应满足以下管理要求:
(一) 与原始会计资料信息完全一致;
(二) 通过网络传输时,应采取保密、认证等安全措施;
(三) 通过网络查阅时,应有授权审批、登记制度。
第十五条 保管期限届满的会计档案,按下列程序销毁:
(一)会计档案保管部门会同业务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,核对销毁会计档案的名称、卷号、册数、起讫时间和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
(二)本行行长在会计档案销毁清册上签署意见;
(三)各地市级中心支行、县级支行销毁会计档案应经上级行批准,分行、营业管理部、省会(首府)城市中心支行、副省级城市中心支行销毁会计档案经本行行长批准;
(四)销毁会计档案,应由本行业务部门、会计档案保管部门共同派人现场监销。销毁会计档案前,监销人应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对;销毁后,应在销毁清册上签章确认并存档备查。
第十六条 保管期限届满但涉及未结清的债权债务、对处理历史遗留问题有重要参考价值等未了事项的原始会计资料不得销毁,应单独抽出立卷,保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十七条 机构分立、合并和业务移交时,会计档案的保管、查阅应遵循下列要求:
(一) 机构分立,原机构存续的,会计档案由原机构保管;原机构解散的,会计档案应由上级行指定其中一方保管。其他方可查阅复制与其相关的会计档案;
(二)机构合并,会计档案由合并后的机构保管;
(三)机构撤销,会计档案由其上级行代管;
(四)因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
银行会计档案管理办法【2】
第一条 为规范银行会计档案管理,维护银行会计档案的安全完整,根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》和中国人民银行颁布的《银行会计基本规范指导意见》,制定本办法。
第二条 中国人民银行、政策性银行、国有独资商业银行、股份制商业银行、城市商业银行、农村商业银行和城乡信用社(以下统称银行)实施会计档案管理适用本办法。
第三条 银行会计档案是银行各项业务活动的会计记录和重要史料,是金融档案的重要组成部分。
银行会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料。
第四条 银行应建立会计档案的归档、保管、查阅和销毁制度,做到会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅,防止会计档案毁损、散失、泄密。
银行应改善保管设施,采用先进技术,实现会计档案管理现代化。
第五条 银行会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料,应保存纸质档案。
第六条 银行会计档案应按内容和形成时间分类索引,以便查阅。采用非纸介质存储会计档案的,应能满足阅读及打印要求。
第七条 银行会计档案保管地点应具备防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物等条件,磁介质档案保管应具备防磁条件。按规定需双备份的会计档案应异地分别存放。
第八条 银行会计档案的保管期分为3年、5年、15年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年度算起,如有必要可以延长,但不能缩短。
同一介质上有不同保管期限会计档案的,应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保存的,至少应有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。
第九条 会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案管理,保管期限为该系统停止使用或有重大修改后5年。
第十条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后可暂由会计部门保管1年,期满后由会计部门移交本单位档案管理部门统一保管。未设立档案管理部门的,由会计部门指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
第十一条 银行应定期检查会计档案,及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其他技术处理。
第十二条 银行应严格会计档案调阅管理,防止会计档案丢失和泄密。
内部查阅会计档案,应由调阅人提出申请,并经会计部门和档案管理部门负责人批准。采用网络形式查阅的,应严格有关控制制度。法律、法规授权的部门查阅会计档案时,应持有效证件和文件,经银行机构负责人或其授权人批准,在银行专人陪同下查阅。
查阅人可以抄录、照相、复印或复制,但不得将会计档案拆封和借出。银行会计档案保管部门应对查阅情况进行记录,并由查阅人签字确认。
第十三条 保管期限界满的会计档案,按下列程序销毁:
(一)由档案管理部门会同会计部门编制会计档案销毁清册;
(二)本行行长在会计档案销毁清册上签署意见;
(三)除银行另有规定外,分支机构销毁会计档案应经上级行批准;
(四)应由本行会计部门、稽核部门、档案管理部门共同派人现场监销,并在销毁清册上签章确认。
银行销毁会计档案,应将档案信息与其保存介质一同销毁。
第十四条 保管期限界满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料,银行不得销毁,应单独保管到未了事项完结为止。
第十五条 银行机构分立,原机构存续的,会计档案由原机构保管;原机构解散的,会计档案应经分立各方协商后由其中一方代管,或移交档案馆代管。
银行机构合并,会计档案应由合并后的银行机构保管。银行分支机构关闭,会计档案由其上级行代管。银行机构撤销或破产清算,会计档案应移交有关档案馆代管。
法律、法规另有规定的,从其规定。
第十六条 银行交接会计档案应编制移交清册,办理交接手续,由双方负责人监交并签章确认。
第十七条 银行有违反本规定行为的,按照《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的相关规定追究有关人员责任。
第十八条 本规定自2003年1月1日起施行。各银行可结合本行具体情况制定实施办法,报中国人民银行备案。
第3篇 某酒店会计档案管理规定
1.0 目的
会计档案是记录和反映公司各项经济业务的重要史料和证据,财务部要切实加强对会计档案的管理工作,建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等制度,切实把会计档案管好。
2.0 适用范围
2.1会计凭证:原始凭证、记帐凭证、银行对帐单、银行存款余额调节表。 2.2会计帐薄:现金和银行存款日记帐、明细帐、总帐、固定资产卡片、辅助帐薄。
2.3会计报表:月、季度会计报表,年度会计报表。 2.4电脑磁盘:储存会计核算资料、电脑核算程序。 2.5其他会计资料:帐单、发票、收据存根、计划统计报表、经济合同、会计移交清册等等。
3.0工作职责
(略)
4.0 程序要点
4.1公司每年形成的会计档案,都应由财务部按照归档要求,负责整理立卷或装订成册。当年会计档案在会计年度终了后可暂由财务部保管一年,期满之后,由财务部编造清册归档入库。
4.2已入库的会计档案,应保持原卷册的封装,需拆封整理的,由会计档案管理人员处理。
4.3会计档案的保管,必须存放有序,查找方便,同时严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防毁损,散失和泄密。
4.4会计档案的保管期限据财政部的有关规定执行。
4.5公司保存的会计档案应根据本单位的业务需要,积极给予利用。公司其他部门查阅会计档案,须经有关负责人同意,::要向保管人说明查阅范围,并按规定进行登记,查阅后及时归档。
4.6外单位查阅会计档案,需凭查阅单位介绍信,说明查阅范围,查阅人还应出示身份证件,经财务部经理批准后,才能办理登记查阅手续。
4.7查阅会计档案必须由保管人陪同,不得让查阅人单独在场。
4.8查阅时会计档案需保持原样,不得拆抽,涂改,如需复印的,须经财务部经理同意。
4.9会计档案保管期满,需销毁时,应指定专人鉴定审查、编造会计档案销毁清册,经酒店领导同意,报主管部门批准后方能销毁。对于其中未了结的债权债务的原始,应单独抽出,另行立卷,保管到结清为止。建设单位在建设期间的会计档案,不得销毁。
5.0 记录文件与控制表格
6.0 支持文件
