石油销售公司会计档案管理办法

发布时间：2024-11-20 查看人数：32

石油销售公司会计档案管理办法

第一章总则

第一条为加强石油销售公司(以下简称'hb公司'或'公司')会计资料档案的科学管理,保证会计资料的完整安全,更好地服务于公司的各项经营活动。根据《会计法》和《中华人民共和国档案法》及《陕西**石油(集团)有限责任公司会计档案管理办法》,并结合公司实际,特制定本办法。

第二条本办法所称会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条本办法适用于hb公司。

第二章组织机构及职责

第四条公司财务部和综合办公室共同负责会计档案的管理工作。

第三章会计档案管理范围

第五条会计档案一般包括以下内容:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第四章会计档案的整理立卷

第六条每月的会计资料,在次月15日前整理立卷或装订成册。

第七条会计年度终了后,应采用'三统一'的办法对会计资料进行整理立卷。

(一)分类标准统一:一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他;

(二)档案形成统一:案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;

(三)管理要求统一:建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计凭证装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第八条会计凭证的立卷

(一)按月立卷:次月将装订成册的凭证,统一登记至会计档案保管清册。

(二)凭证装订

1.会计凭证装订前的准备工作:

(1)分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

(2)摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

(3)整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因,再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资和奖金发放单是否随附齐全;

(4)记账凭证上有关人员(如复核、记账、制单等)的签字和印章是否齐全;

(5)按凭证号码的顺序归集(如按上、中、下旬汇总归集),根据集团装订标准确定装订成册的本数。

2.会计凭证装订时的要求:

(1)用'三针引线法'装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;

(2)凭证外面要加封面,封面纸用牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;

(3)装订凭证厚度一般1.5厘米,以保证装订牢固,美观大方。

3.会计凭证装订后的注意事项:

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;

(2)在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅;一般每月装订一次,装订好的凭证按年度分月妥善保管归档;

(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

第九条会计账簿的立卷

各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它账簿应按年整理立卷。基本要求是:

(一)账簿装订前,首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订;

(二)会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底;

(三)保留已使用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用牛皮纸做封面、封底,装订成册;

(四)多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装,应按同类业务、同类账页装订在一起;

(五)会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象;

(六)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章;

(七)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。

第十条会计报表的装订

会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一立卷保管。会计报表编制要求:

(一)会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角;如有损坏部位,应对其修补后,完整无缺地装订;

(二)会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。

第十一条其他会计核算资料的立卷

会计核算其他会计核算资料应按时整理立卷,要求如下:

(一)分类整理,按顺序排列,检查资料是否齐全;

(二)整理检查资料顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺失要查明原因。

第十二条同时满足下列条件的,公司内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意

外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第十三条满足本办法第十二条规定条件,公司及所属各单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第五章会计档案的归档

第十四条当年的会计档案在会计年度终了后,由财务部保管一年,期满后于次年1月10号前移交综合办公室归档。移交过程中,需财务部会计档案管理人员与综合办公室档案管理人员进行移交,由财务部经理、综合办公室经理负责监督移交。移交过程中需填写《会计档案移交单》(一式两份),一份交予财务部会计档案管理人员保管、一份交予综合办公室档案管理人员保管。

第十五条纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

综合办公室接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

第十六条机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原档案管理人员编制会计档案移交清单,将全部案卷逐一移交,接管人员逐一接受。

第六章会计档案的借阅使用

第十七条档案在财务部保管期间,财务部应建立会计档案清单和借阅登记册。凡需借阅会计档案人员,须经总会计师批准后,方可办理借阅手续;借阅人员不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,不得抽换,不得将会计档案携带外出,如遇特殊情况,须经财务总监或总会计师批准。

第十八条会计档案移交综合办公室后,凡需借阅会计档案人员需办理档案借阅手续,具体参见《档案管理办法》。

第七章会计档案的保管期限

第十九条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年,具体见附件一。

第二十条会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第八章会计档案的销毁

第二十一条公司应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

会计档案鉴定工作应当由公司综合办公室牵头,组织会计、审计、纪检监察人员共同进行。