第1篇 公文管理办法
第一章 总则
第1条 为进一步规范公司公文管理，促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、标准化，确保国家、地方行业法规及公司政策、制度、工作指示、工作汇报等及时上传下达和跟进落实，提高行政工作效率和质量，制订本办法。
第2条 本办法适用于公司所有公文的收发、阅批、分转与归档等整个过程的办理与控制。
第3条 主要职责。
1.集团领导：负责公文的审核、批示、签发等。
2.集团企业管理中心：负责重要公文的起草、公文的审核、有关公文规范的制定；
3.集团行政管理中心：负责公文的收发实施、传阅、督办、归档等。
4.集团各中心：负责对相关收文的批办及本部门所发公文的起草与核稿等。
第二章 公文的类别
第4条 按照公文来源，将公文分为外来公文与内部公文两类。
1.外来公文指政府部门、行业主管部门等外单位（转）发给公司的公文。
2.内部公文指在公司内部使用的公文，包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、通知、通告、通报、任命、决定、计划总结报告、会议纪要和阶段性规定等。
第5条 按照公文收发的单位层级方向，将公文分为上行文、下行文、平行文三类。
1.上行文，指各单位向上级单位或公司职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文，文种有“请示、报告”。
2.下行文，指公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件，文种有“指示、批复、通知、通报、决定、决议”等。
3.平行文，指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件，文种有“函”。
第6条 按照公文的文种，将公文分为正式公文与非正式公文。
1.正式公文包括：决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等。
2.非正式公文包括：会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等。
第7条 按照公文的保密等级划分，分为普通公文与保密公文。
第8条 常见公文文种的选用。
1.指示：领导对下级单位布置工作，阐明工作、活动的指导原则。
2.决定：对某些重要事项做出决定和对重大行动做出安排。
3.决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。
4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文，可带附件；对内部公布规章制度、人事任免以及其他需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等。
5.通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
6.布告：对公众公布应当遵守或周知的事项。
7.公告：向国内宣布重大事件。
8.通报：表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。
9.报告：向领导、上级单位汇报工作，反映情况；重要会议的发言稿。
10.会议纪要：经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等。
11.请示：向领导、上级单位请示某项工作中的重要问题、明确某项政策界限、审核批准某些重要事项。
12.申请：向上级或同级别请求批准一般事项。
13.批复：答复下级部门（单位）的请求事项。
14.函：平行单位间联系业务、洽谈工作或知照相关方；向无隶属关系的有关主管部门（单位）请求批准和答复审批事项。
第三章 收文管理
第9条 收文主体及范围。
1.公司外来公文的收文工作由行政管理中心负责。外来公文主要分为业务收文（含建设集团业务及其他业务）、党委收文、工会收文三大类。
2.公司内部公文的收文工作由相关业务部门办理，对重要公文应转交行政管理中心归档（参见《档案管理办法》）。
第10条 外来公文的签收。
1.凡外来公启文件均由行政管理中心统一签收，并填写《外部收文登记表》。在签收和拆封时，要认真核对封口与邮戳。发现函件有异常应查明原因，做出相应处理。
2.对于政府部门、行业主管部门等重要机构发来的机要文件要进行信封、文件、文号、机密编号的检查，发现问题要及时上报，并作异常登记。
3.行政管理中心对各类收到的文件与资料进行分类编号，以利于统计和查阅。对政府来文、行业来文可作更细分类，并进行统一编号。
第11条 收文批办流程（走oa流程），相关工作标准详见《外部收文流程规范》。
1.建设集团收文：集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→总裁批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
2.党委收文：集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→行政副总裁审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
3.工会收文：集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→工会主席审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
第12条 收文批办注意事项。
1.效率意识。为加速文件运转，行政管理中心人员应根据文件紧急程度与重要度，及时发起oa流程；在领导批示后，督促各部门批办，并及时归档。
2.保密工作。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将重要文件带回家和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露其内容。如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政管理中心主任同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档、周转。
第13条 本公司人员外出参加会议带回的文件及资料，及时送交行政管理中心进行登记（参见《档案管理办法》）。
第四章 发文管理
第14条 发文主体。公司正式公文的发文工作由行政管理中心负责。各部门、各组织（党委、工会等）需要正式向上反映重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的，向行政管理中心提出发文申请，并由行政管理中心发文。
第15条 发文范围。凡是以公司名义，由行政管理中心发出的文件、通告、制度、决定、决议、请示、报告等，均属于发文范围。
第16条 发文批办流程（走oa流程），相关工作标准详见《内部发文流程规范》。
1.建设集团发文：部门发起人→部门负责人审批→业务分管领导审批→企业管理中心主任核稿→总裁签发→董事长签发→行政管理中心主任填写办理意见→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
2.党委发文：企业管理中心主任起草→行政副总裁核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
3.工会发文：企业管理中心主任起草→工会主席核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
第17条 发文格式要求。行政公文一般有公文版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、生效日期、版尾（主题词、抄送单位、印发说明、页码），见《公文格式模板》（详见附件1-10）。
1.版头。在公文首页正上方为红色方正粗宋字体，字样为“**建设集团股份有限公司文件”或者“**建设集团股份有限公司××委员会文件”，代表公文属性，如“**建设集团股份有限公司工会委员会文件”。
2.发文字号。字号由三部分组成，前面用“**建设××”表示公文类别（详见附件13《公司发文编号规则》），中间为年份，后面为本年份该类公文的顺序编号，如“**建设〔2011〕12号”。
3.标题。指精炼、准确概括公文主要内容的纲要性文字，末尾应含文种，整个标题中一般不含标点符号（除颁发规章制度或转发其他公文时加书名号、并列单位间加顿号外），如“关于××季度质量、安全大检查通报”。
4.主送单位。在标题下，顶格写明主送对象，末尾加冒号，如“各区域公司、项目部：”。除下行文和平行文之外，上行文一般只有一个主送单位。
5.正文。指公文的正式内容，应层次分明，条理清晰，并以规范字体、字号书写。
6.附件说明。公文如有附件，应紧接正文（正文下间隔一行，行首空一格）标明附件的顺序号、名称。附件应在版尾后另起一页，并尽可能与公文正本装订在一起；如篇幅较长或版式复杂的，可分开装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。
7.生效日期。生效日期需另起一行，用汉字注明年月日（如二〇××年六月十九日）。生效日期距右侧4个汉字距离。
8.版尾。版尾内容在公文末尾，一般有四行：第一行为关键词，各关键词之间空一格；第二行为抄送单位，各抄送单位之间以顿号隔开，末尾用句号；第三行为印发单位（一般写公司全称或公司的某个组织）及印发日期（如20××年6月19日印发）；第四行写明印发份数，靠右排列。
9.页码：公文超过3页，应在文档底部靠右标明页码，页码左右两侧无需加横线。
第18条 发文批办注意事项。
1.各类文件的起草者，应注意公文内容的严密性与格式的规范性，起草完毕后应先确认无明显疏漏后，再发起oa流程进行批办。
2.行政管理中心在应对公文进行规范排版，再行打印分发；分发时严格按既定发文范围进行发放。
第五章 其他管理
第19条 公文的记录、统计与归档。
1.记录。行政管理中心应及时在办公自动化（oa）系统上填写《外部收文登记表》（附件11）、《内部发文登记表》（附件12），按公文形成的时间顺序，结合事由进行排列编号，并填写文件目录。目录内容包括序号、文件名称、类别、页数、时间（接收、发放等）、文件编号、使用部门/签收人员、备注等项目，形成系统的收文与发文台帐。
2.统计。行政管理中心应定期对收发的公文进行数量、批办所用时间等项目进行统计分析、总结，不断提高公文办事效率与效能。
3.归档。所有具有保留和备查作用的公司文件，行政管理中心必须整理归档（参见《档案管理办法》），统一保管。
第20条 各部门参与的公文工作。
1.各部门对外部收文的批办过程中，应及时记录、总结相关问题，将重要情况向公司领导汇报并通告相关部门。
2.各部门对所发起的公文，负有督促执行与过程监察的职责，对执行过程中发生的问题及时记录、总结，对重要情况应向公司领导汇报并通告相关部门。
3.各部门应对本部门所参与的公文进行分类统计，视文件保密等级对有关文件存根备查。
第六章 附则
第21条 本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第22条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过，自下发之日起执行。
第23条 附件：（1）公文式样一[集团下行文]；（2）公文式样二[集团上行文]；（3）公文式样三[集团公司会议纪要]；（4）公文式样四[集团公司函]；（5）公文式样五[集团公司日常通知]；（6）公文式样六[区域公司下行文]；（7）公文式样七[区域公司上行文]；（8）公文式样八[区域公司会议纪要]；（9）公文式样九[区域公司函]；（10）公文式样十[区域公司日常通知]；（11）外部收文登记表；（12）内部发文登记表；（13）公司发文编号规则。
第2篇 物业公司公文管理办法－3
物业公司公文管理办法(3)
一、企业对外发送的公文或广告文稿等一律要求使用发文稿纸誊抄工整,经发文部门和公司总经理批阅签发。
二、企业内部公文需发文的,由部门拟稿会签,由公司总经理批阅签发。
三、凡发文需按规定编排文号,并标引主题词,文号按以下办法编排。
()[]号
────────────
发文单位拟文部门发文年份文件顺序号
四、属企业内部请示、报告类的,一律要求使用稿纸誊写工整,经各部门(或企业)负责人核稿,报公司总经理批。
五、属财务类的资料如财务预算、财务报表、税单、支票等,送总经理审批。
六、收到外单位公文,应即时做好收文登记,粘贴公文签注单,呈领导批办后,转有关部门承办,最后归档。
第3篇 电子公文管理办法试行
中国科学院地质与地球物理研究所电子公文管理办法(试行)
第一章总则
第一条
为规范我所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家和中国科学院电子公文管理的有关规定，制定本办法。
第二条
本办法中的电子公文，是指所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。
第三条
电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统一、全程管理、规范标准、安全可靠”的原则。
第四条
本所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。
第五条
ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。
第二章机构及职责
第六条
ARP公文系统由所综合办公室负责组织实施工作。具体职责是：
(一)督促指导所属各部门ARP公文系统的使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题；
(二)负责所级电子公文的审核，院及院属各单位电子公文的接收。
(三)电子印章管理。
(四)院级、所级电子公文的归档管理。
第七条
研究所信息网络管理部门负责ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：
(一)提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。
(二)系统进行维护、升级、迁移等操作时，应确保电子公文内容和元数据的一致性。
第三章发文与收文办理
第八条
发文办理：
(一)通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。
(二)电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。
完成电子公文流程后，公文管理员负责加盖发文机关电子印章，拟稿人审核无误后方可发送。
（三）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收部门联系，确保公文正常接收。
（四）联合发文在主办部门签发后，可以纸质件送其他单位会签。
（五）主送部门实施ARP公文系统的，以ARP公文系统发送；主送部门没有实施ARP公文系统的，以纸质件发送。
第九条
收文办理：
(一)公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。
(二)公文管理员接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。
第十条
电子印章的使用：
(一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。
(二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。
第五章应急与安全
第十一条
应急与安全管理：
(一)当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，应及时与办公室或网络室联系，查明原因，排除故障。
（二）0.5个工作日内不能排除的故障，所ARP公文系统运维单位（信息网络部）必须及时报告办公厅。由办公厅视情况协调处理。
第十二条
各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。
(一)使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。
(二)当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。
第六章归档
第十三条
电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。
第十四条
电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。
第十五条
归档要求：
(一)办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。
(二)打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。
(三)电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。
(四)电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。
第十六条
电子公文档案的保管和利用执行国家及我院相关规定。
第七章附则
第十七条
本办法由综合办公室负责解释。
第十八条
本办法自2023年12月1日起施行。
第4篇 公文制发管理办法规定
为促进**公文制发工作规范化、制度化、科学化,提高公文制发工作的效率和公文质量,特制定本办法。
一、 党政办公室是公文制发的管理部门,负责本机关公文发文处理工作。由专人具体负责。
二、 文种包括:社区党发、社区发、社区党办发、社区办发、会议纪要、函件以及白头、黑头、网上通知等。
三、公文制发坚持控制数量,提高质量,注重效用,提高效率的原则。年社区党发、社区发文件原则上不超过90个;办公室发文原则上不超过40个。公文正文字数原则上不超过3000字。简报由办公室统一管理。各类简报反映的情况力求及时、准确、简明、生动,篇幅不宜过长,原则上不超过3000字。
四、 公文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、打字、校对、缮印、用印、分发、归档、立卷、销毁等程序。
五、 拟稿人员拟出初稿后要对文稿进行初步检查。主要检查结构、层次是否合理,语句是否通顺,数字、词句是否准确、规范。由本人签字后送本部门主管领导审定签字后,送办公室核稿,办理发文手续。
六、 办公室收到送审文稿后,按要求登记收文时间、拟稿处室、送稿人员、文稿标题。
七、 办公室对送审文稿从以下几个方面进行审核:是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定;是否需要行文;是否需与有关部门协商、会签;文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。文稿技术性问题,由核稿人员直接修改,非技术性问题可提出修改意见,发回拟稿部门,由拟稿部门负责修改。
八、 送审文稿一律为微机打字稿。
九、 办公室根据文稿字数和紧急程度限时核稿。**字以内文稿在1天内核完;**字以上的3天内核完;内容复杂、需与有关方面协商的,适当延长核稿时间,同时有两件以上文稿,急件先办;对社区领导有明确意见,需尽快下发的文稿或转出会签的文稿及其他需紧急处理的文稿,优先审核,防止压误。
十、 文稿审核后,核稿人员要根据领导分工送分管领导审签后,由办公室主任负责审核签署呈签意见,送主要领导签发。
十二、文稿经主要领导签发后,不得再行修改,打字和校对后,编号、登记、印发。
十三、文件印完后办公室文书负责按印数加盖印章,按规定份数连同原稿存档。
第5篇 门业公司公文管理办法
门业制造公司公文管理办法
第一条 公司对外发送的公文,除签呈外,其它公文用纸一律采用国际标准a4型,左侧装订。印刷格式参照《国家行政机关公文格式》的规定执行。
第二条 以公司名义发出的公文须经总经理签发,经授权,有的公文可以由公司分管领导签发。但对外发送的公文必须由总经理签发。
第三条 公司的公文种类规定如下:
一、e:文种适用于公司向外单位汇报工作、反映情况(即对外行文),要求批准或解决有关事项等内容的发文,文种一般用请示、报告、汇报、议案、情况说明;
二、e文:适用于公司向各部(室)的发文,文种一般用通知、决定、通报、意见、批复;
二、e人:适用于公司向各部(室)的有关人事任免、奖惩、岗位调整、机构设置等人事方面的发文,文种一般用通知、决定、通报;
四、e函:适用于公司向与公司不相隶属的机关、单位、企业之间商洽工作、询问和答复问题等内容的公文;
五、e办:适用于经公司领导批准,以行政部名义向公司各部(室)、属下各企业布置工作、安排任务、转发行业部门的公文,但文中应注明'经公司(或公司领导)同意',文种一般用通报、批复、通知、意见、内部情况通报等;
第四条 公司公文格式的发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加'文件'组成;发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。具体举例如:'e文[2003]1号'。
第五条 凡上行公文(包括签呈)要按格式要求,在公文规定位置标注'签发人'姓名,签发人应是公文制发机关主要负责或主持工作的负责人。
第六条 公文中的人名、地名、数字、引文应准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数,第一层为'一、' 第二层为'(一)'、第三层为'1、'、第四层为'(1)'。
第七条 行文中如在文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。
第八条 公文主题词主要用途是便于计算机检索和管理公文,凡正式对外行文均应有主题词,主题词的标引参照《国务院公文主题词表》(1997年12月修订版)。词表分为三个层次,第一层是对主题词区域职能的分类,如'行政'、'人事'、'财务'类等。第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如'管理'、'经济'、 '任免'类等。最后一层是类属词,主要是由公文文种组成。但一份文件除类别词外最多不应超过5个主题词。
第九条 公司行政部应参照国务院、省政府规定的有关公文处理程序办法及时制订本企业的公文处理规程或公文处理办法。
附相关表单:
1、上行公文样式;
2、平行、下行公文样式;
3、公函公文样式;
4、签呈样式。
第6篇 公文运转管理办法模版
一、 办公室是公文收文的管理部门,负责机关公文收文处理工作,由办公室分管文秘工作的副主任负责,文书具体处理。
二、 公文收文范围包括:各级、各部门文件、包括电报。
三、 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、传递、承办、催办、查办、归档、立卷、销毁等程序。
四、 当天收到的文件要及时登记、分类,并送分管副主任提出拟办意见。
五、 对签署拟办意见的文件要及时送各领导及处室传阅。
六、 对各领导批示的文件,要按批示内容交有关部门办理。承办部门要抓紧办理,不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的,应向批办领导说明理由,同意后迅速退回文书。
七、 送领导批示或交有关部门办理的文件,分管文秘的办公室副主任要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。
八、 审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。
九、 审批公文,用笔用墨必须符合存档要求,不得在装订线外书写。
十、 上级行政机关的秘密公文,除绝秘和注明不准翻印的以外,经主管领导和办公室主任批准,可以翻印。翻印时,要注明翻印的时间、份数、印发范围和翻印人姓名。密码电报不得翻印、复印。
十一、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。
十二、要及时将公文办理结果向批办领导反馈。
十三、公文办完后,及时将公文归档立卷。电报随同文件一起立卷。个人不得保存应归档的公文。
十四、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,由两人监销,保证不丢失、不漏销。
第7篇 党政机关公文管理办法
党政机关公文管理办法,你知道这些办法吗,下面带来党政机关公文管理办法相关文章,欢迎阅读。
党政机关公文管理办法【1】
第一章总则
第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关(以下简称党政机关)工作需要,推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化,制定本条例。
第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。
第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。
第七条各级党政机关办公厅(室)主管本机关的公文处理工作,并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章公文种类
第八条公文种类主要有:
(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。
(九)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。
(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十二)批复。适用于答复下级机关请示事项。
(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
(十五)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章公文格式
第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。
涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。
(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。
(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
(八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。
(十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。
(十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
(十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
(十八)页码。公文页数顺序号。
第十条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
第十二条公文用纸幅面采用国际标准a4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
第十五条向上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项,应当经本级党委、政府同意或者授权;属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
(三)下级机关的请示事项,如需以本机关名义向上级机关请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报上级机关。
(四)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(五)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
(六)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。
第十六条向下级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
(二)党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权,可以向下级党委、政府行文,其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项,经政府同意后可以由政府职能部门行文,文中须注明已经政府同意。
(三)党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
(四)涉及多个部门职权范围内的事务,部门之间未协商一致的,不得向下行文;擅自行文的,上级机关应当责令其纠正或者撤销。
(五)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
第十七条同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作,不得联合行文。
党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
第五章公文拟制
第十八条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十九条公文起草应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。
(四)文种正确,格式规范。
(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。
(六)公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部门意见,力求达成一致。
(七)机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十条公文文稿签发前,应当由发文机关办公厅(室)进行审核。审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。
需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公厅(室)进行初核。
第二十一条经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。
第二十二条公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
第六章公文办理
第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十四条收文办理主要程序是:
(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。
(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。
(四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。
紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。
(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。
第二十五条发文办理主要程序是:
(一)复核。已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。
(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十六条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十七条需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。
第七章公文管理
第二十八条各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。
第二十九条党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委(党组)的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室,并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第三十条公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。
公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
第三十一条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的,应当经发文机关批准。
涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。
经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十二条复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。
复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十三条公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第三十四条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
第三十五条不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十六条机关合并时,全部公文应当随之合并管理;机关撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第三十七条新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅(室)提出发文立户申请。经审查符合条件的,列为发文单位,机关合并或者撤销时,相应进行调整。
第八章附则
第三十八条党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。
第三十九条法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。
第四十条其他机关和单位的公文处理工作,可以参照本条例执行。
第四十一条本条例由*中央办公厅、国务院办公厅负责解释。
第四十二条本条例自2023年7月1日起施行。1996年5月3日*中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行.
最新党政机关公文处理工作办法解读【2】
一、党政机关公文的构成要素及排版形式
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
(一)公文的构成要素
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(二)公文的排版形式
排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。
1.公文用纸幅面尺寸:
采用国际标准a4型纸,210mm*297mm
公文页边与版心尺寸为:公文用纸天头37mm,公文用纸订口28mm,版心尺寸156mm*225mm(不含页码)。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
2.公文书写形式
从左至右横排、横写。其标识:
第一层为“一、”,第二层为(一),第三层为“1.”,第四层为(1)
3.字体字号
发文机关标识使用2号小标宋体字,红色标识;秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字;发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字;签发人姓名用3号楷体字;正文以3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28字,正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
4.页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。
5.信函式公文
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm ,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm 处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm 处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。
(三)公文各要素及排版形式
公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。
1.眉首
置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括:公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
(1)份号:公文印制份数的顺序号,即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。置于版心左上角第一行,用阿拉伯数字。
(2)秘级和保密期限:密级分为绝密、机密和秘密;保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。置于版心右上角第一行,两字之间空一字。
(3)紧急程度:是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,标注“特急”、“加急”;紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心右上角第一行,两字之间空一字。公文同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第一行,紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。
(4)发文机关标识:发文机关标识表明公文的作者,他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头,通常称“文头”。 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成,居中红色套印在文件首页上端。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。
(5)发文字号:发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行,居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。
发文字号之下4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
(6)签发人:签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1 行,其他签发人姓名从第2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm 。
2.公文主体部分
置于公文首页红色反线(不含)以下至抄送机关(不含)之间的各要素统称主体。包括:标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。
(1)公文标题:即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。除法规名称加书名号外,一般不用标点符号。位于红色反线下空两行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词义完整,排列对称,间距恰当。
(2)主送机关:是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标识在标题下空一行,左侧顶格3号仿宋体字标识,回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。
(3)公文正文:公文正文表述公文的具体内容。通常分导语、主体和结束语。在主送机关下一行,每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
(4)附件说明:公文附件的顺序号和名称。公文如有附件,在正文下空一行左空2 字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.× × × × × ”);附件名称后不加标点符号。
(5)发文机关署名(从2023年7月1日起):署发文机关全称或者规范化简称。
(6)成文时间:指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下,空两行右空4字。用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
(7)印章:公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章,联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。加盖印章应上距正文2mm~4mm,端正、居中、下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm 。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3 个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(8)附注:是需要说明的其他事项,如公文的发放范围、使用时注意的事项、联系人及联系方式等。公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
(9)附件:公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件” ,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号) 。
3.公文版记部分
置于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括:抄送机关、印发机关和印发日期。
(1)抄送机关:指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
(3)印发机关和印发时间:印发机关是印制公文主管部门,印发时间是公文的付印时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
(4)版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
(四)新旧公文区别
1.党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。
2.在“文种”方面,在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上,增加了党委的“决议”和“公报”两个文种,共15个文种。
3.在“格式”方面,取消了主题词;行政公文也要署发文机关名称。
4.在公文拟制方面,要求“重要公文”由主要负责人签发。
5.在行文规则方面,增加“不得以本机关负责人名意向上级机关报送公文”。
6.在公文管理方面,增加发文立户的规定。
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第8篇 公文写作管理办法范文
一、概说
(一)含义。
办法是机关单位对某一工作、活动制定具体处理方法用的法规文书。
(二)特点。
1.调整事项单一。办法只适用于对某项具体行政工作的规定,其调整事项要比条例、规定小得多,具体得多。
2.内容详细具体,可操作性强。办法对其调整事项作出详细规定,并侧重在措施和做法方面,说明采取哪些方法,按照怎样的程序去做,为有关单位和个人明确办事的途径,有较强的可实施性和可操作性。办法一般不用再制定实施细则为其配套性文件。
3.约束力小。办法的内容范围比条例和规定都小,另外,由于办法涉及内容事项具体,在实际执行中,往往根据事情发展变化有所变通,给予修改补充。所以,办法的法规性不如条例、规定那样鲜明,约束力较小。
二、写法
办法的写法与规定大体一致。标题一般由地区、事由和文种组成。办法在实施、执行过程中,还可以进一步修改、完善,所以在标题中常用“暂行”加以限制。正文内容包括目的、依据、适用范围、主管部门、具体处理方法、罚则、解释权、生效时间,与原来有关法律(决定)的关系等。结构上有章条式和条项式,多数采用条项式。
三、写作要求
(一)内容详细具体,可操作性强。
办法针对某一方面的工作、活动而制定具体的处理方法,侧重于措施和做法,为明确办事途径和方法而制定。所以要求内容必须详细具体,措施切实可行,程序明了。
(二)措施原则性与灵活性相结合。
办法有一定的适用范围,有普遍性,制定的措施方法应有一定的共性原则性。对个别特殊的情况则作出具体的规定。
糖酒公司家属院居委会管理办法
一、居委会设领导小组。领导小组按照民主协商、和睦共处、群策群力等原则,根据实际问题及小组成员、各住户提出的重大问题,召集有关人员商议解决办法,交小组成员具体操作。小组成员负责征求倾听住户意见,加强对收费员管理,建立健全财务管理制度及运行办法,积极处理家属院日常事务和领导小组研究交办事项。
二、居委会所有人员按照自我管理原则,主动开展工作,只出义务,不计报酬。
三、财务管理设总帐,具体由会计出纳二人负责,收取有关费用由收费员负责,收取费用向交纳户出具手续,各收费员收款后及时与会计、 出纳联系,并上交款项。支出款项由领导小组及会计、出纳三人签字入帐。
四、财务收支情况实行一季一公开,遇有重大事情的收支款项随时公开,公开以张贴通知或每户发放明白纸为主要形式。
五、所有修理及购买等事项根据市场行情,按照保质低价原则,由领导小组征求各方面意见后具体操作,操作情况适时向各住户通报。
六、收取冬季取暖费由收费员按照分工情况具体操办。对在时限内不交纳者,由居委会成员全体集中有关住户登门征收。对个别钉子户由居委会研究张榜公布后采取特殊措施解决。住房户与房主对取暖费有争议者,取暖费由房主负责。
七、冬季不采暖者自接到居委会通知后七日内自行拆除暖气片,接通管道,由居委会安排专人验收后并交纳同等住房取暖费40%金额(参照市政府标准)。
八、日常卫生费及水费收取由卫生员负责,卫生员领导小组同意后确定,卫生费标准由市场价格确定,水费标准根据用电量和用水量综合确定。
九、此办法经居委会集体商议,望各户在2008年12月1日前提出修改意见,如无意见,此办法自2008年i2月1日起实行。
糖酒公司家属院居委会2008年11月30日
第9篇 公文格式管理规定办法
公文格式管理规定
第一章:公文格式管理规定
第一条 公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。
第二条 公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1、文件名称 由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字,用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,发文字号之上,居中。两个以上部门联合行文,主办部门应排列在前。
2、发文字号 包括部门代字、年份、顺序号,置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文,只标注主办部门发文字号。
3、签发人 向上级部门报送的文件,要由主要负责人签发,主要负责人外出时,由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。
第三条 公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。
1、标题 置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主要内容,标题中除法规、规章名称和书名外,一般不用标点符号。
2、主送部门 是指公文的主要受理部门,应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文,可主送几个以上部门;向上请示,一般只写一个主送部门,不宜多头主送,以免责任不明。如需同时送其他部门,可用抄送形式。
3、内容 是公文的主体,要求情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
4、附件 正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前,注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起,并在正文之后。
5、发文部门 又称落款。落款应当用全称或规范化简称,置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。
6、发文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文,署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文,署批准日期,发文日期应当以汉字写明年、月、日,置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文,发文日期加小括号置于标题下、居中。
7、印章 除会议纪要外,应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方,上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上,要在该空页的左上方标“(此页无正文)”。联合上报的公文,由主办部门加盖印章;联合下发的公文,发文部门都应加盖印章。
第四条 公文文尾部分包括主题词、抄送部门、印发部门、印发日期、印刷份数。公文为函件时,文尾只包括主题词、抄送栏、份数等,且不注印发部门和印发日期;会议纪要用“分送”。
1、主题词 反映文件主题内容的规范化名词或名词词组,置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。
2、抄送部门 除主送部门外,其他需要执行和知晓公文的部门部门。送往上级部门的为“抄报”,送往同级部门或不相隶属部门的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。
3、印发部门、印发日期和印刷份数 印发部门是指印发公文部门的办公部门;印发日期是印发部门印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份数是文件印刷的总数,一般是根据发放范围、归档份数、发文部门留用等方面的需要来确定,印成“共印×××份”。印发部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发部门和印发日期在同一行左右两侧,中间隔一定距离。印刷份数置于其下横线右下侧、印发日期的下方。
第五条 公文排版格式 公文文字从左至右横排,左侧装订,公文用纸通常用a4型(210毫米×297毫米),公文首页为印有眉头的公文纸。公文发文字号用小三号新宋体、左对齐,签发人右对齐;标题用小二号新宋体加粗、居中;内容用四号新宋体。发文部门署名与正文之间空2-3行,字体为四新宋体。
联合行文,发文部门署名分二行,中间空1行,等宽,发文日期用四新宋体;主题词用小四号新宋体加粗,词与词之间空一格,不加标点,左对齐;抄送栏全部为小四号新宋体,左对齐。打印、校对栏五新宋体。页边距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。
固定值25磅行间距。结构层次序号要准确、清楚,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”,括号外不能有标点。如果用“第一条”的形式表示,则下面的层级依次为“1”、“(1)”、“①”(①后不应有标点),同级层号后的标点应统一。(公文排版格式见附件)
第二章 行文规则
第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。上级、领导请示问题,应做到一文一事,不得将请示事项夹在报告中。请示一般应明确一个主送部门,不要多头主送,不要同时抄送下级部门。
第七条 对平级的、没有领导或指导性关系的部门,不能发决定等指示性公文。 第八条 凡涉及其他部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。
第九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上级部门有权责令纠正或撤销。
第三章 公文办理
第十条 公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。 收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。
1、收文登记
对收进的纸质或电子文件,由行政部门分别签收、流转、登记及反馈。
2、阅批
收文登记后,公文由行政部门行政经理提出拟办意见,转相关部门会签后,呈送领导阅批后,再由行政部门转相关部门承办或传阅。急件应即时阅批。
行政部门作为文件的流转部门,对领导针对文件提出的问题要及时沟通与回馈,每位领导除参加会议、公出、沟通文件相关内容情况,应在4小时内将文件签批完毕,进行流转。因出差外出,每天必须进行一次公司电子类文件的审查、签批。
3、传递
各部门传送文件应由专人负责。
4、催办
各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况,对办理的公文要负责检查催办,承办的公文办理完毕后,应及时反馈,防止遗漏或延误。行政部门可对各部门公文处理情况有催办、督促和检查。
5、存档
文件会签、合同会签进行完毕后,打印、整理会签卡,并存档。
第十一条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、复印、发送等环节组成。
第四章 附则
第十二条 本规定由人资行政部负责解释。 第十八条 本规定自公布之日起执行。 附:行文样张、结构层次序号样张(2页)
第10篇 物业管理公司公文处理办法6
物业管理公司公文处理办法(六)
第一章总则
第一条为使公司各部门、项目(以下简称各部门)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。
第二条各部门的公文(包括电报,下同),是各部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及公司的相关规定,确保公司秘密的安全。
第六条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第七条各部门的办公室是公文处理的管理机构,主管本部门的公文处理工作并指导下级部门的公文处理工作。
第八条各部门的办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。
第二章公文种类
第九条各部门的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布公司规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关部门/项目及人员。
(二)决定
适应于公司对重要事项或者重大行为及动作作出安排、奖惩有关单位及个人、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项,并要在公司内部以文件的形势及下达。
(三)公告
适用于向企业内外宣布重要事项。
(四)通告
适用于公布公司各部门应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于公司批转下级部门的公文、转发上级部门和不相隶属部门的公文、宣布实施某项制度、传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项、任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)报告
适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。
(八)请示
适用于向上级部门请求指示、批准。
(九)批复
适用于答复下级部门的请示事项。
(十)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函
适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称;联合行文,主办部门排列在前。
(四)发文字号应当包括部门代字、年份、序号。联合行文,只标明主办部门发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文部门。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送部门指公文的主要受理部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(九)公文除“会议纪要”和以电子版形式发出的以外,应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。电子版形式公文以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级部门的要求标注主题词。
(十三)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字从左至右横写、横排。
第十一条公文中各组成部分的标识规则,参照《国家各部门公文格式》国家标准执行。
第十二条公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章行文规则
第十三条行文应当确有必要,注重效用。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条各部门依据本部门职权可以相互行文和向下一级部门的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
第十六条同级部门、上级部门与下一级部门可以联合行文;各部门之间、各项目之间可以联合行文;
第十七条属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经公司审批的事项,经公司同意也可以由部门行文,文中应当注明经公司同意。
第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第十九条部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级部门应当责令纠正或撤销。
第二十条向下级部门或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级部门。
第二十一条“请示”应当一文一事;一般只写一个主送部门,需要同时送其他部门的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级部门。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条除上级部门负责人直接交办的事项外,不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条受双重领导的部门向上级部门行文,应当写明主送部门和抄送部门。上级部门向受双重领导的下级部门行文,必要时应当抄送其另一上级部门。
第五章发文办理
第二十四条发文办理指以本部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条草拟公文应当做到:
> (一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十六条拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级部门协调或裁定。
第二十七条公文送负责人签发前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条以本部门名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本部门名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条公文正式印制前,行政部应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章收文办理
第三十条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条收到下级部门上报的需要办理的公文,行政部应当进行审核。审核的重点是:是否应由本部门办理;是否符合行文规则;内容是否符合公司的有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条经审核,对符合本办法规定的公文,行政部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的行政部并说明理由。
第三十四条收到上级部门下发或交办的公文,由行政部提出拟办意见,送负责人批示后办理。
第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门协调或裁定。
第三十六条审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文,行政部要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章公文归档
第三十八条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十条联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条本部门负责人兼任其他部门职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职部门整理(立卷)、归档。
第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期整理、存档。
第四十三条拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章公文管理
第四十四条公司行政公文由行政部统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条行政部应当建立健全公司公文处理的有关制度。
第四十六条上级部门的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级部门经负责人或者办公室负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
第四十七条公开发布各部门公文,必须经发文部门批准。经批准公开发布的公文,同发文部门正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门证明章。
第四十九条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经各部门/项目负责人批准,可以销毁。
第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。
第五十二条部门合并时,全部公文应当随之合并管理。部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章附则
第五十三条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各部门可以制定本部门或者本地区、本系统的试行规定。
第五十四条各部门对上级部门和本部门下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十五条本办法自2023年3月1日起施行。
第11篇 公文管理办法范本
第一章 总则
第1条 为进一步规范公司公文管理,促进公文制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、标准化,确保国家、地方行业法规及公司政策、制度、工作指示、工作汇报等及时上传下达和跟进落实,提高行政工作效率和质量,制订本办法。
第2条 本办法适用于公司所有公文的收发、阅批、分转与归档等整个过程的办理与控制。
第3条 主要职责。
1.集团领导:负责公文的审核、批示、签发等。
2.集团企业管理中心:负责重要公文的起草、公文的审核、有关公文规范的制定;
3.集团行政管理中心:负责公文的收发实施、传阅、督办、归档等。
4.集团各中心:负责对相关收文的批办及本部门所发公文的起草与核稿等。
第二章 公文的类别
第4条 按照公文来源,将公文分为外来公文与内部公文两类。
1.外来公文指政府部门、行业主管部门等外单位(转)发给公司的公文。
2.内部公文指在公司内部使用的公文,包括集团下发的或下属各单位下发的规章制度、通知、通告、通报、任命、决定、计划总结报告、会议纪要和阶段性规定等。
第5条 按照公文收发的单位层级方向,将公文分为上行文、下行文、平行文三类。
1.上行文,指各单位向上级单位或公司职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问所用的公文,文种有“请示、报告”。
2.下行文,指公司或公司职能管理部门向各单位下发的文件,文种有“指示、批复、通知、通报、决定、决议”等。
3.平行文,指没有行政隶属关系或职能管理关系的各单位用于联系业务或往来活动的知照性文件,文种有“函”。
第6条 按照公文的文种,将公文分为正式公文与非正式公文。
1.正式公文包括:决定、通知、通报、管理办法、条例、规定等。
2.非正式公文包括:会议通知、会议纪要、工作联络函、临时授权委托书、请示、报告、申请等。
第7条 按照公文的保密等级划分,分为普通公文与保密公文。
第8条 常见公文文种的选用。
1.指示:领导对下级单位布置工作,阐明工作、活动的指导原则。
2.决定:对某些重要事项做出决定和对重大行动做出安排。
3.决议:经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项。
4.通知:传达上级的指示,要求下级办理或者知悉的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不隶属单位的公文,可带附件;对内部公布规章制度、人事任免以及其他需知照和共同执行的事项、计划、规划、规定等。
5.通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
6.布告:对公众公布应当遵守或周知的事项。
7.公告:向国内宣布重大事件。
8.通报:表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。
9.报告:向领导、上级单位汇报工作,反映情况;重要会议的发言稿。
10.会议纪要:经营分析会、总结计划会、工作例会、专题会议等重要会议的内容纲要、规定事项和工作指示等。
11.请示:向领导、上级单位请示某项工作中的重要问题、明确某项政策界限、审核批准某些重要事项。
12.申请:向上级或同级别请求批准一般事项。
13.批复:答复下级部门(单位)的请求事项。
14.函:平行单位间联系业务、洽谈工作或知照相关方;向无隶属关系的有关主管部门(单位)请求批准和答复审批事项。
第三章 收文管理
第9条 收文主体及范围。
1.公司外来公文的收文工作由行政管理中心负责。外来公文主要分为业务收文(含建设集团业务及其他业务)、党委收文、工会收文三大类。
2.公司内部公文的收文工作由相关业务部门办理,对重要公文应转交行政管理中心归档(参见《档案管理办法》)。
第10条 外来公文的签收。
1.凡外来公启文件均由行政管理中心统一签收,并填写《外部收文登记表》。在签收和拆封时,要认真核对封口与邮戳。发现函件有异常应查明原因,做出相应处理。
2.对于政府部门、行业主管部门等重要机构发来的机要文件要进行信封、文件、文号、机密编号的检查,发现问题要及时上报,并作异常登记。
3.行政管理中心对各类收到的文件与资料进行分类编号,以利于统计和查阅。对政府来文、行业来文可作更细分类,并进行统一编号。
第11条 收文批办流程(走oa流程),相关工作标准详见《外部收文流程规范》。
1.建设集团收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→总裁批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
2.党委收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→行政副总裁审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
3.工会收文:集团机要秘书收文登记→行政管理中心主任填写办结时间→工会主席审核→党委书记批示→机要秘书发送传阅→各部门领导批办→机要秘书归档。
第12条 收文批办注意事项。
1.效率意识。为加速文件运转,行政管理中心人员应根据文件紧急程度与重要度,及时发起oa流程;在领导批示后,督促各部门批办,并及时归档。
2.保密工作。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,任何人不得将重要文件带回家和公共场所,也不得将文件转借给其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露其内容。如需备查,应按照有关保密规定,并征得行政管理中心主任同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档、周转。
第13条 本公司人员外出参加会议带回的文件及资料,及时送交行政管理中心进行登记(参见《档案管理办法》)。
第四章 发文管理
第14条 发文主体。公司正式公文的发文工作由行政管理中心负责。各部门、各组织(党委、工会等)需要正式向上反映重要情况或向下安排布置重要工作要求发文的,向行政管理中心提出发文申请,并由行政管理中心发文。
第15条 发文范围。凡是以公司名义,由行政管理中心发出的文件、通告、制度、决定、决议、请示、报告等,均属于发文范围。
第16条 发文批办流程(走oa流程),相关工作标准详见《内部发文流程规范》。
1.建设集团发文:部门发起人→部门负责人审批→业务分管领导审批→企业管理中心主任核稿→总裁签发→董事长签发→行政管理中心主任填写办理意见→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
2.党委发文:企业管理中心主任起草→行政副总裁核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
3.工会发文:企业管理中心主任起草→工会主席核稿→党委书记签发→行政管理中心编号、打印分发→行政管理中心归档。
第17条 发文格式要求。行政公文一般有公文版头、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、生效日期、版尾(主题词、抄送单位、印发说明、页码),见《公文格式模板》(详见附件1-10)。
1.版头。在公文首页正上方为红色方正粗宋字体,字样为“**建设集团股份有限公司文件”或者“**建设集团股份有限公司××委员会文件”,代表公文属性,如“**建设集团股份有限公司工会委员会文件”。
2.发文字号。字号由三部分组成,前面用“**建设××”表示公文类别(详见附件13《公司发文编号规则》),中间为年份,后面为本年份该类公文的顺序编号,如“**建设〔2022〕12号”。
3.标题。指精炼、准确概括公文主要内容的纲要性文字,末尾应含文种,整个标题中一般不含标点符号(除颁发规章制度或转发其他公文时加书名号、并列单位间加顿号外),如“关于××季度质量、安全大检查通报”。
4.主送单位。在标题下,顶格写明主送对象,末尾加冒号,如“各区域公司、项目部:”。除下行文和平行文之外,上行文一般只有一个主送单位。
5.正文。指公文的正式内容,应层次分明,条理清晰,并以规范字体、字号书写。
6.附件说明。公文如有附件,应紧接正文(正文下间隔一行,行首空一格)标明附件的顺序号、名称。附件应在版尾后另起一页,并尽可能与公文正本装订在一起;如篇幅较长或版式复杂的,可分开装订,并在附件首页的左上角注明发文字号。
7.生效日期。生效日期需另起一行,用汉字注明年月日(如二〇××年六月十九日)。生效日期距右侧4个汉字距离。
8.版尾。版尾内容在公文末尾,一般有四行:第一行为关键词,各关键词之间空一格;第二行为抄送单位,各抄送单位之间以顿号隔开,末尾用句号;第三行为印发单位(一般写公司全称或公司的某个组织)及印发日期(如20××年6月19日印发);第四行写明印发份数,靠右排列。
9.页码:公文超过3页,应在文档底部靠右标明页码,页码左右两侧无需加横线。
第18条 发文批办注意事项。
1.各类文件的起草者,应注意公文内容的严密性与格式的规范性,起草完毕后应先确认无明显疏漏后,再发起oa流程进行批办。
2.行政管理中心在应对公文进行规范排版,再行打印分发;分发时严格按既定发文范围进行发放。
第五章 其他管理
第19条 公文的记录、统计与归档。
1.记录。行政管理中心应及时在办公自动化(oa)系统上填写《外部收文登记表》(附件11)、《内部发文登记表》(附件12),按公文形成的时间顺序,结合事由进行排列编号,并填写文件目录。目录内容包括序号、文件名称、类别、页数、时间(接收、发放等)、文件编号、使用部门/签收人员、备注等项目,形成系统的收文与发文台帐。
2.统计。行政管理中心应定期对收发的公文进行数量、批办所用时间等项目进行统计分析、总结,不断提高公文办事效率与效能。
3.归档。所有具有保留和备查作用的公司文件,行政管理中心必须整理归档(参见《档案管理办法》),统一保管。
第20条 各部门参与的公文工作。
1.各部门对外部收文的批办过程中,应及时记录、总结相关问题,将重要情况向公司领导汇报并通告相关部门。
2.各部门对所发起的公文,负有督促执行与过程监察的职责,对执行过程中发生的问题及时记录、总结,对重要情况应向公司领导汇报并通告相关部门。
3.各部门应对本部门所参与的公文进行分类统计,视文件保密等级对有关文件存根备查。
第六章 附则
第21条 本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订、监督执行及解释。
第22条 本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。
第23条 附件:(1)公文式样一[集团下行文];(2)公文式样二[集团上行文];(3)公文式样三[集团公司会议纪要];(4)公文式样四[集团公司函];(5)公文式样五[集团公司日常通知];(6)公文式样六[区域公司下行文];(7)公文式样七[区域公司上行文];(8)公文式样八[区域公司会议纪要];(9)公文式样九[区域公司函];(10)公文式样十[区域公司日常通知];(11)外部收文登记表;(12)内部发文登记表;(13)公司发文编号规则。
第12篇 南油物管公司公文管理暂行办法
物管公司公文管理暂行办法
一.行文规定
1.呈报、下发的公文应一文一事。
2.公司对外统一名称:**物业管理有限责任公司。正式对外行文、签署合同均应使用公司名称。
二.行文程序
1.公司的行文,先由承办人拟稿,经分管部门副总审阅后,送行政部核稿,再请总经理签发。
2.管理处行文,重要事项需事前请示总经理同意后,由分管副总签发。
3.公司和管理处发文,均由行政部统一编发文号。
三.行文格式与要求
1.凡属对外行文,要使用统一规格的拟稿纸,如第一页写不下,应附双线横格纸。
2.标题简要明确,注明文件种类(请示、报告、函等)。
3.注明报送单位。
4.注明行文编号,以便可存放、查找和立卷归档。
(1)对外行文编号统一为:**物司[ ]第号
(2)对大厦客户编号统一为:**物处字[ ]第号
5.撰写、修改或誉请公文,必须使用墨水笔,不使用铅笔、圆珠笔。经修改后的稿件,如字迹潦草、涂改较多、模糊不清的,应由原拟稿人誉请后再送打印。
四.缮印
1.文件签发后,由行政部统一打印并存入磁盘,按核定数量打印份数,印数少的采用复印,印数多的外送印刷。
2.缮印后的文件由撰稿人负责校对,以公司管理处名义的行文,由行政部核稿人予以复检。
3.缮印校对人应在原稿上签注姓名、日期。
五.发文
1.文件分发前对份数、附件、印章等进行检查。
2.文件分发时应注明受文单位及地址,'急件'、'密件'应做相应的标识、戳记,防止延误与泄密。
3.缮印后发出的文件,应留二份与原稿一份退承办部门,由承办部门按管理要求立卷归档。
第13篇 石油公司公文处理管理办法
石油销售公司公文处理管理办法(暂行)
第一章 总则
第一条 为使hb公司的公文处理规范化、制度化、科学化,根据国家《党政机关公文处理工作条例》、《党政机关公文格式》及上级单位相关管理办法,结合hb公司实际,制定本办法。
第二条 公司公文(包括行政公文和党公文),是公司履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是公司开展管理工作及公务活动的重要工具。公司公文分为电子公文、纸质公文两种,具有同等效力。
第三条 公文管理指公文的拟订、收文、发文、归档、处理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文管理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。公文管理必须严格执行国家保密法律、法规、规定,以及公司有关保密工作的制度,确保国家秘密和企业商业秘密的安全。
第五条 公司综合办公室是行政公文管理工作的管理部门,负责本单位的行政公文管理工作。
第二章 公文种类
第六条 公司公文种类包括:决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、函、会议纪要10个文种。
(一)决议:适用于会议讨论通过的重大决策事项。
(二)决定:适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(三)通告:适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(四)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知:适用于发布、传达要求所属部门执行和有关单位周知或执行的事项,任免人员,批转、转发公文。
(六)通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。
(七)报告:适用于向上级单位汇报工作,反映情况,回复上级单位的询问。
(八)请示:适用于向上级单位请求指示、批准事项。
(九)函:适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十)会议纪要:适用于记载会议主要情况和议定事项。会议决定事项如涉及机构设置、人员编制、人员任免、项目投资、资产重组、资金计划以及政策性强、涉及面广的重大事项等,应以其它文种专项行文。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
(一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
(二)密级和保密期限。涉密公文应当按照保密有关规定标注密级和保密期限。涉及国家秘密的,分别标注'绝密''机密''秘密'和保密期限;涉及商业秘密的,分别标注'核心商秘'、'普通商秘'和保密期限。
(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注'特急''加急'。
(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加'文件'二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。主办单位排列在前。同级或者相应的党、政、群机关联合行文,按照党、政、群的顺序排列。
(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。
(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名,联合行文应当标注各发文单位的签发人姓名。
(七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,词组、短语之间一般不空格。
(八)主送单位。公文的主要受理单位,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。普发性的公文使用准确、统一的规范化统称。
(九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。
(十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。印发、批转、转发的公文,不应以附件说明。
(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字标注。
(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。会议纪要不加盖印章。
(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。其中'请示'应当在附注处注明联系人(具体承办人)的姓名和电话。
(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
(十七)印发机关和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
(十八)页码。公文页数顺序号。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》(gb/t9704--2022)国家标准执行。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准a4 型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性,从严控制发文数量。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。特殊情况下需要越级行文的,应当同时抄送被越过的单位。
第十三条 向上级行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位;
(二)公司一般不直接向集团公司行文;一般不直接向上级单位工作部门行文;公司所属各部门、营业室一般不直接向上级单位或上级单位工作部门行文。
(三)公司各工作部门一般不得向公司以外的单位行文。确有需要,需经公司领导批准,以公司名义行文。凡涉及项目、投资、资产、资金、人事等重要业务,必须经公司上报上级单位批准后方可以公司名义行文,或以上级单位名义行文。
(四)'请示'应当一文一事。一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送下属单位。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
(五)除上级单位负责人直接交办的事项外,不得以单位名义向上级单位负责人报送公文,不得以本公司负责人
名义向上级机关报送公文。
第十四条 向下级行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理单位,根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位;
(二)公司机关各部室一般不得以部门名义向所属下级单位行文,确需行文应以公司名义行文;
(三)公司机关各部室的一般性具体业务,应以内部专函形式向下级单位及相关部门行文;
(四)涉及多个部门职权范围内的事务,牵头部门应主动与会办部门协商一致后方可行文,未协商一致的不得行文;擅自行文造成不良影响的,应当及时纠正或者撤销;
(五)上级单位向受双重领导的下级单位行文,必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。
第十五条 公司党支部和行政可以联合行文,属于党支部和行政各自职权范围内的工作,不得联合行文。
第十六条 公司向本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级单位。
第五章 发文办理
第十七条 发文办理包括公文起草、审核、签发、校对、复核、登记、印制、盖章、分发等程序。
第十八条 公文起草应当做到:
(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。
(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。
(三)内容简洁、情况真实、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精炼、标点正确。
(四)文种正确,格式规范。
(五)深入调查研究,充分论证,广泛听取意见。
(六) 公文涉及其他部门和单位职权范围内的事项,牵头起草部门应征求相关部门和单位意见,力求达成一致。
(七)对涉及国家秘密和企业商业秘密的公文应当按相关保密规定,在公文拟制时,注明密级及保密期限。
(八)对涉及其他部门职责范围内的事项,主办部门应主动与有关部门协商,取得一致后方可行文。
(九)拟制紧急公文,应当体现紧急原因,并根据实际需要确定紧急程度。
第十九条 公文审核。公文文稿签发前,应当由发文部门负责人进行审核。审核的重点是:
(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。
(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。
(三)涉及有关单位或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见,如有分歧,部门主要负责人应出面协调。
(四)重要公文文稿的起草,部门负责人审核后应送发文单位综合办公室进行初核。
(五)经审核不宜发文的公文文稿,应当退回并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草部门修改后重新报送。
第二十条 公文签发。公文应当经本单位负责人审批签发,应当做到:
(一)主办部门起草的公文涉及有关协办单位或者部门职权范围内的事项的,应当交由协办部门负责人会签。会签后,交由主办部门提交公司领导签发。
(二)重要公文和上行文由单位主要负责人签发,一般性的下行文由分管负责人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;签名的,视为同意。
(三)联合发文由所有联合发文单位负责人会签,会签一般不得使用复印件。
第二十一条 公文校对。公文经单位负责人签发后,应交由拟稿人校对。校对的重点是:文稿内容文字表述是否准确无歧义,文种是否正确,纠正错别字,检查附件是否齐全,格式、字体是否规范,单位名称、人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
第二十二条 公文复核。已经公文拟稿人员校对后的公文,综合办公室印发前应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,文种是否正确,内容是否符合相关规定,附件材料是否齐全,格式、字体是否规范等。经复核需要进行实质性修改的,应按程序复审。
第二十三条 公文登记。对复核后的公文,要确定发文字号、分送范围和份数并详细记载,发文字号编号应当规范统一,避免重复。
第二十四条 公文印制。公文印制应当确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
第二十五条 公文盖章。文稿除会议纪要外,一律加盖公司印章,盖章位置应当符合公文格式位置要求。
第二十六条 公文分发。公文印制、盖章完毕后,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发,并做好发文登记,传真发文的要做好传真记录。
第六章 收文办理
第二十七条 收文办理包括公文的签收,登记、初审、拟办、签批、承办、传阅、催办和答复等程序。
第二十八条 公文签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或盖章,并注明签收时间。公司外来文件由综合办公室统一接收,凡代表公司外出参加会议、考察、访问带回的文件、重要资料,均应交综合办公室统一登记、处理。
第二十九条 公文登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细登记。
第三十条 公文初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:内容是否符合国家法律,法规及其它有关规定;是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求;涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签;是否符合公文起草的其他要求。
经初审有下列不符合规定的情形之一的,经综合办公室负责人批准后,应该退回呈报单位并说明理由。
(一)请示内容不符合国家法律、法规规定,不符合党和国家的方针、政策的;
(二)不符合行文规则的;
(三)文种使用不当的;
(四)涉及其他单位或者部门职权范围内的事项,未经协商、会签的;
(五)涉及事项应由报文机关自行解决的;
(六)一文数事、多头主报、不盖公章的;
(七)'报告'夹带请示事项的;
(八)上行文未按要求注明签发人,未注明联系人和联系方式的。
第三十一条 公文拟办。经审核符合规定的公文,由综合办公室文秘人员报综合办公室负责人提出拟办意见,紧急公文应当明确办理时限。
第三十二条 公文签批。综合办公室负责人审批后,呈送本单位主要领导批示(行政文件呈送总经理批示,党支部文件呈送党支部书记批示)。主要领导按照公司分管领导分工,提出批示意见批转分管领导阅处,分管领导按照文件内容提出阅办意见批转分管业务部门具体办理。签批文件时,主批人应签署明确意见、姓名和审批日期,
其他审批人圈阅或者签名视为同意,没有请示事项的圈阅表示已阅知。
第三十三条 公文承办。承办部门对分管领导批办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。单位负责人收到交办事项的行文,应在批示后交由综合办公室登记规定,需要转有关部门的,用复印件。
第三十四条 公文传阅。根据领导批示和工作需要,应将公文及时送传阅对象。办理公文传阅时,综合办公室文秘人员应随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定阅知范围,经综合办公室负责人审批后分送。
第三十五条 公文催办。文秘人员应及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
第三十六条 公文答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知其他相关单位,下级单位上报'请示'文件,要予以书面批复。
第七章 公文管理
第三十七条 公文由综合办公室文秘部门或者专人统一管理。综合办公室应当建立健全本单位公文管理制度,确保管理规范,充分发挥公文效用。
第三十八条 公文整理与归档。公文办理完毕后,应当根据有关国家档案法律法规和集团公司档案管理有关规定,及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 应按照分工负责的原则,做好归档公文的收集、整理与归档工作。
(一)各种公文定稿、正本,由公司综合办公室收集整理;
(二)各种例会的会议记录、纪要等,包括原始记录及有关资料,有承办机构或承办人收集、整理。纪要定稿应交综合办公室归档。
(三)单位负责人外出参加会议收到的应归档的公文,使用后交公司综合办公室整理归档。
(四)单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。
(五)两个以上机关联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复印件。
(六)每年5月底前,须将上年度应整理、归档的公文,向档案管理机构移交并办理交接手续。
第四十条 公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,以便于保管和利用。
第四十一条 公文归档期限按照集团公司档案分类保管期限表的规定执行。拟制、修改和签批的公文的纸张和字迹材料,必须符合存档要求。
第四十二条 涉密文件按照集团公司保密相关规定执行。
(一)公文确定密级前,应根据拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照锁定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的单位或者其上级单位决定。
(二)涉及公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
(三)涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。经批转公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
(四)复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第四十三条 公文撤销或废止,由发文单位或上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。
第四十四条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第四十五条 机构合并时,全部公文应当随之合并管理;机构撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
第四十六条 工作人员离岗离职时,所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附则
第四十七条 本办法由公司综合办公室负责解释。
第14篇 职中公文流转管理办法
厂三职中公文流转管理办法
一、总则：
1、为加强公文流转管理，运用现代计算机技术，使公文处理进一步规范化、制度化、科学化、程序化，提高公文处理质量和工作效率，结合我校实际情况，特制定本办法。
2、公文处理应当坚持实事求是、精确、高效的原则，做到及时、准确、安全。
3、根据我校实际，适用公文流转管理的公文主要种类有：
上级来文、教育局网上文件、学校有关文件材料的上输等
4、对上述公文的流转、记载、归档、销毁等工作由办公室专人实行文件收转登记薄登记管理或计算机专人管理。
5、公文的原件应当保存完好,重要的公文原件应当通过现代技术手段在计算机中予以备份。
二、收文管理：
1、收文及其处理工作应当做到从办公室口子进，从办公室口子出。
2、外部公文由办公室接收，及时做出内部流转处理意见，并在文件收转登记簿上予以登记。
3、本校其他部门接收的公文，应当先送交办公室予以书面登记后，再予办理。
4、外部公文初始目录文件收转登记薄登记内容包括：1）收文登记系统自编号；2）收文时间(年／月／日)：3）来文单位；4）来文自编号、批件登记号；5）公文标题；
5、公文处理完毕，具体承办部门应当将处理意见、处理过程及处理结果交由办公室予以登记。
6、公文处理过程及处理结果登记内容包括但不限于：1）办公室拟办意见；2）其他处室处理意见；3）校领导批复、处理意见；4）最后处理结果。
7、公文处理完毕，应当整理归档，归档去处及编号应当在文件登记薄中登记。
8、重要的公文原件应当予以扫描归入计算机中予以数据化保存，并与相应的电子登记目录建立超级链接，以备将来快速查询。
第三章 发文管理
1、凡由本校各部门起草，须加盖本校公章的公文应当由办公室实行严格的计算机登记管理。
2、发文计算机登记内容包括：发文登记系统自编号、拟稿部门、拟稿人、签发人、发文单位、发文字号、发文时间、发文标题、发文类别、抄送抄报单位、发文份数、发文主题词、其他。
3、重要的发文原件审批稿应当予以扫描归入计算机中予以数据化保存，并与相应的电子登记目录建立超级链接，以备将来快速查询。
第四章 文件销毁
1、不具备归档和存查价值的公文经负责人批准，可以销毁。公文的销毁，需进行登记并由专人监销，确保不错销、不漏销。
2、销毁的公文目录应当予以保存，以备查询。
第五章 附则
1、本管理办法由校长室负责解释。
第15篇 物业管理公司公文处理办法
物业管理公司公文处理办法(十七)第一章 总则
第一条 为使公司各部门、项目(以下简称各部门)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。
第二条 各部门的公文(包括电报,下同),是各部门在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规以及公司的相关规定,确保公司秘密的安全。
第六条 各部门的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第七条 各部门的办公室是公文处理的管理机构,主管本部门的公文处理工作并指导下级部门的公文处理工作。
第八条 各部门的办公室应当配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 各部门的公文种类主要有:
(一)命令(令)适用于依照有关法律公布公司规章;
宣布施行重大强制性行政措施;
嘉奖有关部门/项目及人员。
(二)决定适应于公司对重要事项或者重大行为及动作作出安排、奖惩有关单位及个人、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项,并要在公司内部以文件的形势及下达。
(三)公告适用于向企业内外宣布重要事项。
(四)通告适用于公布公司各部门应当遵守或者周知的事项。
(五)通知适用于公司批转下级部门的公文、转发上级部门和不相隶属部门的公文、宣布实施某项制度、传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项、任免人员。
(六)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)报告适用于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级部门的询问。
(八)请示适用于向上级部门请求指示、批准。
(九)批复适用于答复下级部门的请示事项。
(十)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、 说明、成文日期、印章、附注、 、主题词、抄送部门、印发部门和印发日期等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文部门标识应当使用发文部门全称或者规范化简称;
联合行文,主办部门排列在前。
(四)发文字号应当包括部门代字、年份、序号。
联合行文,只标明主办部门发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。
其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文部门。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送部门指公文的主要受理部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有 ,应当注明 顺序和名称。
(九)公文除“会议纪要”和以电子版形式发出的以外,应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。
电子版形式公文以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。
上行文按照上级部门的要求标注主题词。
(十三)抄送部门指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字从左至右横写、横排。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家各部门公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm__297mm),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要,注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条 各部门依据本部门职权可以相互行文和向下一级部门的相关业务部门行文;
除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
第十六条 同级部门、上级部门与下一级部门可以联合行文;
各部门之间、各项目之间可以联合行文;
第十七条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经公司审批的事项,经公司同意也可以由部门行文,文中应当注明经公司同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上级部门应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级部门或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级部门。
第二十一条 “请示”应当一文一事;
一般只写一个主送部门,需要同时送其他部门的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级部门。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级部门负责人直接交办的事项外,不得以部门名义向上级部门负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的部门向上级部门行文,应当写明主送部门和抄送部门。
上级部门向受双重领导的下级部门行文,必要时应当抄送其另一上级部门。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本部门名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送部门的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“
一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;
如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级部门协调或裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前,应当由办公室进行审核。
审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本部门名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;
以本部门名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前,行政部应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备, 材料是否齐全,格式是否统
一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级部门上报的需要办理的公文,行政部应当进行审核。
审核的重点是:是否应由本部门办理;
是否符合行文规则;
内容是否符合公司的有关规定;
涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;
文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核,对符合本办法规定的公文,行政部应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
紧急公文,应当明确办理时限。
对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办的行政部并说明理由。
第三十四条 收到上级部门下发或交办的公文,由行政部提出拟办意见,送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;
如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级部门协调或裁定。
第三十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;
没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,行政部要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本部门的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本部门负责人兼任其他部门职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职部门整理(立卷)、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期整理、存档。
第四十三条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公司行政公文由行政部统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 行政部应当建立健全公司公文处理的有关制度。
第四十六条 上级部门的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级部门经负责人或者办公室负责人批准,可以翻印。
翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布各部门公文,必须经发文部门批准。
经批准公开发布的公文,同发文部门正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印部门证明章。
第四十九条 公文被撤销,视作自始不产生效力;
公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经各部门/项目负责人批准,可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
其中,销毁绝密公文应当进行登记。
第五十二条 部门合并时,全部公文应当随之合并管理。
部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章 附则
第五十三条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
统一规定发布之前,各部门可以制定本部门或者本地区、本系统的试行规定。
第五十四条 各部门对上级部门和本部门下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
有关规定另行制定。
第五十五条 本办法自2023年4月7日起施行。
