第1篇 公文格式管理规定办法
公文格式管理规定
第一章:公文格式管理规定
第一条 公文一般由眉首、正文、文尾三部分组成。
第二条 公文眉首一般包括文件名称、发文字号、签发人等内容。
1、文件名称 由发文部门全称或规范化简称加“文件”二字,用醒目、整齐、庄重字体套红印刷,置于眉首上部,发文字号之上,居中。两个以上部门联合行文,主办部门应排列在前。
2、发文字号 包括部门代字、年份、顺序号,置于文件名称之下、横线之上、左对齐。几个部门联合行文,只标注主办部门发文字号。
3、签发人 向上级部门报送的文件,要由主要负责人签发,主要负责人外出时,由主持工作的负责人签发。签发人姓名置于发文号的同行右端。
第三条 公文正文部分一般包括标题、主送部门、内容、附件、发文部门、发文日期、印章等。
1、标题 置于眉首之下、主送部门之上、居中。标题一般应当标明发文部门名称、事由、公文种类,要准确、简要地概括公文的主要内容,标题中除法规、规章名称和书名外,一般不用标点符号。
2、主送部门 是指公文的主要受理部门,应当使用全称或规范化简称、统称。一般置于标题之下、正文之上、左端顶格。一般普发公文,可主送几个以上部门;向上请示,一般只写一个主送部门,不宜多头主送,以免责任不明。如需同时送其他部门,可用抄送形式。
3、内容 是公文的主体,要求情况确实,观点明确,条理清楚,层次分明,文字简炼、得体。公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
4、附件 正文的补充说明或有关参考资料。附件名称标于正文内容之后、发文部门之前,注明附件名称和件数。附件与主件合订在一起,并在正文之后。
5、发文部门 又称落款。落款应当用全称或规范化简称,置于正文内容末尾的右下方。几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。
6、发文日期 一般署会议通过日期或领导人签发日期;联合行文,署最后签发部门领导人签发日期;法规性公文,署批准日期,发文日期应当以汉字写明年、月、日,置于发文部门署名的右下方。决定等不标明主送部门的公文,发文日期加小括号置于标题下、居中。
7、印章 除会议纪要外,应当加盖发文部门印章。印章盖在年月日的中上方,上沿不压正文、下沿略压年月日。如印章盖在正文内容脱离的空页上,要在该空页的左上方标“(此页无正文)”。联合上报的公文,由主办部门加盖印章;联合下发的公文,发文部门都应加盖印章。
第四条 公文文尾部分包括主题词、抄送部门、印发部门、印发日期、印刷份数。公文为函件时,文尾只包括主题词、抄送栏、份数等,且不注印发部门和印发日期;会议纪要用“分送”。
1、主题词 反映文件主题内容的规范化名词或名词词组,置于发文日期之下、抄送栏上横线的左端。函、会议纪要等的主题词不用横线与抄送、分送栏隔开。
2、抄送部门 除主送部门外,其他需要执行和知晓公文的部门部门。送往上级部门的为“抄报”,送往同级部门或不相隶属部门的为“抄送”。抄送、抄报栏设在文尾主题词之下。
3、印发部门、印发日期和印刷份数 印发部门是指印发公文部门的办公部门;印发日期是印发部门印刷公文的起印日期,一般印成“×年×月×日印”;印刷份数是文件印刷的总数,一般是根据发放范围、归档份数、发文部门留用等方面的需要来确定,印成“共印×××份”。印发部门、印发日期和印刷份数置于公文末页下端。印发部门和印发日期在同一行左右两侧,中间隔一定距离。印刷份数置于其下横线右下侧、印发日期的下方。
第五条 公文排版格式 公文文字从左至右横排,左侧装订,公文用纸通常用a4型(210毫米×297毫米),公文首页为印有眉头的公文纸。公文发文字号用小三号新宋体、左对齐,签发人右对齐;标题用小二号新宋体加粗、居中;内容用四号新宋体。发文部门署名与正文之间空2-3行,字体为四新宋体。
联合行文,发文部门署名分二行,中间空1行,等宽,发文日期用四新宋体;主题词用小四号新宋体加粗,词与词之间空一格,不加标点,左对齐;抄送栏全部为小四号新宋体,左对齐。打印、校对栏五新宋体。页边距:上、下各1.5厘米,左、右各2.5厘米。
固定值25磅行间距。结构层次序号要准确、清楚,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”,括号外不能有标点。如果用“第一条”的形式表示,则下面的层级依次为“1”、“(1)”、“①”(①后不应有标点),同级层号后的标点应统一。(公文排版格式见附件)
第二章 行文规则
第六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。上级、领导请示问题,应做到一文一事,不得将请示事项夹在报告中。请示一般应明确一个主送部门,不要多头主送,不要同时抄送下级部门。
第七条 对平级的、没有领导或指导性关系的部门,不能发决定等指示性公文。 第八条 凡涉及其他部门的问题,主办部门应当主动与有关部门协商。上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。
第九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。擅自行文,上级部门有权责令纠正或撤销。
第三章 公文办理
第十条 公文办理分为收文办理和发文办理两大部分。 收文办理由收文登记、阅批、传递、催办、存档等环节组成。
1、收文登记
对收进的纸质或电子文件,由行政部门分别签收、流转、登记及反馈。
2、阅批
收文登记后,公文由行政部门行政经理提出拟办意见,转相关部门会签后,呈送领导阅批后,再由行政部门转相关部门承办或传阅。急件应即时阅批。
行政部门作为文件的流转部门,对领导针对文件提出的问题要及时沟通与回馈,每位领导除参加会议、公出、沟通文件相关内容情况,应在4小时内将文件签批完毕,进行流转。因出差外出,每天必须进行一次公司电子类文件的审查、签批。
3、传递
各部门传送文件应由专人负责。
4、催办
各级文书工作人员应及时掌握公文运转和处理情况,对办理的公文要负责检查催办,承办的公文办理完毕后,应及时反馈,防止遗漏或延误。行政部门可对各部门公文处理情况有催办、督促和检查。
5、存档
文件会签、合同会签进行完毕后,打印、整理会签卡,并存档。
第十一条 发文办理由拟稿、核稿、签发、编号、登记、缮印、校对、复印、发送等环节组成。
第四章 附则
第十二条 本规定由人资行政部负责解释。 第十八条 本规定自公布之日起执行。 附:行文样张、结构层次序号样张(2页)
第2篇 公文管理规定办法
公文管理规定【1】
1.目的
为加强公司文件管理,做好公文处理工作,使之规范化、制度化,根据有关规定,结合本公司实际,特制定本管理规定。
2.发文的处理
1)拟稿:按照各部门谁主管,谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门协办。稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页,按规定要求拟稿。
2)核稿:由部门经理初核,在面页上签名并签署日期;送综合部审核,从公文规格、内容上把关。
3)签发:以公司名义对外的发文,由公司总经理签发。
4)编号:由综合部统一登记、编号、计算份数等。
5)打印:拟办部门打印完毕,拟稿人校对并在页面上签名。
6)盖章:由综合部办理有关盖章手续。
7)分发:由综合部助理统一分发,原稿与正文1份(原件)存档。
3.收文的处理
1)拆封:当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的,由综合部拆封;署名有关部门的,由部门拆封;由政府部门所发的文件,由综合部拆封存档并复印给相关部门。
2)登记:凡明确是公司收文的,不论以何种形式收到,都统一由综合部登记、编号。 各部门收到的由部门登记、编号。
3)拟办:综合部根据公文内容、性质提出拟办意见。
4)呈阅、呈批:根据拟办意见,由综合部助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。
5)交办:根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文,文书人员应提出办理时限,加强督促催办。
6)办结:经办理的文件要注明办理结果和日期,然后存档。
公文管理规定【2】
公 文 管 理 制 度
一、阅文管理制度
1、凡往来公文(含文件、函件、图片、资料等下同)统一交由办公室签收,编号登记,并及时送主任阅示,任何人不得隐匿或私自存放。
2、经主任批示后,由办公室及时按阅文对象分别送阅,相互之间不许递阅。
3、阅文人阅后应在阅文签上签上姓名、日期,以示阅毕,并及时交给办公室。
4、阅文人应遵守阅文纪律,保守秘密,严禁在夹内抽出有关公文自用。如认为公文内容重要,可进行必要的摘录或交由办公室复印。
二、发文管理制度
1、凡涉及业务性的文字材料,一律由相关科室承办;凡涉及组织、人事、行政管理、总结、综合材料等由办公室承办。
2、草拟公文要按公文的类别要求规范化,用文件拟稿纸送签,并列出主送、抄报(送)单位、主题词、印制份数等。
3、所有公文经过拟稿、审核后,最后由一律由主任签发。
4、所有公文一律由办公室打印,承办人校对、装订,办公室分发。
5、所有公文存档三份,承办人留存一份,其余份数由办公室按要求送(寄)发。重要公文要履行签收或挂号邮寄,承办人如须多加份数,应事先告知办公室。
三、借文管理制度
1、所在内借的公文必须履行登记手续,并注明归还日期,办公室到期要催收,外借出,必须由主任审批同意。
2、所有借阅人必须爱惜公文,不得丢失、拆卷、损坏、涂改、抽页,阅毕主动及时归还办公室。
3、借阅人需要复印卷内内容的,须经主任批准同意。
4、对损坏、涂改、丢失公文者,视其情节,相应给予教育、赔款,直到纪律处分。
5、自觉遵守公文保密制度,未经允许不得外借、翻印公文,不得有意泄密涉密公文内容。
第3篇 某大学后勤集团公文行文管理规定
大学后勤集团公文行文管理规定
为加强各级机关公文行文的规范化、标准化,依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》以及《北京z大学公文管理制度》,结合集团日常工作和公务活动等特点,制定本规定。
一、公文分类
集团公文种类分为:
基础性文件。主要是指集团制订的用于规范化管理、指导经营管理等方面的内部规章制度。
实施性文件。主要是指各单位根据本单位工作职能和集团基础性文件确定的实施办法、细则、决定等类型文件。
运行性文件。主要是指集团为保证日常工作运行而编制的请示、报告、通知、通报、批复等类型公文。
质量管理文件。主要是根据质量管理体系要求,保证工作质量目标实现的文件。
二、行文规定
行文是公文办理的重要内容,各级公文的行文必须经过主管领导审批,严禁未经审批行文下发。公文行文过程包括拟稿、审核、审批等。
1.拟稿
⑴ 集团各单位应根据集团党政联席会决定和领导指示精神,确定文稿内容及要求,并由各单位文秘人员拟稿。
⑵ 各单位文秘人员根据文稿内容及要求,按照公文格式起草公文。
2.审核
⑴ 集团各单位文秘人员拟稿后由各单位负责人进行审核。
⑵ 各单位负责人应对草拟的公文进行认真审核,审核的重点:是否符合党政联席会决议和领导指示精神,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,是否符合拟制公文的有关要求,是否符合公文格式。
⑶ 各单位负责人审核后,应在《发文审批单》审核人栏内签名,注明审核日期;并确定下发范围和份数。
3.审批
⑴ 文秘人员将已审核后的文稿提交集团联系领导审批。党政办下发的行政文件由总经理审批,党务文件由党委书记审批。
⑵ 集团领导审阅后,应在《发文审批单》审批意见栏内签署意见,并在审批人栏内签名,注明审批日期。
4.行文要求
⑴ 符合国家的法律法规及其他有关规定。
⑵ 情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
⑶下行文应当同时抄送直接上级机关。
⑷上行文不得抄送下级机关。
⑸结构层次序数为,第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。
⑹成文日期、部分结构层次序数和词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。
⑺公文的文种应根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
⑻集团各单位编号文件应使用集团党政办公室统一印制的公文纸。
三、发文规定
1.所有公文由集团党政办公室负责印发。
2.集团机关各部门和各单位印发编号公文需填写《z后勤集团发文报送单》,由集团党政办公室主任审核,党政办公室排版印发,行文单位下发。
3.集团各单位发文编号方式:
发文代字按承办单位分别为:
承办单位:集团党政办公室 发文代字:集团党政办字
承办单位:集团财务管理部发文代字:集团财字
承办单位:集团人力与质量管理部 发文代字:集团人质字承办单位:集团综合管理部发文代字:集团综字
承办单位:后勤客户服务中心 发文代字:集团客字
承办单位:物业管理公司 发文代字:集团物字
承办单位:学生公寓管理服务公司 发文代字:集团学字
承办单位:动力服务公司 发文代字:集团动字
承办单位:餐饮服务公司 发文代字:集团餐字
承办单位:接待服务公司 发文代字:集团接字
承办单位:商贸服务公司 发文代字:集团商字
承办单位:幼儿园发文代字:集团幼字
沙河后勤保障服务中心和社区办发文根据学校及集团规定执行。
4.办公室文秘人员应填写《发文登记表》,在公文左上角打印单位号,盖受控状态章,发至各单位,并责成接收人在《发文登记表》上签名,注明收文日期。
四、收文规定
1.接收公文时应在《发文登记表》上签名,并注明收文日期。
2.接收公文单位应先登记填写《收文登记表》,再填写《文件传阅单》转交本单位领导传阅,传阅后及时办理,收回存档。
3.任何单位和个人不得擅自或随意扣压公文。
4.各单位收文后,除填写《收文登记表》外,同时外来文件还应填写《外来文件清单》、受控文件应填写《受控文件清单》。
凡属于集团以外单位,包括国家、政府和学校各职能部门下发或转发的有关公务活动的公文、法律法规、行业标准等均属于外来文件。
凡属于集团党政办公室、各职能部门、各单位下发的有关管理规章制度和指导工作运行并具有长期效力的公文和适用于本单位工作运行的法律法规、行业标准等均属于受控文件。
六、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。
七、本规定自公布之日起执行。
第4篇 某后勤集团公文行文管理补充规定
后勤集团公文行文管理补充规定
为进一步加强公文管理,规范公文行文,促进集团各级单位公文行文管理的规范化和标准化,根据集团目前实际情况,现对《北京z大学后勤集团公文行文管理规定》做出如下补充规定:
一、管理职责补充规定
(一)集团各单位、机关各职能部门下发的编号文件必须抄送集团党政办公室备案。
(二)集团各单位下发的编号文件按照公文内容所属关系还须抄送集团机关各职能部门备案。
1.人力资源公文抄送集团人力资源部备案。
2.质量管理公文抄送集团质量管理部备案。
3.经营管理公文抄送集团经营管理部备案。
4.财务管理公文抄送集团财务部备案。
5.工会公文抄送集团工会。
二、发文管理补充规定
(一)根据集团职能机构的调整情况,将集团及各单位发文代字调整如下:
承办单位:集团党政办公室发文代字:集团党政办字
发文代字:集团任字
承办单位:集团党委 发文代字:集团党字
发文代字:集团团工字
承办单位:集团工会发文代字:集团工字
承办单位:集团财务部发文代字:集团财字
承办单位:集团人力资源部 发文代字:集团人字
承办单位:集团质量管理部发文代字:集团质字
承办单位:集团经营管理部发文代字:集团经字
承办单位:物业管理公司 发文代字:集团物字
承办单位:动力与工程服务公司 发文代字:集团动工字
承办单位:餐饮服务公司发文代字:集团餐字
承办单位:接待服务公司发文代字:集团接字
承办单位:商贸服务公司发文代字:集团商字
承办单位:幼儿园发文代字:集团幼字
承办单位:信息综合服务公司发文代字:集团信字
(二)集团及各单位序号规定如下:
000:存档、集团领导传阅
001:总经理
002:党委书记
003:副总经理
004:副总经理
005:总工程师
006:工会主席
……
019:信息综合服务公司
3、集团各单位序号规定如下(以信息综合服务公司为例):
019: 存档、公司领导传阅
019-1:总经理
019-2:支部书记
019-3:副总经理
……
三、各单位应根据本规定要求,参照集团党政办公室《发文审批单》样表,制定本单位的《发文审批单》。
四、本规定的拟定、修改和解释由集团党政办公室负责。
五、本规定自6月1日起执行,此前颁布的《北京z大学后勤集团公文行文管理规定》中与本补充规定不符合的条款同时废止。
第5篇 南油物业公司公文管理规定7
物业公司公文管理规定(七)
1、为进一步提高**物业管理有限责任公司(以下简称公司)公文处理工作的效率和质量,促进物业经营管理工作,实现公文处理工作的科学化、制度化和规范化,特制定本办法。
2、本办法适用于公司及公司各部门公文处理工作。
3、公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作,应按照行文要求和公文处理的规定进行,做到准确、及时、安全、保密。
4、公司总经办管理公司公文处理工作并负责指导公司各部门公文处理工作。
5、公文处理要坚持实事求是的原则,力戒形式主义和文牍主义,行文要少而精,注重实效。
第一章 公文种类
6、公司涉及行政、党务的公文种类主要有:决定、规定、通知、通告、请示、报告、函、会议纪要等。
第二章 公文的主要制发型式及适用范围
7公司设《**物业管理有限责任公司》公文首页纸,适用范围如下:1、《**物业管理有限责任公司文件》主要用于公司决定、规定、年度工作计划、总结;部署全局性重要工作;向各部门通知重要事项;转发上级有关文件等。2、《**物业管理有限责任公司》主要用于向上级报告、请示工作;批复请示;同不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;转发公司领导的重要报告、讲话等。
第三章 公文格式
8、公文一般由标题、公文编号、签发人、密级、紧急程度、主送单位、正文、附件、附件名称、印章、发文时间、发文字号、印发传送范围、主题词、抄送(报)单位、印发单位和印发日期等部分组成。如有附件,附件应在正文之后,成文日期之前注明附件名称和顺序。
9、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文机关名称和公文种类。在标题内除法规、规章名称加书名号外,一般不使用或少使用标点符号,在标题最后则不宜使用。
10、有关说明
1《**物业管理有限责任公司文件》按'**[200*]*字 第**号'统一编发,盖公司印章;公司对外一般事项行文不编号,使用公司信函纸,如需盖章,须履行用印登记手续。
2、联合行文,只标明主办单位发文字号。
3、上报的公文应当注明签发人(按领导班子分工标注)、会签人姓名。联合上报的公文主办单位签发人姓名排列在前,其他单位签发人姓名在主办单位签发人姓名之下,按发文单位顺序依次排列。上报的请示性公文应当在印发单位名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。
11. 机密公文应当根据机密等级,分别由总经办注明'绝密' '机密''秘密'。
12. 标引主题词,应从《北京市人民政府公文主题词表》中选择与公文主题概念最直接相关的若干主题词(一个文件一般不超过7个)进行标引。
13. 上行文一般只写一个主送单位,以公司名义发文视公文内容应当标明主送单位和抄送单位。除答复领导直接交办或者指定的重要公文外,各种公文一般不写报领导个人称谓字样。
14. 成文日期以领导签发日期为准;联合行文以最后单位领导的签发日期为准;会议通过的事项,以通过日期为准。
15. 公文用纸一般采用a4型。
16. 公文标题、主标词等具体要求按(*政发[2001]12号文件)的有关规定执行。
第四章 行文规则
17.用公司名义行文的公文有:1、向上级报告、请示工作;2、与有关单位联系重要事务;3、向各部门下达重要指示决定等。
18.以部门名义行文的公文有:1、在职权范围内,下达计划、制度、要求、指导业务、了解情况、向公司领导报告、请示工作。
19.请示性公文应一事一文。
20.请示与报告必须严格分开,不得在报告中夹带请示事项。公文标题不得使用'请示报告'字样。
21.凡可以由公司各职能部门行文或面谈解决的问题一律不用公司名义行文。需要用公司名义的行文,到总经办统一编号。
第五章公文处理程序
22.公文办理
公文办理分为收文办理和发文办理两项内容。
收文办理包括:签收、登记、分发、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁等。
主要程序如下:
1、凡上级机关来文、地方行政部门来文、外单位来文及公司各部门外出开会带回文件及材料等先由总经办及时签收、登记、编号。(属总经理的收文,由总经理签收后登记;属公司有关领导亲收件,一律由收件人亲自拆封)
2、文件登记后,由总经办主任根据文件性质及涉及内容填写'文件拟办单'送有关领导阅示,除特殊情况请领导3天内做出批示。(请主批领导使用钢笔或签字笔在'文件拟办单'上明示意见及批示时间,其他人或部门圈阅示为同意)。
3、公文办理应遵循以下原则。
3.1、需要有关部门传阅的文件,由总经办负责分别转交,各部门阅毕文件应及时归还,禁止文件横传。
3.2、公司对请示批准事项的文件,应在收文后的7天内答复来文单位。
3.3、送有关部门办理的公文不能超过48小时,对不能按期办理的要及时说明。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的公文,应迅速退回总经办并说明情况,不得积压逾期。
3.4、总经办根据领导意见,负责对各部门承办的公文进行催办和督办。
发文办理包括:拟稿、审核、签发、编号、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。
23.公文起草及需要注意的事项
1、起草公文应符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示;准确地反映客观实际情况,提出的办法、措施切实可行;观点明确,表达准确,文字精练,文风端正,并做到一文一事。
2、公文中的人名、地名、时间、数字、引文要准确。时间应写具体年月日,数字除作修辞句中词素外,一般要使用阿拉伯数码。结构层次序数:第一层为'一',第二层为'(一)',第三层为'1',第四层为'(1)'。在同一公文中数字的使用应前后一致。引用文件应注明发文时间、机关、标题和文号。使用简称时,应先用全称并加以说明,不得使用不规范的用词和用字。公文的结构层次、序数、数字的详细情况按(京政发[2001]12号文件)的有关规定执行。
3、制发公司公文需经总经理、副总经理同意,主办部门负责公文的起草。
4、各部门起草好公文后,应先到总经办填写'发文稿纸',并由总经办对公文的文种、格式、文字、结构、密级、主题词等进行把关。公文中的意图、观点、业务内容、技术术语、统计数字、涉密密
级、保密期限和定密依据等由起草公文的部门负责。
5、经把关后的公文草稿由呈报部门呈报公司有关领导审批,公司行政、党务公文依领导工作分工,由公司总经理、副总经理、党支部书记、工会主席审核签发。请签发人使用钢笔或签字笔在'发文稿纸'上签署自己的意见、姓名和年月日,以便查考和保存。
6、如遇公文内容复杂特殊、涉及若干部门、需要会签的由起草部门注明,由总经办负责送签。
7、经领导审批签发后的公文定稿由总经办安排登记、编号并打印。打字员在打印公文时要忠实于定稿,不允许改动定稿的文字、段落、标点符号和格式。如发现定稿有不当之处,要经过公司领导及起草公文部门同意,才能改动。
8、打字完成后,由打字员通知起草公文的部门或有关人员进行校对,校对要认真,与定稿无误后,在'发文稿纸'上签字,然后才能印制。公文印刷标准按《**物业管理有限责任公司公文制发和公文格式的规定》执行。
9、公文成文时间应与领导人签发时间一致。
24.公文传递
公文的传递方式根据其紧急程度、秘密等级确定:一般性公文可采用便捷方式传递,秘密公文要经专人传递,不得使用计算机、传真机传输。
25. 公文管理
1、上级或公司秘密公文的印发传达范围要按发文机关的规定执行;复制上级秘密公文需经发文机关批准,复印公司秘密公文需经公司领导批准,并视同原件管理。
2、总经办电脑录入员离开'机位'时,应将录有重要文件的软盘妥善保管,设定密码以防泄密。
3、总经办定期对公文进行清理、清退和销毁。
4、公司各部门工作人员调离工作岗位时,不得将个人暂时保管或借用的公文带走,应及时归还总经办统一管理。
第六章 公文立卷、销毁
26.公文办完后,应归还总经办,根据立卷归档的有关规定,总经办及时将公文定稿正本和有关资料整理立卷。
27.没有存档价值和存查必要的公文经领导批准可以销毁。
第七章 附则
第6篇 v机关公文管理规定
国家行政机关公文处理办法
国务院
第一章 总则
第一条 为使国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本办法。
第二条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类
第九条 行政机关的公文种类主要有:
(一)命令(令)
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字从左至右横写、横排。在民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。
第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十二条 公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要,注重效用。
第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。
第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
第五章 发文办理
第二十四条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二十五条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第二十六条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第二十七条 公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十八条 以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第二十九条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第六章 收文办理
第三十条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十二条 经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。
第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。
第三十六条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第七章 公文归档
第三十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第三十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十一条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第四十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第四十三条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第四十四条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第四十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第四十六条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第四十七条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第四十八条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
第四十九条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,可以销毁。
第五十一条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第五十二条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十三条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章 附则
第五十四条 行政法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,按照外交部的有关规定处理。
第五十五条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第五十六条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第五十七条 本办法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布,1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。
第7篇 区人民医院公文管理规定
人民医院公文管理规定
一、由外单位寄(送)我院的行政公务文件、信函、材料等,由办公室签收、拆封,并将公文分类、登记。
二、签收登记后,凡行政事务性文件,按文件要求,由办公室主任分批,送院领导阅批。一般性文书,如信息、简讯、通报等,由文秘人员整理,定期送院领导阅批。
三、实行阅文、借文签字手续。
四、各部门不论从何种途径接到院外来文,都应送办公室统一登记,按收文处理程序办理。
五、上报下发的公文,凡属职能部门工作范围之内的,均由各职能部门起草,属综合性、全局性或院长交办的由院办公室草拟。
六、公文处理完毕,须将文件及时交回办公室,进行保存。
第8篇 a企业公文管理规定
电力公司公文管理规定
1 总则
1.1 为提高公文处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司(以下简称公司)实际工作情况,特制定本规定。
1.2 公司综合管理部是公文的归口管理部门,负责建立健全公文工作制度,加强公文的统一协调与管理,按期进行汇总分析,保证公文处理工作高效运转。
1.3 公司综合管理部配备文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强且具备有关专业知识。
1.4 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
1.5 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、规范。公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
1.6 公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和布置公司工作的文件。有效文件分两类,一是有效的业务指导性文件,二是有效的工作安排性文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公文,是防止各级机构出现执行无效文件的主要措施。
2 公文种类及使用范围
2.1 公司的公文种类主要有:命令(令)、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。
2.2 各类公文使用范围
2.2.1 命令(令)。
适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员;撤销分公司不适当的决定等。
2.2.2 决定、决议。
对重要事项或重大行动做出的安排,用“决定”。
经过会议讨论通过,并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
2.2.3 通告。
适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项。
2.2.4 通知。
适用于发布规章制度(包括规定、办法、章程、规程、细则等)和措施;传达上级有关单位的指示;要求下级单位办理或者需要知晓的事项;转发上级有关单位、同级单位和不相隶属单位的公文;批转下级单位的公文;印发公司领导的讲话;人事任免事项等。
2.2.5 通报。
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
2.2.6 报告。
适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,回复上级单位询问或交办事项的处理结果。
2.2.7 请示。
适用于向上级单位请求指示、批准的事项。
2.2.8 批复。
适用于答复下级单位或相关单位的请示事项。
2.2.9 函。
适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。
2.2.10 会议纪要。
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
2.3 公司的公文类别主要包括:
2.3.1 公司文件(格式一)。
公司的发字文件文种代号为“字[****]***号”。
公司人事劳资配备单独发文字号,发文字号为“字[****]***号”。
2.3.2 公司批件(格式二)。
公司批件文种代号为“字[****]***号”。
2.3.3 公司函件(格式三)。
公司函件文种代号为“函字[****]***号”。
2.3.4 公司传真电报(格式四)。
公司传真电报文种代号为“传字[****]***号”。
2.4 “签报”作为内部文件,是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形式。“签报”要纳入公文一体管理。“签报”必须由主办部门负责人亲笔签名。“签报”原件只报一份,交综合管理部登记编号后送公司主管领导批示,或由公司主管领导根据情况分送其他领导批示。公司领导批阅的原件由综合管理部登记、复印后将复印件退各部门(综合管理部保留原件,并存档),各部门须妥善保管,并按公司领导批示要求落实有关工作。
3 公文格式和行文规则
3.1 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、收文单位标识、收文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、文件编号、印章、主题词、抄送单位、印发单位等部分组成。
3.1.1 涉密公文应当根据密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”、“机密”还应当标明份数序号。公文是否定为密级文件由拟稿部门和综合管理部根据公文内容共同掌握。
3.1.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
3.1.3 发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。
3.1.4 发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
3.1.5 公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。
3.1.6 主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位置于标题之下、正文之上,顶格排列。有些不便于在首页列出主送单位的公文,如决定、决议、会议纪要、法规性文件等,主送单位可以写在公文末页抄送单位之前。主送、抄送、内部发送单位一律用全称或规范的简称。
3.1.7 公文如有附件,应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。
3.1.8 公文除会议纪要外,应当加盖印章。
3.1.9 公文成文日期以负责人签发日期为准。
3.1.10 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位;应当使用全称或规范化简称。
3.1.11 公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm),左侧装订。
3.2 公文行文要按照隶属关系和职权范围行文。一般不越级行文,因特殊情况,必须越级行文时,应同时抄送越过的机关。
3.3 公司发文行文规则:
3.3.1 凡是对公司外发文;公司发布指令、决定、决议;颁布规章制度、管理办法和操作规程等用**电字或**电函字。
3.4 上行文(报告、请示等),应根据内容写明主送单位,如需同时发送其他单位,还应写明抄送单位。“请示”应坚持一文一事,一般只写一个主送单位;“请示”不得抄送下级单位。
3.5 “报告”中不得夹带请示事项。
3.6 精简公文。对可发可不发的和能用电话、面谈等方式解决问题的事项,不要行文。
4 发文办理
4.1 发文办理是指以公司名义制发公文的过程,包括拟稿、会签、核稿、签发、校对、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。
4.2 拟稿。拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序,谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项,应以一个部门为主,与有关部门协商一致后再办理行文。
4.2.1 草拟公文应当做到:
4.2.1.1 符合党和国家的方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。
4.2.1.2 情况属实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清晰,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
4.2.1.3 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外,其它应当使用阿拉伯数字。
4.2.1.4 公文结构层次数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。
4.2.1.5 应当使用国家法定计量单位。
4.2.1.6 公文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
4.2.1.7 公文呈批要按照“公司发文稿纸(见附件一)”要求,详细、准确填写有关内容。
4.2.1.8 公文拟稿应采用a4纸型,同时必须提供电子版文件;会签、核稿、签发必须用钢笔、签字笔书写,签名应写清姓名、日期。
4.2.1.9 对公司重大事项或涉及多个部门,又需有关部门配合解决的事项,主办部门应先征求相关部门意见,再签报主办部门的分管领导审阅,分管领导根据情况签署是否发文或提出处理意见。如公司主管领导批示发文,则由主办部门草拟文稿。
4.3 公文审核。
4.3.1 公文审核实行层层负责制。拟文部门负责人要严格把关,对所拟公文进行初审,对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责,并签名后送综合管理部。
4.3.2 各类发文在送综合管理部后,由综合管理部负责核稿把关。
4.3.2.1 核稿工作要求。审核文稿与已发文件的口径是否一致;审核文稿内容是否需要行文;审核文稿内容是否符合有关政策;审核文稿内容部门间的一致性;审核文稿中所提解决问题的意见、办法、措施是否切实可行;审核文稿格式是否符合有关规定,文字表达是否准确精练,专用术语和人名、地名、引文是否正确,标点使用是否正确,文字书写是否规范;审核公文主送、抄送单位,内部发送范围是否恰当等等。
4.3.2.2 综合管理部预对文稿做大的改动,应征求主办部门的意见;对不合格的文稿,综合管理部有权退回拟稿部门进行修改。
4.3.2.3 发文需会签的,应由拟文部门送有关部门会签后,再交综合管理部核稿。根据来文拟办的文稿,必须把来文原件附在文稿后。
4.4 发文编号、打印、校对、盖章、分发。
4.4.1 公文打印、编号由综合管理部负责。密级公文要指定专人打印,并根据先急后平、先上报后下发、先公文后资料的原则进行安排。急件随到随办。
4.4.2 公文校对由拟稿人或拟稿部门负责。属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校,要求做到准确无误;校对人如发现原稿有问题时,应及时与有关人员联系,未经签发人同意不得随意改动。
4.4.3 公文盖章按《公司印章管理暂行办法》办理。
4.4.4 公文分发。公文发放范围由拟稿人提出,公司相关领导审核确定。发放公文时要在《公司文件发放登记表》(见附件一)上登记领用部门,并要求领用部门的经办人签名。凡发出的公文,要严格登记手续并进行编号、注明密级、邮寄地点、单位要书写准确,封闭要严密,绝密文件还要在封口处加盖封章。
4.5 公文的更改。
4.5.1 公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿,经部门负责人审核,交综合管理部核稿后,报公司主管领导签发。
4.5.2 文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放,即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各级机构和部门。
5 收文处理
5.1 公文收文一般包括分发、登记、拟办、批办、送阅(传阅)、承办、督办、立卷归档、销毁等程序。
5.2 分发。凡署名公司的正式公文、会议文件、重要资料及信件,由综合管理部负责分发;署名部门的收件,由部门签收和处理;署名领导的收件,送交领导本人收处。
5.3 登记。有关部门、单位的正式公文,领导参加的各种会议的文件,及有关部门的重要资料由综合管理部人员采用“收文登记表”对来文时间、单位、文号、标题、承办单位等进行登记,并填制“文件呈批阅办表”(见附件二)。
5.4 拟办。综合管理部确定专人负责公文拟办工作。由综合管理部人员填制“文件呈批阅办表”后,即送拟办人提出拟办意见,经综合管理部负责人阅审后,由综合人员按拟办意见统一传送。拟办工作从收到公文起,一般不得超过二小时,拟办人不在时,直接送办公室领导阅处。急件和限时办理的公文,应随到随登记、随拟办、随送批、随送办。
5.4.1 传阅卷由拟办人根据公司部门职责提出拟办意见,确定传阅顺序,经综合管理部负责人阅审后,由综合人员按拟办意见先送公司领导传阅,再送有关部门传阅。
5.4.2 涉及两个以上部门处理的请示件公文,由主办部门提出处理意见,协办部门会签办理,再送主办部门公司主管领导批示;涉及公司发展的重大事项请示,由主办部门提出处理意见,协办部门会签后,先送主办部门公司主管领导、再送总经理批示。
5.5 送阅(传阅)和处理。
5.5.1 公文送阅的范围:公司领导、以及其他相关的阅文部门。
5.5.2 公文传阅。综合人员要根据批办、送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文部门,用送文方式进行传阅。上级有关重要文件及“绝密”、“机密”文件,应采取保密措施直接送总经理阅示。
5.5.3 领导阅批公文和各部门在阅完公文后,均应在“文件呈批阅办表”有关栏目签上姓名和时间。
5.5.4 公文要求处理的事项由主办部门办理,办完后应在“公文呈批阅办表”中写明处理结果。
5.5.5 请示件公文主办部门必须明确提出处理意见,会签部门明确表示意见后报主办部门公司主管领导批示。
5.6 立卷归档。收处的公文办结后,应将收文、文件呈批阅办表、办理结果的文件底稿立卷归档。
6 公文的处理时限、承办和催办
6.1 公司综合管理部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日;对拟发文稿的处理,包括核稿、审核、公司领导阅批和打印发送,其时限一般为二个工作日。
6.2 各部门的处理时限。对传阅件来文,传阅部门的处理时限一般为一个工作日;请示件来文,主办部门的阅办时限一般不超过二个工作日,会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日。对转发的文件,直接转发的公文,主办部门的拟文时限为一个工作日;转发公文需研究相应措施,或结合本公司实际提出贯彻方案的,主办部门的拟文时限为二个工作日。上述公文处理,如有特殊情况可适当延长,但急件要随时处理。
7 公文归档
7.1 公文办结后,综合管理部收集整理文件、文件底稿、附件及有关的签报、批示等附属材料,按规定立卷归档。
7.2 分工立卷的具体方法。
7.2.1 与外单位联合办理的公文,原件由主办单位立卷;
7.2.2 本公司各类发文,以及以公司名义召开的会议文件,部门发文等文件的原稿、定稿、正本由综合管理部立卷。
7.3 部门公文材料立卷程序。
部门公文材料立卷程序包括:案卷类目的编制、文件的平时归卷。
7.3.1 案卷类目的编制
各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务,按照便于管理、查找、利用的原则制定本部门的案卷类目,对具有保存价值的文件及时收集、归档。
7.3.2 文件的平时归卷
根据案卷类目的条款名称,为每一条款准备一个卷夹。文件处理完毕,立卷人员根据文件所针对的条款,归入有关卷夹内并在文件登记簿上注明文件存入的卷号,以备查找。
8 公文管理
8.1 秘密、机密文件、资料的复印件视同正式文件、资料,阅办后须按规定保管、立卷、归档或清退、销毁。
8.2 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
8.3 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经综合管理部负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文应当进行登记。
8.4 工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退,个人不得保存文件。
9 附则
9.1 本规定由公司综合管理部负责解释。
第9篇 煤矿公文管理规定
某某煤矿公文管理规定
一、发文管理
(一)行文格式
公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄报抄送机关等部分组成。
1、发文机关应当写全称或者规范化简称。
2、机要公文分“绝密”、“机密”、“秘密”三种,紧急文件分“特急”、“加急”、“平急”三种。
3、发文字号由机关代字、年份、序号组成。
4、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,一般应当标明发文机关、公文种类。除发布和转发政府规章性文件外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。如转发上级党政或部门的文件和批转下级文件,原标题文字过长,可重新概括确定标题。
5、公文如有附件,应在正文之后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
6、公文成文时间以领导签发的日期为准,联合行文以最后签发领导的签发日期为准。
7、公文主题词标注在文件末页下部,抄报抄送范围上方。使用公文主题词以省委、省政府颁发的主题词表为准。
8、矿行政及矿党政(行政)办公室发文格式,主送单位为:基层各单位、机关各部室,抄送单位为:矿领导、副总、井领导;矿党委及党政(党委)办公室发文格式,主送单位为:各党(总)支部,抄送单位为:矿领导、副总、井领导、机关各部室。主送单位为部分单位的,应限定发文范围,抄送可直接写明单位或部门。
(二)行文规则
1、*某某煤矿委员会、徐州矿务集团有限公司某某煤矿、某某煤矿党政办公室、*某某煤矿纪律检查委员会、某某煤矿工会、共青团某某煤矿委员会、某某煤矿张小楼井、*某某煤矿张小楼井总支委员会、某某煤矿东城井、*某某煤矿东城井总支委员会可以单独行文,矿(井)党政也可以联合行文,联合行文须经矿(井)党政主要领导签发。党政联合行文的编党委(党总支)文号。党委、行政、党政办公室文件由党政办公室履行审批、核稿、签发、存档程序,纪委、工会、团委文件由各部门起草,履行审批、核稿、签发程序,统一归矿党政办公室建档管理。两井文件由各井自行管理。
2、基层单位及机关部室上报的报告、请示按文种分别处理。“请示”应当一文一事,“报告”中不得夹带请示事项。如涉及多个部门、多个事项,原则上应退回原单位重新行文。
3、原则上不越级行文,如需越级行文,应视内容抄送被越级的机关。
4、“报告”或“请示”只能写一个主送机关,如涉及有关部门可以抄送,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人,必须交矿党政办公室按程序办理。上级机关对下级机关请示的问题必须在规定期限内给予批复。
5、凡矿职能部门和党群办事机构的一般性工作安排,可以以某某煤矿党政办公室文件向基层行文,纪委、工会、团委可以单独行文,由矿分管领导签发,重要事宜需经矿主要领导签发。
(三)公文形成
发文办理程序为:起草人拟稿→部门主管审核签字→党政办公室秘书核稿→主管领导签发(视情况有时先由分管领导会签)或分管领导签发→机要文书登记编号→打字室根据领导审核意见修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→盖印装订。
1、公文起草
矿党政和党政办公室下发或上报的所有公文由矿职能部门、党群办事机构代拟或由矿党政办公室负责组织起草。拟写公文应遵守以下几点:
(1)拟写公文必须符合国家法律、法规,符合党和政府的文件、政策及有关规定。如提出新的政策规定,应加以说明。
(2)内容真实,观点鲜明,条理清楚,层次分明,文字精练、通顺,标点准确,篇幅力求简短。
(3)用词准确、规范,人名、地点、专用术语、数字、事物名称准确无误,使用简称应规范,并加以说明,日期应写具体的年月日。
(4)公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序号和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外,应使用阿拉伯数码书写。
(5)引用材料应核对原件,做到准确无误。引用公文还应注明所引用公文的发文日期、机关、标题和发文字号。日期应写具体的年月日。
(6)正文部分如需使用序数符号标明层次时,一般排列顺序是:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
(7)必须使用国家法定计量单位。
(8)根据公文的内容和行文规则,准确使用文种,标明主题词。根据需要标明紧急程序和密级。
(9)所有文稿一律使用计算机打印。
2、公文核稿及签发
(1)草拟好的公文,应先由党政办公室秘书进行核稿,填写发文标签。拟稿人、主办部门负责人和核稿人要分别在发文标签上签字,并注明日期,不得违反程序越级直接送矿领导签发文稿。核稿的重点是:是否需要发文,以什么名义发文;是否符合国家的法律、法规及有关规定,提出的意见和办法是否切实可行;需要同有关部门协商的事项是否已协商一致;内容是否准确属实;文字表述、文种使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。对内容杂乱、主题不清或修改较乱的文稿,矿党政办公室一律退还拟稿人重新起草。
(2)公文从起草到签发所使用的笔、墨要符合存档要求(用钢笔或毛笔及蓝黑、炭素墨水、墨汁书写)。对不符合要求的文稿,应按要求重新处理。
(3)矿党政上报集团公司党委、行政及上级有关部门的请示、报告,由党政办公室秘书审核后,根据具体情况报送有关矿领导审签。
(4)矿党委、行政下发的政策性、综合性文件,干部任免文件,奖惩决定,全矿性工作意见,重大事件、项目、工程批复等,经党政办公室秘书核稿后,由矿党委书记或矿长签发,或由党委书记、矿长委托的副矿级领导审核、签发。
(5)以党政办公室名义下发的一般性文件或批转部门工作意见,经党政办公室秘书核稿后,根据文件内容,由业务对口副矿级领导签发。
(6)公文签发后,由矿党政办公室机要文书根据文稿内容,核对文种、签发人、发放范围等项。符合发文要求的,进行登记编号。公文编号一文一号,按年依次编注,不得重复编号或空号。
(7)以矿党政或党政办公室印发的专业会议纪要,由办公室秘书核稿,会议主持人签发;涉及重要内容的,报请党委书记、矿长或其他副矿级领导签发。
(8)矿党政办公室下发的会议通知,由办公室主任签发。需要基层各单位党政主要领导、机关负责人出席会议的,事前要报请党委书记或矿长审批;需要基层各单位和机关部门副职干部参加会议的,事前要报请分管矿领导审批。
(9)付印前的公文,由拟稿人负责校对。校稿人要按照公文处理规范格式认真细致校对文稿,经确认无误、签字后,交付打字室工作人员印刷。
(10)公文要严格按规定格式打印。机要公文密级和紧急字样分别标在公文眉首的右上角,字体为3号黑体,紧急字样列秘密字样之上。公文标题字体为2号小标宋体,正文为3号仿宋体。“主题词”用3号黑体字,词目用3号宋体字。正文一般每页排22行,每行排28个字,字体行距符合规范要求,公文用纸用us型纸(条件具备后逐步过渡到规定的a4格式打印),付印的文头纸与发文机关应相符。公文页数超过两页的,必须编印页码。涉密文件应指定专人打印,所使用的计算机软盘专用并加密,必要时要做消除处理。
(11)缮印后的公文在用印前,由主办部门相关人员负责与文稿核对准确后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部边缘压盖成文日期。公文用印后,不再另署发文机关名称。
(四)公文分发及报送
1、以矿党委、行政、党政办公室名义下发的公文,无论何部门起草,成文后一律交矿党政办公室统一分发;其它各类文件由成文单位负责发放,严禁在各类会议上发放文件。公文发放要建立《文件发放清单》。基层各单位和机关各部室应有专人负责文件领取,如有紧急文件应根据党政办公室通知随时领取。
2、凡主送集团公司党委、行政的请示或报告,只报送一份给集团公司党政办公室机要科,严禁多头报送。抄报、抄送集团公司党委、行政或有关部室的文件,由党政办公室机要文书定期集中报送,紧急情况下须随时报送。
(五)公文归档
1、公文形成后,由矿党政办公室机要文书负责将领导签发原件及3份正式文件暂集中保管,次年3月底前由机要文书向档案室核对交清。归档的公文必须符合存档要求。
2、矿党政及矿党政办公室召开的各类会议所形成的会议文件、材料,由承办部门人员负责收集整理后,及时交档案室归档。
(六)随着无纸化办公的逐步推行,今后纸质文件将逐步取消,改由网上审批、签发、发放,以电子文档传输,相关管理规定届时另行下发。
二、收文管理
(一)矿党政办公室接收的外来各类文件、电报、传真、公函等公文,由党政办公室机要文书负责签收、分类、登记、编号、传阅、办理、保管、存档等工作。所接收公文由党政办公室主任提出拟办意见,送矿有关领导批示后按顺序传阅或办理。
(二)对集团公司通过办公网络下发的各类文件材料,机要文书应及时接收,原则上当日下发的文件必须当日接收,紧急文件随时接收。同时,要根据领导批示的意见,及时转有关领导和部门办理。
(三)公文承办部门(人员)要将公文办理情况及时向领导和党政办公室反馈,并在公文处理单上签字注明。
(四)公文处理必须准确、及时、安全,运转的每一个环节应建立登记、签字制度,避免延误或丢失。未经领导批准,不准对外提供公文,不准随意复印文件。
(五)矿党政领导及职能部室参加国家、省、市及外地区召开的各种会议所发的文件、材料,原则上由随行人员或相关职能部室人员收集后,交矿党政办公室机要文书按收文程序处理,次年初交档案室分类归档,以便调阅和使用。
三、考核规定
(一)矿党政办公室为全矿公文管理的主管部门,负责公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。
(二)公文主办部门违反公文审核程序的,每出现一次对所在部门罚款100元。
(三)对手续不完备的公文,党政办公室机要文书不得予以编号,否则每发生一次,对机要文书罚款50元。
(四)公文校稿人要认真对照核稿修改的意见,对付印前的文稿认真细致地校对,并履行签字手续。否则,每出现一次错误没有校对改正,对校对人罚款50元,并责成改正。
(五)公文印刷人员要严格按规范要求进行公文打印。否则,每出现一次不符合规范,对责任人罚款50元。
(六)公文凡发生漏盖、错盖印章或装订不规范的,每次对责任人罚款50元,并责成整改。
(七)党政办公室要加强文件的发放管理,建立健全文件发放台帐,落实专人负责,及时督促机关各部室和基层单位领取文件。否则,凡出现文件漏发或错发的,每次对责任人罚款50元。
(八)党政办公室机要文书要加强收文管理,确保准确、及时、安全。否则,每发生一次延误,对责任人罚款50元。
(九)党政办公室秘书要增强工作责任心,做好全矿各类公文的核稿工作,确保公文处理的质量和效率。否则,每发生一次失误,对责任人罚款50元。
第10篇 雅居乐物业行政公文管理规定
雅居物业行政公文管理规定
一、管理范围:
1、外来公文一般分为两大类:正式公文--包括上级单位及兄弟单位来文;便函。
2、内部公文以公司名义发至上级或兄弟单位、政府机关、相关单位或发至公司各部门红头文件,包括一些请示、重要通知、公司的重大决定、规章制度的颁布等。
3、各部门下发至物业管理中心的有关通告等规定性文件。
4、各部门、物业管理中心的会议纪要、通知等。
二、管理程序:
1、公文接收
2、登记
1)综合管理部收到公文由综合管理部文员进行拆封。
2)按来文机关进行分组编号,填写《公文阅办单》,附在公文前面,并检查来文的页数、附件是否齐全,如不全应提出索补的建议,按照来文的急缓程度分急件和慢件,急件需特别说明。
3、拟办
所有公文登记后报送综合管理部负责人检阅,提出'拟办'意见,拟办意见要简明具体,对有必须在短期内办完的公文,应注明催办及检查时间。
4、批示
由综合管理部文员将批注'拟办'公文上报总经理进行批示,总经理同意综合管理部拟办意见时,可在'公文阅办单'批示栏内签字,如认为不妥可重新批示或加注明。
5、分办及传阅
1)综合管理部文员将经过批示的公文(附《文件阅办单》)送承办部门办理或送有关人员和部门传阅。
2)传阅时各部门应在公文阅办单内签字并注明接件日期,文员应在传阅登记表上进行登记,以便查阅传阅进展情况。急件,先办理后传阅,慢件可先传阅,后办理。
3)传阅文件时,传阅人如发现有必要补充和纠正事项应通知综合管理部。
6、传阅后的落实。
1)承办部门在接到公文后,立即组织对公文的处理,并在规定时间内完成。
2)对于不属于本部门所承办时,应立即将公文退回综合管理部要求重批,凡不进行处理又不退回的,若延误工作由接文部门承担责任。
3)催办的公文,批示在公文阅办单上注明检查日期,综合管理部文员按检查日期到办文部门检查办文情况,并做好记录,发现问题及时向综合管理部负责人汇报。
7、回复、存档
1)办理完的公文,需要回复时,由承办部门起草回文,经审批后发出,并即时将办完的公文交综合管理部归档。
2)办理完的公文,不需要回复的,由承办部门在公文处理单上注明办理情况。办完后的公文应尽快交综合管理部归档,归档时间不得超过一周。
8、拟稿
1)公司名义发文(红头文件)应在文稿前用公文稿纸,逐项填写清楚,公文稿纸的内容包括:标题、主送单位、抄送单位、拟稿部门、拟稿人、部门审批、主管领导审批、签发人、会签等(见附表)。
2)拟稿内容应符合国家法律、法规、方针政策及已下发的各项规定,如与已发布规定不一致时,应声明原规定作废或失效。
3)拟稿要注意情况属实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确。
4)公文的标题应与公文内容一致,人名、地名、数字、引文准确。
5)请示问题的公文应采取一文一事。
6)对内对外发放公文,由主管业务部门草拟,对外来公文的复文,由承办部门草拟。
7)草拟公文部门负责人应对所拟公文进行审核:
8)文中情况无虚假不实之词;
9)数字准确,人名、地名、专用术语正确并书写清楚;
10)公文中内容正确。
9、会签
公文中的内容涉及其它部门时,由公文草拟部门组织各部门会签。
10、核稿
公文草拟部门将经部门经理审查签字的或经会签部门签字的公文草稿送综合管理部审稿。
11、综合管理部审核公文草稿是否达到公文的基本要求,并着重审查下列问题:
1)公文的政策性;
2)有关部门是否协商一致,与已发布的规定是否矛盾;
3)无错别字、语法上的病句等。
12、审核及签发
1)公司名义下放的内容重要,涉及面广,对公司工作有指导意义的公文由公司总经理签发。
2)以公司名义发出属公司某方面工作的文件,由主管总经理签发。
3)业务部门代替主管领导起草的发文稿,应由主管总经理审核后由主管总经理签发。
4)各职能部门或项目物业处自行发文(非红头文件),经分管总经理审批后由部门负责人签发。
5)签发公文应注意以下几方面:
a、签发人对文件在政策、指导思想等方面负有完全责任,因此,必须对文稿从内容到文字进行严格的审核、修改,确保准确无误;
发意见明确、具体,如签署'发'、'同意'、'速印发'等;
修改签发文稿应力求字迹清楚;
13、印制、发送、登记、存档
1)经签发的文件,如属红头文件,由综合管理部负责打印,首页用专用公文纸,续页用a4复印纸打印,在综合管理部用印。综合管理部应在发文簿上登记按编号存档。
2)签发的文件,公司名文发文及部门发的规定性文件,应将草稿及原件一份填写《发文记录》并在综合管理部存档。
3)各部门所发非红头文件为便于归档,可在文件上附页眉,页眉右上角注年度发文序列号如:03-行(01)(详见附表)。
三、支持性表格:
1、《公文阅办单》(wh-zh-*-001)
2、《发文记录》(wh-zh-*-002)
3、《行政公文稿纸》(wh-zh-*-003)
4、《资料存档登记表》(wh-zh-*-004)
第11篇 s物业管理公司公文管理规定
物业管理公司公文管理规定
为统一公文运行程序,加强公文管理,提高办公效率,制定本规定:
一、各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文,统一由专人收管,并负责签收、分类、登记和分发、传阅。
二、以公司名义发出的各种文件,须编号、登记,统一对外发送。
三、公文处理:
1、公文登记分类,交办公室负责人审阅,提出拟办意见。
2、根据拟办意见,送有关部门相关人员阅办。
3、领导批办的公文,按批示意见交有关部门负责办理。
4、如承办过程中有疑问或问题,应及时请示、报告。
5、办理完毕后,应填写承办结果,连同原文件退回存档。
四、公文传阅:
1、送阅文件要抓紧时间阅读,不得无故拖延或扣押。
2、文件一律由专人传送,一般不得横向传阅。
3、文件传阅后,阅文人要签名并写上时间。
4、文件传阅后,交回归档保管。
第12篇 大学后勤处办公文具易耗品领用管理规定
为加强办公文具、易耗品的领用管理,节约开支,避免浪费,提高工作能效,特制定本规定。
1.办公文具、易耗品的领取和发放由计划科指定专人负责。
2.各办公室负责人对所属办公室的办公文具、易耗品负有保全和管理责任。
3.文具领用保管人员需做好发放登记,每月对照《申领单》,进行一次统计、核对。
4、办公文具领用需经财务“一支笔”审批后,方可领取。
