物业保修阶段工程质量设备管理监控办法
物业作业指导书:保修阶段工程质量和设备管理监控办法
1、目的
为交付后房屋、设备设施进入保修阶段提供操作指引,以便及时处理客户报修和确保各类设备设施正常安全运行。
2、范围
各管理处、部门。
3、职责
3.1各管理处负责在保修阶段对设备设施进行日常监控管理;跟进施工单位对工程质量和设备设施问题的处理。
3.2地产客户服务中心负责对房屋交付及保修阶段工程质量和设备设施问题的处理;负责监督、督促施工单位对工程质量和设备设施问题的处理工作。
4、方法和过程控制
4.1工程质量问题处理方法
4.1.1地产在房屋交付前,管理处应与地产相关部门结合具体情况确定工程质量返修的管理办法。目前工程质量返修问题的处理主要有两种方式:a、由地产直接负责跟进处理;b、地产委托物业代理跟进服务。
4.1.1.1 由地产直接负责跟进处理
1)管理处到客户反映的工程质量问题时,须予以记录,并反馈至地产相关部门;
2)地产相关部门通知施工方并会诊、约定维修时间,跟进、验收、交付、记录等。并将处理信息反馈给管理处,以便协助处理和跟进;
3)在处理过程中,积极与客户进行沟通,防止问题的升级。
4.1.1.2 地产委托物业代理跟进服务
1)地产与物业在房屋交付前签订工程返修委托代理合同或施工方、地产、物业签定三方协议,明确工作方法及相关责任;
2)为物业便于管理,地产并将施工方的保证金转至物业直接管理。物业公司内部须制订保证金的扣罚审批流程,并将扣罚标准通知施工方;
3)管理处负责受理业主报修、联系施工方会诊、约定维修时间,跟进、验收、交付、记录等工作,管理处指定返修管理专员负责处理工程质量问题。
4)管理处接到工程质量问题时,须进行记录,并开具《房屋返修工作记录单》,交返修管理专员负责处理。
5)返修管理专员联系业主进行现场查看,并将查看结果记录在《房屋返修工作记录单》上。如查看结果为业主误报或业主自身原因造成,无须维修或业主自行解决的,返修管理专员将《房屋返修工作记录单》进行存档。
6)确认为工程质量问题,返修管理专员通知施工单位负责人安排返修,施工单位负责人制定返修方案填写在《房屋返修工作记录单》上,并签名确认。
7)如施工单位不履行责任,或多次返修不成功的,由物业制定返修方案,安排返修,并填写扣款通知单交施工单位确认。
8)如为小修项目(五金配件、门窗配件等),返修完毕后,返修管理专员需对业主进行回访,并将回访结果的填写在《房屋报修登记表》的备注栏。如较大维修,返修管理专员需与业主商定维修时间,与施工队进行现场交底,并与施工队负责人在《房屋维修任务书》上签名确认。返修管理专员安排施工队进场维修。维修完毕后,返修管理专员随即进行初验,合格后会同业主、施工队负责人进行验收,并请业主在《房屋返修工作记录单》上签名确认。
9)返修管理专员每月需汇总填报《工程质量保修记录表》报地产委托部门。
10)返修管理专员将返修资料归档。
4.1.2对于业主反映的普遍公共设施配套等问题,由物业提交专题报告报地产,由地产负责处理。
4.2设备保修期内的管理工作
4.2.1 地产与物业按照《物业接管验收控制程序》,办理验收手续,对部分在《物业管理委托合同》中未明确的设备设施免费维保的管理工作可一并交接给物业,同时对供应商保证金的扣罚流程共同进行确定。
4.2.2 为在接管初期设备设施免费维保期内对施工或安装单位的维保工作进行有效监控,地产应确保移交时,提供设备设施采购及安装的合同复印件、维保作业计划、维保期限及内容和其它服务承诺的复印件,设备设施供应商及安装单位的联系人、电话、地址等资料。
4.2.2物业应制定各类设备的保养作业指导书,包含对保修期内的设备设施的维修、保修监督工作,并严格按照作业指导书进行操作,填写相关质量记录。
4.2.3 保修期内是由安装单位/供应商进行日常保养维修的,管理处应按照维保方提供保养计划对其维保行为进行监控,要求其将每次到现场进行保养的情况记录在《服务供方设备保养维修记录表》上,管理处将日常出现的故障和服务不及时等情况在记录表中记录。
4.2.4 电梯保修期结束后如物业公司仍须分包给社会专业公司维保的,物业公司应在电梯保修到期前二个月,着手准备供方的评估工作,确定有资格的合格供方。
4.2.5 对于保修期内的各类设备,在出现或发现故障和问题时,管理处应及时通知安装单位处理,如影响到业主使用的,应同时做好防范措施。管理处将故障及处理情况进行详细记录在《保修期内设备故障处理记录表》,报送物业公司和地产公司相关部门。
5、支持性文件
tjzzwy7.5.4-g01 《物业接管验收控制程序》
6、质量记录表格
tjzzwy7. 4-z01-06-f1 《房屋返修工作记录单》
tjzzwy7. 4-z01-06- f2 《保修期内设备故障处理记录表》
tjzzwy7. 4-z01-06- f3 《服务供方设备保养维修记录表》
tjzzwy7. 4-z01-06- f4 《工程质量保修记录表》
