房产后勤管理部代管物资管理办法
物业房产后勤管理部代管物资管理办法
1.目的
对代管地产公司物资的使用、摆放、保管、进出进行有效的控制。
2.范围
房产后勤管理部
3.职责
岗位工作职责
部门负责人对代管物资的管理进行监督、检查、指示和审批。
仓库主办负责对资产管理员的日常工作进行监督
资产管理员负责监督仓管员的验收、盘点、记账等日常管理工作
仓管员按规定对代管物资进行管理
4.方法和过程控制
4.1物资管理
4.1.1代管物资的所有权属地产公司。凡属代管的物资,没有得到代管物资所属部门的负责人和房管部负责人的同意,不得领/借用、调拨、转让及报废等。
4.1.2仓管员负责对代管物资的日常管理工作。根据物资的性能、种类、用途等特点,对仓库按类别进行物资管理,并做好相应标识。对于危险品严格按公司《危险品管理办法》要求存放。
4.1.3.仓库内的消防设施充足正常,每50平方米至少配两个2kg灭火器(不足50平方米也必须配置两个2kg灭火器)。除仓库人员之外,其他人未经许可不得入内。物资防水、防潮、防霉变等,参照公司仓库管理规定执行。
4.2物资入库
4.2.1.新购营销物资,经仓管员检验合格后及时粘贴资产条形码,并将物资发票复印,留下复印件办理入库,登记于资产软件系统。并将入库单打印三份,仓管员与经办人双方在入库单上签名,一份与发票一起交经办人至地产财务部报账;另一份入库单与发票复印件交资产管理员,最后一份仓管员保存。
4.2.2.电子、电器类物资经办人必须提供说明书、保修卡、遥控器等配套资料,对于无法提供的,经办人必须提供书面证明后方可办理入库手续。
4.3物资出库
4.3.1.地产、物业公司各部门(销售部、万创除外),领用营销代管物资时,须经分管领导和地产相关领导审批的《资产购置/调拨申请单》(地产软件系统表格)或邮件,方可到
房管部代管的营销仓库办理手续,仓管员在地产公司资产管理软件系统上销账。
4.3.2.归还的借用物资,仓管员验收无损后,在《物资领(借)用单》上注明归还日期并签名确认。若有损坏或丢失,由借用人或借用部门负责赔偿。
4.3.3.地产万创、销售部领用营销物资,经物资所属部门负责人审批后,可直接办理领用手续。资产软件销账参照上述4.3.1方法处理。
4.3.4.对于物业各项目服务中心领借用营销物资的,须代管物资所属部门的负责人和服务中心负责人同意,以及房管部主要负责人确认后,方可领借用。仓管员每月月底
将《物资领(借)用单》上报资产管理员统一汇总,报地产公司财务部备案。
4.4物资调拨
4.4.1.物资调拨、转移须物资所属部门负责人同意后,方可调拨或转移。当物资调拨、转移时,仓管员到场核实并开《物资调拨单》,经手人、仓管员都要在单据上签名确认,且单据需随物资一起到使用地点。接收方须将物资存放库区情况知会资产管理员和出库方,出库方在地产资产软件系统上办理调拨手续,并打印单据与《物资调拨单》一并装订存档。
4.4.2.对于急用物资,仓管员不在现场时,值班人先确认身份联系仓管员,同意后值班人和经手人在记录本上登记签字,可先领用,事后仓管员再办理调拨手续。
4.4.3.对于暂未建立仓库的项目,调拨到达临时存放地点时,仓管员验收后在《物资调拨单》上'核实'一栏签名,现场负责人签'保管'一栏,物资由现场负责人保管。如后来建立仓库,现场仓管员将临时存放地点全部物资进行盘点,登记入账,使用时再按出库程序办理领用手续。《物资调拨单》一式三份,待签字完善后,一份给出库方,一份给入库方,一份交资产管理员。
4.5日常物资管理
4.5.1.样板房、销售厅布置期间,所有进入项目现场的物资,由房管部小组管理员或物业服务中心物资负责人安排人员看管,物资进出须及时登记并要求经手人在现场值班记录本上签名确认,防止物资遗失。搬运人员由房管部小组管理员或物业服务中心物资负责人协调安排。
4.5.2.样板房、销售厅、会所、酒吧开放后三天之内,仓管员或现场物业服务中心物资负责人对该区的物资进行盘点,填写《物资清单表》,与地产万创办理物资交接手续;物资移交房管部或物业服务中心代为管理。《移交物资清单》由房管部及物业服务中心各存一份。
4.5.3.样板房、销售厅、会所、酒吧等物资展示区的值班人员须按万创移交的《物资清单表》交接物资,如有物资在库区内变动,须及时知会仓管员在清单上更改存放具体位置。以便及时修改资产软件系统数据。
4.5.4.各样板房、销售厅、会所、酒吧等物资展示区的工作人员不可撕毁粘贴在物资上的条形码,如发现有条形码脱落或模糊不清的现象,须及时知会仓管员进行补贴条码。
4.5.5.凡属代管物资区域内的空调、音响等电器设备,如需维修和更换,须知会房管部或物业服务中心进行维修和更换。
4.6样板房销售物资管理
4.6.1.确定出售的样板房,由项目销售组通知房管部或物业服务中心,仓管员根据通知制地产《样板房销售前物资现状清单》,列明物资现状,经地产万创、销售部、财务部和客户服务中心确认销售物资,原件由客户服务中心存档,销售部、房管部和物业服务中心保存复印件。
4.6.2.现场仓管员根据确认情况编制地产《样板房物资销售确认单》,由客户服务中心 存档,并提交销售部。
4.7销售样板房的封闭
4.7.1.经顾客认购的样板房仍需展示,由房管部或物业服务中心进行现场管理,避免样板房受损。
4.7.2.经顾客验收确认与样板房同时出售的物资,禁止调拨,如客户对物资需求有变,销售部及时以书面形式知会客户服务中心、房管部和物业服务中心,以便及时修改《样板房物资销售确认单》。
4.7.3.已出售的样板房,由项目销售组确定对外展示的时间。
4.7.4.入伙之前样板房日常维护工作由房管部或物业服务中心负责,已关闭但暂未移交给业主的样板房,房管部或物业服务中心每周保持通风、清扫、维护一次,防止室内物资受潮发霉或变形。
4.7.5.样板房如需返修,返修期间的物资保管暂由项目返修组负责。并与房管部或物业服务中心办理物资交接手续。
4.7.6.经客户确认的样板房物资清单,需在交房时间的三天前抄送房管部和物业服务中心,作为样板房内物资的清点及搬迁凭证,同时仓管员向销售部移交已出售
的电器说明书、保修卡、遥控器等附件。
4.7.7.根据业主确认后的样板房物资清单,仓管员在资产软件系统'转让处'出库销账,并打印单据与清单复印件交资产管理员存档,仓管员复印备案。
4.7.8. 样板房撤回的物资,仓管员根据物资实际摆放情况在资产软件系统中办理调拨手续,将物资调拨到仓库,并打印单据交资产管理员。
4.7.9.对于项目现场的配套设备、设施,业主入伙后,根据万创或销售部的通知,在移交物业服务中心前,仓管员必须对设备、设施物资进行盘点,并填写《移交物资清单》,移交物业服务中心须房管部和物业服务中心相关人员签名确认,并抄送地产财务部和人力资源部。
4.8物资损坏/遗失
4.8.1.展示的物资如有损坏或遗失,根据原因,及时按规定填写《物资损坏/遗失申报表》相关人员签字确认后,由销售现场负责人决定赔付方式和处理意见,按物资清单列明单价,确定赔付费用,原则为现金,赔偿费用交地产财务部。
物资价值授权范围
≤2000元销售现场负责人(销售员)
2000元以上项目销售负责人(主任级以上)
4.9物资盘点
4.9.1.仓管员每月对代管展示的物资进行一次盘点,清点时与现场小组管理员或物业服务中心物资负责人和现场当班人员三方一起清点。并在《物资核实记录表》上签名确认。
4.9.2.仓管员每月对营销仓库物资进行一次盘点,并打印地产《仓库资产台帐》,一份交资产管理员,另一份仓管员备案。部门负责人参与仓库盘点每季度必须覆盖各营销仓库。
4.9.3.仓管员每季度须对各项目的电器类物资及配件、附件(说明书、保修卡等)进行一次统计,并填写《电器类物资及附件资料统计表》,一份交资产管理员,另一份仓管员备案。
4.10待处理物资
4.10.1对须报废的代管物资,由房管部经专业技术人员鉴定后,按地产公司《资产管理规定》填写地产《报废单》报代管物资所属部门负责人审批。
4.10.2.样板房返仓的可利用物资,万创确认不再使用、由房管部会同地产财务部确定价格,报地产总经理助理级以上相关领导批准后组织内部职员进行竞卖。
5. 相关文件
vkwy6.6-z01《基础设施管理程序》
vkwy7.5.5-z01《物资存储及管理程序》
vkwy7.5.5-z01-01 《危险品管理办法》
6、记录表格:
vkwy7.5.5-z01-f2 《物资领(借)用单》
vkwy7.5.5-z01-f4 《仓库物资盘点表》
vkwy7.5.1-h01-fg06-f2《物资损坏/遗失申报表》
vkwy7.5.1-j06-05-f1《物资清单表》
vkwy7.5.1-j06-05-f2《物资核实记录表》
vkwy7.5.1-j06-05-f3《电器类物资及附件资料统计表》
vkwy7.5.1-j06-05-f4《移交物资清单》
