房产后勤管理部项目移交管理办法
物业房产后勤管理部项目移交管理办法
1.目的
规范项目移交流程,保障房产后勤管理部管理项目与物业服务中心顺利交接。
2.适用范围
房产后勤管理部待移交项目。
3.职责
部门/岗位岗位职责
房产后勤管理部负责人全面统筹、监督项目移交所有事宜,与物业服务中心负责人对接移交项目主要人员、日期、流程等相关事项。
房产后勤管理部业务负责人负责项目移交具体事宜,与物业服务中心对接移交人员、物资、资料、未完成事项等,了解项目主要负责人员思想动态。
房产后勤管理部项目负责人了解项目人员思想动态,维护移交期间工作的正常开展,项目小组未完成事项及其他资料移交。
房产后勤管理部资产管理员确定及移交借用、代管、移交物资。
房产后勤管理部人事管理员整理移交人事资料并转交。
房产后勤管理部安全负责人整理、移交项目钥匙,了解安全员思想动态,维护移交期间工作的正常开展。
房产后勤管理部保洁负责人了解保洁人员思想动态,维护移交期间工作的正常开展。
注:以下房产后勤管理部简称房管部、物业服务中心简称服务中心
4.方法与过程控制
4.1.确定移交日期、流程
4.1.1服务中心负责人、后勤负责人、人事负责人、技术负责人、安全负责人、保洁负责人提前进驻待移交项目,了解项目具体情况、项目人员工作状况、思想动态,做好交接前期准备工作;
4.1.2房管部负责人与服务中心负责人提前三十天确定移交日期、移交当天具体流程;
4.1.3房管部负责人与服务中心负责人提前二十五天确定移交工作双方具体对接人;
4.1.4房管部与服务中心提前二十五天召开移交准备会,明确各具体对接人分工及职责,安排相关工作。
4.2人员及人事资料的移交管理
4.2.1房管部各级负责人、服务中心各级负责人在项目移交前三十天召开移交项目的全员沟通会,了解员工思想动态,做好员工的引导工作,保证移交工作的顺利进行;
4.2.2房管部各级负责人在移交前二十天完成与下属的面谈、填写《面谈表》,了解员工思想动态,确定移交人员;
4.2.3房管部业务负责人与服务中心人事负责人提前十五天对接、确定移交人员名单;
4.2.4房管部人事负责人提前十天整理移交人员的人事资料,保证移交资料的完整性、准确性;
4.3样板房、销售厅、项目部、销售部及其他物资的移交管理
4.3.1房管部资产管理员提前二十天对项目内所有物资清单进行清点,制作《移交物资清单》、《代管物资清单》、《借用物资清单》;
物资类型内容
移交物资安全员制服、保洁员制服、清洁用品、安防器材、维修材料、宿舍用品等。
代管物资样板房物资、销售厅物资、项目部物资、其他营销物资。
借用物资洗衣机、铁架床、办公台、办公椅、电视机、电话机、电脑、货架、对讲机、强光灯、自行车、维修工具等。
4.3.2《移交物资清单》报房管部负责人审核,地产项目部、销售部、财务部审批、定价;
4.3.3《借用物资清单》、《代管物资清单》报房管部负责人审批。
4.4钥匙、其他资料及项目小组未完成事项的移交管理
4.4.1房管部项目负责人提前十五天整理移交项目的钥匙、其他资料,地产相关负责人、礼仪活动公司、销售区域设点商家、周边政府部门、企事业单位的相关资料及合作关系,制作《管理用钥匙清单》、《电话联系表》,必要时引导物业服务中心人员与以上单位相关人员见面沟通;
4.4.2房管部项目负责人提前五天整理项目未完成事项,制作《未完成事项列表》。
4.4.3房管部对于该项目移交之后仍在履行的合同或协议转交服务中心,例如:清洁外包服务合同,租赁合同等,便于服务中心继续监督管理。.
4.5项目移交流程
4.5.1交接双方部门的分管总经理助理、公司人力资源部、品质管理部派出代表参加项目移交仪式,房管部负责人就移交项目的工作进行总结,服务中心负责人就组织架构、人员分工及服务中心规划进行介绍;
4.5.2公司分管总经理助理、房管部及服务中心负责人对移交人员的疑问进行现场解答;
4.5.3根据各对接人分工和职责,各交接人到现场根据清单进行人员、文件、账目、实物、事项核实交接,并在相关表格上签字确认;
4.5.4移交过程中若发现问题,各交接人及时跟进处理,并将处理结果向房管部、服务中心负责人进行汇报。
5、项目移交后工作协助
5.1涉及到移交之前房管部所发生的费用,仍需由房管部相关人员负责落实。
5.2服务中心的食堂、职员宿舍、办公室等装修投入使用之前,房管部相关设施暂时维持原状,协助服务中心保持正常的工作和生活秩序。
5.3移交人员思想波动较大,房管部有责沟通协调,协助服务中心稳定人心。
5.4移交后一个月内,移交职员及工作处于磨合阶段,房管部随时接受服务中心咨询或提供指引。
6.相关文件:
vkwy7.5.1-z02《钥匙管理程序》
7、记录表格:
vkwy6.2-z01-01-f3 《面谈表》
vkwy7.5.1-z02-f3 《管理用钥匙清单》
vkwy7.5.5-z01-f5《员工物资领用清单》
vkwy7.5.1-j06-03-f1《移交物资清单》
vkwy7.5.1-j06-03-f2《代管物资清单》
vkwy7.5.1-j06-03-f3《借用物资清单》
vkwy7.5.1-j06-03-f4《移交人事资料清单》
