万科物业房产后勤管理部项目开盘管理办法
vk物业房产后勤管理部项目开盘管理办法
1.目的
规范项目开盘工作流程,确保开盘时各项工作有序进行。
2.范围
房产后勤管理部
3.职责
部门/岗位工作内容
分管总助开盘期间全场总指挥;
人力资源部负责项目人员招聘及外借人员协调;
品质管理部负责清洁外包、高空作业、专业处理招标及现场安全、环境指导等;
部门负责人全面负责开盘期间的工作监督和统筹安排;
业务负责人负责协调开盘期间与地产公司、人力资源部、品质管理部的对接及现场工作的监督;
4.方法与过程控制
4.1开盘前计划阶段工作:
4.1.1制定开盘计划
在地产初步确定开盘时间后,部门负责人召集各业务口负责人召开开盘准备会议,初步拟定工作计划,包括与地产对接销售现场岗位设置及流程、开荒工作安排、清洁外包招标、人员申请、物资申请等,落实到各业务块。
4.1.2各业务口开盘前工作
业务块
事项
业务组
1.跟踪项目的施工进度和样板房装修情况,根据开盘的时间及面积,拟订开盘计划;
2.岗位定编,与地产项目部、销售部对接,按地产操作流程报批;
3.与项目部对接确定开盘时临时营销物资仓库及低值易耗品仓库;
4.制作开荒清洁、伙食、外借人员、维修材料、开盘当日外借人员、车辆等费用预算,按地产操作流程报批;
5.根据销售展示区域的特点制定岗位职责;
6.根据定编人数,向项目部、销售部负责人申请安全员、保洁员宿舍及相应的设施、设备;
7.对于现场展示区内卫生清理难度较大的(如:高空玻璃、墙面、屋顶等),品质部招标确定专业公司,跟踪外包服务的质量及完成情况。
8.根据项目开放展示区域的特点、面积,提前一个月对现场所需的清洁工具及用品数量、品种填写《物资申购单》,报部门负责人审批;
9.开盘前一天组织现场小组所设的岗位模拟演练,熟悉开盘当天的工作流程,注意事项;
10.现场开荒工作的全面实施;
人事
1.新增人员招聘、人事资料录入、社保办理等;
2.开荒、开盘协助人员对接;
3.召开新职员沟通会。
培训
1.组织新职员集训,掌握企业文化、服务理念、bi、应知应会、岗位职责、考核制度、服务技巧、突发事件处理等内容;
2.讲解清洁工具使用流程和清洁用品的使用方法及注意事项;
3.制作项目应知应会并培训,让职员熟知楼盘的建筑风格及户型、特色建筑及功能、地理位置、交通路线等相关资料,同时请地产销售人员讲解楼盘知识、开盘事项等以便能接受客户的咨询。
仓库
1.接管营销物资,做好公司、部门的标识,提前协调外借设备;
2.配置所需物资:消防器材、对讲机、应急灯、铁床、铁柜、货架、宿舍零星物资等;
采购
1.已审批物资及时采购到位;
2.临时急需物资采购。
车队
根据需要安排车辆。
膳食
1.提前与地产公司、项目负责人对接统计开荒、开盘期间外来协助人员的人数,根据地产要求及人数安排伙食(包括御寒、防暑饮料、宵夜等)。
行政后勤
1.根据楼盘特点和建筑风格,以及岗位定编,服装管理员协同地产销售部、公司总经理助理级及以上领导确定特色服装及制作数量;
2.评估确定服装制作商,跟踪服装质量,保证开盘服饰规范整齐。
维修
1、技术人员检查、维修及保养清洁工具,使其保持良好的工作状态
2、与项目部对接水源、电源、水带、水泵等设施、设备,确保设备正常运行。
4.1.3紧急预案
4.1.3.1成立应急小组,包括客服、安全、保洁等相关人员,处理现场突发事件;
4.1.3.2天气预报的收听,开盘当天若遇上高温或暴雨天气,部门提前对接准备好冷气扇、防暑药品、一次性雨衣、雨伞等设施物资;
4.1.3.3根据项目开盘情况,确定配置医疗点,聘请项目周边医院的医护人员帮忙协助,开盘现场配备一台救护车;
4.1.3.4根据项目开盘面积及购房意向客户数量,确定停车场地,车位划线等,同时考虑是否请公安、交警协助现场安全、交通管理。
4.2开盘期间工作安排
4.2.1开盘当天协助销售维持销售现场安全秩序,配合销售部、礼仪公司对售楼资料、物资的搬运工作;
4.2.2现场服务人员协助销售部做好到访客户接待工作,维护公司的形象和声誉;
4.2.3在加强销售现场管理的同时监督、落实好项目施工现场的安全管理工作。
4.2.4对于车辆专门加设多个岗位,并结合现场明显导向及停车场标识,岗位人员用交通手势规范指引客户通行或规范停车,有效保障开放区域顺畅.
4.3开盘后期现场管理
4.3.1各业务口分类、统计开盘过程中所发生的相关费用,汇总后由地产相关负责人签字确认;
4.3.2按销售部、项目部要求继续维护好销售现场的环境及工作秩序;
4.3.3现场客服、安全、环境及设备设施等各项业务按公司体系文件要求操作,维持正常的工作秩序;
4.3.4品质小组每月对现场进行全面的品质检查及业务诊断,通报检查情况,并督促整改;
4.3.5协助销售现场、引导来访客户,配合地产各项营销活动。
