物业重要资料管理办法作业指导书
物业管理有限公司作业指导书
重要资料管理办法
1.目的
为质量管理体系标准、政策法规、工程档案、物业资料、顾客档案、管理服务报告等重要资料的收集、存档、保管等提供指引。
2.范围
适用于公司各部门重要资料的管理。
3.职责
3.1总经理办公室负责收集、保存最新有效的行业标准和相关政策法规,及时整理下发给相关部门,并收集、保存各部门的管理服务报告。
3.2品质管理部负责收集、保存质量管理体系标准,对其有效性负责。
3.3各部门负责收集和保管本部门相关的重要资料,并对其有效性、完好性负责。
4.方法和过程控制
4.1重要资料包括:相关政策法规资料、质量管理体系标准、物业资料、顾客、人事、行政、财务、工程档案和管理服务报告等。
4.2相关政策法规资料的管理
4.2.1总经理办公室负责从各种媒体上收集最新有效的行业标准和相关政策法规,经确定适用于公司的行业标准及相关政策法规,要予以复印或打印,并注明出处及日期。
4.2.2当收集到适用于公司的最新行业标准或政策法规时,总经理办公室要及时转发职能部门,由各职能部门根据最新有效的行业标准或政策法规进行处理。
4.2.3如新收集到的政策法规资料涉及到公司目前的业务或管理工作,或公司体系文件不相符的,由相关职能部门在三天内动议编制或
修改相关文件,报相关领导审批后及时下发至各部门执行,并同时更新《标准、政策法规一览表》,各部门应根据更改后的《标准、政策法规一览表》及时核对、更新。
4.2.4各相关部门经理有责任将收集最新的标准和政策法规,并及时报总经理办公室。
4.2.5总经理办公室负责保存所收集的行业标准和相关政策法规,并应将生效版本、作废版本及新收集的资料分开保存,各部门负责保存与本部门业务相关的行业标准和政策法规。
4.2.6行业标准和相关政策法规过期或作废后,各使用部门应将所有正、副本(如有)加盖作废章或销毁,但总经理办公室必须将作废的政策法规至少留存一份(加盖作废章)。
4.3工程档案的管理
4.3.1工程档案指由发展商提供的住宅区规划图;竣工总平面图;单体建筑、结构、设备竣工图;附属配套设施、地下管网竣工图、隐蔽工程等竣工验收资料;设施设备安装、使用、维修保养技术资料;物业质量证明文件和物业使用说明文件;房屋本体和设备的改造变更资料及其它必要资料。其中设施设备安装、使用、维修保养技术资料包括:
a.供配电系统图纸资料:包括发电机、高压环网柜、变压器、配电柜、动力柜、控制柜、公共照明、供电线路等资料。
b.给排水系统图纸资料:包括各类泵、水箱等资料。
c.消防系统图纸资料:包括烟雾、温度探测器、报警装置、消防控制主机、联动柜、消防水泵、消火栓、喷淋泵、防排烟系统、二氧化碳自动灭火系统等资料。
d.电梯图纸资料:扶梯、直升梯准运证等。
e.空调系统图纸资料:包括冷水机组、空调泵类、冷却塔、空气处理机、新风机、风机盘管、自控箱等资料。
f.电讯系统图纸资料:包括内线电话、闭路监控系统、对讲系统、
公用天线及卫星电视系统、紧急广播系统等资料。
g.其它设备图纸资料:立体车库、娱乐场所及设备、泳池设备、桑拿房及设备、煤气管道、停车场管理系统、门禁系统等资料。
4.3.2由发展商提供的小区/大厦各类工程档案,各部门应指定专人保管并核对,如资料不全,应及时向发展商索取。
4.3.3工程档案须妥善保管,避免潮湿、污损。
4.3.4各部门应将各类设备供应商地址、联系人及电话编制成表,以便维修保养之用。
4.4质量管理体系标准的管理
4.4.1品质管理部收集到质量管理体系标准的最新有效版本后,要及时报送相关领导,并列入《标准、政策法规一览表》。
4.4.2质量管理体系标准换版后,由品质管理部组织对公司相关人员进行新标准的培训。
4.4.3对作废的质量管理体系标准,由品质管理部负责回收,加盖作废章后保存一份,其余销毁。
4.5物业资料的管理
4.5.1物业资料包括:用地批准文件、项目批准文件、施工许可证、建筑执照、用水指标批文、用电指标批文、管理用房资料、商业用房资料、住宅区基本资料、住宅区分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料、公用设施资料及园林绿化设施资料等。
4.5.2各部门负责在小区(大厦)入伙后三个月内,收集整理以上物业资料,并妥善保管和培训到相关人员。
4.5.3以上资料如有变更,需及时更新。
4.6顾客档案的管理
4.6.1顾客档案:包括顾客基本资料、顾客房屋资料和顾客个性资料三方面内容,其中顾客基本资料包括入伙通知书、业主委托书、业主公约、住户登记资料(业主及家庭成员资料)、委托银行代收款协议书、停车场服务协议书、停车场车位租用协议书等;顾客房屋资料包
括入住验收资料、装修申请资料、室内设备维修档案等顾客房屋动态资料;顾客个性资料包括顾客爱好、偏好、个性化需求等顾客需求动态资料。
4.6.2顾客档案须严格保密。
4.7管理服务报告的管理
4.7.1各管理处负责在每季度的首月20日前,将上季度的管理服务报告向业主公布,挂到公司内部信息网上,并在向业主公布十天后收回存档。
4.7.2各管理处负责保存本部门的管理服务报告。
4.7.3公司资料室负责将各管理处的管理服务报告装订成册,并妥善保管。
4.8重要资料须按照《管理处文档管理办法》编目归档,并在归档时登记在《文件资料存储清单》上。
4.9重要资料查阅、借阅必须经部门经理或授权人同意,借阅须在《借阅登记表》上登记。
4.10如政府部门、司法机关因公需查询重要资料,在出示合法证件(单位介绍信、工作证等)并核对无误后,方可提供其查询,并登记查阅时间、查阅单位、姓名、有效证件名称、编号及其它证明材料等内容,保存在查询的档案中。
5.质量记录表格
**wy4.2.3-z01-01-f1《标准、政策法规一览表》
**wy4.2.3-z02-f1《文件资料存储清单》
**wy4.2.3-z01-f5《借阅登记表》
