物业管理公司档案管理办法7

物业管理公司档案管理办法7

物业管理公司档案管理办法(七)

第一章总则

第一条为加强公司档案管理工作,完整地保存和科学地管理公司档案,充分发挥档案在公司发展中的作用,根据国家有关档案法律法规,结合公司实际情况,特制定此办法。

第二条公司档案包括公司在各项经济活动中形成的全部档案的总和,按保存时间分为永久保存(五十年以上)、长期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。

第三条公司档案管理遵循统一领导,集中管理的原则,由综合部加强对公司档案管理的领导,负责建立健全档案工作制度,以达到档案完整、准确、安全和有效利用的目的。

第二章档案管理工作机构和管理员职责

第四条公司档案管理由综合部统一领导,由业务素质过硬,热爱公司的专职人员担任,同时其他各部门要设置兼职的档案管理员。

第五条档案管理人员基本职责:

一、认真贯彻集团公司有关的档案管理制度;

二、忠于职守,严格执行档案管理制度,维护档案的完整与安全。

三、负责统一管理公司全部档案(除公司另有管理规定的特殊资料外)。

四、负责建立健全公司档案管理的工作方针、工作目标、工作程序。

第三章档案的形成

第六条归档文件要求书写工整,图样清晰,材料完整,能准确地反映公司本次活动的真实内容和整个过程。

第七条档案材料必须遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第八条档案管理员必须按集团公司档案管理的有关制度和要求定期编制各类材料的归档范围。

第九条各部门工作人员因公外出参观学习等活动中带回的材料要及时归档。

第十条各项经济活动中形成的文件材料在次年5月份前必须完成归档,公司档案管理员要督促各部门执行。

第四章档案管理

第十一条公司档案管理员必须对公司各部门移交的档案按规定进行分类:

一、根据集团公司档案分类编号的有关规定进行档案分类编号,并要求保持一定的稳定性,不得随意改动。

二、分类和编号要遵循材料的形成规律,要求为档案的保管和利用提供方便。

三、公司各项经济活动、技术性及财务等管理性文件,要按其文件内容分别归入各类档案中统一编号。

第十二条公司综合部要根据需要编制案卷总目录、全引目录、专题目录、分案目录、底图目录等不同形式的检索工具,并且进行档案着录工作,便于查找利用。

第十三条档案保管要求:

一、对底图保管必须采取平放或卷放,不允许折叠保管。

二、声像档案要统一分类编号,单独存放。

三、实物档案要统一编号集中保管。

第十四条经鉴定需要销毁的档案,要编制销毁清册,经批准后指派专人负责监销,并由监销人员在销毁清册上签字。

第五章移交和利用

第十五条公司档案室要按集团公司档案有关规定及时向集团档案室移交有关档案。

第十六条公司档案应简化借阅程序,做到科学而不繁琐,利于公司员工查阅档案。

第十七条公司档案原则上不借出,若特殊情况,须由档案主管领导签字,并进行登记,但不得超出三天。

第十八条公司档案原则上不外借,仅供内部参阅。若情况特殊,经主管领导签字同意,可借出复印件,原件概不外借。

第六章附则

第十九条本办法自下发之日起执行,解释权归综合部。