投资集团档案管理办法

投资集团档案管理办法

某投资集团档案管理办法

第一章 总则

第一条 为做好某省某投资集团有限公司(以下简称“集团公司”)的档案工作,实现档案工作规范化、制度化,提高档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》的精神,结合集团公司的实际情况,制定本办法。

第二条 档案是集团公司投资、经营和管理等各项工作的历史见证和维护合法权益、经济利益的重要依据,是集团公司的宝贵财富。必须确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条 集团公司档案由文书档案、建设工程档案、科技档案、会计档案、声像及电子档案、安全生产档案、治安综合治理档案等组成。

第四条 对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定,定期向档案室移交,集中管理,任何人不得据为己有。禁止出卖属于国家所有的档案。

第二章 档案管理体制和职责

第五条 集团公司档案由综合事务部负责管理,设立档案室,业务上接受广东省档案局的监督和指导。其主要职责是:

(一)对集团公司各部门、所属各企业的档案工作进行检查和业务指导,负责专业培训的联系工作;

(二)负责收集、鉴定、整理、保管集团公司本部的各类档案资料,人事档案资料由集团公司人力资源部负责管理;

(三)负责检查、指导集团公司全资或控股的重点工程项目的竣工档案编制、整理工作,协同档案主管部门对集团公司全资或控股的工程项目竣工档案进行专项验收;

(四)开发利用档案信息资源,编制检索工具、专题资料,做好查(借)阅档案和利用情况登记;

(五)严格执行保密和库房管理制度,确保档案的安全与完整;

(六)做好档案的统计、初步鉴定工作。对保管期限已满,经初步鉴定无保存价值的档案,应编制清册,报集团公司有关领导审批后销毁;

(七)开展档案宣传工作,提高职工档案管理意识,利用各种现代化管理设施和技术,完善档案管理工作,开展集团公司档案管理上等级工作,不断提高档案管理水平。

第六条 集团公司各部门设兼职档案员1名,其主要职责是:负责收集、整理本部门工作中所形成的文件、材料、声像档案等,并进行预立卷。兼职档案员业务上接受档案室的指导。

第三章 归档制度

第七条 档案归档,是指文件材料在处理完毕之后,由集团公司各部门将有保存价值的文件、各种载体的资料和图纸进行整理、立卷,按时移交档案室。

第八条 归档范围和要求:

(一)各部门在工作中办理完毕的具有存查、利用价值的各种材料,都必须按规定完整地收集保存好,按归档时间移交综合事务部档案室;

(二)归档的文件材料,应按照其自然形成规律,保持它们之间的历史联系,分类编号,整理立卷;

(三)归档的文件、材料必须是原件。要求线条 、字迹、图像清晰,书写端正、纸质优良、格式统一。严禁使用圆珠笔、铅笔、易变色、褪色的墨水书写;

(四)文书档案,包括但不限于:

1、上级机关发来的与集团公司有关的决议、决定、指示、命令、条 例、规定和计划等文件材料,送集团公司的文件材料;

2、集团公司的请示和上级机关的批复,集团公司对外的正式发文和与有关单位往来的文书材料;

3、集团公司党委会、董事会、总经理办公会、司务会议、年度工作会议、专题业务会议形成的会议记录,集团公司其他重要的会议材料,如会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

4、集团公司主要经营、管理活动的报告、总结,各种工作计划、总结、统计报表及简报等;

5、集团公司签署的合同、协议及其他各种法律文书;

6、集团公司人事任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料,集团公司职工劳动、工资、福利等方面的文件材料,信访工作材料;

7、集团公司历史沿革、大事记等材料。

文书档案应完整地移交归档,不得由承办部门或个人分散保管。各部门如因工作需要,可保存复印件;

(五)建设工程档案,集团公司全资或控股的建设工程档案应在工程竣工验收后,由建设单位负责汇总,按《某省某投资集团有限公司建设工程档案管理规定》归档;

(六)科技档案,集团公司及所属企业主持完成的科研技术开发项目,经鉴定后,须及时将提交鉴定的材料以及鉴定证书等送集团公司档案室归档;

(七)会计档案,应由财务部门按《某省某投资集团有限公司会计档案管理规定》收集、整理、立卷后,按时归档。会计凭证、帐本、年度决算(报表)等必须装订成册,按年度编制目录,鉴定保管期限。交接手续应齐全;

(八)声像及电子档案,包括但不限于:反映集团公司重要活动的照片、录音带、录像带、vcd等,应分别由主办人注明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素后,按时归档;

(九)安全生产档案、治安综合治理档案,包括但不限于:规章 制度、监管机构、检查及整改材料、事故及处理情况、现场及专题会议材料等;

(十)文件、材料档案移交时,交接经办人员要填写移交清单,并在移交清单上签字确认。

第九条 归档时间:

(一)一般文书档案,经办部门和人员应在发出后十个工作日送档案室归档;集团公司组织的重要会议形成的文件材料档案,应于会后一个月内移交归档;集团公司签署的合同、协议及其他法律文书,经办人员和部门应在上述法律文书(原件)签署生效后三个工作日内送集团公司档案室归档;

(二)建设工程的文件材料的收集整理应与工程建设同步进行,在工程项目竣工验收后,三个月内移交归档;

(三)会计档案由财务部门归档保管,两年后移交档案室;

(四)科研文件材料应在成果鉴定后一个月内归档;

(五)声像及电子档案,经办部门和人员应在有关活动完成后二个月内归档;

(六)安全生产档案、治安综合治理档案,经办部门和人员应在十个工作日内送档案室归档。

第四章 档案的利用与保密

第十条 档案室应积极、主动地开展档案的利用,根据实际情况和工作需要,编制各种检索工具,编辑专题汇编和参考资料,充分发挥档案的作用。

第十一条 凡集团公司本部员工及持有单位合法证明的所属企业员工,说明查阅档案(非密件)的正当理由,经综合事务部主要负责人同意,可查阅有关档案。集团公司会计档案的查阅,按照集团公司财务会计档案管理规定处理。复

印档案材料须经集团公司分管领导批准,并由档案室负责办理。未经集团公司有关领导批准,任何组织和个人不得公布档案。

第十二条 借阅档案必须按《某省某投资集团有限公司档案借阅利用管理规定》办理手续。

第十三条 严格执行档案保密制度,确保档案的完整与安全。档案材料中凡涉及党和国家秘密、专利和技术秘密,个人隐私或形成部门规定限制的,一般不宜提供。确因工作需要查阅、复印、借阅密件档案的,按《某省某投资集团有限公司保密工作管理暂行办法》有关规定办理。

第五章 档案保管与统计

第十四条 档案室按有关要求设专用档案库房,加强对档案的保护。案卷经过系统整理后,应存放在专用铁质档案柜内。档案库房应符合“三铁一器”和“七防”(防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温)的要求。

第十五条 档案室应建立健全各项登记和统计制度。对档案的收进、移出、复印、保管、利用等情况,必须履行登记手续,准确统计,定期编制档案工作报告。

第六章 档案的鉴定、销毁

第十六条 根据国家和省档案部门规定,档案期限分为永久、长期、短期三种,为档案的鉴定提供依据。

第十七条 由档案室档案人员与各部门的有关人员共同组成集团公司档案鉴定小组,每三年对已经超过保管期限的档案进行一次鉴定,准确判断并确定档案材料的保存或销毁。

第十八条 对确认失去保管价值,确定销毁的档案,由鉴定小组提出销毁意见,档案人员编制“档案销毁目录清册”,经集团公司分管领导批准,指定2人监销,并在销毁清册上签字。

第七章 奖励与处罚

第十九条 凡对档案工作作出贡献,并有下列事迹之一者,给予精神和物质奖励:

(一)热爱档案事业,刻苦钻研业务,工作成绩优异者;

(二)在维护国家档案完整与安全中表现突出者。

第二十条 凡有下列行为之一者,根据情节轻重,给予行政处分,构成犯罪的要移交司法机关处理:

(一)损坏、丢失、自行转借、擅自带出单位或未经批准擅自销毁国家档案者;

(二)涂改、伪造、抽取档案者;

(三)泄露档案机密,玩忽职守造成档案损失者。

第八章 附则

第二十一条 集团公司所属企业应根据法律有关规定和本办法的要求,制定本企业的档案管理办法,并应报集团公司备案。