某科技公司技术资料管理办法
科技公司技术资料管理办法
为了加强对公司技术资料的统一管理,同时更好地为全体员工服务,特制定技术资料管理办法。
一、技术资料范围
1.包括公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料;技术图书。具体包括以下内容:项目投标书、技术建议书、行业标准或技术规范、资质证书的原件、开发和工程文档;技术图书;工具光盘等。
2.开发归档文件分以下三类:
(1)硬件设计文件包括产品标准、设计方案、原理图、装配图、明细表、产品使用说明书、系统框图、接线图及相关软件等;
(2)软件设计文件包括需求分析说明书、概要设计、详细设计、源程序(代码)、变更记录、用户手册、操作手册、测试报告等;
(3)辅助文件包括可行性研究报告、可行性评审报告、项目任务书、项目开发计划、产品测试报告等。
3.工程归档文件包括工程项目计划、勘测记录、设计方案、施工方案、施工图、工程竣工资料(含竣工图、初验、终验盖章原件)、工程常用设备说明书及调试软件等。
4.技术文件在项目完成后附上《文件归档移交清单》,内容经部门经理审核后,提交给质量管理部。
二、资料按保密级别分为三级:一般、中级、高级。保密级别由资料移交人确定。一般级别的资料,员工均可借阅;中级级别的资料,员工经本部门领导签字后可借阅, 标志为*; 高级级别的资料,只允许在资料室内进行查阅,标志为**。
三、管理员的职责:
1.质量管理部指定专人负责管理技术资料的管理工作,包括技术资料的归档,图书的借阅以及刻录或扫描技术资料的工作。
2.资料室管理员在每次借阅结束后,负责将技术资料或图书摆放整齐,保持桌面和地面整洁。
3.无特殊原因,管理员不得将持有的钥匙交与其他员工使用或让其它员工代为管理资料室的工作。
四、购置图书的管理
由于工作需要,某些部门可能需要外购技术图书。先填写费用报销单,经部门经理和财务经理批准后自行购买;购回的图书应及时到质量管理部管理员处办理登记手续,管理员签字后财务予以报销。
五、借阅者注意事项:
1.需要从资料室借出资料的员工,必须先到管理员处办理借阅手续,方可取走资料。
2.为有效利用现有资料室资源,原则上规定图书的借阅时限为1个月;技术资料的借阅时限为1周。有特殊情况的,可到管理员处说明情况,办理续借手续。
3.在借阅期间,借阅者要保持资料整洁,不得在资料上乱写乱画,剪取部分页和插图。资料如有丢失,请及时与管理员联系。丢失的图书按原价赔偿;丢失的技术资料保密级别属于一般的,每份按100元赔偿; 属于中级的,每份按150元赔偿; 属于高级的,每份按200元赔偿;另外,丢失的证书、证件按实际补办发生费用进行赔偿; 丢失的光盘按实际购买价进行赔偿。
4.若在资料室查找资料时,请保持室内卫生。
本管理办法自公布之日起开始执行。
