科技公司文件资料管理办法
z科技公司文件资料管理办法
本办法对文件资料的收发、审批、归档、保管进行了具体规定。
一、文件归档范围
1、以下各类文件资料由技术质量部归档管理:
(1)涉及公司开发、经营、工程、管理等技术性文件资料和质量管理体系方面的文件资料。
(2)涉及公司对外签订的经济合同、技术建议书、投标书、各种协议等。
(3)上述文件涉及审批的审批文件和修订版本。
2、以下各类文件资料由综合办归档管理:
(1)公司业务活动中收到的文件、函件等。
(2)公司发布的规章制度,管理办法等。
(3)外来文件的回复文件。
(4)各部门工作中向公司领导提交的请示、报告、批件等。
3、以下各类文件资料由各部门归档管理:
(1)各部门专业文件、资料及相关文档。
(2)各部门提交的请示、报告及批示的复印件。
4、对外签订的经济合同技术质量部和财务部均留原件归档。
二、文件收发、传发、报批。
公司文件资料的收发、传发、报批由综合办统一负责,详见文件收、发流程图及文件处理单。
三、文件编号规定
1、综合办对文件在收发时统一进行编号、登记以便管理。
2、编号格式为:z*字[****]第y号。
*表示文件来源部门。开--技术开发部,支--技术支持部,市--市场部,工--工程部,人--人力资源部,综--综合办,质--质量部,企--企发部,财--财务部。
y表示文件的编号,发文按发放的顺序进行流水编号。对于发文或修改的文件,各部门按顺序进行流水编号。
[****]-表示年号,如;2022、2022。
四、文件资料的移交
各部门移交文件时,应办理移交手续,交接均由专人负责,并填写移交文件清单,见附表。
五、规章制度、管理办法的报批及下发
各部门制定的规章制度和管理办法,经征求公司各相关部门意见并通过后,填写建议处理表;将规章制度或管理办法及填写好的建议处理表连同电子版一起交至综合办;综合办将规章制度或管理办法附上建议处理表后上报公司领导审批。审批同意的综合办将其下发各相关部门。未获批准的,综合办将公司领导签署的意见反馈给相关部门。综合办保留原始批件,并做记录。
六、文件管理机构及职责
1、公司技术资料管理由技术质量专人负责。
2、公司收发文件及各项规章制度的发布由综合办专人负责。
3、各部门的质量员应负责收集、整理、保管本部门文档资料和移交相关文件资料。
七、文件保管制度
1、技术质量部,综合办应有存放资料的专门文件柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、所有归档文件要进行分类登记。
3、文档管理员要熟悉所负责的文档资料,了解使用者的需求。
4、按文件类别,确定文件保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。具体销毁工作见文件销毁流程图。
(1)技术性资料、合同协议等保管期为10年。
(2)文档性资料保管期为5年。
(3)有明确规定保存期的文档,从其规定。
5、涉及行业标准,技术规范等方面的文件资料应盖上'受控文件'章。将已过期文件资料盖上'作废文件'章,报批予以销毁。
6、严格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防护工作。
7、文件管理人员要定时检查文件专柜,核对件数,发现异常或被盗,丢失等情况,及时向公司领导反映,妥善处理。
8、根据公司的实际情况,新项目(例如:建议书、投标书、合同等)要求项目完成后应及时归档,对于项目周期较长的,建议各部门3周内将现有文件归档。
八、文件保密级别
文件级别分为两级:机密和一般。
文件保密级别由文件制作部门确定,技术质量部或综合办审核。
九、档案借阅制度
1、属于公司机密档案的,未经许可不得外借、外传。
2、借阅文档资料属机密的,需由公司总经理或副总经理批准。
3、借阅档案,必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过两周,必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的,须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。
5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件,归还时保证档案材料完整无损。否则,追究当事人责任。
6、借出档案资料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告技术质量部及时予以处理。
7、发生档案损坏、丢失事件后,如系人为造成,公司将根据情况严重程度及所带来的后果,追究有关人员的责任,依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。
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