建筑公司法律事务管理办法
建筑工程有限公司法律事务管理办法
第一章 总则
第一条为建立健全晋城**建筑工程有限公司(以下简称**公司)的法律风险防范体系,规范法律事务管理,促进**公司依法经营,维护自身合法权益,结合**公司实际情况,制定本管理办法。
第二条**公司法律事务工作遵循统一管理、分级负责、程序规范、勤勉尽职的原则。
第三条**公司法律事务工作主要包括:
1、为**公司重大经营决策提供法律意见。
2、参与起草、审核**公司重要的规章制度。
3、组织参与**公司的合并、分立、破产、投资、对外担保、租赁、资产转让、资源整合等涉及**公司权益的重要经济活动的法律事务。
4、合同审核、备案;监督、检查、考核和指导合同的签订、履行;组织协调合同纠纷事宜;参与**公司重大合同的调研、谈判和起草工作。
5、接受**公司法定代表人的委托,代理**公司的诉讼和非诉讼活动。
6、外聘律师选聘及日常管理工作。
7、领导交办的其他任务。
第四条**公司企业管理部是**公司的法律事务主管部门,统一管理**公司范围内的法律事务工作。
第五条各子、分公司(以下简称各单位)应参照本办法,建立健全法律事务管理制度。
第二章 重大经营决策法律论证
第六条本办法所称重大经营决策主要是指涉及企业分立、合并、破产、解散、增减资本以及重组改制、重大投融资、制订和修改公司章程、产权(股权)变动、对外担保、知识产权等对企业生存发展有重大影响的经营决策。
第七条**公司各单位重大经营决策应进行法律论证。**公司各单位在发生重大经营决策法律事务时,应当由本单位法律事务部门组织进行专门论证,并将重大经营决策基本情况及论证结果交由**公司企业管理部论证,并由外聘律师提出书面法律意见。
第八条法律论证的主要内容为:审查论证重大经营决策的合法性及法律可行性;设定的权利义务的法律后果;重大经营决策需履行的法律程序;重大经营决策潜在的法律风险;防范化解法律风险的措施;重大经营决策需要签署的各种合同、协议等法律文件。
第九条重大经营决策未经法律论证,一律不得开展;经过法律论证认为存在违法违规情况时,要及时给予纠正。
第十条各单位向**公司报送涉及企业改制、并购、投融资方案,以及要求**公司出面协调有关法律问题的报告和请示,应附相关法律论证情况。
第十一条**公司各单位每半年应将本单位发生的重大经营决策以汇总表(附表1)的方式报送**公司企业管理部。主要内容包括:重大经营决策基本情况,法律论证情况,决策履行情况。
第十二条各单位发生的日常法律事务由各单位自行办理,重大复杂、无法自行处理的法律事务一般应交由**公司企业管理部负责办理。
第十三条需要**公司外聘的律师提供服务的,应事先填写外聘律师服务申请卡(附表2),由企业管理部负责协调办理。
第十四条特殊情况,需聘请律师的必须报**公司分管法律事务工作的领导批准。
第三章合同管理
第一节合同管理总则
第十五条本办法所称合同管理是指对合同订立、履行、变更、终止、纠纷处理、监督检查等与合同有关的行为进行监管控制。
第十六条合同管理原则:依法订立合同、全面履行合同、有效监控合同、及时处理合同纠纷。
第二节 合同订立
第十七条 合同订立实行经办负责制,经办人应对合同真实性、合法性、可行性、履行情况负责。合同需第三方履行的,经办人应对合同履行情况进行监督。
第十八条 签订合同时,经办部门应当对合同相对方的主体资格、资信状况和履约能力等进行审查,并建立用户资信档案。
第十九条 合同文本应当优先采用国家或者行业制定的合同示范文本,没有或者不宜采用国家或者行业合同示范文本时,应由经办部门草拟合同文本。
第二十条 合同应标明以下内容:
1、合同当事人姓名。
2、合同标的、数量、质量、验收标准和方式。
3、价款或酬金及支付方式。
4、履行地点、期限和方式。
5、违约责任。
6、合同争议、纠纷解决方式。
7、合同变更或解除。
8、合同生效条件和时间。
9、合同签章及签订时间。
10、其它需要标明的内容。
第二十一条 示范合同文本中未选择的项目或未约定的空白栏,应当填写'无'字样。
第三节 审核、备案
第二十二条**公司企管部为合同管理部门,审核**公司各职能部门经办的各类合同:
(一)机电部经办的购销合同;
(二)生产技术中心经办的勘察设计类合同、基本建设类合同、技术类合同等;
(三)其他业务部门经办的合同。
第二十三条以子公司名义签订的各类合同,由其自行审核,并对其自行审核的合同的合法性负责。授权分公司签订的各类合同,原则上由分公司自行审核,但下列合同应报送**公司专业部门及合同管理部门复审:
(一)使用**公司自有资金,但单项合同金额超过500万元(含本数)以上的项目。
(二)与集团公司以外单位签订的合同,单项合同金额在100万元(含本数)以上的合同;煤炭销售合同金额在500万元(含本数)以上的合同。
(三)重大经营决策涉及的合同。
第二十四条各分公司依据本办法第二十三条应报送**公司合同管理部门复审的合同,由本单位合同管理部门,自行组织评审,评审完毕,携带评审表及审核所需资料(中标通知书或相关决定)在相关专业部门审核后报合同管理部门审核。
第二十五条**公司各职能部门所签合同,应经相关专业部门审核后,报合同管理部门审核。
第二十六条本办法所称'相关专业部门'是指**公司相关业务专业管理部门及**公司财务中心。相关业务专业管理部门对业务工作合理性负责审核,财务中心对款项及收付方式合理性进行审核。合同管理部门对合法性负责审核。
第二十七条经**公司合同管理部门审核的下列合同,应报送**公司分管合同的领导审核:
一、部门经办的合同:
(一) 单项合同金额50万元以上的采购合同,技术合同、勘察设计合同及其他业务部门经办的合同;
(二) 单项合同金额200万元以上的工程合同;
二、分公司经办的合同:
分公司签订的需经**公司合同管理部门复审的合同;
三、重大经营决策涉及的合同及其它需经分管合同的领导签字的合同。
第二十八条经**公司分管合同的领导审核后,需报送**公司总经理批准的合同:
一、部门经办的合同:
(一)单项合同金额100万元以上的采购合同,技术合同、勘察设计合同及其他业务部门经办的合同;
(二)单项合同金额500万元以上的工程合同;
二、分公司经办的合同:
(一)授权分公司签订的使用**自有资金,单项合同金额在500万元以上的合同;
(二)与集团公司以外签订的单项合同金额在500万元以上的合同,(煤炭销售合同金额在800万元以上的合同);
三、重大经营决策涉及的合同及特别需要总经理批准的合同。
第二十九条需报送董事长批准的合同:
一、部门经办的合同:
(一)单项合同金额500万元以上的采购合同,技术合同、勘察设计合同及其他业务部门经办的合同;
(二)单项合同金额1000万元以上的工程合同;
二、分公司经办的合同:
(一)授权分公司签订的使用**自有资金,单项合同金额在1000万元以上的合同;
(二)与集团公司以外单位签订的单项合同金额在1000万元以上的合同;
三、重大经营决策涉及的合同及特别需要董事长批准的合同。
以上合同价款的划分均包含本数。
第三十条需要合同管理部门审核的合同,合同经办部门应通知**企业管理部参与合同的谈判、并按照合同审核程序表(见附表3)履行签订合同程序。
第三十一条各子、分公司及合同经办部门负责所经办合同的签订、履行、存档等管理工作。经**公司合同管理部门审核的合同,应在合同审核后一个工作日内在合同管理部门备案,备案的资料包括前期调研资料、相对方的资质、中标通知书、审批卡、合同文本等与所签合同有关的所有资料。**公司各子、分公司及合同经办部门应当于每月28日前向**公司合同管理部门报送上月签订合同汇总表(附表4)和签订合同明细表(附表5),**公司合同管理部门应予以汇总上报集团公司备案。
第四节合同履行、监督
第三十二条各级合同经办部门应当确保合同全面履行。严格执行先审核后签约的程序,禁止先履行后签约的行为。
**公司合同管理部门对合同履行进行监督检查。
各子、分公司及**公司合同经办部门应当每半年向**公司合同管理部门报送合同履行情况表(附表6)报送时间分别为7月10日前和次年元月10日前。
第三十三条**公司合同管理部门定期组织审计、监察、计划、财务和有关职能部门共同进行合同评审,主要评审以下内容:
(一)合同订立的合法性;
(二)合同审核程序的执行情况;
(三)合同履行情况;
(四)合同纠纷处理情况;
(五)合同标的的使用情况;
(六)维护自身合法权益情况;
(七)其它与合同有关的事项。
第三十四条如果我方不能全面履行合同,合同经办部门应当积极采取补救措施,减少损失;遇有不可抗力等影响合同履行时,应当及时以书面形式通知对方,并注意收集、保全有关证据。
第三十五条发现对方不履行或不完全履行合同时,合同经办部门除应督促对方继续履行外,还应当在发现之日起三日内将对方不履行或不完全履行合同的情况报送**公司合同管理部门,并注意收集、保全有关证据。
第三十六条发生合同争议,合同经办部门应当在三日内作出处理,争议发生起七日内仍无法解决的,应当将争议及时报**公司合同管理部门。**公司合同管理部门在受理争议起三日内组织争议处理小组,拟定处理方案,报分管领导批准后执行。
第三十七条合同变更、转让和解除的,合同经办部门应当进行登记并注意收集、保全有关证据,并应向**公司合同管理部门备案。
第四章 授权委托书管理
第三十八条**公司行政办公室是授权委托书办理部门。
第三十九条法定代表人授权代理人代理事项的,代理人应按要求填写授权委托申请表(附表7),经法定代表人批准后,由**公司行政办公室办理授权委托书(见附表8)。
第四十条授权事项的代理期间原则上不超过一年。
每年12月20日至12月30日统一办理年度授权委托书更换手续。
第四十一条授权委托书内容发生变动的,代理人应及时办理变更手续,原授权书应交回**公司行政办公室废止。
第四十二条代理人负责对授权事项进行日常管理。
第四十三条代理人应当于每季度首月的5号前,向行政办公室反馈上季度授权委托事项阶段性完成情况(附表9)。年末应同时反馈全年授权委托事项完成情况。
代理人在代理期间届满或授权事项完成时,应当向委托人反馈授权委托事项全面完成情况。
第五章 合同专用章管理
第四十四条**公司行政办公室是合同专用章的管理部门,应制定合同专用章管理办法。
第四十五条合同专用章刻制申请,由**公司行政办公室召集相关业务主管部门及合同管理部门初审,经公司领导批准后,行政办公室出具介绍信,由承办部门(单位)到公安机关刻制。
合同专用章刻制后三日内,应向**公司业务主管部门及合同管理部门作印模备案(附表10),**公司行政办公室下文启用,并确定保管及使用办法。
第四十六条合同专用章管理部门应当妥善保管和规范使用合同专用章。
合同专用章管理部门应当制定合同专用章管理制度,建立合同专用章使用登记台账,并报**公司行政办公室备案。
第四十七条停止使用合同专用章的,应在合同专用章注销后七日内向**公司行政办公室及相关部门备案。办理注销备案时应附报注销原因、公告等相关材料。
第六章 诉讼纠纷处理
第四十八条本办法所称诉讼事务,是指以**公司及所属各单位为一方当事人,由人民法院或仲裁机构、行政机关受理、裁决的所有争议法律事项。
第四十九条**公司各单位发生的诉讼事务,应事先向**公司法律事务管理部门汇报,并在**公司法律事务管理部门全程指导下办理。
第五十条**公司有关部门及单位在经营管理活动中发现公司的利益可能或正在受到损害,或者被其他组织或个人起诉而被动参与(包括可能涉及)诉讼活动的,当事人、有关责任人和所在部门、单位应及时收集证据并向所在部门、单位的负责人反映,以备诉讼工作的顺利开展。
第五十一条法律纠纷所涉及的相关业务经办人应全程协助诉讼代理人员处理纠纷,并对纠纷的责任实行终身负责。
第五十二条**公司各单位将本单位当年度办理的诉讼案件统计情况列表(附表11)在当年12月25日前向**公司法律事务部报告,列表内容包括诉讼案件的件数、当事人情况、案由、标的额、立案日期、结案日期及方式、挽回或避免经济损失数额等。
第七章附则
第五十三条 国家法律、法规、政策有相关规定,本办法未作详细规定的,应按国家法律、法规、政策执行。
第五十四条 本办法解释权归**公司企业管理部。
第五十五条 本办法自发文之日起正式施行,**企字[2005]第223号文件《晋城**建筑工程有限公司合同管理办法》同时予以废止。
附件1:表格1-11法律事务管理办法表格.doc
