石油销售公司费用管理办法
石油销售公司费用管理办法(试行)
第一章 总则
第一条为进一步规范hb公司(公司)费用报销及核算,加强费用管控力度,及时、准确反映费用支出情况,根据国家《企业会计准则》、《企业财务通则》等有关财务管理规定、集团公司《财务管理制度》及公司相关管理制度等,制定本办法。
第二条本办法所指的费用主要是公司机关管理业务发生的,除固定资产折旧、无形资产摊销外的各项费用,包括:人工费用、办公费用、会议费、差旅费、车辆费用、业务招待费、广告宣传费、安全费用、维修费用、审计咨询费、劳动保护费、税费及其他费用等。
第三条本办法适用于公司各部门及所有员工。
第四条费用管理原则
(一)权责发生制原则。即在本期内已经收到和已经发生或应当负担的一切费用,不论其款项是否付出,都作为本期费用处理;反之,凡不属于本期费用,即使款项在本期付出,也不应作为本期费用处理。
(二)预算控制原则。即原则上无月度预算不予支付,特殊情况报公司预算会批准后执行。超年度预算时,在预算调整批复未下达前,一律不予报销。
第二章 费用报销时间及流程
第五条公司费用报销时间一般情况为每月5日至25日,特殊情况除外。所有费用业务都应及时办理报销手续,最长不能超过两个月,12月份费用业务报销期限为次年一月底。
第六条除本办法列举的特殊报销事项按特殊审批流程执行外,一般情况下,公司费用报销执行以下流程:
(一)费用预算线上申请。经办人在执行业务之前,需在公司全面预算控制系统内根据业务类别填写相应费用预算申请单据。对于小额、多次发生的费用预算,也可汇总提出申请。
(二)线下申请一级审批。一级审核通过后,经办人打印预算申请单,提交所在部门主管领导审批。
(三)线下申请二级审核。预算归口部门负责人对预算执行申请表进行审核,依据系统内数据判断该项费用申请是否预算内事项、是否超预算,并填写审核意见。
(四)申请确认。费用预算审批程序执行完毕之后,经办人应及时将申请单提交财务人员审核确认;财务确认无误后将申请单返还经办人。
(五)业务执行。经办人根据审批后的预算申请单开展业务活动。
(六)财务线上审核报销申请单据。业务执行完毕报销时,经办人在全面预算系统内填写相应的费用报销单并连同费用申请单、报销票据一并提交财务审核,审核内容主要是费用报销单填列的规范性、报销单据的合规性等。
(七)线下报销一级审核、审批。经办人在线上审核通过后,打印相关费用报销单,提交所在部门负责人审核;审核通过后,提交所在部门主管领导审批。
(八)线下报销二级审核、审批。经办人将一级审批通过的报销单及相关报销单据提交预算归口管理部门负责人审核;审核通过后,提交归口部门主管领导审批。
(九)线下报销三级审批。经办人将二级审批后的报销单及相关报销单据提交分管财务副总审批。
(十)填制记账凭证。报销人或经办人持审批后的费用报销单、预算申请单、原始发票等报销票据到财务部门会计人员报账。会计人员根据业务性质正确核算,填制记账凭证;打印后,提交稽核人员。
(十一)财务稽核。稽核人员对记账凭证及所附报销单据进行审核,在记账凭证上签章。
(十二)财务部门负责人复核。财务部门负责人对记账凭证及所附报销单据进行复核,复核无误后在记账凭证上签章并提交出纳执行付款程序。
(十三)出纳付款。出纳根据财务部门负责人复核后的记账凭证,针对不同付款方式执行不同流程。付款方式分为:现金支付、网银支付、支票支付。
1. 现金支付:
出纳填写现金付款单-财务部门负责人将付款单与记账凭证核对无误后,签字并在付款各联加盖'财务专用章'-出纳通知报销人领款-报销人领款后在付款单上签字-出纳将签字后的现金付款单记账联提交会计人员作为记账凭证附件。
2. 网银支付:
出纳在网银支付系统提交转账付款申请-网银主管将提交的转账记录与记账凭证核对无误后,执行网银授权程序-出纳定期将网银支付单据从银行取回提交会计人员作为记账凭证附件。
3.转账支票支付:
出纳填写支票并加盖总经理、财务部门负责人预留印鉴-稽核人员一级审核-财务部门负责人二级审核并加盖财务专用章预留印鉴-收款人或经办人在支票存根联上签收-出纳将签盖后的转账支票递交收款人或经办人。
第七条报账时,经办人需提供收款单位或个人转账信息书面资料。收款单位或个人转账信息资料包括:收款单位名称、开户行、账号、收款单位地址、联系人、联系电话等。
第三章 人工费用
第八条人工费用包括职工薪酬及劳务费。
第九条职工薪酬包括职工在职期间和离职后公司提供给职工的全部薪酬。公司提供给职工配偶、子女或其他被赡养人的福利等,也属于职工薪酬。
第十条职工薪酬核算范围包括:
(一)职工工资(含奖金、津贴及纳入工资总额管理的补贴);
(二)职工福利费;
(三)医疗保险费、养老保险费、失业保险费、工伤保险费和生育保险费等社会保险费;
(四)住房公积金;
(五)职工教育经费;
(六)因解除与职工的劳动关系给予的补偿;
(七)其他职工薪酬。
第十一条职工工资
公司综合办公室人资源相关人员按照集团公司薪酬管理制度及公司薪酬管理有关规定,结合职工当月考勤情况编制工资及奖金表(一式两份),依据公司内部审批流程审核签字后,报财务部。
工资、奖金发放日期为每月25日。工资发放不跨月,奖金当月发放上月。
除社会保险费、住房公积金、企业年金及个人所得税之外的其他职工扣款项目应在'应发工资'前增列显示。
第十二条职工福利费
(一)核算范围:
1. 为职工卫生保健、生活等发放或支付的各项现金补贴,如职工因公外地就医费用、自办食堂经费补贴或者统一供应午餐支出、符合国家有关规定的取暖费补贴、防暑降温费等;
2. 非货币性福利,即公司以外购商品发放给职工作为福利,将自己拥有的资产无偿提供给职工使用,为职工无偿提供医疗保健服务等;
3. 职工困难补助;
4. 离退休人员统筹外费用;
5. 职工加班误餐补助费用;
6. 其他职工福利费,包括丧葬补助费、抚恤费、职工异地安家费、独生子女费、探亲假路费等
。
(二)公司福利费开支控制在工资总额的14%范围内。
第十三条社会保险费
(一)核算范围:公司为职工按照国家规定向劳动社会保障部门缴纳的、由公司负担的基本养老保险、补充养老保险(即企业年金)、基本医疗保险、补充医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等。
(二)社会保险费用计提基数及缴纳比例执行公司《社会保险费用及住房公积金管理办法》。
第十四条住房公积金
(一)核算范围:公司为职工按照国家规定向劳动社会保障部门缴纳的、由公司负担住房公积金。
(二)住房公积金计提基数及缴纳比例执行公司《社会保险费用及住房公积金管理办法》。
第十五条职工教育经费
(一)核算范围:职工培训所发生的学费或培训费、资料费。
(二)职工教育经费应在工资总额2.5%范围内列支。主要用于职工教育培训方面的开支。
(三)报销培训费时,除发票外,还应附经批准的培训计划。培训计划包括培训时间、地点、内容、参加人数、培训费用等。
第十六条因解除与职工的劳动关系给予的补偿
第十七条公司在职工劳动合同到期之前解除与职工的劳动关系,或者为鼓励职工自愿接受裁减而提出给予补偿的建议,同时满足下列条件之一的,应当确认因解除与职工的劳动关系给予补偿而产生的预计负债,并计入当期销售费用:
(一)公司已经制定正式的解除劳动关系计划并即将实施。该计划应当包括:拟解除劳动关系的职工所在部门、职位及数量,按工作类别或职位确定的解除劳动关系补偿金额,拟解除劳动关系的时间。
公司不能单方面撤回解除劳动关系计划。
(二)公司已经提出自愿裁减建议并即将实施。该建议应当包括:拟裁减的职工所在部门、职位及数量,按工作类别或职位确定的裁减补偿金额,拟解裁减的时间。
公司不能单方面撤回裁减建议。
第十八条其他职工薪酬
核算公司为职工支付的除本办法第十一条至第十七条外的其他与获得职工提供的服务相关的支出。
第十九条劳务费
核算公司通过第三方(包括有资质的社会劳务中介机构)输入的劳务人员发生的费用。
劳务派遣人员工资标准执行公司制定的标准,劳务派遣人员管理费按双方签订的协议支付。
报销时,除需要提供人员费用发放明细表外,还需提供协议第三方劳务费发票。
第四章 办公费用
第二十条办公费用包括低值易耗品、报刊资料费、网络通讯费、低值易耗品摊销及其他办公支出。
第二十一条办公用品
(一)办公用品核算范围:办公用纸张、笔记本、工作手册、便签、复写纸、大头针、钉书机、钉书钉、刀子、尺子、印油、印台、文件夹、墨水、胶水、笔(笔芯)、档案袋、电池、u盘、移动硬盘等。
(二)公司办公室负责办公用品的采购、发放及保管。
(三)综合办公室本着节约的原则在年度办公用品购置计划内采购。办公用品入库时保管员要填制入库单。各部室领用办公用品时,需填制出库单,并经领用人、领用部门负责人、办公室负责人签字后,由保管员向领用人配发办公用品。
(四)办公用品核算采用领用时一次摊销法。经办人报账时应提供办公费用申请单、办公费用报销单、采购发票(有明细的,需付明细清单)入库单及出库单。
(五)办公用品的保管。保管员要定期对办公用品进行检查清点。每月填报办公用品的领、发、存报表,按部门分类归档,一式两份,一份留存,一份报送财务部门入账。
(六)办公用品按人数定额消耗,消耗标准为每人每月50元标准。
第二十二条报刊资料费
核算范围:公司订阅的各类报刊杂志、订购的专业书籍费用及各种资料册(单)的印制费。
各类报刊杂志的订阅由综合办公室统一负责,订阅标准执行公司有关规定。
各种资料册(单)出入库时应填制出入库单,作为报销附件。
第二十三条网络通讯费
(一)核算范围:公司办公座机电话费、职工手机通讯费、无线网卡费及信息系统维护费。
(二)公司机关各部门座机通讯费由综合办公室统一缴纳,按月报销,其他人员不得直接报销。
(三)公司领导和员工通讯费报销标准执行《工作人员通讯费报销暂行规定》,并由综合办公室按季到财务报销。
第二十四条低值易耗品摊销
(一)核算范围包括:公司购买的单位价值不足2000元的办公桌椅、茶几、饮水机、碎纸机、传真一体机、文件柜、打印机等。
(二)低值易耗品采用一次摊销法核算。出入库时应填制低值易耗品出入库单。
(三)盘点:年度终了时,综合办公室应对低值易耗品进行盘点,盘点表报财务部门备案。出现盘点损益时,应及时查明原因,并报财务部门进行账务处理;对盘亏的,还应追究相关责任人。
第二十五条其他办公支出
其他办公支出核算除上述第二十二条至第二十五条之外的邮寄费、办公区域花卉租赁、水费、物业费、公司营业执照、组织机构代码证年检等发生的费用;
其他办公支出形成实物的,应填制出入库单,并每月进行盘点,盘点表报财务部门备案。出现盘点损益时,应报财务部门进行账务处理,对盘亏的,还应追究相关责任人。
第五章 差旅费
第二十六条差旅费是指职工确因工作需要离开办公地、居住地外出开会、学习、培训、考察等发生的费用,包括车船票、飞机票及保险费、住宿费、伙食补助等费用。
第二十七条出差人员应严格执行石油销售公司中住宿标准,并按办法规定完成相关审批手续后方可到财务部门报销费用。
第二十八条出差人员从外地回公司,若无公司车辆接站,可乘坐出租车或公交车,车票随差旅费一起报销。
第六章 业务招待费
第二十九条业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。
第三十条各部门人员因公出差确因工作需要招待的,须事前电话请示部门负责人、分管经理同意,限额接待,报销时必须在招待费发票上所附粘贴单上说明招待事由。
第七章 会议费
第三十一条会议费包括会务费、会议伙食费、会议住宿费、会场租赁费、会议交通费及会议杂费等。
第三十二条公司办公会议发生的费用统一由综合办公室负责报销。报销时会议费时,除发票外,还应附会议通知及参会人员签到册,会议通知包括会议召开的时间、地点、会议内容等。
第八章 车辆费用
第三十三条车辆费用包括车辆的修理、保养费,燃料费,过路过桥费,保险费以及交通事故等有关费用,不含交通罚款。
第三十四条车辆费用由综合办公室统一负责报销,其他部室或个人不得报销车辆费用。
第九章 广告宣传费
第三十五条宣传费用主要是指通过媒体、灯箱、展板等多种形式对公司进行形象宣传而发生的宣传活动费用。
第三十六条公司综合办公室负责公司宣传费用报销。
第三十七条公司各项广告宣传费用在公司年度预算范围内审批后方可执行。
第十章 安全费用
第三十八条安全费用包括公司员工消防、危化上岗证培训支出、安全演练培训费、安全活动宣传费、环保费用等。
第三十九条综合办公室负责公司安全费用的控制与报账。
第十一章 维修费用
第四十条维修费支出主要是指设备维修、办公场所维修而发生的费用。
第四十一条报销维修费用时应提供合规的维修发票。对于大型维修业务,还需提供维修合同及维修验收报告。
第十二章 审计咨询费
第四十二条审计咨询费核算公司向有关咨询机构进行技术、经营管理咨询所发生的费用,以及进行资产评估、审计验资等业务发生的费用。
第四十三条审计咨询费用标准按照双方签订的合同或协议执行。
第四十四条审计咨询费用由各发生咨询业务的部门报销,报销时除应提供正式发票外,还应提供与被委托方签订的咨询合同或协议。
第十三章 劳动保护费
第四十五条劳动保护费核算范围:因工作需要为职工配备或提供工作服、手套、安全帽、鞋、肥皂、洗手液等保护用品及发放的高温防暑降温用品支出。
第四十六条劳动保护费由综合办公室安全环保质检相关人员制定标准并监督执行,由人力资源相关人员造表发放。
第十四章 税费及其他费用
第四十七条税费指按规定交纳的房产税、土地使用税、车船使用税、印花税(简称四小税)、水利基金和残疾人就业保证金等。
(一)房产税依照房产原值一次减除10%-30%后的余额计算缴纳,房产出租的,以房产租金收入为计税依据;
(二)土地使用税以实际占用的土地面积为计税依据;
(三)车船税以车辆的具体用途性质为计税标准,税率实行定额税率;
(四)印花税实行比率和定额税率;
(五)水利基金按照收入的万分之八计算缴纳;
(六)残疾人就业保证金等根据地方政府文件执行。
第四十八条其他费用是指除上述费用之外公司发生的费用,如租赁费等。其他费用报销按国家相关规定执行。
第十五章 费用报销票据及其他
第四十九条对原始票据的要求:
(一)所有费用票据必须是业务发生地的、合法的、正规的发票。原始凭证的内容要真实、完整,不得涂改,附件张数按所附单据数量填写。发现原始票据有错误的,应当由开出单位重开。
(二)公司自制的原始凭证,必须有公司相关部门主管领导、部门负责人及制单人签名或盖章。
(三)原始票据的粘贴:交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧贴粘贴单顶界和右界,并从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分张粘贴,不得竖向粘贴。原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票、维修票等不同类别,分门别类进行粘贴,不能混合粘贴。
(四)购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。财务审核时必须核对采购申请单,严格按采购单审核数量报销。
(五)不符合上述规定要求的报销单据,财务部有权退回,要求报销人重新整理。
(六)超标准的支出,除分管财务领导同意,不予报销。
(七)收据及白条不予报销;执行公务中因个人原因而遭受的罚款单据不予报销。
(八)如确实无法取得原始票据的,须以'支付证明单'代替,并必须注明未能取得票据的原因。如遇有票据丢失的,将视同没有发生费用,相关的损失由票据丢失人承担。
(九)所有票据必须真实,如发现作弊时,财务部将按票面金额的两倍处罚当事人。
第五十条记账凭证上应有制单人、审核人、记账人、财务主管的签名或签章,收款和付款记账凭证还应有出纳人员签名或盖章。
第五十一条填制记账凭证发生错误时,应当重新填制,不得涂改、挖补。
第五十二条报销凭证应使用钢笔或签字笔填写,凭证上应有两人以上签字,审批人不得为同一经济事项的经办人。
第五十三条各项费用报销单由公司统一制定,经办人应根据不同的经济事项内容选用不同的报销单。
第五十四条经办人员应按费用的实际用途和金额,按本办法第二章规定的报销时间及流程办理报销业务。
第十六章 附则
第五十五条本办法由公司财务部负责解释和修订。
